Si un client vous a déjà dit : « Envoyez-moi la facture et je paierai plus tard », alors vous avez déjà géré des comptes débiteurs. Les comptes débiteurs correspondent à l’argent dû aux entreprises pour des biens et services qu’elles ont déjà fournis mais pour lesquels elles n’ont pas encore été payées. Même lorsque ces paiements sont en retard (ce qui s’est produit en 2023 pour 55 % de l’ensemble des ventes B2B facturées aux États-Unis), ils restent dans le compte débiteur jusqu’à ce qu’ils soient payés.

La gestion des comptes débiteurs est un aspect important et parfois délicat du contrôle des finances de l’entreprise. Ci-dessous, nous verrons exactement ce que sont les comptes débiteurs, comment ils sont enregistrés dans votre système comptable et pourquoi ils sont si importants pour une entreprise.

Sommaire de cet article

• Que sont les comptes débiteurs ?
  
• À quel type de compte appartiennent les comptes débiteurs ?
  
• Quelle est la différence entre les comptes débiteurs et les comptes fournisseurs ?
  
• Comment les comptes débiteurs sont-ils enregistrés dans la comptabilité ?
  
• Quelle est l’incidence des comptes débiteurs sur les états financiers ?
  
• Quels sont les défis courants liés à la gestion des comptes débiteurs ?
  

Que sont les comptes débiteurs ?

Les comptes débiteurs correspondent à l’argent que les clients doivent à votre entreprise pour des biens ou services qu’ils ont déjà reçus. Par exemple, si un consultant en logiciels mène à bien un projet et envoie une facture de 10 000 $, cette somme figure désormais sur son compte débiteur et est en attente d’être collectée, mais pas encore disponible pour qu’il puisse la dépenser.

Les comptes débiteurs sont courants dans le cadre des transactions B2B ou dans les secteurs où les clients s’attendent à bénéficier d’un paiement différé. Le paiement a déjà été accepté et documenté par une facture ou des conditions de paiement, mais il n’a pas encore été versé sur votre compte bancaire.

À quel type de compte appartiennent les comptes débiteurs ?

En comptabilité, le compte débiteur est classé comme un actif circulant. Les actifs sont des ressources que votre entreprise possède ou contrôle et qui offrent une valeur économique, et les actifs circulants désignent spécifiquement ceux qui devraient être convertis en liquidités dans un délai d’un an. Les comptes débiteurs sont généralement payés dans un délai de 30, 60 ou 90 jours, ils font donc partie de cette catégorie des actifs à court terme. Les actifs circulants comprennent également la trésorerie, les stocks et les placements à court terme.

Les banques, les investisseurs et les comptables examinent les actifs circulants pour évaluer les liquidités de votre entreprise (votre capacité à couvrir des obligations à court terme telles que les salaires et les loyers). Si vous avez trop de comptes débiteurs par rapport aux liquidités réelles, ils peuvent considérer cela comme un signe que vous prenez trop de risques et que vous dépendez trop de vos clients qui vous paient à temps. Les entreprises associent souvent la gestion des comptes débiteurs à des outils tels que Stripe Payment Links et des systèmes de facturation automatisés qui peuvent encourager les clients à payer rapidement. Plus vite le compte débiteur se transforme en espèces, plus votre situation financière devient saine.

Quelle est la différence entre les comptes débiteurs et les comptes fournisseurs ?

Les comptes débiteurs correspondent aux entrées d’argent, tandis que les comptes fournisseurs correspondent aux sorties d’argent. Les comptes fournisseurs correspondent à ce que vous devez à d’autres personnes (par exemple, des fournisseurs, des vendeurs, des sous-traitants). Les comptes débiteurs sont des actifs tandis que les comptes fournisseurs sont des passifs. Par exemple, si votre entreprise est une boulangerie, les comptes débiteurs peuvent inclure une facture que vous avez envoyée à un café local pour la fourniture de pâtisseries, tandis que les comptes fournisseurs peuvent inclure la facture que vous devez payer pour la farine.

Comment les comptes débiteurs sont-ils enregistrés dans la comptabilité ?

Pour suivre les comptes débiteurs, documentez ce qui vous est dû et à quelle date d’échéance, et mettez à jour vos registres lorsque vous recevez un paiement. Voici comment procéder :

• Après la livraison de votre produit ou service, créez et envoyez une facture. Il s’agit de votre demande formelle de paiement, avec des informations telles que le montant, la date d’échéance et les conditions de paiement.

• Dans votre système comptable, enregistrez la vente en débitant le compte débiteur et en créditant le produit de vos ventes. Cela signifie que vous avez gagné le revenu, mais que vous n’avez pas encore reçu les liquidités correspondantes.

• Lors du paiement du client, enregistrez le paiement en débitant votre compte de trésorerie et en créditant le compte débiteur.

• Surveillez les factures en retard pour voir quels clients ont besoin de rappels de suivi. De nombreuses entreprises utilisent un rapport sur l’ancienneté des comptes débiteurs pour classer les factures impayées en fonction de leur ancienneté (par exemple, 30 jours de retard, 60 jours de retard) et donnent la priorité aux factures les plus en retard.

La technologie vous aide à effectuer ces étapes en réduisant les interventions manuelles. Stripe Invoicing permet d’automatiser les rappels de paiement, d’accepter des paiements en ligne et de synchroniser les ventes et les paiements avec votre logiciel comptable.

Quelle est l’incidence des comptes débiteurs sur les états financiers ?

Les comptes débiteurs figurent dans plusieurs états financiers et ont une incidence sur votre situation financière globale. Les outils d’analyse de Stripe peuvent vous aider à observer ces effets d’entraînement : par exemple, vous pouvez savoir combien de temps les clients mettent habituellement pour payer ou comment les tendances des comptes débiteurs affectent vos liquidités au fil du temps.

Voici l’impact des comptes débiteurs sur les états financiers :

• Bilan : les comptes débiteurs sont considérés comme des actif circulants du bilan. Un solde de compte débiteur élevé peut indiquer des ventes solides, mais s’il devient trop important, cela peut entraîner des difficultés à encaisser les paiements.

• Compte de résultat : les revenus liés aux comptes débiteurs apparaissent dans le compte de résultat. Toutes les factures impayées qui se transforment en créances irrécouvrables sont enregistrées en tant que dépenses et réduisent votre revenu net.

• État des flux de trésorerie : les augmentations des comptes débiteurs réduisent vos flux de trésorerie d’exploitation, car ils représentent de l’argent gagné mais pas encore reçu. À l’inverse, les diminutions des comptes débiteurs augmentent votre flux de trésorerie.

Quels sont les défis courants liés à la gestion des comptes débiteurs ?

La gestion des comptes débiteurs peut sembler simple, mais il peut s’agir de l’un des aspects les plus difficiles de la gestion d’une entreprise. Voici quelques difficultés courantes :

• Factures en retard : les retards de paiement perturbent votre trésorerie et peuvent vous empêcher de couvrir vos dépenses. Les rappels automatisés, tels que ceux proposés par Stripe, peuvent permettre de réduire les efforts de suivi des paiements.

• Créances irrécouvrables : Il arrive parfois que les clients ne paient tout simplement pas. L’annulation des créances irrécouvrables réduit directement les bénéfices. Les vérifications de solvabilité et les prépaiements partiels peuvent réduire ce risque.

• Registres incohérents : une mauvaise gestion des comptes débiteurs entraîne l’oubli de factures ou des doubles saisies. Les outils qui intègrent les comptes débiteurs à votre système comptable, comme l’intégration QuickBooks de Stripe, permettent de maintenir des registres précis et à jour.

• Problèmes liés au développement : plus votre entreprise se développe, plus il devient difficile de suivre les comptes débiteurs manuellement. Les fonctions de facturation automatisée et de génération de rapports en temps réel de Stripe peuvent s’adapter à votre entreprise et assurer une gestion efficace des comptes débiteurs.

• Problèmes liés aux paiements : des processus de paiement complexes peuvent entraîner un retard des créances. Le fait de proposer plusieurs options de paiement (p. ex., carte de crédit, virements [ACH]) contribue à éliminer les obstacles. Faites appel à un prestataire de services de paiement tel que Stripe, qui peut prendre en charge un large éventail de moyens de paiement.