Er zijn een paar stappen betrokken bij het verwerken van een factuur voor betaling. Geautomatiseerde factuurverwerking maakt gebruik van technologie om dit proces sneller en minder arbeidsintensief te maken voor bedrijven. Systemen die zijn uitgerust met functies als OCR (optische tekenherkenning) en AI kunnen met beperkte handmatige tussenkomst factuurgegevens verifiëren, de factuur doorsturen voor goedkeuring en betalingen plannen. Uit een rapport uit 2023 blijkt dat crediteurenafdelingen met end-to-end automatisering en consistente workflows meer dan twee keer zoveel facturen kunnen verwerken als afdelingen zonder crediteurenadministratie.

Hieronder leggen we uit hoe geautomatiseerde factuurverwerking werkt, hoe je de juiste software kiest en hoe automatisering de nauwkeurigheid kan verbeteren en fraude kan minimaliseren.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe werkt geautomatiseerde factuurverwerking?
  
• Wat zijn de belangrijkste voordelen van het automatiseren van factuurverwerking?
  
• Hoe kies je de juiste software voor geautomatiseerde factuurverwerking?
  

Hoe werkt geautomatiseerde factuurverwerking?

Geautomatiseerde factuurverwerking omvat dezelfde stappen als handmatige factuurverwerking, maar maakt gebruik van technologie in plaats van handmatig werk. Zo werkt het:

• Vastlegging van facturen: Wanneer het systeem een factuur ontvangt, leest het de factuur en haalt het de relevante details eruit met behulp van tools zoals OCR.

• Controle van de gegevens: Het systeem vergelijkt factuurgegevens met inkooporders of leverancierscontracten.

• Goedkeuring: De factuur wordt ter goedkeuring naar de juiste personen of afdelingen gestuurd.

• Betaling: Het systeem werkt met boekhoudsoftware om de betaling in te plannen of te verwerken.

• Opslag van gegevens: De factuur- en betalingsgegevens worden opgeslagen in een gecentraliseerd systeem voor financiële administratie en eventuele audits.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van het automatiseren van factuurverwerking?

Het automatiseren van factuurverwerking is sneller, nauwkeuriger en schaalbaarder dan handmatige verwerking. Het biedt de volgende voordelen voor bedrijven.

Snelheid

Automatisering versnelt de verwerking van betalingen en minimaliseert handmatig werk voor het team van een bedrijf. Hierdoor kunnen ze zich concentreren op belangrijke taken en worden de kosten van handarbeid verlaagd. De snellere verwerking versterkt de relaties met leveranciers. Automatisering maakt schalen eenvoudiger door grotere factuurvolumes te verwerken en records in realtime bij te werken in plaats van te wachten op handmatige updates van boekhoudboeken.

Nauwkeurigheid

Geautomatiseerde factuurverwerking is meestal nauwkeuriger dan handmatige verwerking. Het kan fouten bij het invoeren van gegevens elimineren door gegevens rechtstreeks uit documenten te halen, waardoor veelvoorkomende fouten zoals typefouten en niet-overeenkomende inkooporders worden voorkomen. Het systeem vergelijkt de factuurgegevens met inkooporders of contracten om discrepanties te vinden. Geautomatiseerde verwerking zorgt voor consistentie in goedkeuringen en betalingsbeoordelingen, waardoor de kans op menselijke fouten wordt geëlimineerd. De verhoogde nauwkeurigheid kan bedrijven helpen boetes te voorkomen en de klantervaring te verbeteren.

Fraudepreventie

Geautomatiseerde factuurverwerking vermindert ook de kans op fraude door een deel van het risico uit het proces te halen en fouten automatisch op te sporen. Ingebouwde AI kan ongebruikelijke activiteiten ondervangen, zoals dubbele facturen of betalingen buiten normale kantooruren. En automatisering zorgt ervoor dat elke factuur vóór goedkeuring aan ingebouwde regels voldoet (bijv. bedrijfsbeleid, wettelijke vereisten).

Automatiseringsplatforms hebben strikte toegangscontroles die het moeilijker maken voor iemand om met gevoelige informatie te knoeien. Maar als iemand wijzigingen aanbrengt, kan het systeem hem verantwoordelijk houden door een digitaal spoor te creëren dat laat zien wie elke stap van het factuurproces heeft afgehandeld. Het systeem creëert ook een duidelijk controlespoor en biedt realtime inzicht in de status van elke factuur, waardoor de financiële zichtbaarheid in het proces wordt verbeterd.

Hoe kies je de juiste software voor geautomatiseerde factuurverwerking?

De juiste software voor factuurverwerking hangt af van je zakelijke behoeften, budget en bestaande technologie. Hier zijn enkele belangrijke factoren waarmee je rekening moet houden bij het selecteren van de beste software voor je bedrijf:

• Werklast van facturen: Bekijk het aantal facturen dat je verwerkt en eventuele specifieke vereisten van je bedrijf. Heb je bijvoorbeeld terugkerende facturen, ondersteuning voor meerdere valuta of sjablonen op maat nodig?

• Integratie: Noteer de tools die je al gebruikt, zoals je boekhoudsysteem en betalingsverwerker, en zoek naar software die met deze systemen kan worden geïntegreerd. Stripe Invoicing integreert bijvoorbeeld direct met populaire software zoals QuickBooks en Xero en maakt verbinding met e-commerceplatforms zoals Shopify en WooCommerce.

• Gebruiksgemak: Zoek naar een systeem met een schone, gebruiksvriendelijke interface. Dit bespaart tijd en maakt het voor je team gemakkelijker om de software te adopteren. Met Stripe Invoicing kun je binnen enkele minuten een factuur maken en versturen door je aan te melden bij de Stripe Dashboard, de klantgegevens in te vullen, regelitems met tarieven toe te voegen en op 'verzenden' te klikken.

• Flexibiliteit: Zoek software waarmee je facturen kunt aanpassen aan je eigen merk en waarmee je de groei van je bedrijf aankunt. Met Stripe Invoicing kun je facturen ontwerpen met je bedrijfslogo, aangepaste kleurenschema's en specifieke itembeschrijvingen. Het is ook gemakkelijk schaalbaar en kan maandelijks duizenden facturen verwerken zonder merkbare vertraging of extra configuratie.

• Veiligheid: Je facturatiesoftware moet je gegevens beschermen en voldoen aan de industrienormen voor beveiliging en compliance. Stripe Invoicing beschermt je gegevens met encryptie en compliancemaatregelen, zoals PCI DSS-certificering (Payment Card Industry Data Security Standard). Dit betekent dat het betalingsgegevens van je klanten met hetzelfde beveiligingsniveau verwerkt als grote banken.

• Kosten: Zorg ervoor dat de prijs past bij je budget en waarde biedt voor de functies die je nodig hebt. Stripe Invoicing-kosten Een klein percentage per betaalde factuur, zonder verborgen kosten of extra kosten.

• Ondersteuning: Onderzoek welke klantenondersteuning beschikbaar is. Dit kan van onschatbare waarde zijn wanneer je problemen ondervindt. Stripe biedt gedetailleerde handleidingen, videozelfstudies en een actief helpcentrum om veelvoorkomende problemen op te lossen. Het heeft ook een ondersteuningsteam dat beschikbaar is via e-mail en livechat.