Als je ooit een klant hebt gehad die zei "Stuur me de factuur, dan betaal ik later", dan heb je debiteurendebiteuren afgehandeld. Debiteuren is het geld dat bedrijven verschuldigd zijn voor goederen en diensten die ze al hebben geleverd, maar waarvoor ze nog niet zijn betaald. Zelfs wanneer deze betalingen achterstallig worden, wat in 2023 gebeurde voor 55% van alle gefactureerde omzet van B2B-facturen (business-to-business) in de Verenigde Staten, blijven ze in debiteuren totdat ze worden betaald.

Het beheer van debiteuren is een belangrijk en soms lastig aspect van het onder controle houden van de bedrijfsfinanciën. Hieronder bespreken we wat debiteuren precies inhoudt, hoe het wordt vastgelegd in je boekhoudsysteem en waarom het zo belangrijk is voor een bedrijf.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is debiteuren?
  
• Tot welk type rekening behoort debiteuren?
  
• Wat is het verschil tussen debiteuren en crediteuren?
  
• Hoe wordt debiteuren vastgelegd in de boekhouding?
  
• Welke impact heeft debiteuren jaarrekeningen?
  
• Wat zijn veelvoorkomende uitdagingen bij het beheren van debiteuren?
  

Wat is debiteuren?

Debiteuren is het geld dat klanten aan je bedrijf verschuldigd zijn voor goederen of diensten die ze al hebben ontvangen. Als een softwareconsultant bijvoorbeeld een project voltooit en een factuur stuurt voor $ 10.000, dan is dat $ 10.000 die nu in zijn debiteuren staat en wachtend om te worden geïnd, maar nog niet beschikbaar is voor uitgave.

Debiteuren is gebruikelijk bij B2B-transacties of branches waar klanten verwachten later te betalen. De betaling is al overeengekomen en gedocumenteerd met een factuur of betalingsvoorwaarden, maar de betaling is nog niet bijgeschreven op je bankrekening.

Tot welk type rekening behoort debiteuren?

In de boekhouding wordt debiteur aangemerkt als vlottende activa. Activa zijn middelen die je bedrijf bezit of beheert en die economische waarde bieden, en 'vlotte' activa verwijzen specifiek naar activa die naar verwachting binnen een jaar in geld zullen worden omgezet. Debiteuren wordt doorgaans binnen 30, 60 of 90 dagen betaald, waardoor het deel uitmaakt van de kortetermijncategorie. Vlottende activa omvatten ook contant geld, voorraden en kortetermijninvesteringen.

Banken, investeerders en accountants kijken naar vlottende activa om de liquiditeit van je bedrijf te beoordelen (je vermogen om kortetermijnverplichtingen zoals salarisadministratie en huur te dekken). Als je te veel debiteuren hebt ten opzichte van daadwerkelijk contant geld, kunnen ze dit beschouwen als een teken dat je te hoge uitgaven hebt en te afhankelijk bent van je klanten die op tijd betalen. Bedrijven combineren debiteurenbeheer vaak met tools zoals Stripe Payment Links en geautomatiseerde facturatiesystemen die klanten kunnen aanmoedingen om snel te betalen. Hoe sneller debiteuren wordt omgezet in geld, hoe gezonder je financiële positie wordt.

Wat is het verschil tussen debiteuren en crediteuren?

Debiteuren is geld dat binnenkomt, terwijl crediteuren geld is dat eruit gaat. Crediteuren is wat ke aan anderen verschuldigd bent (bijvoorbeeld leveranciers, verkopers, aannemers). Debiteuren is een asset, terwijl crediteuren een aansprakelijkheid is. Als je bedrijf bijvoorbeeld een bakkerij is, kan debiteuren een factuur bevatten die je naar een lokaal café hebt gestuurd voor het leveren van gebak, terwijl crediteuren de factuur kan bevatten die je voor meel moet betalen.

Hoe wordt debiteuren vastgelegd in de boekhouding?

Om debiteuren bij te houden, moet je vastleggen wat je verschuldigd bent en wanneer je betalen, en je gegevens bijwerken wanneer je een betaling ontvangt. Hier lees je hoe je dit doet.

• Maak en verstuur een factuur nadat je je product of dienst hebt geleverd. Dit is je formele verzoek tot betaling, met gegevens zoals het bedrag, de vervaldatum en de betalingsvoorwaarden.

• Leg de verkoop vast in je boekhoudsysteem door debiteuren te debiteren en je verkoopomzet te crediteren. Dit geeft aan dat je de inkomsten hebt verdiend, maar het geld nog niet hebt ontvangen.

• Wanneer de klant betaalt, leg je de betaling vast door een bedrag van je kasrekening te debiteren en debiteuren te crediteren.

• Controleer achterstallige facturen om te zien welke klanten herinneringen nodig hebben. Veel bedrijven gebruiken een ouderdomsrapport voor debiteuren om niet-betaalde facturen te categoriseren op basis van hoelang ze achterstallig zijn (bijvoorbeeld 30 dagen te laat, 60 dagen te laat). Daarbij geven ze prioriteit aan de facturen die het langst achterstallig zijn.

Technologie kan helpen om deze stappen uit te voeren met minder handmatige tussenkomst. Met Stripe Invoicing kun je betalingsherinneringen automatiseren, online betalingen accepteren en verkopen en betalingen synchroniseren met je boekhoudsoftware.

Welke impact heeft debiteuren jaarrekeningen?

Debiteuren worden in meerdere jaarrekeningen vermeld en zijn van invloed op je algehele financiële positie. De analysetools van Stripe kunnen je helpen deze domino-effecten te observeren. Je kunt bijvoorbeeld bijhouden hoelang klanten er gewoonlijk over doen om te betalen of zien hoe debiteurentrends je liquiditeit in de loop van de tijd beïnvloeden.

De impact van debiteuren op jaarrekeningen is als volgt:

• Balans: Debiteuren wordt op de balans opgenomen onder de vlottende activa. Een hoog debiteurensaldo kan duiden op een sterke verkoop, maar als het te hoog wordt, kan dit problemen opleveren bij het innen van betalingen.

• Resultatenrekening: Inkomsten die zijn gekoppeld aan debiteuren worden weergegeven in de resultatenrekening. Onbetaalde facturen die worden omgezet in oninbare vorderingen, worden vastgelegd als uitgaven en verlagen je netto-inkomsten.

• Kasstroomoverzicht: Een toename van de debiteuren vermindert je kasstroom uit bedrijfsactiviteiten, omdat het gaat om geld dat je hebt verdiend maar nog niet hebt ontvangen. Omgekeerd verhoogt een afname van debiteuren je kasstroom.

Wat zijn veelvoorkomende uitdagingen bij het beheren van debiteuren?

Debiteurenbeheer klinkt misschien eenvoudig, maar het kan een van de moeilijkere onderdelen van het voeren van een bedrijf zijn. Hier zijn enkele veelvoorkomende uitdagingen:

• Achterstallige facturen: Achterstallige betalingen verstoren de kasstroom en kunnen ervoor zorgen dat je moeite hebt om je uitgaven te dekken. Geautomatiseerde herinneringen, zoals die van Stripe, kunnen de moeite van het najagen van betalingen tot een minimum beperken.

• Oninbare vorderingen: Soms betalen klanten gewoon niet. Het afschrijven van oninbare vorderingen verlaagt direct de winst. Kredietcontroles en gedeeltelijke vooruitbetalingen kunnen dit risico verlagen.

• Inconsistente administratie: Slecht beheerde debiteuren leidt tot gemiste facturen of dubbele boekingen. Tools die debiteuren integreren met je boekhoudsysteem, zoals de QuickBooks-integratie van Stripe, kunnen de administratie nauwkeurig en up-to-date houden.

• Schalingsproblemen: Hoe meer je bedrijf groeit, hoe moeilijker het wordt om debiteuren handmatig bij te houden. Met geautomatiseerde facturatie en realtime rapportage van Stripe kun je met je bedrijf meeschalen en debiteurenbeheer efficiënt houden.

• Betalingsproblemen: Gecompliceerde betalingsprocessen kunnen vertragingen veroorzaken. Het aanbieden van meerdere betaalopties (bijvoorbeeld creditcard, ACH-overschrijvingen [Automated Clearing House]) neemt obstakels weg. Kies een betalingsverwerker zoals Stripe die een breed scala aan methoden ondersteunt.