Há algumas etapas envolvidas no processamento de uma fatura para pagamento. O processamento automatizado de faturas usa a tecnologia para tornar esse processo mais rápido e menos trabalhoso para as empresas. Sistemas equipados com recursos como reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e IA podem verificar os detalhes da fatura, encaminhá-la para aprovação e agendar pagamentos com intervenção manual limitada. Um relatório de 2023 revelou que departamentos de contas a pagar com automação de ponta a ponta e fluxos de trabalho consistentes podem processar mais do que o dobro de faturas do que aqueles sem.

Abaixo, explicamos como funciona o processamento automatizado de faturas, como escolher o software certo e como a automação pode melhorar a precisão e minimizar as fraudes.

Neste artigo:

• Como funciona o processamento automatizado de faturas?
  
• Quais são os principais benefícios de automatizar o processamento de faturas?
  
• Como escolher o software certo para o processamento automatizado de faturas
  

Como funciona o processamento automatizado de faturas?

O processamento automatizado de faturas abrange todas as etapas do processamento de faturas manual, mas usa tecnologia em vez de trabalho manual. Funciona assim:

• Captura da fatura: Quando o sistema recebe uma fatura, ele a lê e obtém os detalhes relevantes usando ferramentas como OCR.

• Verificação de dados: O sistema verifica novamente os detalhes da fatura em relação a ordens de compra ou contratos de fornecedores.

• Aprovação: A fatura é enviada para as pessoas ou departamentos certos para aprovação.

• Pagamento: O sistema trabalha com softwares contábeis para agendar ou processar o pagamento.

• Armazenamento de registros: Os detalhes da fatura e do pagamento são salvos em um sistema centralizado para registros financeiros e possíveis auditorias.

Quais são os principais benefícios de automatizar o processamento de faturas?

A automatização do processamento de faturas é mais rápida, precisa e escalável que o processamento manual. Ela oferece os seguintes benefícios para as empresas.

Velocidade

A automação acelera o processamento de pagamentos e minimiza o trabalho manual da equipe. Isso a libera para se concentrar em tarefas importantes e reduz os custos associados ao trabalho manual. O processamento mais rápido fortalece o relacionamento com os fornecedores. A automação facilita o dimensionamento ao lidar com volumes maiores de faturas e atualização de registros em tempo real, em vez de esperar por atualizações manuais dos livros contábeis.

Precisão

O processamento automatizado de faturas tende a ser mais preciso do que o processamento manual. Ele pode eliminar erros de entrada de dados extraindo dados diretamente dos documentos, o que evita erros comuns, como erros de digitação e ordens de compra incompatíveis. O sistema verifica novamente os detalhes da fatura em relação a ordens de compra ou contratos para encontrar discrepâncias. O processamento automatizado garante consistência nas aprovações e revisões de pagamentos, eliminando a chance de erro humano. Esse aumento na precisão pode ajudar as empresas a evitar penalidades e melhorar a experiência do cliente.

Prevenção de fraudes

O processamento automatizado de faturas também reduz a chance de fraudes por eliminar alguns riscos do processo e detectar erros automaticamente. A IA integrada pode detectar atividades incomuns, como faturas duplicadas ou pagamentos feitos fora do horário comercial normal. Além disso, a automação garante que todas as faturas sigam regras internas (por exemplo, políticas da empresa, requisitos legais) antes da aprovação.

As plataformas de automação têm controles de acesso rigorosos que dificultam a adulteração de informações confidenciais. Mas se alguém fizer alterações, o sistema pode responsabilizá-los criando uma trilha digital que mostra quem lidou com cada etapa do processo de fatura. O sistema também cria uma trilha de auditoria clara e fornece informações em tempo real sobre o status de cada fatura, melhorando a visibilidade financeira do processo.

Como escolher o software certo para o processamento automatizado de faturas

O software adequado para processamento de faturas depende das necessidades, do orçamento e da tecnologia existente na sua empresa. Aqui estão alguns fatores importantes a serem considerados ao selecionar o melhor software para sua empresa:

• Carga de trabalho de faturas: Veja quantas faturas você gerencia e os requisitos específicos que sua empresa pode ter. Por exemplo, você precisa de faturas recorrentes, suporte a várias moedas ou modelos personalizados?

• Integração: Observe as ferramentas que você já está utilizando, como o sistema de contabilidade e o processador de pagamentos, e procure softwares que possam se integrar a esses sistemas. O Stripe Invoicing, por exemplo, integra-se diretamente a softwares populares, como QuickBooks e Xero, e se conecta a plataformas de e-commerce, como Shopify e WooCommerce.

• Facilidade de uso: Procure um sistema com uma interface clara e fácil de usar. Isso economizará tempo e facilitará a adoção do software pela sua equipe. Com o Stripe Invoicing, você pode criar e enviar uma fatura em minutos fazendo login no Stripe Dashboard, preenchendo os dados do cliente, adicionando itens de linha com preços e clicando em "enviar".

• Flexibilidade: Encontre um software que permita personalizar faturas de acordo com a sua marca e que possa gerenciar o crescimento conforme sua empresa se desenvolve. O Stripe Invoicing permite criar faturas com o logotipo da sua empresa, esquemas de cores personalizados e descrições de itens específicos. Além disso, ele é fácil de expandir e pode processar milhares de faturas mensalmente sem qualquer lentidão perceptível ou configuração adicional.

• Segurança: Seu software de faturamento deve proteger seus dados e atender aos padrões do setor de segurança e conformidade. O Stripe Invoicing protege seus dados usando medidas de criptografia e conformidade, como a certificação Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS). Isso significa que ele trata os dados de pagamento dos clientes com o mesmo nível de segurança dos grandes bancos.

• Custo: Verifique se os preços se encaixam no seu orçamento e oferecem valor para os recursos de que você precisa. O Stripe Invoicing cobra uma pequena porcentagem por fatura paga, sem tarifas ocultas ou custos extras.

• Suporte: Pesquise qual suporte ao cliente está disponível. Isso pode ser inestimável quando você encontrar problemas. A Stripe fornece guias detalhados, tutoriais em vídeo e uma central de ajuda ativa para solucionar problemas comuns. Ela também tem uma equipe de suporte que está disponível via e-mail e chat ao vivo.