处理付款发票有几个步骤。自动化发票处理利用技术使这一过程更快，减少了企业的劳动密集程度。配备光学字符识别 (OCR) 和人工智能等功能的系统可以验证发票细节、发送发票供审批，并在有限的人工干预下安排付款。2023 年报告发现，拥有端到端自动化和一致工作流程的应付账款 (AP) 部门处理的发票数量是没有端到端自动化和一致工作流程的部门的两倍多。

下面，我们将介绍自动化发票处理的运作方式、如何选择合适的软件，以及自动化如何提高准确性和减少欺诈。

目录

• 自动化发票处理如何运作？
  
• 自动化发票处理的主要好处是什么？
  
• 如何选择合适的软件进行自动化发票处理
  

自动化发票处理如何运作？

自动化发票处理涵盖了与手动发票处理相同的所有步骤，但使用技术而不是手动作业。其运作方式如下：

• 发票捕获：当系统收到发票时，它会读取发票，并使用 OCR 等工具提取相关细节。

• 数据检查：系统会根据采购订单或供应商合同仔细检查发票详细信息。

• 批准：发票将发送给正确的人员或部门进行审核。

• 支付：该系统与会计软件配合使用来安排或处理付款。

• 记录存储：发票和付款详细信息保存在一个集中的系统中，用于财务记录和潜在的审计。

自动化发票处理的主要好处是什么？

与手动处理相比，自动化发票处理更快、更准确、更具可扩展性。它为企业提供了以下好处。

速度

自动化可加速支付处理，并最大限度地减少企业团队的人工工作。这使他们能够专注于重要任务，并降低与体力劳动相关的成本。更快的处理速度加强了与供应商的关系。自动化通过处理增加的发票量和实时更新记录，而不是等待手动更新会计账簿，使扩展变得更加容易。

准确性

自动化发票处理往往比手动处理更准确。它可以通过直接从文档中提取数据来消除数据输入错误，从而防止拼写错误和采购订单不匹配等常见错误。系统将发票详情与采购订单或合同进行双重核对，以发现差异。自动处理可确保审批和付款审查的一致性，消除人为错误的可能性。准确性的提高可以帮助企业避免处罚并改善客户体验。

欺诈预防

自动化发票处理还能降低欺诈的几率，因为它能消除流程中的一些风险并自动捕捉错误。内置的 AI 可以捕获异常活动，如重复发票或在正常营业时间外付款。此外，自动化还能确保每张发票在审批前都遵循内置规则（如公司政策、法律要求等）。

自动化平台有严格的访问控制，使人更难篡改敏感信息。但是，如果有人进行了更改，系统可以通过创建数字跟踪，显示发票流程的每个步骤是由谁处理的，从而让他们负起责任。该系统还能创建清晰的审计跟踪，并实时了解每张发票的状态，从而提高流程中的财务能见度。

如何选择合适的软件进行自动化发票处理

合适的发票处理软件取决于您的业务需求、预算和现有技术。以下是为您的企业选择最佳软件时需要考虑的一些重要因素：

• 发票工作量：看看您需要处理多少发票，以及您的企业可能有哪些特殊要求。例如，您是否需要经常性发票、多币种支持或自定义模板？

• 集成：请注意您已经在使用的工具，如您的会计系统和支付处理器，并寻找能与这些系统集成的软件。例如，Stripe Invoicing 可直接与 QuickBooks 和 Xero 等流行软件集成，并与 Shopify 和 WooCommerce 等电子商务平台连接。

• 易用性：寻找界面简洁、用户友好的系统。这将节省时间，并使您的团队更容易采用该软件。使用 Stripe Invoicing，您只需登录 Stripe 管理平台，填写客户详细信息，添加包含定价的细列项目，然后点击“发送”，就能在几分钟内创建并发送发票。

• 灵活性：寻找一款软件，让您可以定制发票，以反映您的品牌，并能随着业务规模的扩大而应对增长。借助 Stripe Invoicing，您可以设计带有公司徽标、自定义配色方案和特定项目描述的发票。它还可轻松扩展，每月可处理数千份发票，而不会出现明显的速度减慢或额外设置。

• 安全性：您的发票软件应保护您的数据，并符合安全性和合规性方面的行业标准。Stripe Invoicing 使用加密和合规措施（如支付卡行业数据安全标准 (PCI DSS) 认证）保护您的数据。这意味着，它处理客户付款信息的安全级别与主要银行相同。

• 成本：确保定价符合您的预算，并为您所需的功能提供价值。Stripe Invoicing 收费每张已付发票收取一小部分费用，没有隐藏费用或额外成本。

• 支持：研究可用的客户支持。当您遇到问题时，这一点非常宝贵。Stripe 提供详细的指南、视频教程和活跃的帮助中心，以解决常见问题。它还拥有一个可通过电子邮件和即时聊天提供支持的团队。