Automatiserad fakturahantering: Vad företag behöver veta

Invoicing
Invoicing

Stripe Invoicing är en global programvaruplattform för fakturering utformad för att spara tid för dig och se till att du får betalt snabbare. Det tar bara några minuter att skapa och skicka en faktura till dina kunder – ingen kodning krävs.

Läs mer 
  1. Introduktion
  2. Hur fungerar automatiserad fakturahantering?
  3. Vilka är de största fördelarna med att automatisera fakturahanteringen?
    1. Snabbhet
    2. Noggrannhet
    3. Bedrägeribekämpning
  4. Så här väljer du rätt programvara för automatiserad fakturahantering

Några få steg är involverade i behandla en faktura för betalning. Automatiserad fakturahantering använder teknik för att göra de här processen snabbare och mindre arbetskrävande för företag. System utrustade med funktioner som optisk teckenigenkänning (OCR) och AI kan verifiera fakturauppgifter, dirigera fakturan för godkännande och schemalägga betalningar med begränsad manuell inblandning. En rapport från 2023 visade att avdelningar för leverantörsreskontra med heltäckande automatisering och konsekventa arbetsflöden kan behandla mer än dubbelt så många fakturor som de utan.

Nedan förklarar vi hur automatiserad fakturahantering fungerar, hur du väljer rätt programvara och hur automatisering kan förbättra noggrannheten och minimera bedrägerier.

Vad innehåller den här artikeln?

  • Hur fungerar automatiserad fakturahantering?
  • Vilka är de främsta fördelarna med att automatisera fakturahanteringen?
  • Så här väljer du rätt programvara för automatiserad fakturahantering

Hur fungerar automatiserad fakturahantering?

Automatiserad fakturahantering omfattar samma steg som manuell fakturahantering men använder teknik istället för manuellt arbete. Så funkar det:

  • Registrering av fakturor När systemet tar emot en faktura läser det av fakturan och hämtar relevanta uppgifter med hjälp av verktyg som OCR.

  • Uppgiftskontroll: Systemet dubbelkollar fakturauppgifterna mot inköpsorder eller leverantörskontrakt.

  • Godkännande: Fakturan skickas till rätt personer eller avdelningar för attest.

  • Betalning: Systemet arbetar tillsammans med bokföringsprogram för att schemalägga eller bearbeta betalningen.

  • Uppgifterna lagras: Faktura och- betalningsuppgifterna sparas i ett centraliserat system för bokföring och eventuella revisioner.

Vilka är de största fördelarna med att automatisera fakturahanteringen?

Automatiserad fakturahantering är snabbare, mer exakt och mer skalbar än manuell hantering. Det ger följande fördelar för företag.

Snabbhet

Automatisering påskyndar betalningshanteringen och minimerar det manuella arbetet för företagets team. Detta frigör dem så att de kan fokusera på viktiga uppgifter och sänker kostnaderna associerade med manuellt arbete. Den snabbare hanteringen stärker relationerna med leverantörer. Automatisering underlättar skalning eftersom ökade fakturavolymer och uppdatering av poster kan hanteras i realtid istället för att man behöver vänta på manuella uppdateringar av bokföringen.

Noggrannhet

Automatiserad fakturahantering tenderar att vara mer exakt än manuell hantering. Den kan eliminera datainmatningsfel genom att hämta data direkt från dokument, vilket förhindrar vanliga fel som stavfel och felmatchade inköpsorder. Systemet dubbelkollar fakturauppgifterna mot inköpsorder eller kontrakt för att hitta avvikelser. Automatiserad hantering säkerställer konsekventa godkännanden och betalningsgranskningar, vilket eliminerar risken för mänskliga fel. Den ökade noggrannheten kan hjälpa företag att undvika straffavgifter och förbättra kundupplevelsen.

Bedrägeribekämpning

Automatiserad fakturahantering minskar också risken för bedrägerier genom att ta bort vissa risker från processen och fånga upp fel automatiskt. Inbyggd AI kan fånga upp ovanlig aktivitet, till exempel dubbla fakturor eller betalningar som görs utanför normal kontorstid. Och automatisering säkerställer att varje faktura följer inbyggda regler (t.ex. företagspolicyer, juridiska krav) innan den godkänns.

Automatiseringsplattformar har strikta åtkomstkontroller som gör det svårare för någon att manipulera känslig information. Men om någon skulle göra ändringar kan systemet hålla dem ansvariga genom att skapa ett digitalt spår som visar vem som hanterat varje steg i fakturaprocessen. Systemet skapar också en tydlig verifieringskedja och ger insikt i realtid i varje fakturas status, vilket förbättrar den ekonomiska synligheten i processen.

Så här väljer du rätt programvara för automatiserad fakturahantering

Rätt programvara för fakturahantering beror på dina affärsbehov, budget och befintlig teknik. Här är några viktiga faktorer att tänka på när du väljer den bästa programvaran för ditt företag:

  • Antal fakturor: Titta på hur många fakturor du hanterar och eventuella specifika krav som ditt företag kan ha. Behöver du till exempel återkommande fakturor, stöd för flera valutor eller anpassade mallar?

  • Integration: Se vilka verktyg du redan använder, till exempel ditt bokföringssystem och betalleverantör, och leta efter programvara som kan integreras med dessa system. Stripe Invoicing, till exempel, integreras direkt med populär programvara som QuickBooks och Xero och ansluter till e-handelsplattformar som Shopify och WooCommerce.

  • Användarvänlighet: Leta efter ett system med ett rent, användarvänligt gränssnitt. Detta kommer att spara tid och göra det lättare för ditt team att ta till sig programvaran. Med Stripe Invoicing kan du skapa och skicka en faktura på några minuter genom att helt enkelt logga in på Stripe Dashboard, fylla i kundens uppgifter, lägga till radposter med priser och trycka på "skicka".

  • Flexibilitet: Hitta programvara som låter dig anpassa fakturor så att de återspeglar ditt varumärke och som kan hantera tillväxt i takt med att ditt företag växer. Med Stripe Invoicing kan du utforma fakturorna med ditt företagets logotyp, anpassade färger och specifika artikelbeskrivningar. Det är också enkelt att skala upp och kan behandla tusentals fakturor varje månad utan någon märkbar fördröjning eller ytterligare konfiguration.

  • Säkerhet: Ditt faktureringsprogram ska skydda dina data och uppfylla branschstandarder för säkerhet och efterlevnad. Stripe Invoicing skyddar dina data med kryptering och efterlevnadsåtgärder, exempelvis PCI DSS-certifiering (Payment Card Industry Data Security Standard). Det innebär att det hanterar din kundbetalningsinformation på samma säkerhetsnivå som stora banker.

  • Kostnad: Se till att prissättningen fungerar för din budget och erbjuder värde för de funktioner du behöver. Stripe Invoicing debiterar en liten procentandel per betald faktura, utan dolda avgifter eller extra kostnader.

  • Support: Undersök vilken kundsupport som finns tillgänglig. Detta kan vara ovärderligt när du stöter på problem. Stripe tillhandahåller detaljerade guider, videoguider och ett aktivt hjälpcenter för felsökning av vanliga problem. Vi har också ett supportteam som är tillgängligt via e-post och livechatt.

Innehållet i den här artikeln är endast avsett för allmän information och utbildningsändamål och ska inte tolkas som juridisk eller skatterelaterad rådgivning. Stripe garanterar inte att informationen i artikeln är korrekt, fullständig, adekvat eller aktuell. Du bör söka råd från en kompetent advokat eller revisor som är licensierad att praktisera i din jurisdiktion för råd om din specifika situation.

Är du redo att sätta i gång?

Skapa ett konto och börja ta emot betalningar – inga avtal eller bankuppgifter behövs – eller kontakta oss för att ta fram ett specialanpassat paket för ditt företag.
Invoicing

Invoicing

Skapa en faktura och skicka den till dina kunder på bara några minuter – ingen kod krävs.

Dokumentation om Invoicing

Skapa och hantera fakturor för engångsbetalningar med Stripe Invoicing.