¿Qué tipo de cuenta son las cuentas por cobrar?

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Más información 
  1. Introducción
  2. ¿Qué son las cuentas por cobrar?
  3. ¿A qué tipo de cuenta pertenecen las cuentas por cobrar?
  4. ¿Cuál es la diferencia entre cuentas por cobrar y cuentas por pagar?
  5. ¿Cómo se registran las cuentas por cobrar en contabilidad?
  6. ¿Cómo afectan las cuentas por cobrar a los estados financieros?
  7. ¿Cuáles son los desafíos comunes en la gestión de cuentas por cobrar?

Si alguna vez tuviste un cliente que te dice: «Envíame la factura y te pagaré más tarde», entonces ya gestionaste cuentas por cobrar. La AR es el dinero que se les debe a las empresas por bienes y servicios que se proporcionaron, pero que aún no se pagaron. Incluso cuando estos pagos se vencen —lo que, en 2023, ocurrió con el 55 % de todas las ventas facturadas business to business (B2B) en los Estados Unidos— permanecen en AR hasta que se pagan.

La gestión de la AR es un aspecto importante y, a veces, complicado para mantener las finanzas de la empresa bajo control. A continuación, analizaremos exactamente qué incluyen las AR, cómo se registran en tu sistema de contabilidad y por qué son tan importantes para una empresa.

¿Qué contiene este artículo?

  • ¿Qué son las cuentas por cobrar?
  • ¿A qué tipo de cuenta pertenecen las cuentas por cobrar?
  • ¿Cuál es la diferencia entre cuentas por cobrar y cuentas por pagar?
  • ¿Cómo se registran las cuentas por cobrar en contabilidad?
  • ¿Cómo afectan las cuentas por cobrar a los estados financieros?
  • ¿Cuáles son los desafíos comunes en la gestión de cuentas por cobrar?

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar son el dinero que los clientes le deben a tu empresa por bienes o servicios que ya recibieron. Por ejemplo, si un consultor de software completa un proyecto y envía una factura por $10,000, esos son $10,000 que ahora están en su AR, esperando ser cobrados pero que aún no están disponibles para gastar.

La realidad aumentada es habitual en transacciones B2B o sectores en los que los clientes esperan pagar más tarde. El pago ya se acordó y documentó con una factura o condiciones de pago, pero aún no ingresó en tu cuenta bancaria.

¿A qué tipo de cuenta pertenecen las cuentas por cobrar?

En contabilidad, las cuentas por cobrar se clasifican como un activo corriente. Los activos son recursos que tu empresa posee o controla y que proporcionan valor económico, y los activos «corrientes» se refieren específicamente a aquellos que se espera que se conviertan en efectivo en el transcurso de un año. Por lo general, las cuentas por cobrar se pagan en el transcurso de 30, 60 o 90 días, por lo que forman parte de la categoría a corto plazo. Los activos corrientes también incluyen efectivo, inventario e inversiones a corto plazo.

Los bancos, los inversores y los contadores analizan los activos corrientes para evaluar la liquidez de tu empresa (es decir, tu capacidad para cubrir obligaciones a corto plazo, como la plantilla y el alquiler). Si tienes demasiadas cuentas por cobrar en relación con el efectivo real, es posible que lo consideren una señal de que estás demasiado extendido y dependes demasiado de que tus clientes paguen a tiempo. Las empresas suelen combinar la gestión de cuentas por cobrar con herramientas como Stripe Payment Links y sistemas de facturación automatizados que pueden ayudar a alentar a los clientes a pagar con prontitud. Cuanto más rápido se conviertan las AR en efectivo, mejor será tu posición financiera.

¿Cuál es la diferencia entre cuentas por cobrar y cuentas por pagar?

Las cuentas por cobrar son el dinero que entra, mientras que las cuentas a pagar (AP) son el dinero que sale. Las AP son lo que usted le debe a otros (por ejemplo, proveedores, vendedores, contratistas). Las AR son activos, mientras que las AP son pasivos. Por ejemplo, si tu empresa es una panadería, las AR pueden incluir una factura que enviaste a una cafetería local por el suministro de pasteles, mientras que las AP pueden incluir la factura que tienes que pagar por la harina.

¿Cómo se registran las cuentas por cobrar en contabilidad?

Para hacer un seguimiento de las cuentas por cobrar, documenta lo que se te debe y cuándo vence el pago, y actualiza tus registros cuando recibas el pago. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

  • Después de entregar tu producto o servicio, crea y envía una factura. Esta es su solicitud formal de pago, con detalles como el monto, la fecha de vencimiento y las condiciones de pago.

  • En tu sistema contable, registra la venta cargando las AR y abonando los ingresos por ventas. Esto refleja que obtuviste los ingresos, pero aún no recibiste el efectivo.

  • Cuando el cliente pague, registra el pago cargando tu cuenta de caja y abonando a AR.

  • Monitorea las facturas vencidas para consultar qué clientes necesitan recordatorios de seguimiento. Muchas empresas utilizan un informe de antigüedad de cuentas por cobrar para clasificar las facturas no pagadas según el tiempo que llevan pendientes (por ejemplo, 30 días de retraso, 60 días de retraso), y dan prioridad a las facturas que están más atrasadas.

La tecnología puede ayudar a completar estos pasos con menos intervención manual. Stripe Invoicing puede automatizar recordatorios de pagos, aceptar pagos online y sincronizar ventas y pagos con su software de contabilidad.

¿Cómo afectan las cuentas por cobrar a los estados financieros?

Las cuentas por cobrar aparecen en varios estados financieros y afectan tu posición financiera general. Las herramientas de análisis de Stripe pueden ayudarte a observar este efecto dominó: por ejemplo, puedes hacer un seguimiento del tiempo que suelen tardar los clientes en pagar o consultar cómo las tendencias de cuentas por cobrar afectan tu liquidez a lo largo del tiempo.

Así es como las AR afectan los estados financieros:

  • Balance general: las AR se incluyen en el activo corriente del balance. Un saldo de cuentas por cobrar alto puede indicar ventas sólidas, pero si crece demasiado, podría significar problemas para cobrar los pagos.

  • Estado de resultados: los ingresos vinculados a las AR aparecen en la cuenta de resultados. Cualquier factura no pagada que se convierta en deudas incobrables se registra como gasto y reduce sus ganancias netas.

  • Estado de flujos de efectivo: los aumentos en AR reducen su flujo de caja de las operaciones, ya que representa dinero ganado pero aún no recibido. Por el contrario, una disminución de las AR aumenta tu flujo de caja.

¿Cuáles son los desafíos comunes en la gestión de cuentas por cobrar?

La gestión de las cuentas por cobrar puede parecer sencilla, pero puede ser una de las partes más difíciles de dirigir un negocio. Estos son algunos de los desafíos más comunes:

  • Facturas vencidas: los pagos atrasados interrumpen el flujo de efectivo y pueden hacer que tengas dificultades para cubrir los gastos. Los recordatorios automáticos, como los habilitados por Stripe, pueden minimizar el esfuerzo de perseguir los pagos.

  • Deudas incobrables: a veces, los clientes simplemente no pagan. La cancelación de las deudas incobrables reduce directamente las ganancias. Las verificaciones de crédito y los pagos parciales anticipados pueden reducir este riesgo.

  • Registros inconsistentes: las AR mal gestionadas dan lugar a facturas perdidas o entradas dobles. Las herramientas que integran las AR con tu sistema de contabilidad, como la integración con QuickBooks de Stripe, permiten mantener los registros precisos y actualizados.

  • Problemas de crecimiento: cuanto más crezca tu negocio, más difícil será hacer un seguimiento manual de las AR. La facturación automatizada y los informes en tiempo real de Stripe pueden crecer con tu empresa y mantener la eficiencia de la gestión de AR.

  • Problemas de pago: los procesos de pago complicados pueden retrasar las cuentas por cobrar. Ofrecer múltiples opciones de pago (p. ej., tarjeta de crédito, transferencias de la cámara de compensación automatizada [ACH]) elimina barreras. Elige un procesador de pagos como Stripe, que admite una amplia gama de métodos.

El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, adecuación o vigencia de la información incluida en el artículo. Si necesitas asistencia para tu situación particular, te recomendamos consultar a un abogado o un contador competente con licencia para ejercer en tu jurisdicción.

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