Hay algunos pasos involucrados en el procesamiento de una factura para el pago. El procesamiento automatizado de facturas utiliza tecnología para lograr que este proceso sea más rápido y menos laborioso para las empresas. Los sistemas equipados con funciones como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la IA pueden verificar los detalles de la factura, enrutar la factura para su aprobación y programar pagos con una intervención manual limitada. En un informe de 2023 se reveló que los departamentos de cuentas por pagar con automatización integral y flujos de trabajo coherentes pueden procesar más del doble de facturas que los que no los tienen.

A continuación, explicaremos cómo funciona el procesamiento automatizado de facturas, cómo elegir el software adecuado y cómo la automatización puede mejorar la precisión y minimizar el fraude.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cómo funciona el procesamiento automatizado de facturas?
  
• ¿Cuáles son los principales beneficios de automatizar el procesamiento de facturas?
  
• Cómo debes elegir el software adecuado para el procesamiento automatizado de facturas
  

¿Cómo funciona el procesamiento automatizado de facturas?

El procesamiento automatizado de facturas consta de las mismas etapas que el procesamiento de facturas manual, pero utiliza tecnología en lugar de trabajo manual. Así es como funciona:

• Captura de facturas: Cuando el sistema recibe una factura, lee la factura y extrae los datos relevantes utilizando herramientas como el reconocimiento óptico de caracteres.

• Comprobación de datos: El sistema coteja los datos de la factura con los pedidos de compra o los contratos de proveedor.

• Aprobación: La factura se envía a las personas o departamentos adecuados para su aprobación.

• Pago: El sistema funciona con un software de contabilidad para programar o procesar el pago.

• Almacenamiento de registros: Los datos de la factura y del pago se guardan en un sistema centralizado para registros financieros y posibles auditorías.

¿Cuáles son las principales ventajas de automatizar el procesamiento de facturas?

La automatización del procesamiento de facturas es una solución más rápida, precisa y escalable que el procesamiento manual. Proporciona los siguientes beneficios para las empresas.

Velocidad

La automatización acelera el procesamiento de pagos y minimiza el trabajo manual para el equipo de la empresa. Esto les permite concentrarse en tareas importantes y reduce los costes asociados al trabajo manual. El procesamiento más rápido fortalece las relaciones con los proveedores. La automatización facilita el escalado al gestionar el aumento de los volúmenes de facturas y actualizar los registros en tiempo real en lugar de esperar a las actualizaciones manuales de los libros contables.

Precisión

El procesamiento automatizado de facturas tiende a ser más preciso que el procesamiento manual. Puede eliminar los errores de introducción de datos extrayendo los datos directamente de los documentos, lo que evita errores comunes como errores tipográficos y falta de correspondencia en los pedidos de compra. El sistema coteja los datos de la factura con los pedidos de compra o los contratos de proveedor para encontrar discrepancias. El procesamiento automatizado garantiza la coherencia en las aprobaciones y revisiones de pagos y elimina la posibilidad de que se produzcan errores humanos. El aumento de la precisión puede ayudar a las empresas a evitar sanciones y mejorar la experiencia del cliente.

Prevención de fraude

El procesamiento automatizado de facturas también reduce la probabilidad de fraude, ya que elimina parte del riesgo del proceso y detecta los errores automáticamente. La IA integrada puede detectar actividades inusuales, como facturas duplicadas o pagos realizados fuera del horario comercial normal. Además, la automatización garantiza que todas las facturas sigan unas reglas integradas (p. ej., políticas de la empresa, requisitos legales) antes de su aprobación.

Las plataformas de automatización tienen estrictos controles de acceso que dificultan que alguien manipule información confidencial. No obstante, si alguien hace cambios, el sistema puede exigirle que rinda cuentas creando un registro digital que muestre quién se encargó de cada paso del proceso de facturación. El sistema también crea una pista de auditoría clara y proporciona información en tiempo real sobre el estado de cada factura, lo que mejora la visibilidad financiera en el proceso.

Cómo debes elegir el software adecuado para el procesamiento automatizado de facturas

El software de procesamiento de facturas adecuado depende de las necesidades de tu empresa, tu presupuesto y la tecnología existente. A continuación se muestran algunos factores importantes que debes tener en cuenta a la hora de seleccionar el mejor software para tu empresa:

• Carga de trabajo de la factura: Analiza la cantidad de facturas que manejas y los requisitos específicos que pueda tener tu empresa. Por ejemplo, ¿necesitas facturas recurrentes, soporte para múltiples divisas o plantillas personalizadas?

• Integración: Ten en cuenta las herramientas que ya utilizas, como el sistema de contabilidad y el procesador de pagos, y busca un software que pueda integrarse con estos sistemas. Stripe Invoicing, por ejemplo, se integra directamente con software popular como QuickBooks y Xero y se conecta con plataformas de comercio electrónico como Shopify y WooCommerce.

• Facilidad de uso: Busca un sistema con una interfaz limpia y fácil de usar. Esto ahorrará tiempo y facilitará a tu equipo la adopción del software. Con Stripe Invoicing, puedes crear y enviar una factura en cuestión de minutos simplemente iniciando sesión en el Dashboard de Stripe, rellenando los datos del cliente, añadiendo partidas con tarifas y pulsando «enviar».

• Flexibilidad: Busca un software que te permita personalizar las facturas para que reflejen tu marca y que pueda gestionar el crecimiento a medida que crece tu empresa. Stripe Invoicing te permite diseñar facturas con el logotipo de tu empresa, esquemas de colores personalizados y descripciones de artículos específicos. Además, se expande fácilmente y es capaz de procesar miles de facturas mensuales sin que se note ninguna ralentización ni configuración adicional.

• Seguridad: Tu software de facturación debe proteger tus datos y cumplir con los estándares del sector en materia de seguridad y cumplimiento normativo. Stripe Invoicing protege tus datos mediante el cifrado y medidas de cumplimiento de la normativa, como la certificación del Estándar de Seguridad de Datos del Sector de Tarjetas de Pago (PCI DSS). Esto significa que gestiona la información de pago de tus clientes con el mismo nivel de seguridad que los principales bancos.

• Coste: Asegúrate de que los precios se ajustan a tu presupuesto y ofrecen valor por las funciones que necesitas. Stripe Invoicing carga un pequeño porcentaje por cada factura pagada, sin comisiones ocultas ni costes adicionales.

• Soporte: Investiga qué servicio de atención al cliente está disponible. Puede ser de mucha ayuda cuando te encuentras con problemas. Stripe proporciona guías detalladas, tutoriales en vídeo y un centro de ayuda activo para solucionar problemas comunes. También cuenta con un equipo de soporte que está disponible por correo electrónico y chat en tiempo real.