Die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) ist für die meisten Unternehmen in Italien obligatorisch. Um eine solche Rechnung auszustellen, benötigen Sie die entsprechende Software oder den Webservice und spezifische Informationen wie den Unternehmensnamen, die Adresse, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und den Empfängercode des Unternehmens, der eines der Schlüsselelemente ist, die eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) von einer Papierrechnung unterscheiden. In diesem Artikel erfahren Sie, was der Empfängercode ist, welchen Zweck er erfüllt, wo Sie den Empfängercode einer Kundin/eines Kunden finden und wie Sie Ihren eigenen erhalten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist der Empfängercode für die elektronische Rechnungsstellung?
  
• Empfängercode für Rechnungen an Einzelpersonen
  
• Empfängercode für ausländische Kundinnen/Kunden
  
• Wie erhalte ich einen Empfängercode für mein Unternehmen?
  
• Wo finde ich den Empfängercode einer Kundin/eines Kunden?
  
• Was sind die Unterschiede zwischen einem eindeutigen Code und einem Empfängercode?
  

Was ist der Empfängercode für die elektronische Rechnungsstellung?

Der Empfängercode – auch SdI-Empfängercode oder SDI-Code genannt – ist eine 7-stellige alphanumerische Kennung, die mit dem Austauschsystem der italienischen Steuerbehörde (Agenzia delle Entrate) verknüpft ist. Er wird verwendet, um die korrekte Zustellung einer E-Rechnung an Freiberufler/innen oder Gewerbetreibende sicherzustellen. Der Empfängercode identifiziert die Software oder den Webservice, die Rechnungsempfänger/innen verwenden, sodass diese Rechnungen in ihrem E-Invoicing-Managementsystem empfangen können.

Kann eine E-Rechnung ohne Empfängercode zugestellt werden?

Sie haben weiterhin die Möglichkeit, eine E-Rechnung auf folgende Weise zu versenden:

• Verwenden Sie die zertifizierte E-Mail-Adresse (PEC), falls vorhanden: Geben Sie beim Ausfüllen der Rechnung „0000000“ in das Feld „Empfängercode“ ein und die von der Kundin/vom Kunden angegebene PEC-Adresse in das PEC-Empfängerfeld. Wenn die PEC-Adresse unbekannt ist, können Sie sie von Unternehmen und Freiberuflerinnen/Freiberuflern über das INI-PEC-Portal finden, indem Sie andere bekannte Kundeninformationen eingeben.

• Geben Sie den Empfängercode „0000000“ ein, wenn es sich bei der Kundin/dem Kunden um eine Einzelperson ohne elektronische Adresse (PEC oder Empfängercode) handelt. In diesem Fall muss die Kundin/der Kunde darüber informiert werden, dass die E-Rechnung in ihrem/seinem eingeschränkten Bereich „Konsultation“ im Portal Rechnungen und Belege (Fatture e Corrispettivi) der italienischen Steuerbehörde zugänglich ist.

Was passiert, wenn ich den SDI-Empfängercode falsch eingebe?

Solange der Steuercode oder die Umsatzsteuernummer korrekt eingegeben wird, erhält die Kundin/der Kunde die Rechnung trotzdem. Anstatt sie jedoch in ihrer Verwaltungssoftware anzuzeigen, müssen Sie sie über ihr Dashboard im Portal für Rechnungen und Belege abrufen.

Empfängercode für Rechnungen an Einzelpersonen

Einzelpersonen ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer benötigen keinen Empfängercode und keine PEC-Adresse. So stellen Sie eine E-Rechnung ohne Empfängercode für Privatpersonen aus:

• Geben Sie im Empfängercode-Feld „0000000“ ein.
  
• Lassen Sie das Feld „Umsatzsteuer-Identifikationsnummer“ leer, da die Kundin/der Kunde keines hat, und füllen Sie stattdessen nur das Feld für die Steueridentifikationsnummer aus.
  
• Lassen Sie das PEC-Feld leer.
  

Das Austauschsystem übermittelt dann die E-Rechnung an die Kundin/den Kunden, der sie in seinem Dashboard auf der Website der italienischen Steuerbehörde einsehen kann. An diesem Punkt müssen Sie Folgendes tun:

• Informieren Sie die Kundin/den Kunden, dass er/sie die E-Rechnung in ihrem/seinem Dashboard auf der Website der italienischen Steuerbehörde einsehen kann.
  
• Stellen Sie der Kundin/dem Kunden eine Kopie der Rechnung als Papierausdruck oder in einem digitalen Format zur Verfügung, z. B. als PDF, die per E-Mail gesendet wird.
  

Empfängercode für ausländische Kundinnen/Kunden

Für ausländische Kundinnen/Kunden – unabhängig davon, ob es sich um Unternehmen oder Einzelpersonen ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer handelt und ob sie sich innerhalb der Europäischen Union (EU) oder in einem Nicht-EU-Land befinden – ist der anzugebende Empfängercode „XXXXXXX“.

Beachten Sie, dass E-Rechnungen im XML-Format (Extensible Markup Language) nicht direkt an ausländische Kundinnen/Kunden zugestellt werden, da sie sich im Ausland befinden. In diesem Fall ist es wichtig, eine Rechnungskopie in Papierform oder digital auszufertigen.

Mit zunehmendem Unternehmenswachstum kann die Verwaltung des Rechnungsstellungsprozesses komplex werden. Es gibt einige Tools, die bei der Automatisierung dieses Prozesses helfen können, wie z. B. Stripe Invoicing, eine umfassende und flexible Rechnungsplattform, mit der Sie Rechnungen für einmalige und wiederkehrende Zahlungen erstellen und versenden können. Mit Stripe Invoicing sparen Sie Zeit und kommen schneller an Ihre Zahlungen. 87 % aller Stripe Rechnungen werden innerhalb von 24 Stunden eingezogen. Dank der Drittanbieter-Integrationen können Sie Stripe Invoicing auch für die obligatorische elektronische Rechnungsstellung nutzen.

Wie erhalte ich einen Empfängercode für mein Unternehmen?

Wenn Ihr Unternehmen verpflichtet ist, Rechnungen elektronisch zu empfangen, wird Ihr Empfängercode Software oder Webdiensten zugewiesen, die über eine akkreditierte elektronische Verbindung mit der italienischen Steuerbehörde für den Versand und Empfang von E-Rechnungen verfügen. Dieser Code wird von dem Unternehmen bereitgestellt, das die Software oder Dienstleistung für die elektronische Rechnungsstellung bereitstellt.

Sobald Sie den Empfängercode erhalten haben, sollten Sie ihn sofort bei der italienischen Steuerbehörde registrieren, indem Sie im Abschnitt „Rechnungen und Steuern“ die Option „Registrierung der E-Mail-Adresse für den Empfang aller elektronischen Rechnungen“ auswählen. Dadurch wird sichergestellt, dass die italienische Steuerbehörde die von der E-Invoicing-Software ausgestellten Rechnungen korrekt zustellen kann, auch wenn der Empfängercode fehlt oder falsch eingegeben wurde.

Wo finde ich den Kunden-Empfängercode?

Es ist ratsam, Kundinnen/Kunden nach ihrem Empfängercode zu fragen, wenn sie diesen nicht angegeben haben. Wenn Sie über eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügen, können Sie sich alternativ über das Portal für Rechnungen und Belege der italienischen Steuerbehörde beim Öffentlichen System für digitale Identität (SPID, dem elektronischen Personalausweis (Carta di Identità Elettronica, CIE) oder der Nationalen Dienstekarte (Carta Nazionale dei Servizi, CNS) anmelden. Erstellen Sie anschließend eine Rechnung, geben Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Kundin/des Kunden ein und klicken Sie auf „Stamm- und Registrierungsdaten abrufen“. Die Software ruft die Daten der Kundin/des Kunden, einschließlich des Empfängercodes, automatisch aus dem Steuerregister ab.

Was ist der Unterschied zwischen einem eindeutigen Code und einem Empfängercode?

Neben dem Empfängercode, der zum Senden und Empfangen von E-Rechnungen zwischen Einzelpersonen verwendet wird, gibt es einen eindeutigen Code für die elektronische Rechnungsstellung. Stimmt der eindeutige Code mit dem Empfängercode überein? Nein, der eindeutige Code wird speziell für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Stellen verwendet. Es handelt sich um eine 6-stellige alphanumerische Sequenz, die eine bestimmte Stelle innerhalb der öffentlichen Einrichtung eindeutig identifiziert. Er wird auch als eindeutiger Bürocode oder IPA-Code (Index of Public Administrations) bezeichnet.

Der eindeutige Code ermöglicht es dem Austauschsystem der italienischen Steuerbehörde, die entsprechende öffentliche Einrichtung für eine E-Rechnung zu identifizieren und sicherzustellen, dass sie korrekt adressiert wird. Eine öffentliche Einrichtung kann mehrere eindeutige Codes haben, die jeweils einem anderen Büro innerhalb der Organisation entsprechen. Der eindeutige Code ist für die E-Rechnung obligatorisch und muss in das Feld „Empfängercode“ eingegeben werden.

Hier sind die Hauptunterschiede zwischen dem eindeutigen Code und dem Empfängercode:

• Der Empfängercode wird für Business-to-Business(B2B)- oder Business-to-Consumer(B2C)-Rechnungen (zwischen Privatparteien) verwendet, während der eindeutige Code für Rechnungen verwendet wird, die an die öffentliche Verwaltung gerichtet sind.
  
• Der Empfängercode besteht aus 7 alphanumerischen Zeichen, während der eindeutige Code aus 6 alphanumerischen Zeichen besteht.
  
• Es ist möglich, den Empfängercode durch eine PEC-Adresse zu ersetzen, aber für den eindeutigen Code ist dies nicht möglich.
  
• Der Empfängercode ist keine eindeutige Kennung für ein bestimmtes Unternehmen; Stattdessen wird der Vermittler identifiziert, den ein Unternehmen für den Empfang von E-Rechnungen wählt, z. B. eine Verwaltungssoftware oder einen E-Invoicing-Dienst. Verschiedene Unternehmen haben möglicherweise denselben Empfängercode, wenn sie dieselbe Software verwenden.
  
• Im Gegensatz zum eindeutigen Code ist der Empfängercode nicht verpflichtend, da ein Unternehmen wählen kann, ob es E-Rechnungen über PEC erhalten oder über das Portal für Rechnungen und Belege auf der Website der italienischen Steuerbehörde darauf zugreifen möchte.