Le traitement d'une facture en vue de son paiement comporte plusieurs étapes. Le traitement automatisé des factures s'appuie sur la technologie pour rendre ce processus plus rapide et moins laborieux pour les entreprises. Les systèmes dotés de fonctionnalités telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l'IA peuvent vérifier les détails de la facture, acheminer la facture pour approbation et planifier les paiements avec une intervention manuelle limitée. Selon un rapport publié en 2023, les services de gestion des comptes fournisseurs qui disposent de l'automatisation de bout en bout et de flux de travail cohérents peuvent traiter plus de deux fois plus de factures que ceux qui n'en ont pas.

Dans cet article, nous allons vous expliquer comment fonctionne le traitement automatisé des factures, comment choisir le bon logiciel et comment l'automatisation peut améliorer la précision et réduire au minimum la fraude.

Que contient cet article?

• Fonctionnement du traitement automatisé des factures
  
• Principaux avantages de l'automatisation du traitement des factures
  
• Conseils pour choisir le bon logiciel pour le traitement automatisé des factures
  

Fonctionnement du traitement automatisé des factures

Le traitement automatisé des factures suit les mêmes étapes que le traitement manuel des factures, mais fait appel à la technologie plutôt qu'à un travail manuel. Le principe est le suivant :

• Capture de la facture : lorsque le système reçoit une facture, il la lit et en extrait les données pertinentes à l'aide d'outils tels que l'OCR.

• Vérification des données : le système vérifie les données de la facture par rapport aux bons de commande ou aux contrats fournisseurs.

• Approbation : la facture est envoyée aux bonnes personnes ou aux bons services pour approbation.

• Paiement : le système s'appuie sur un logiciel de comptabilité pour planifier ou traiter le paiement.

• Stockage des enregistrements : les données de la facture et du paiement sont enregistrées dans un système centralisé pour être utilisées dans les registres financiers et les audits éventuels.

Principaux avantages de l'automatisation du traitement des factures

Le traitement automatisé des factures est plus rapide, plus précis et plus évolutif que le traitement manuel. Il offre les avantages suivants aux entreprises.

Rapidité

L'automatisation accélère le traitement des paiements et réduit au minimum le travail manuel de l'équipe de l'entreprise. Cela lui permet de se concentrer à des tâches importantes, mais aussi de réduire les coûts associés au travail manuel. Un traitement plus rapide renforce les relations avec les fournisseurs. L'automatisation simplifie le développement en gérant l'augmentation des volumes de factures et en mettant à jour les enregistrements en temps réel sans attendre les mises à jour manuelles des livres comptables.

Précision

Le traitement automatisé des factures est généralement plus précis que le traitement manuel. Il peut éliminer les erreurs de saisie de données en extrayant les données directement des documents, ce qui évite les erreurs courantes telles que les fautes de frappe et les différences avec les bons de commande. Le système vérifie les données de la facture par rapport aux bons de commande ou aux contrats pour détecter tout écart. Le traitement automatisé garantit la cohérence des approbations et des vérifications des paiements, éliminant ainsi le risque d'erreur humaine. Cette précision accrue peut aider les entreprises à éviter les pénalités et à améliorer l'expérience client.

Prévention de la fraude

Le traitement automatisé des factures réduit également le risque de fraude en éliminant certains risques du processus et en détectant automatiquement les erreurs. L'IA intégrée peut détecter des activités inhabituelles, telles que des factures en double ou des paiements effectués en dehors des heures normales de bureau. De plus, l'automatisation garantit que chaque facture respecte les règles intégrées (par exemple, les politiques de l'entreprise, les obligations juridiques) avant d'être approuvée.

Les plateformes d'automatisation disposent de contrôles d'accès stricts qui limitent le risque de falsification de données sensibles. Toutefois, si une personne y apporte des modifications, le système peut l'identifier en créant une trace numérique montrant toutes les personnes qui sont intervenues lors des différentes étapes du processus de facturation. Le système crée également une piste d'audit claire et fournit des renseignements en temps réel sur l'état de chaque facture, améliorant ainsi la visibilité financière.

Conseils pour choisir le bon logiciel pour le traitement automatisé des factures

Le bon logiciel de traitement des factures dépend des besoins de votre entreprise, de votre budget et de la technologie existante. Voici quelques facteurs importants à prendre en compte avant de choisir un logiciel pour votre entreprise :

• Charge de travail liée aux factures : examinez le nombre de factures que vous traitez et les exigences de votre entreprise. Par exemple, avez-vous besoin de factures récurrentes, d'une prise en charge de plusieurs devises ou de modèles personnalisés?

• Intégration : tenez compte des outils que vous utilisez déjà, tels que votre système comptable et votre prestataire de services de paiement, et recherchez des logiciels capables de s'intégrer à ces systèmes. Stripe Invoicing, par exemple, s'intègre directement à des logiciels populaires comme QuickBooks et Xero, et peut se connecter à des plateformes de commerce en ligne comme Shopify et WooCommerce.

• Facilité d'utilisation : recherchez un système doté d'une interface claire et conviviale. Cela permettra à votre équipe de gagner du temps et d'adopter plus facilement le logiciel. Avec Stripe Invoicing, il vous suffit de vous connecter au Dashboard Stripe, de renseigner les coordonnées du client, d'ajouter des postes tarifaires et d'appuyer sur « Envoyer ».

• Flexibilité : choisissez un logiciel qui vous permet de personnaliser vos factures pour qu'elles reflètent votre marque et qu'elles puissent accompagner la croissance de votre entreprise. Stripe Invoicing vous permet de concevoir des factures avec le logo de votre entreprise, des combinaisons de couleurs personnalisées et des descriptions d'articles spécifiques. Cette solution évolue également avec simplicité et peut traiter des milliers de factures par mois sans ralentissement notable ni configuration supplémentaire.

• Sécurité : votre logiciel de facturation doit protéger vos données et répondre aux normes du secteur en matière de sécurité et de conformité. Stripe Invoicing protège vos données à l'aide de mesures de chiffrement et de conformité telles que la certification PCI DSS (norme de sécurité des données de l'industrie des cartes de paiement). En d'autres termes, cette solution traite les renseignements de paiement de vos clients avec le même niveau de sécurité que les grandes institutions financières.

• Coût : assurez-vous que le prix est adapté à votre budget et qu'elle offre un bon rapport qualité-prix pour les fonctionnalités dont vous avez besoin. Stripe Invoicing débite un faible pourcentage par facture payée, sans frais cachés ni coûts supplémentaires.

• Service d'assistance : renseignez-vous sur le service d'assistance à la clientèle proposé. Cela peut être inestimable lorsque vous rencontrez des problèmes. Stripe propose des guides détaillés, des didacticiels vidéo et un centre d'aide actif pour vous aider à résoudre les problèmes courants. Elle dispose également d'une équipe d'assistance disponible par courriel et clavardage en direct.