Elektronische facturatie is voor de meeste bedrijven in Italië verplicht. Voor de uitgifte van elektronische facturen heb je de juiste software of webservice nodig, evenals specifieke informatie zoals de bedrijfsnaam, het adres, het btw-nummer en de ontvangerscode van de onderneming. De ontvangerscode is een van de belangrijkste elementen die een elektronische factuur (e-factuur) onderscheidt van een papieren factuur. In dit artikel wordt uitgelegd wat de ontvangerscode is, waarvoor deze code is bedoeld, waar je de ontvangerscode van een klant kunt vinden en hoe je er zelf een kunt krijgen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een ontvangerscode voor elektronische facturatie?
  
• Ontvangerscode voor facturen aan particulieren
  
• Ontvangerscode voor buitenlandse klanten
  
• Hoe krijg ik een ontvangerscode voor mijn bedrijf?
  
• Waar vind ik de ontvangerscode van een klant?
  
• Wat zijn de verschillen tussen een unieke code en een ontvangerscode?
  

Wat is een ontvangerscode voor elektronische facturatie?

De ontvangerscode, ook wel SdI-code genoemd, is een identificatiecode van 7 alfanumerieke tekens die is gekoppeld aan het uitwisselingssysteem van de Italiaanse belastingdienst (Agenzia delle Entrate). Deze code wordt gebruikt om correcte levering van een e-factuur aan een particuliere professional of onderneming te garanderen. Met de ontvangerscode wordt de software of webservice geïdentificeerd die wordt gebruikt door de ontvanger van de factuur, zodat deze facturen kan ontvangen in zijn beheersysteem voor elektronische facturatie.

Kan een e-factuur worden geleverd zonder ontvangerscode?

Je kunt een e-factuur nog steeds op de volgende manieren versturen:

• Gebruik het gecertificeerde e-mailadres (PEC) als dat beschikbaar is: voer bij het invullen van de factuur "0000000" in het veld voor de ontvangerscode in, en het PEC-adres dat door de klant is opgegeven in het veld voor de PEC-ontvanger. Als je het PEC-adres niet weet, kun je via het INI-PEC-portaal het PEC-adres van ondernemingen en professionals vinden door andere bekende klantgegevens in te voeren.

• Voer als ontvangerscode "0000000" in als de klant een natuurlijke persoon is zonder elektronisch adres (PEC of ontvangerscode). Informeer in dit geval de klant dat de e-factuur toegankelijk is in de beperkte sectie voor "Consultatie" op het portaal voor facturen en ontvangstbewijzen (Fatture e Corrispettivi) van de Italiaanse belastingdienst.

Wat gebeurt er als ik de SdI-ontvangerscode verkeerd invoer?

Als de belastingcode of het btw-nummer van de klant wel correct is ingevoerd, ontvangt de klant de factuur gewoon. De klant kan de factuur echter niet in zijn beheersoftware bekijken, maar moet deze ophalen uit zijn dashboard op het portaal voor facturen en ontvangstbewijzen.

Ontvangerscode voor facturen aan particulieren

Mensen zonder btw-nummer hebben geen ontvangerscode of PEC-adres nodig. Ga als volgt te werk om een e-factuur aan particulieren uit te geven zonder ontvangerscode:

• Voer '0000000' in het veld met de ontvangerscode in.
  
• Laat het veld met het btw-nummer leeg omdat de klant er geen heeft, en vul in plaats daarvan alleen het veld met het belastingidentificatienummer in.
  
• Laat het PEC-veld leeg.
  

Het uitwisselingssysteem bezorgt vervolgens de e-factuur bij de klant, die deze kan bekijken op zijn dashboard op de website van de Italiaanse belastingdienst. Op dat moment moet je het volgende doen:

• Laat de klant weten dat hij de e-factuur kan bekijken op zijn dashboard op de website van de Italiaanse belastingdienst.
  
• Stuur de klant een kopie van de factuur; dat kan zowel een papieren kopie of een digitale kopie zijn, zoals een pdf die je per e-mail stuurt.
  

Ontvangerscode voor buitenlandse klanten

Voor buitenlandse klanten moet je als ontvangerscode "XXXXXXX" opgeven. Dit geldt zowel voor ondernemingen als particulieren zonder btw-nummer en zowel voor klanten in de Europese Unie (EU) als daarbuiten.

Houd er rekening mee dat e-facturen in XML-indeling (Extensible Markup Language) niet rechtstreeks aan buitenlandse klanten worden geleverd, omdat ze zich in het buitenland bevinden. In dit geval is het belangrijk om een papieren of digitale kopie van de factuur te sturen.

Naarmate je onderneming groeit, kan het beheer van het facturatieproces behoorlijk complex worden. Sommige tools kunnen helpen om dit proces te automatiseren, zoals Stripe Invoicing, een uitgebreid en flexibel facturatieplatform waarmee je facturen voor zowel eenmalige als terugkerende betalingen kunt maken en verzenden. Met Stripe Invoicing bespaar je tijd en word je sneller betaald: 87% van Stripe facturen wordt binnen 24 uur bijgeschreven. Dankzij integraties van derden kun je Stripe Invoicing ook gebruiken voor verplichte e-facturatie.

Hoe krijg ik een ontvangerscode voor mijn bedrijf?

Als je onderneming verplicht is om facturen elektronisch te ontvangen, wordt je ontvangerscode toegewezen aan software of webservices die beschikken over een geaccrediteerde elektronische link met de Italiaanse belastingdienst voor het verzenden en ontvangen van e-facturen. Deze code wordt beschikbaar gesteld door de onderneming die de software of dienst voor elektronische facturatie levert.

Zodra je de ontvangerscode hebt ontvangen, moet je deze onmiddellijk registreren bij de Italiaanse belastingdienst, Ga daarvoor naar het gedeelte voor facturen en belastingen en selecteer de optie voor registratie van het elektronische adres voor ontvangst van alle elektronische facturen. Hierdoor is de Italiaanse belastingdienst in staat om de facturen die door de software voor e-facturatie zijn uitgegeven, correct af te leveren, zelfs als de ontvangerscode ontbreekt of onjuist is ingevoerd.

Waar vind ik de ontvangerscode van een klant?

Het is raadzaam om klanten om hun ontvangerscode te vragen als ze deze niet hebben opgegeven. Als je een btw-nummer hebt, kun je ook naar het portaal voor facturen en ontvangstbewijzen van de Italiaanse belastingdienst gaan. Daar kun je je aanmelden via het openbare digitale identiteitssysteem (SPID), de elektronische identiteitskaart (Carta di Identità Elettronica, CIE) of de nationale dienstkaart (Carta Nazionale dei Servizi, CNS). Maak vervolgens een factuur, voer het btw-nummer van de klant in en klik op de optie voor het ophalen van stam- en registratiegegevens. De software haalt automatisch de gegevens van de klant, inclusief de ontvangerscode, uit het belastingregister op.

Wat zijn de verschillen tussen een unieke code en een ontvangerscode?

Naast de ontvangerscode, die wordt gebruikt om e-facturen tussen particulieren te verzenden en te ontvangen, is er een unieke code die specifiek is voor e-facturatie. Zijn de unieke code en de ontvangerscode hetzelfde? Nee, de unieke code wordt specifiek gebruikt voor e-facturatie aan overheidsinstanties. Het is een 6-cijferige alfanumerieke reeks die op unieke wijze een specifiek kantoor binnen de openbare entiteit identificeert. Dit wordt ook wel de unieke kantoorcode of de IPA-code (Index of Public Administrations) genoemd.

De unieke code stelt het uitwisselingssysteem van de Italiaanse belastingdienst in staat om de juiste overheidsinstantie voor een e-factuur te identificeren en ervoor te zorgen dat deze correct wordt geadresseerd. Een openbare entiteit kan verschillende unieke codes hebben, elk voor een ander kantoor binnen de organisatie. De unieke code is verplicht voor de e-factuur en moet worden ingevuld in het veld voor de ontvangerscode.

Dit zijn de belangrijkste verschillen tussen de unieke code en de ontvangerscode:

• De ontvangerscode wordt gebruikt voor business-to-business (B2B) of business-to-consumer (B2C) facturen (tussen particulieren), terwijl de unieke code wordt gebruikt voor facturen die zijn gericht aan de overheid.
  
• De ontvangerscode bestaat uit 7 alfanumerieke tekens, de unieke ontvangerscode uit 6 alfanumerieke tekens.
  
• Het is mogelijk om de ontvangerscode te vervangen door een PEC-adres, maar dat kan niet voor de unieke code.
  
• De ontvangerscode is geen unieke identificatie voor een specifieke onderneming, maar identificeert de tussenpersoon die een onderneming kiest, zoals een beheersoftware of service voor e-facturatie, om e-facturen te ontvangen. Verschillende ondernemingen kunnen dezelfde ontvangerscode hebben als ze dezelfde software gebruiken.
  
• In tegenstelling tot de unieke code is de ontvangerscode niet verplicht, omdat een onderneming ervoor kan kiezen om e-facturen te ontvangen via PEC of deze te openen via het portaal voor facturen en ontvangstbewijzen op de website van de Italiaanse belastingdienst.