Se alguma vez um cliente disser: "Envie-me a fatura e eu pagarei depois", então você já lidou com contas a receber. As contas a receber são os valores devidos às empresas por bens e serviços que elas já forneceram, mas ainda não foram pagas. Mesmo quando esses pagamentos vencem – o que, em 2023, ocorreu em 55% de todas as vendas faturadas entre empresas (B2B) nos Estados Unidos, eles permanecem nas AR até que sejam pagos.

Gerenciar as contas a receber é um aspecto importante e, às vezes, complicado de manter as finanças empresariais sob controle. Abaixo, discutimos exatamente o que as contas a receber incluem, como elas são registradas no seu sistema contábil e por que são tão importantes para uma empresa.

O que há neste artigo?

• O que são contas a receber?
  
• A que tipo de conta pertencem as contas a receber?
  
• Qual é a diferença entre contas a receber e contas a pagar?
  
• Como as contas a receber são registradas na contabilidade?
  
• Como as contas a receber impactam as demonstrações financeiras?
  
• Quais são os desafios comuns na gestão de contas a receber?
  

O que são contas a receber?

Contas a receber é o dinheiro que os clientes devem à sua empresa por bens ou serviços já recebidos. Por exemplo, se um consultor de software conclui um projeto e envia uma fatura no valor de US$ 10.000, são US$ 10.000 nas contas a receber dele – esperando para serem coletados, mas ainda não disponíveis para serem gastos.

As contas a receber são comuns em transações B2B ou setores em que os clientes esperam pagar depois. O pagamento já foi acordado e documentado com uma fatura ou termos de pagamento, mas ainda não entrou na sua conta bancária.

A que tipo de conta pertencem as contas a receber?

Na contabilidade, as contas a receber são classificadas como um ativo circulante. Ativos são recursos que sua empresa possui ou controla que fornecem valor econômico, e ativos "atuais" se referem especificamente àqueles que devem ser convertidos em dinheiro dentro de um ano. Normalmente, as contas a receber são pagas em 30, 60 ou 90 dias, o que as torna parte da categoria de curto prazo. O ativo circulante também inclui caixa, estoque e investimentos de curto prazo.

Bancos, investidores e contadores analisam o ativo atual para avaliar a liquidez da empresa (sua capacidade de cobrir obrigações de curto prazo, como folha de pagamento e aluguel). Se você tem muitas contas a receber em relação ao dinheiro real, eles podem considerar isso um sinal de que você está sobrecarregado e depende demais dos clientes que pagam em dia. Muitas vezes, as empresas associam o gerenciamento de contas a receber com ferramentas como o Stripe Payment Links e sistemas de faturamento automatizados que podem ajudar a incentivar os clientes a pagar prontamente. Quanto mais rápido as contas a receber se transformam em dinheiro, mais saudável sua situação financeira se torna.

Qual é a diferença entre contas a receber e contas a pagar?

Contas a receber é dinheiro que entra, enquanto contas a pagar é dinheiro que sai. As contas a pagar é o que você deve a outros (por exemplo, fornecedores, fornecedores, contratados). As contas a receber são um ativo, enquanto as contas a pagar são um passivo. Por exemplo, se você tem uma padaria, as contas a receber podem incluir uma fatura que você enviou a um café local para fornecer doces, enquanto as contas a pagar podem incluir a conta que você precisa pagar pela farinha.

Como as contas a receber são registradas na contabilidade?

Para controlar as contas a receber, documente o que você tem a receber e o vencimento e atualize seus registros quando receber o pagamento. Veja como fazer isso:

• Após a entrega do produto ou serviço, crie e envie uma fatura. Essa é a sua solicitação formal de pagamento, com detalhes como valor, data de vencimento e termos de pagamento.

• Em seu sistema contábil, registre a venda debitando as contas a receber e creditando sua receita de vendas. Isso indica que você gerou a receita, mas ainda não recebeu o dinheiro.

• Quando o cliente pagar, registre o pagamento debitando sua conta em dinheiro e creditando as contas a receber.

• Monitore faturas vencidas para ver quais clientes precisam de lembretes de acompanhamento. Muitas empresas usam um relatório de contas a receber vencidas para categorizar faturas não pagas por tempo de atraso (ex.: 30 dias vencidos, 60 dias vencidos) e priorizam as faturas mais vencidas.

A tecnologia pode ajudar a completar essas etapas com menos intervenção manual. O Stripe Invoicing pode automatizar lembretes de pagamento, aceitar pagamentos online e sincronizar vendas e pagamentos com seu software de contabilidade.

Como as contas a receber afetam as demonstrações financeiras?

As contas a receber aparecem em vários demonstrativos financeiros e afetam sua posição financeira geral. As ferramentas de análise da Stripe podem ajudar a observar esses efeitos em cascata: por exemplo, é possível acompanhar quanto tempo os clientes costumam demorar para pagar ou ver como as tendências de contas a receber afetam sua liquidez ao longo do tempo.

Veja como as contas a receber impactam as demonstrações financeiras:

• Balanço patrimonial: as contas a receber estão listadas no ativo circulante do balanço patrimonial. Um saldo de contas a receber alto pode indicar vendas fortes, mas, se crescer demais, pode significar problemas para cobrar pagamentos.

• Declaração de renda: a receita vinculada às contas a receber aparece na declaração de renda. Todas as faturas não pagas que se transformam em dívidas incobráveis são registradas como despesas e reduzem seu lucro líquido.

• Demonstração do fluxo de caixa: aumentos nas contas a receber reduzem o fluxo de caixa das suas operações pois representa o dinheiro ganho, mas ainda não recebido. Por outro lado, uma diminuição nas contas a receber aumenta seu fluxo de caixa.

Quais são os desafios comuns no gerenciamento de contas a receber?

Gerenciar contas a receber pode parecer simples, mas é uma das partes mais difíceis da administração de uma empresa. Veja alguns desafios comuns:

• Faturas vencidas: pagamentos atrasados atrapalham o fluxo de caixa e podem deixar você com dificuldades para arcar com as despesas. Lembretes automáticos, como os ativados por Stripe, podem minimizar o esforço de correr atrás de pagamentos.

• Dívidas incobráveis: às vezes, os clientes simplesmente não pagam. A anulação de dívidas incobráveis reduz diretamente os lucros. Verificações de crédito e pagamentos antecipados parciais podem reduzir esse risco.

• Registros inconsistentes: a gestão incorreta das contas a receber resulta em faturas perdidas ou entradas duplas. Ferramentas que integram as contas a receber ao seu sistema de contabilidade, como a integração da Stripe com o QuickBooks, podem manter os registros precisos e atualizados.

• Problemas de escala: quanto mais sua empresa cresce, mais difícil se torna rastrear as contas a receber manualmente. O faturamento automatizado e os relatórios em tempo real da Stripe podem acompanhar a produtividade da empresa e manter o gerenciamento de contas a receber eficiente.

• Problemas de pagamento: processos de pagamento complicados podem atrasar os recebíveis. Oferecer várias opções de pagamento (por exemplo, cartão de crédito, transferências [ACH]) remove barreiras. Escolha um processador de pagamentos, como a Stripe, que aceite inúmeras formas de pagamento.