การประมวลผลใบแจ้งหนี้สําหรับการชําระเงินนั้นประกอบด้วยขั้นตอนไม่กี่ขั้นตอน โดยจะใช้เทคโนโลยีเพื่อช่วยให้กระบวนการนี้เร็วขึ้นและต้องใช้แรงงานน้อยลงสําหรับธุรกิจ ระบบที่มีฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) และ AI สามารถยืนยันรายละเอียดใบแจ้งหนี้ ส่งใบแจ้งหนี้เพื่อขอการอนุมัติ และกําหนดเวลาการชําระเงินโดยใช้การดำเนินการด้วยตนเองเพียงเล็กน้อย รายงานปี 2023 พบว่าแผนกเจ้าหนี้การค้า (AP) ที่มีขั้นตอนการทํางานอัตโนมัติแบบครบวงจร และขั้นตอนการทํางานที่สอดคล้องกันสามารถประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้มากกว่าแผนกที่ไม่มีระบบเหล่านี้ถึงสองเท่า

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายวิธีการทำงานของการประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ วิธีเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม และวิธีที่การทำงานอัตโนมัติสามารถปรับปรุงความแม่นยำและลดการฉ้อโกงได้

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• การประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติทํางานอย่างไร
  
• การประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติมีประโยชน์อย่างไร
  
• วิธีเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมสําหรับการประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ
  

การประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติทํางานอย่างไร

การประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติจะครอบคลุมทุกขั้นตอนเหมือนกับการประมวลผลใบแจ้งหนี้ด้วยตัวเอง แต่ใช้เทคโนโลยีแทนการดําเนินการโดยมนุษย์ ระบบดังกล่าวมีขั้นตอนการทำงานดังนี้

• การบันทึกใบแจ้งหนี้: เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้ ระบบจะอ่านใบแจ้งหนี้และดึงรายละเอียดที่เกี่ยวข้องออกโดยใช้เครื่องมือ เช่น OCR

• การตรวจสอบข้อมูล: ระบบตรวจสอบรายละเอียดใบแจ้งหนี้อีกครั้งโดยเทียบกับใบสั่งซื้อหรือสัญญาของผู้ให้บริการ

• การอนุมัติ: ระบบส่งใบแจ้งหนี้ไปให้บุคคลหรือแผนกที่เหมาะสมเพื่อขอการอนุมัติ

• การชําระเงิน: ระบบดังกล่าวทํางานร่วมกับซอฟต์แวร์การทําบัญชีเพื่อกําหนดเวลาหรือประมวลผลการชําระเงิน

• ที่เก็บบันทึก: รายละเอียดใบแจ้งหนี้และการชำระเงินจะถูกบันทึกไว้ในระบบส่วนกลางสำหรับเป็นบันทึกทางการเงินและการตรวจสอบที่อาจเกิดขึ้น

การประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติมีประโยชน์อย่างไร

การประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติมีความเร็ว แม่นยํา และปรับขนาดได้มากกว่าการประมวลผลด้วยตัวเอง โดยมอบประโยชน์สําหรับธุรกิจดังต่อไปนี้

ความเร็ว

ระบบอัตโนมัติช่วยเร่งความเร็วให้การประมวลผลการชําระเงินและลดภาระงานที่ต้องดำเนินการด้วยตนเองให้ทีมธุรกิจ ซึ่งช่วยให้พวกเขามุ่งเน้นไปที่งานสําคัญและลดค่าใช้จ่ายในด้านแรงงานคนได้ การประมวลผลที่รวดเร็วขึ้นช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ให้บริการ ระบบอัตโนมัติทำให้การปรับขนาดง่ายขึ้นโดยจัดการกับปริมาณใบแจ้งหนี้ที่เพิ่มขึ้นและการอัปเดตบันทึกแบบเรียลไทม์ แทนที่จะรอการอัปเดตบันทึกบัญชีด้วยตนเอง

ความถูกต้อง

การประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติมีแนวโน้มที่จะแม่นยํากว่าการประมวลผลด้วยตนเอง ระบบนี้สามารถลดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล โดยการดึงข้อมูลจากเอกสารโดยตรงจึงป้องกันข้อผิดพลาดที่พบบ่อย เช่น การพิมพ์ผิดและใบสั่งซื้อที่ไม่ตรงกัน ระบบตรวจสอบรายละเอียดใบแจ้งหนี้อีกครั้งโดยเทียบกับใบสั่งซื้อหรือสัญญาเพื่อค้นหาข้อมูลที่คลาดเคลื่อน การประมวลผลอัตโนมัติทําให้มั่นใจได้ว่าการอนุมัติและการตรวจสอบการชําระเงินเป็นไปอย่างสม่ําเสมอ จึงช่วยลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ ความถูกต้องแม่นยําที่เพิ่มขึ้นสามารถช่วยให้ธุรกิจหลีกเลี่ยงบทลงโทษและปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าได้

การป้องกันการฉ้อโกง

การประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติยังช่วยลดโอกาสที่จะเกิดการฉ้อโกง โดยลดความเสี่ยงบางส่วนออกจากขั้นตอนดังกล่าวและตรวจจับข้อผิดพลาดได้โดยอัตโนมัติ AI ที่รวมอยู่ในระบบสามารถตรวจจับกิจกรรมที่ผิดปกติได้ เช่น ใบแจ้งหนี้ซ้ําหรือการชําระเงินที่ดําเนินการนอกเวลาทําการปกติ และระบบอัตโนมัติจะตรวจสอบว่าใบแจ้งหนี้ทุกรายการเป็นไปตามกฎที่กำหนดไว้ในตัว (เช่น นโยบายบริษัท ข้อกําหนดทางกฎหมาย) ก่อนที่จะได้รับอนุมัติ

แพลตฟอร์มอัตโนมัติมีการควบคุมการเข้าถึงที่เข้มงวดซึ่งทำให้บุคคลอื่นสามารถแทรกแซงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้ยากขึ้น แต่หากมีใครทําการเปลี่ยนแปลง ระบบจะสามารถเก็บข้อมูลการดําเนินการเหล่านี้ได้โดยการจัดทําแนวทางแบบดิจิทัลที่แสดงบุคคลที่จัดการขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ ระบบยังสร้างแนวทางการตรวจสอบที่ชัดเจนและให้ข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับสถานะใบแจ้งหนี้แต่ละรายการทําให้ทราบข้อมูลทางการเงินในกระบวนการได้ดีขึ้น

วิธีเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมสําหรับการประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ

ซอฟต์แวร์ประมวลผลใบแจ้งหนี้ที่เหมาะสมจะขึ้นอยู่กับความต้องการทางธุรกิจ งบประมาณ และเทคโนโลยีที่มีอยู่ของคุณ ต่อไปนี้คือปัจจัยสําคัญที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดสําหรับธุรกิจของคุณ

• ปริมาณงานของใบแจ้งหนี้: ดูจํานวนใบแจ้งหนี้ที่คุณจัดการและข้อกําหนดเฉพาะที่ธุรกิจของคุณอาจมี ตัวอย่างเช่น คุณต้องการใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้า การรองรับหลายสกุลเงิน หรือเทมเพลตที่ออกแบบเองหรือไม่

• การผสานการทํางาน: จดบันทึกรายการเครื่องมือที่คุณกำลังใช้งานอยู่ เช่น ระบบบัญชีและระบบประมวลผลการชำระเงิน และมองหาซอฟต์แวร์ที่สามารถผสานรวมกับระบบเหล่านี้ได้ ตัวอย่างเช่น Stripe Invoicing ซึ่งผสานรวมโดยตรงกับซอฟต์แวร์ยอดนิยม เช่น QuickBooks และ Xero และเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ เช่น Shopify และ WooCommerce

• ความสะดวกในการใช้งาน: มองหาระบบที่มีอินเทอร์เฟซที่เรียบง่ายและใช้งานง่าย วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาและช่วยให้ทีมของคุณนําซอฟต์แวร์มาใช้งานได้ง่ายขึ้น เมื่อใช้ Stripe Invoicing คุณสามารถสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ได้ภายในไม่กี่นาที โดยเข้าสู่ระบบแดชบอร์ด Stripe กรอกรายละเอียดของลูกค้า เพิ่มบรรทัดรายการพร้อมค่าบริการ และกดปุ่ม "ส่ง"

• ความยืดหยุ่น: ค้นหาซอฟต์แวร์ที่ให้คุณปรับแต่งใบแจ้งหนี้ให้สอดคล้องกับแบรนด์และสามารถจัดการการเติบโตไปพร้อมๆ กับการขยายธุรกิจ Stripe Invoicing ให้คุณออกแบบใบแจ้งหนี้ด้วยโลโก้บริษัท ชุดสีที่กําหนดเอง และคําอธิบายสินค้าที่เฉพาะเจาะจงได้ นอกจากนี้ยังปรับขนาดได้อย่างง่ายดายและสามารถประมวลผลใบแจ้งหนี้นับพันรายการในแต่ละเดือนได้โดยไม่ลดความเร็วในการทำงานหรือตั้งค่าเพิ่มเติมมากมาย

• การรักษาความปลอดภัย: ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ของคุณควรปกป้องข้อมูลและเป็นไปตามมาตรฐานอุตสาหกรรมเพื่อความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกําหนด Stripe Invoicing จะปกป้องข้อมูลของคุณด้วยการเข้ารหัสและใช้มาตรการเพื่อการปฏิบัติตามข้อกําหนด เช่น การรับรองการรักษาความปลอดภัยข้อมูลสําหรับอุตสาหกรรมบัตรชําระเงิน (PCI DSS) ซึ่งหมายความว่าจะจัดการข้อมูลการชําระเงินของลูกค้าด้วยการรักษาความปลอดภัยในระดับเดียวกันกับธนาคารแห่งหลักๆ

• ค่าใช้จ่าย: ตรวจสอบว่าค่าบริการเหมาะกับงบประมาณของคุณและมอบคุณค่าสำหรับฟีเจอร์ที่คุณต้องการ Stripe Invoicing เรียกเก็บเงินโดยคิดเป็นเปอร์เซ็นต์เล็กน้อยต่อใบแจ้งหนี้ที่ชําระเงิน และไม่มีค่าธรรมเนียมแอบแฝงหรือค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

• การสนับสนุน: ศึกษาว่ามีการสนับสนุนลูกค้าอย่างไรบ้าง สิ่งนี้จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณพบปัญหา Stripe มีคู่มือโดยละเอียด วิดีโอสอน และศูนย์ช่วยเหลือเพื่อแก้ไขปัญหาทั่วไป นอกจากนี้ยังมีทีมสนับสนุนที่พร้อมให้บริการทางอีเมลและแชทสดอีกด้วย