หากคุณเคยได้ยินลูกค้าพูดว่า "ส่งใบแจ้งหนี้มาให้ฉัน แล้วฉันจะจ่ายทีหลัง" แสดงว่าคุณเคยจัดการบัญชีลูกหนี้ (AR) แล้ว AR คือเงินที่ติดค้างบริษัทสำหรับสินค้าและบริการที่พวกเขาได้จัดหาให้แล้วแต่ยังไม่ได้รับการชำระเงิน แม้ว่าการชำระเงินเหล่านี้จะเกินกำหนด ซึ่งในปี 2023 เกิดขึ้นกับยอดขายที่ออกใบแจ้งหนี้แบบธุรกิจต่อธุรกิจ (B2B) 55% ในสหรัฐอเมริกา แต่การชำระเงินเหล่านี้จะยังคงอยู่ในบัญชี AR จนกว่าจะได้รับการชำระเงิน

การจัดการ AR ถือเป็นส่วนสำคัญและบางครั้งก็เป็นเรื่องยุ่งยากในการควบคุมการเงินของธุรกิจ ด้านล่างนี้เราจะอธิบายว่า AR ประกอบด้วยอะไรบ้าง บันทึกลงในระบบบัญชีของคุณอย่างไร และเหตุใดจึงสำคัญมากสำหรับธุรกิจ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ลูกหนี้การค้าคืออะไร
  
• ลูกหนี้การค้าจัดอยู่ในประเภทบัญชีใด
  
• ลูกหนี้การค้ากับเจ้าหนี้การค้าแตกต่างกันอย่างไร
  
• มีวิธีบันทึกลูกหนี้การค้าในระบบบัญชีอย่างไร
  
• ลูกหนี้การค้ามีผลกับงบการเงินอย่างไร
  
• ปัญหาที่พบบ่อยในการจัดการลูกหนี้การค้าคืออะไร
  

ลูกหนี้การค้าคืออะไร

บัญชีลูกหนี้คือเงินที่ลูกค้าเป็นหนี้ธุรกิจของคุณสำหรับสินค้าหรือบริการที่พวกเขาได้รับไปแล้ว ตัวอย่างเช่น หากที่ปรึกษาซอฟต์แวร์ทำงานโครงการหนึ่งเสร็จสิ้นและส่งใบแจ้งหนี้เป็นเงิน 10,000 ดอลลาร์สหรัฐ นั่นหมายความว่าตอนนี้มีเงิน 10,000 ดอลลาร์สหรัฐอยู่ในบัญชีลูกหนี้การค้าของพวกเขา โดยรอการเรียกเก็บ แต่ยังไม่พร้อมให้พวกเขาใช้จ่าย

AR พบได้ทั่วไปในธุรกรรมแบบ B2B หรืออุตสาหกรรมที่ลูกค้าคาดว่าจะชําระเงินในภายหลัง ได้มีการตกลงชำระเงินและมีการบันทึกใบแจ้งหนี้หรือเงื่อนไขการชำระเงินเรียบร้อยแล้ว แต่ยังไม่ได้เข้าบัญชีธนาคารของคุณ

บัญชีลูกหนี้จัดอยู่ในประเภทบัญชีใด

ในการทําบัญชี บัญชีลูกหนี้จะจัดเป็นหมุนเวียน สินทรัพย์คือทรัพยากรที่ธุรกิจของคุณเป็นเจ้าของหรือควบคุมซึ่งให้มูลค่าทางเศรษฐกิจ และสินทรัพย์ "หมุนเวียน" หมายถึงสินทรัพย์ที่คาดว่าจะแปลงเป็นเงินสดภายในหนึ่งปี โดยปกติแล้ว AR จะชําระเงินภายใน 30, 60 หรือ 90 วัน ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของหมวดหมู่ระยะสั้น สินทรัพย์หมุนเวียนรวมถึงเงินสด สินค้าคงคลัง และการลงทุนระยะสั้น

ธนาคาร นักลงทุน และนักบัญชีจะตรวจดูสินทรัพย์หมุนเวียนเพื่อประเมินสภาพคล่องของธุรกิจ (ความสามารถในการครอบคลุมหน้าที่ระยะสั้น เช่น บัญชีเงินเดือนและค่าเช่า) หากคุณมี AR มากเกินไปเมื่อเทียบกับเงินสดจริง พวกเขาอาจคิดว่าเป็นสัญญาณว่าคุณใช้จ่ายเกินตัวและพึ่งพาให้ลูกค้าชำระเงินตรงเวลามากเกินไป ธุรกิจมักจับคู่การจัดการ AR เข้ากับเครื่องมือ เช่น Stripe Payment Links และระบบเรียกเก็บเงินอัตโนมัติที่สามารถช่วยกระตุ้นให้ลูกค้าชำระเงินทันที ยิ่ง AR เปลี่ยนเป็นเงินสดได้เร็วเท่าไร สถานะทางการเงินของคุณก็จะดีขึ้นเท่านั้น

ลูกหนี้การค้ากับเจ้าหนี้การค้าแตกต่างกันอย่างไร

ลูกหนี้การค้าคือเงินที่เข้ามา ในขณะที่เจ้าหนี้การค้า (AP)คือเงินที่ออกไป AP คือสิ่งที่คุณคุณต้องจ่ายให้ผู้อื่น (เช่น ซัพพลายเออร์ ผู้ให้บริการ ผู้รับเหมา) AR เป็นสินทรัพย์ ในขณะที่ AP เป็นภาระความรับผิด ตัวอย่างเช่น หากธุรกิจของคุณคือร้านเบเกอรี่ AR อาจรวมใบแจ้งหนี้ที่คุณส่งไปที่ร้านกาแฟในท้องถิ่นเพื่อส่งมอบขนมอบ ในขณะที่ AP อาจรวมบิลที่คุณต้องจ่ายค่าแป้งไว้ด้วย

มีวิธีบันทึกบัญชีลูกหนี้ในระบบบัญชีอย่างไร

หากต้องการติดตามบัญชีลูกหนี้ ให้จัดทำเอกสารว่าคุณมีหนี้เท่าไรและครบกำหนดเมื่อใด แล้วอัปเดตบันทึกของคุณเมื่อคุณได้รับการชำระเงิน ขั้นตอนมีดังต่อไปนี้

• หลังจากจัดส่งผลิตภัณฑ์หรือบริการแล้ว ให้สร้างและส่งใบแจ้งหนี้ นี่คือคำขอชำระเงินอย่างเป็นทางการของคุณ พร้อมรายละเอียด เช่น จำนวนเงิน วันครบกำหนด และเงื่อนไขการชำระเงิน

• ในระบบบัญชีของคุณ บันทึกการขายโดยการเพิ่ม AR และลดรายรับจากการขาย ข้อมูลนี้แสดงว่าคุณมีรายได้ แต่ยังไม่ได้รับเงินสด

• เมื่อลูกค้าชำระเงิน ให้บันทึกการชำระเงินโดยหักจากบัญชีเงินสดและลด AR

• ติดตามใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระเพื่อดูว่าต้องติดตามเรื่องจากลูกค้ารายใดบ้าง ธุรกิจจำนวนมากใช้รายงานอายุหนี้ AR เพื่อจัดหมวดหมู่ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระตามระยะเวลาที่ค้างชำระ (เช่น ค้างชำระ 30 วัน ค้างชำระ 60 วัน) และให้ความสำคัญของใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระมากที่สุด

เทคโนโลยีสามารถช่วยดำเนินการตามขั้นตอนเหล่านี้โดยที่ไม่ต้องมีการลงมือทำด้วยตนเองมากนัก Stripe Invoicing สามารถทำการแจ้งเตือนการชำระเงินอัตโนมัติ รับชำระเงินออนไลน์ และซิงค์การขายและการชำระเงินกับซอฟต์แวร์บัญชีของคุณได้

บัญชีลูกหนี้มีผลกับงบการเงินอย่างไร

บัญชีลูกหนี้ปรากฏอยู่ในงบการเงินหลายรายการและส่งผลกระทบต่อสถานะทางการเงินโดยรวมของคุณ เครื่องมือวิเคราะห์ของ Stripe ช่วยให้คุณสังเกตผลกระทบแบบลูกโซ่เหล่านี้ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถติดตามว่าลูกค้ามักใช้เวลาชำระเงินนานเพียงใด หรือดูว่าแนวโน้มของ AR ส่งผลต่อสภาพคล่องของคุณอย่างไรในแต่ละช่วงเวลา

สิ่งที่ AR ส่งผลต่องบการเงินมีดังนี้

• งบดุล: AR จะแสดงภายใต้สินทรัพย์หมุนเวียนในงบดุล ยอด AR ที่สูงอาจบ่งชี้ถึงยอดขายที่แข็งแกร่ง แต่หากสูงเกินไป ก็อาจหมายถึงปัญหาในการเรียกเก็บเงิน

• งบกำไรขาดทุน: รายรับที่ผูกกับ AR จะปรากฏในใบแจ้งยอดรายรับ ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระใดๆ ที่กลายเป็นหนี้เสียจะถูกบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายและลดรายได้สุทธิของคุณ

• งบกระแสเงินสด: การเพิ่มขึ้นของ AR จะลดกระแสเงินสดจากการดําเนินงาน เนื่องจากเป็นรายได้ที่ยังไม่ได้รับ ในทางกลับกัน การลดลงของ AR จะเพิ่มกระแสเงินสดของคุณ

ความท้าทายที่พบบ่อยในการจัดการลูกหนี้การค้าคืออะไร

การจัดการบัญชีลูกหนี้อาจฟังดูตรงไปตรงมา แต่อาจเป็นหนึ่งในส่วนที่ยากกว่าในการดําเนินธุรกิจ ความท้าทายที่พบบ่อยมีดังนี้

• ใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระ: การชำระเงินล่าช้าทำให้กระแสเงินสดหยุดชะงักและอาจทำให้คุณประสบปัญหาด้านค่าใช้จ่าย การแจ้งเตือนอัตโนมัติ เช่น การแจ้งเตือนโดย Stripe จะช่วยแบ่งเบาภาระในการติดตามการชำระเงิน

• หนี้เสีย: บางครั้งลูกค้าก็ไม่ชําระเงิน การตัดหนี้สูญออกไปจะส่งผลให้กำไรลดลงโดยตรง การตรวจสอบเครดิตและการชําระเงินล่วงหน้าบางส่วนสามารถลดความเสี่ยงนี้ได้

• บันทึกที่ไม่สอดคล้องกัน: AR ที่มีการจัดการไม่ถูกต้องจะนําไปสู่ใบแจ้งหนี้ที่ค้างชําระหรือรายการซ้ําซ้อน เครื่องมือที่ผสานการทํางาน AR เข้ากับระบบการทําบัญชีของคุณ เช่น การผสานการทํางาน QuickBooks ของ Stripe จะเก็บบันทึกข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน

• ปัญหาด้านการขยายธุรกิจ: ยิ่งธุรกิจเติบโตขึ้น ก็จะติดตาม AR ด้วยตนเองได้ยากมากขึ้นเท่านั้น การออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติและการรายงานแบบเรียลไทม์ของ Stripe สามารถปรับขนาดตามธุรกิจของคุณและช่วยให้การจัดการ AR มีประสิทธิภาพ

• ปัญหาการชําระเงิน: กระบวนการชำระเงินที่ซับซ้อนอาจทำให้การรับเงินล่าช้า การให้บริการตัวเลือกการชําระเงินที่หลากหลาย (เช่น บัตรเครดิต, การโอนเงินแบบ [ACH]) จะช่วยกําจัดอุปสรรค เลือกผู้ประมวลผลการชําระเงิน เช่น Stripe ที่รองรับวิธีการชําระเงินอันหลากหลาย