El procesamiento de una factura para su pago involucra algunos pasos. El procesamiento automatizado de facturas utiliza tecnología para que este proceso sea más rápido y menos laborioso para las empresas. Los sistemas equipados con funciones como reconocimiento óptico de caracteres (OCR) e inteligencia artificial pueden verificar los detalles de la factura, enrutar la factura para su aprobación y programar pagos con una intervención manual limitada. Un informe de 2023 descubrió que los departamentos de cuentas por pagar (AP) con automatización de extremo a extremo y flujos de trabajo consistentes pueden procesar más del doble de facturas que los que no los tienen.

A continuación, explicaremos cómo funciona el procesamiento automatizado de facturas, cómo elegir el software adecuado y cómo la automatización puede mejorar la precisión y minimizar el fraude.

¿Qué hay en este artículo?

• ¿Cómo funciona el procesamiento automatizado de facturas?
  
• ¿Cuáles son los principales beneficios de automatizar el procesamiento de facturas?
  
• Cómo elegir el software adecuado para el procesamiento automatizado de facturas
  

¿Cómo funciona el procesamiento automatizado de facturas?

El procesamiento automatizado de facturas incluye los mismos pasos que el procesamiento de facturas manual, pero utiliza tecnología en lugar de trabajo manual. Así es como funciona:

• Captura de facturas: Cuando el sistema recibe una factura, la lee y extrae los detalles pertinentes utilizando herramientas como el OCR.

• Comprobación de datos: El sistema verifica dos veces los detalles de la factura con las órdenes de compra o los contratos del proveedor.

• Aprobación: La factura se envía a las personas o departamentos adecuados para su aprobación.

• Pago: El sistema funciona con un software de contabilidad para programar o procesar el pago.

• Almacenamiento de registros: Los detalles de la factura y el pago se guardan en un sistema centralizado para registros financieros y posibles auditorías.

¿Cuáles son los principales beneficios de automatizar el procesamiento de facturas?

La automatización del procesamiento de facturas es más rápida, precisa y escalable que el procesamiento manual. Proporciona los siguientes beneficios para las empresas.

Velocidad

La automatización acelera el procesamiento de pagos y minimiza el trabajo manual del equipo de la empresa. Esto los libera para concentrarse en tareas importantes y reduce los costos relacionados con el trabajo manual. El procesamiento más rápido fortalece las relaciones con los proveedores. La automatización facilita la expansión al gestionar mayores volúmenes de facturas y actualizar los registros en tiempo real, en lugar de esperar a que se actualicen manualmente los libros de contabilidad.

Precisión

El procesamiento automatizado de facturas tiende a ser más preciso que el procesamiento manual. Puede eliminar los errores de entrada de datos extrayendo datos directamente de los documentos, lo que evita errores comunes como errores tipográficos y órdenes de compra no coincidentes. El sistema vuelve a verificar los detalles de la factura y los compara con las órdenes de compra o los contratos para encontrar discrepancias. El procesamiento automatizado garantiza la uniformidad en las aprobaciones y revisiones de pagos, eliminando la posibilidad de errores humanos. El aumento de la precisión puede ayudar a las empresas a evitar sanciones y mejorar la experiencia del cliente.

Prevención de fraude

El procesamiento automatizado de facturas también reduce la posibilidad de fraude al eliminar parte del riesgo del proceso y detectar errores automáticamente. La IA integrada puede detectar actividades inusuales, como facturas duplicadas o pagos realizados fuera del horario comercial normal. Asimismo, la automatización garantiza que todas las facturas sigan las reglas integradas (por ejemplo, las políticas de la empresa, los requisitos legales) antes de su aprobación.

Las plataformas de automatización tienen estrictos controles de acceso que dificultan que una persona manipule información confidencial. Pero si alguien realiza cambios, el sistema puede responsabilizarlo mediante la creación de un registro digital que muestre quién manejó cada paso del proceso de facturación. El sistema también crea un registro de auditoría claro y proporciona información en tiempo real sobre el estado de cada factura, lo que mejora la visibilidad financiera en el proceso.

Cómo elegir el software adecuado para el procesamiento automatizado de facturas

El software de procesamiento de facturas adecuado depende de las necesidades de tu empresa, tu presupuesto y la tecnología existente. Estos son algunos factores importantes a tener en cuenta a la hora de seleccionar el mejor software para tu negocio:

• Carga de trabajo de las facturas: Considera cuántas facturas manejas y los requisitos específicos que pueda tener tu empresa. Por ejemplo, ¿necesitas facturas recurrentes, compatibilidad con varias monedas o plantillas personalizadas?

• Integración: Toma nota de las herramientas que ya utilizas, como el sistema de contabilidad y el procesador de pagos, y busca un software que pueda integrarse con estos sistemas. Stripe Invoicing, por ejemplo, se integra directamente con software popular como QuickBooks y Xero y se conecta con plataformas de comercio electrónico como Shopify y WooCommerce.

• Facilidad de uso: Busca un sistema con una interfaz limpia y fácil de usar. Esto ahorrará tiempo y facilitará a tu equipo la adopción del software. Con Stripe Invoicing, puedes crear y enviar una factura en cuestión de minutos con solo iniciar sesión en el Dashboard de Stripe, completar los datos del cliente, agregar ítems de factura con precios y presionar "enviar".

• Flexibilidad: Encuentra un software que te permita personalizar las facturas de modo que reflejen tu marca y que pueda gestionar el crecimiento a medida que tu negocio se expanda. Stripe Invoicing te permite diseñar facturas con el logotipo de tu empresa, combinaciones de colores personalizadas y descripciones específicas de los artículos. Además, escala fácilmente y puede procesar miles de facturas al mes sin que se note ninguna ralentización ni configuración adicional.

• Seguridad: Tu software de facturación debe proteger tus datos y cumplir con los estándares de seguridad y cumplimiento de la industria. Stripe Invoicing protege tus datos mediante el cifrado y medidas de cumplimiento de la normativa, como la certificación de la norma de seguridad de datos del sector de las tarjetas de pago (PCI DSS). Esto significa que maneja la información de pago de tus clientes con el mismo nivel de seguridad que los principales bancos.

• Costo: Asegúrate de que el precio se ajuste a tu presupuesto y ofrezca valor para las funciones que necesitas. Stripe Invoicing cobra un pequeño porcentaje por factura pagada, sin comisiones ocultas ni costos adicionales.

• Soporte: Investiga qué servicio de atención al cliente está disponible. Esto puede ser muy valioso cuando te encuentres con problemas. Stripe proporciona guías detalladas, tutoriales en vídeo y un centro de ayuda activo para solucionar problemas comunes. También cuenta con un equipo de soporte disponible por correo electrónico y chat en vivo.