Si alguna vez un cliente te ha dicho: «Mándame la factura y te pagaré más tarde», entonces has gestionado cuentas por cobrar. «Cuentas por cobrar» es el término que se usa para referirnos al dinero que se debe a las empresas por bienes y servicios que ya han proporcionado pero por los que aún no se han pagado. Incluso cuando estos pagos llegan con demora, lo que en 2023 ocurrió para el 55 % de todas las ventas facturadas entre empresas (B2B) en los Estados Unidos, siguen teniendo la consideración de «cuentas por cobrar» hasta que reciben el pago.

La gestión de las cuentas por cobrar es un aspecto importante y, a veces, complicado para mantener las finanzas de la empresa bajo control. A continuación explicaremos qué incluyen exactamente las cuentas por cobrar, cómo se registran en tu sistema contable y por qué son tan importantes para una empresa.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué son las cuentas por cobrar?
  
• ¿A qué tipo de cuenta pertenecen las cuentas por cobrar?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre cuentas por cobrar y cuentas por pagar?
  
• ¿Cómo se registran las cuentas por cobrar a nivel contable?
  
• ¿Cómo afectan las cuentas por cobrar a los estados financieros?
  
• ¿Cuáles son los desafíos comunes con la gestión de cuentas por cobrar?
  

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar son el dinero que los clientes le deben a tu empresa por bienes o servicios que ya han recibido. Por ejemplo, si un consultor de software completa un proyecto y envía una factura por 10.000 €, ahora hay 10.000 € a la espera de ser cobrados, aunque aún no están disponibles para que los gaste.

Las cuentas por cobrar son habituales en transacciones B2B o sectores en los que los clientes esperan pagar más tarde. El pago ya ha sido acordado y documentado con una factura o condiciones de pago, pero aún no ha entrado en tu cuenta bancaria.

¿A qué tipo de cuenta pertenecen las cuentas por cobrar?

En contabilidad, las cuentas por cobrar se clasifican como un activo corriente. Los activos son recursos que tu empresa posee o controla y que proporcionan valor económico, y los activos "corrientes" se refieren específicamente a aquellos que se espera que se conviertan en efectivo en el plazo de un año. Las cuentas por cobrar suelen pagarse en un plazo de 30, 60 o 90 días, por lo que forman parte de la categoría a corto plazo. Los activos corrientes también incluyen efectivo, inventario e inversiones a corto plazo.

Los bancos, los inversores y los contables analizan los activos corrientes para evaluar la liquidez de tu empresa (tu capacidad para cubrir obligaciones a corto plazo, como las nóminas y el alquiler). Si tienes demasiadas cuentas por cobrar en relación con el efectivo real, es posible que lo consideren una señal de que estás sobrecargado y dependes demasiado de que tus clientes paguen a tiempo. Las empresas suelen combinar la gestión de cuentas por cobrar con herramientas como Stripe Payment Links y sistemas de facturación automatizados que pueden ayudar a animar a los clientes a pagar puntualmente. Cuanto más rápido se conviertan las cuentas por cobrar en efectivo, más sólida será tu posición financiera.

¿Cuál es la diferencia entre cuentas por cobrar y cuentas por pagar?

Las cuentas por cobrar son el dinero que entra, mientras que las cuentas por pagar (AP) son el dinero que sale. Las cuentas por cobrar es lo que usted debe a otros (por ejemplo, proveedores, vendedores, contratistas). Se trata de un activo, mientras que las cuentas por pagar son un pasivo. Por ejemplo, si tu empresa es una panadería, las cuentas por pagar podrían incluir una factura que enviaste a una cafetería local por suministrar pasteles, mientras que las cuentas por pagar podrían incluir la factura que debes pagar por la harina.

¿Cómo se registran las cuentas por cobrar a nivel contable?

Para hacer un seguimiento de las cuentas por cobrar, debes documentar lo que se te debe y cuándo se debe, y actualizar tus registros cuando recibas el pago. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

• Después de entregar tu producto o servicio, crea y envía una factura. Esta es tu solicitud formal de pago, con detalles como el importe, la fecha de vencimiento y las condiciones de pago.

• En tu sistema contable, registra la venta debitando las cuentas por cobrar y acreditando tus ingresos por ventas. Esto refleja que has obtenido el ingreso, pero aún no has recibido el dinero.

• Cuando el cliente pague, registra el pago debitando tu cuenta de efectivo y acreditando las cuentas por cobrar.

• Supervisa las facturas vencidas para ver qué clientes necesitan recordatorios de seguimiento. Muchas empresas utilizan un informe de antigüedad de cuentas por cobrar para clasificar las facturas pendientes según el tiempo que llevan pendientes (p. ej., 30 días de demora, 60 días de demora) y priorizan las facturas que tienen más demora.

La tecnología puede ayudar a completar estos pasos con menos intervención manual. Stripe Invoicing puede automatizar los recordatorios de pago, aceptar pagos por Internet y sincronizar las ventas y los pagos con tu software de contabilidad.

¿Cómo afecta las cuentas por cobrar a los estados financieros?

Las cuentas por cobrar aparecen en varios estados financieros y afectan a tu posición financiera general. Las herramientas de análisis de Stripe pueden ayudarte a observar este efecto dominó: por ejemplo, puedes rastrear cuánto tiempo suelen tardar los clientes en pagar o ver cómo afectan las tendencias de cuentas por cobrar a tu liquidez a lo largo del tiempo.

Así es como las cuentas por cobrar afectan a los estados financieros:

• Balance general: Las cuentas por cobrar figuran en el activo circulante del balance. Un saldo de cuentas por cobrar elevado puede indicar fuertes ventas, pero si crece demasiado, podría significar problemas para cobrar los pagos.

• Declaración de ingresos: Los ingresos vinculados a cuentas por cobrar aparecen en la cuenta de resultados. Las facturas impagadas que se convierten en deudas incobrables se registran como gastos y reducen tus ingresos netos.

• Estado de flujo de efectivo: Los aumentos en las cuentas por cobrar reducen el flujo de caja de las operaciones, ya que representa el dinero ganado pero aún no recibido. Por el contrario, una disminución en las cuentas por cobrar aumenta tu flujo de caja.

¿Cuáles son los desafíos más comunes en la gestión de cobros?

La gestión de las cuentas por cobrar puede parecer sencilla, pero es una de las partes más complejas en la gestión de una empresa. Estos son algunos de los desafíos más comunes:

• Facturas vencidas: Los pagos atrasados interrumpen el flujo de efectivo y pueden hacer que tengas dificultades para cubrir los gastos. Los recordatorios automáticos, como los que habilita Stripe, pueden minimizar el esfuerzo de perseguir los pagos.

• Deudas incobrables: A veces, los clientes simplemente no pagan. Cancelar las deudas incobrables reduce directamente las ganancias. Las verificaciones de crédito y los pagos parciales por adelantado pueden reducir este riesgo.

• Registros inconsistentes: Una mala gestión de las cuentas por cobrar da lugar a facturas perdidas o a entradas duplicadas. Las herramientas que integran las cuentas por cobrar con tu sistema contable, como la integración de QuickBooks de Stripe, permiten mantener los registros precisos y actualizados.

• Problemas de crecimiento: Cuanto más crezca tu negocio, más difícil será rastrear las cuentas por cobrar manualmente. La facturación automatizada y los informes en tiempo real de Stripe pueden crecer con tu negocio y mantener la eficiencia de la gestión de las cuentas por cobrar.

• Problemas de pago: Los procesos de pago complicados pueden retrasar las cuentas por cobrar. Ofrecer múltiples opciones de pago (p. ej., tarjeta de crédito o transferencias de la Cámara de Compensación Automatizada [ACH]) elimina las barreras. Elige un procesador de pagos como Stripe que pueda aceptar una amplia gama de métodos.