L'elaborazione di una fattura per il pagamento prevede alcuni passaggi. L'elaborazione automatica delle fatture utilizza la tecnologia per rendere questo processo più rapido e meno laborioso per le attività. I sistemi dotati di funzionalità come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e l'intelligenza artificiale sono in grado di verificare i dettagli della fattura, inviarla ai fini dell'approvazione e pianificare i pagamenti con interventi manuali limitati. Secondo un report del 2023, i reparti di contabilità fornitori con automazione end-to-end e flussi di lavoro coerenti riescono a elaborare un numero di fatture più che doppio rispetto a quelli che ne sono privi.

Di seguito viene illustrato come funziona l'elaborazione automatica delle fatture, come scegliere il software più adatto e come l'automazione può migliorare la precisione e ridurre al minimo le frodi.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come funziona l'elaborazione automatica delle fatture?
  
• Quali sono i principali vantaggi dell'elaborazione automatica delle fatture?
  
• Come scegliere il software più adatto per l'elaborazione automatica delle fatture
  

Come funziona l'elaborazione automatica delle fatture?

L'elaborazione automatica delle fatture prevede gli stessi passaggi dell'elaborazione delle fatture manuale, ma utilizza la tecnologia anziché il lavoro manuale. Ecco come funziona:

• Acquisizione delle fatture: Quando il sistema riceve una fattura, la legge ed estrae i dettagli rilevanti utilizzando strumenti come l'OCR.

• Controllo dei dati: Il sistema ricontrolla i dettagli della fattura confrontandoli con gli ordini di acquisto o i contratti fornitore.

• Approvazione: La fattura viene inviata al personale o ai reparti preposti per l'approvazione.

• Pagamento: Il sistema utilizza un software di contabilità per pianificare o elaborare il pagamento.

• Conservazione dei record: I dettagli delle fatture e dei pagamenti vengono salvati in un sistema centralizzato per i registri finanziari ed eventuali verifiche.

Quali sono i principali vantaggi dell'elaborazione automatica delle fatture?

L'elaborazione automatica delle fatture è più veloce, più accurata e più scalabile rispetto all'elaborazione manuale. Offre i seguenti vantaggi alle attività.

Velocità

L'automazione accelera l'elaborazione dei pagamenti e riduce al minimo il lavoro manuale per i team aziendali, che in questo modo possono concentrarsi su attività importanti e ridurre i costi associati al lavoro manuale. L'elaborazione più rapida rafforza le relazioni con i fornitori. L'automazione semplifica la scalabilità gestendo un maggiore volume di fatture e aggiornando i record in tempo reale anziché attendere gli aggiornamenti manuali dei libri contabili.

Precisione

L'elaborazione automatica delle fatture è tendenzialmente più precisa di quella manuale. Consente di eliminare gli errori di immissione dei dati estraendo i dati direttamente dai documenti, il che previene le più comuni sviste come refusi e discrepanze tra gli ordini di acquisto. Il sistema ricontrolla i dettagli della fattura confrontandoli con gli ordini di acquisto o i contratti per rilevare eventuali discrepanze. L'elaborazione automatica garantisce la coerenza delle approvazioni e delle verifiche dei pagamenti, eliminando la possibilità di errori umani. La maggiore precisione può aiutare le attività a evitare sanzioni e migliorare l'esperienza del cliente.

Prevenzione delle frodi

L'elaborazione automatica delle fatture riduce inoltre il rischio di frodi eliminando alcuni rischi dalla procedura e rilevando automaticamente gli errori. L'IA integrata è in grado di rilevare attività insolite quali fatture duplicate o pagamenti effettuati al di fuori del normale orario di lavoro. L'automazione garantisce inoltre che ogni fattura segua le regole integrate (ad esempio, politiche aziendali, requisiti legali) prima dell'approvazione.

Le piattaforme di automazione prevedono controlli di accesso rigorosi che rendono più difficile la manomissione di informazioni sensibili. Ma se un utente apporta modifiche, il sistema può identificarlo creando una traccia digitale che mostra chi ha gestito ogni fase del processo di fatturazione. Il sistema crea anche un chiaro audit trail e fornisce informazioni in tempo reale sullo stato di ogni fattura, migliorando la visibilità finanziaria nel processo.

Come scegliere il software più adatto per l'elaborazione automatica delle fatture

Il software di elaborazione delle fatture più adatto dipende dalle esigenze della tua attività, dal budget e dalla tecnologia esistente. Ecco alcuni fattori importanti da considerare quando scegli il software migliore per la tua attività:

• Carico di lavoro delle fatture: Valuta il numero di fatture che gestisci ed eventuali requisiti specifici per la tua attività. Ad esempio, hai bisogno di fatture ricorrenti, supporto multivaluta o modelli personalizzati?

• Integrazione: Prendi nota degli strumenti che stai già utilizzando, come il sistema di contabilità e l'elaboratore di pagamento, e cerca un software in grado di integrarsi con questi sistemi. Stripe Invoicing, ad esempio, si integra direttamente con i software più diffusi come QuickBooks e Xero e si connette con piattaforme di e-commerce come Shopify e WooCommerce.

• Facilità d'uso: Cerca un sistema con un'interfaccia pulita e facile da usare. Ciò consentirà di risparmiare tempo e faciliterà l'adozione del software da parte del tuo team. Con Stripe Invoicing puoi creare e inviare una fattura in pochi minuti semplicemente accedendo alla Dashboard Stripe, inserendo i dati del cliente, aggiungendo le voci riga con le tariffe e facendo clic su "Invia".

• Flessibilità: Scegli un software che ti permetta di personalizzare le fatture in base al tuo marchio e che possa adattarsi facilmente alla crescita della tua attività. Stripe Invoicing ti consente di creare fatture con il logo della tua attività, combinazioni di colori personalizzate e descrizioni specifiche degli articoli. Inoltre, è facilmente scalabile ed è in grado di elaborare migliaia di fatture al mese senza rallentamenti evidenti o necessità di ulteriori configurazioni.

• Sicurezza: Il software di fatturazione deve proteggere i tuoi dati e soddisfare gli standard di settore in termini di sicurezza e conformità. Stripe Invoicing protegge i tuoi dati utilizzando la crittografia e misure di conformità come la certificazione PCI DSS (lo standard di sicurezza dei dati PCI per il settore delle carte di pagamento). È quindi in grado di gestire le informazioni di pagamento dei clienti con lo stesso livello di sicurezza delle principali banche.

• Costo: Assicurati che il prezzo sia adatto al tuo budget e offra valore aggiunto per le funzionalità di cui hai bisogno. Stripe Invoicing addebita una piccola percentuale per fattura pagata, senza costi nascosti o aggiuntivi.

• Assistenza: Cerca quale assistenza clienti è disponibile. Può essere preziosa in caso di problemi. Stripe fornisce guide dettagliate, video tutorial e un centro assistenza operativo per risolvere i problemi più comuni. Offre anche un team di supporto disponibile via e-mail e chat dal vivo.