支払いのための請求書の処理には、いくつかの手順が必要です。請求書の自動処理では、テクノロジーを使用してプロセスを高速化し、企業の労力を軽減します。光学式文字認識 (OCR) や AI などの機能を搭載したシステムでは、請求書の詳細確認、承認のための回覧、最低限の手作業による支払いのスケジュール設定を実行できます。2023 年のレポートによると、エンドツーエンドの自動化と一貫したワークフローを備えた買掛金 (AP) 部門は、そうしたワークフローを備えていない部門に比べて 2 倍以上の請求書を処理できることが判明しています。

以下では、請求書処理の自動化の仕組み、適切なソフトウェアの選択方法、自動化によって精度を向上させ、不正利用を最小限に抑える方法について説明します。

この記事の内容

• 請求書の自動処理はどのように機能しますか?
  
• 請求書処理を自動化する主な利点は何ですか？
  
• 請求書処理の自動化に適したソフトウェアの選び方
  

請求書の自動処理の仕組み

自動の請求書処理では、手動の請求書処理の場合と手順はすべて同じですが、手作業の代わりにテクノロジーを使用します。その仕組みは次のとおりです。

• 請求書の記録: システムは請求書を受け取ると、それを読み取り、OCR などのツールを使用して関連する詳細を抽出します。

• データチェック: 請求書の詳細が購買発注または仕入先契約と照合されます。

• 承認: 請求書は、承認のために適切な担当者または部門に送信されます。

• 支払い: システムは会計ソフトウェアと連携して、支払いのスケジュール設定または処理します。

• 記録の保管: 請求書と支払いの詳細は、財務記録や今後の監査に備えて、一元化されたシステムに保存されます。

請求書処理を自動化する主なメリットは？

請求書処理の自動化は、手動処理よりも高速で正確、かつ拡張可能です。企業には以下のようなメリットがあります。

スピード

自動化により、支払い処理が迅速化され、ビジネスチームの手作業が最小限に抑えられます。これにより、重要なタスクに集中できるようになり、手作業に関連するコストが削減されます。処理の高速化により、ベンダーとの関係が強化されます。自動化によって、請求書の処理件数が増加した場合でもリアルタイムで記録を更新できるため、会計簿を手動で更新する必要がなくなり、拡張が容易になります。

精度

請求書の自動処理は、手動処理よりも正確になる傾向があります。ドキュメントから直接データを取得することでデータ入力ミスを排除でき、タイプミスや発注書の不一致などの一般的なエラーを防ぐことができます。請求書の詳細が購買発注または契約と照合され、不一致が検出されます。自動化された処理により、承認と支払いレビューの一貫性が確保され、人為的ミスの可能性が排除されます。精度の向上は、事業者がペナルティを回避し、顧客体験を向上させるのに役立ちます。

不正防止

また、請求書処理を自動化することで、プロセスからリスクが取り除かれ、エラーが自動的に検出されるため、不正利用が発生する可能性が減少します。内蔵された AI が、請求書の重複や通常の営業時間外に行われた支払いなど、異常なアクティビティをキャッチできます。また、自動化により、承認前にすべての請求書があらかじめ設定されたルール (会社のポリシー、法的要件など) に従っていることが確認されます。

自動化プラットフォームには厳格なアクセス制御が施されているため、機密情報の改ざんは困難です。しかし、誰かが変更を加えた場合、システムは請求書プロセスの各ステップを誰が処理したかを示すデジタル証跡を作成することで、その人に説明責任を負わせることができます。また、このシステムは明確な監査証跡を作成し、各請求書のステータスをリアルタイムで把握できるため、プロセスにおける財務の可視性が向上します。

請求書処理の自動化に適したソフトウェアの選び方

適切な請求書処理のソフトウェアは、ビジネスニーズ、予算、既存のテクノロジーによって異なります。ここでは、ビジネスに最適なソフトウェアを選択する際に考慮すべき重要な要素をいくつかご紹介します。

• 請求書のワークロード: 処理する請求書の数と、自社に当てはまる可能性のある特定の要件を確認します。たとえば、継続的な請求書、複数通貨のサポート、またはカスタムテンプレートが必要ですか？

• 連携: 会計システムや決済代行業者など、すでに使用しているツールに注意し、これらのシステムと連携できるソフトウェアを探します。Stripe Invoicing は、たとえば、QuickBooks や Xero などの一般的なソフトウェアと直接連携し、Shopify や WooCommerce などの E コマースプラットフォームに接続できます。

• 使いやすさ: 見やすく、ユーザーフレンドリーなインターフェースを備えたシステムを探します。これにより、時間が節約され、チームがソフトウェアを導入しやすくなります。Stripe Invoicing では、Stripe ダッシュボードへログインして、顧客の詳細の入力、価格を指定したラインアイテムの追加を行い、「送信」をクリックするだけで、数分で請求書を作成して送信できます。

• 柔軟性: ブランドに合わせて請求書をカスタマイズし、ビジネスの拡大に合わせて成長に対応できるソフトウェアを見つけましょう。Stripe Invoicing では、会社のロゴ、カスタムカラースキーム、特定アイテムの説明を使用して請求書をデザインできます。また、簡単に拡張でき、毎月数千件の請求書を処理できます。速度が著しく低下することはなく、追加のセットアップも不要です。

• セキュリティ: 請求書作成ソフトウェアは、データを保護し、セキュリティと規制準拠に関する業界標準を満たす必要があります。Stripe Invoicing は、ペイメントカード業界データセキュリティ基準 (PCI DSS) 認証などの暗号化および規制準拠対策を使用してデータを保護します。このため、大手銀行と同じレベルのセキュリティで顧客の支払い情報を処理できます。

• コスト: 料金が予算に合っていること、そして自社が必要とする機能に見合った価値があることを確認します。Stripe Invoicing では、支払われた請求書ごとに少額の手数料が請求されます。隠れた手数料や追加費用はありません。

• サポート: どのようなカスタマーサポートが利用できるかを調べます。これは、問題が発生したときに非常に重要です。Stripe では、一般的な問題のトラブルシューティングに役立つ詳細なガイド、ビデオチュートリアル、きめ細かいサポートを提供するヘルプセンターをご用意しています。また、メールやライブチャットで利用できるサポートチームもあります。