การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (e-invoicing) เป็นข้อบังคับสําหรับธุรกิจส่วนใหญ่ในอิตาลี ในการออกใบแจ้งหนี้รูปแบบดังกล่าว คุณจำเป็นต้องมีซอฟต์แวร์หรือบริการบนเว็บที่เหมาะสม และข้อมูลเฉพาะ เช่น ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ หมายเลขภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และรหัสผู้รับของธุรกิจ ซึ่งเป็นหนึ่งในองค์ประกอบสำคัญที่ทำให้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (e-invoice) แตกต่างจากใบแจ้งหนี้กระดาษ บทความนี้อธิบายว่ารหัสผู้รับคืออะไร วัตถุประสงค์คืออะไร วิธีค้นหารหัสผู้รับของลูกค้าและขอวิธีรับรหัสของคุณเอง

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• รหัสผู้รับสําหรับการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร
  
• รหัสผู้รับสําหรับใบแจ้งหนี้ของบุคคลทั่วไป
  
• รหัสผู้รับสําหรับลูกค้าต่างประเทศ
  
• ฉันจะขอรับรหัสผู้รับสําหรับธุรกิจของฉันได้อย่างไร
  
• ฉันจะค้นหารหัสผู้รับของลูกค้าได้จากที่ใด
  
• รหัสเฉพาะและรหัสผู้รับแตกต่างกันอย่างไร
  

รหัสผู้รับสําหรับการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร

รหัสผู้รับซึ่งเรียกอีกอย่างว่ารหัสผู้รับของ SdI หรือรหัส SdI เป็นตัวระบุตัวอักษรและตัวเลข 7 ตัวที่เชื่อมโยงกับระบบแลกเปลี่ยนของกรมสรรพากรแห่งอิตาลี (Agenzia delle Entrate) ข้อมูลถูกนำไปใช้เพื่อให้มั่นใจว่าจะมีการจัดส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ให้กับผู้ประกอบการเอกชนหรือผู้ประกอบธุรกิจอย่างถูกต้อง รหัสผู้รับจะระบุซอฟต์แวร์หรือบริการบนเว็บที่ผู้รับใบแจ้งหนี้ใช้ จึงช่วยให้รับใบแจ้งหนี้ในระบบการจัดการใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ของตนได้

สามารถส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์โดยไม่มีรหัสผู้รับได้หรือไม่

คุณจะยังส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้ตามวิธีการดังต่อไปนี้

• ใช้ที่อยู่อีเมลที่ได้รับการรับรอง (PEC) หากมี โดยเมื่อกรอกใบแจ้งหนี้ ให้กรอก "0000000" ในช่องรหัสผู้รับ และกรอกที่อยู่ PEC ที่ลูกค้าให้มาในช่องผู้รับ PEC หากไม่ทราบที่อยู่ PEC คุณสามารถใช้พอร์ทัล INI-PEC เพื่อค้นหาที่อยู่ PEC ของธุรกิจและผู้ประกอบอาชีพโดยการป้อนข้อมูลอื่นๆ ที่ทราบของลูกค้า

• ป้อนรหัสผู้รับ "0000000" หากลูกค้าเป็นบุคคลทั่วไปซึ่งไม่มีที่อยู่อิเล็กทรอนิกส์ (PEC หรือรหัสผู้รับ) ในกรณีนี้ แจ้งให้ลูกค้าทราบว่าสามารถเข้าถึงใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้ในส่วน “Consultation” ที่จำกัดบนพอร์ทัลใบแจ้งหนี้และใบเสร็จ (Fatture e Corrispettivi) ของหน่วยงานสรรพากรของอิตาลี

จะเกิดอะไรขึ้นหากฉันกรอกรหัสผู้รับ SdI ผิด

หากลูกค้ากรอกรหัสภาษีหรือหมายเลขภาษีมูลค่าเพิ่มถูกต้องก็จะยังได้รับใบแจ้งหนี้ อย่างไรก็ตาม แทนที่จะดูในซอฟต์แวร์การจัดการ พวกเขาจะต้องดึงข้อมูลมาจากแดชบอร์ดในพอร์ทัลใบแจ้งหนี้และใบเสร็จ

รหัสผู้รับสําหรับใบแจ้งหนี้ของบุคคลทั่วไป

บุคคลที่ไม่มีหมายเลขภาษีมูลค่าเพิ่มไม่จำเป็นต้องมีรหัสผู้รับหรือที่อยู่ PEC ต่อไปนี้คือวิธีออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์โดยไม่ต้องใช้รหัสผู้รับสําหรับบุคคลทั่วไป

• ในช่องรหัสผู้รับ ให้ป้อน "0000000"
  
• ปล่อยช่องหมายเลขภาษีมูลค่าเพิ่มว่างไว้ เนื่องจากลูกค้าไม่มี และให้กรอกเฉพาะช่องหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีแทน
  
• เว้นช่อง PEC ว่างไว้
  

จากนั้นระบบแลกเปลี่ยนจะส่งใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ให้กับลูกค้า ซึ่งลูกค้าสามารถดูใบแจ้งหนี้ดังกล่าวได้จากแดชบอร์ดบนเว็บไซต์ของหน่วยงานสรรพากรของอิตาลี เมื่อถึงจุดนี้ คุณจะต้องดําเนินการดังต่อไปนี้

• แจ้งลูกค้าว่าสามารถดูใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ในแดชบอร์ดบนเว็บไซต์ของหน่วยงานสรรพากรของอิตาลี
  
• จัดทำสำเนาใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าในรูปแบบพิมพ์กระดาษหรือรูปแบบดิจิทัล เช่น PDF ที่ส่งทางอีเมล
  

รหัสผู้รับสําหรับลูกค้าต่างประเทศ

สำหรับลูกค้าต่างประเทศ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจหรือบุคคลที่ไม่มีหมายเลขภาษีมูลค่าเพิ่ม และไม่ว่าจะอยู่ในสหภาพยุโรป (EU) หรืออยู่ในประเทศนอกสหภาพยุโรป รหัสผู้รับที่ต้องระบุคือ “XXXXXXX”

โปรดทราบว่าใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบภาษามาร์กอัปแบบขยายได้ (XML) จะไม่ถูกส่งถึงลูกค้าต่างประเทศโดยตรงเนื่องจากอยู่นอกประเทศ ในกรณีนี้ สิ่งสำคัญคือต้องจัดเตรียมสำเนาใบแจ้งหนี้ในรูปแบบกระดาษหรือดิจิทัล

เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น การจัดการกระบวนการออกใบแจ้งหนี้อาจมีความซับซ้อน เครื่องมือบางรายการอาจช่วยทําให้ขั้นตอนนี้ทํางานโดยอัตโนมัติ เช่น Stripe Invoicing แพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้ที่ครอบคลุมและยืดหยุ่น ซึ่งจะช่วยให้คุณสร้างและส่งใบแจ้งหนี้สําหรับการชําระเงินแบบครั้งเดียวและการชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าได้ Stripe Invoicing ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและรับเงินได้เร็วขึ้น โดย 87% ของใบแจ้งหนี้จาก Stripe จะได้รับการเรียกเก็บภายใน 24 ชั่วโมง ด้วยการผสานการทํางานกับระบบอื่น คุณยังใช้ Stripe Invoicing สําหรับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่จำเป็นได้เช่นกัน

ฉันจะรับรหัสผู้รับสําหรับธุรกิจของฉันได้อย่างไร

หากธุรกิจของคุณจำเป็นต้องรับใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ รหัสผู้รับของคุณจะถูกมอบหมายให้กับซอฟต์แวร์หรือบริการเว็บที่มีลิงก์อิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการรับรองจากหน่วยงานสรรพากรของอิตาลีสำหรับการส่งและรับใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ รหัสนี้มอบให้โดยธุรกิจที่ให้บริการซอฟต์แวร์หรือบริการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

เมื่อคุณได้รับรหัสผู้รับแล้ว คุณควรจดทะเบียนกับหน่วยงานสรรพากรอิตาลีทันที โดยไปที่ส่วนใบแจ้งหนี้และภาษี แล้วเลือก "ลงทะเบียนที่อยู่อิเล็กทรอนิกส์เพื่อรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด" (Register the electronic address for receiving all electronic invoices) วิธีนี้จะทำให้มั่นใจได้ว่าหน่วยงานสรรพากรของอิตาลีจะสามารถจัดส่งใบแจ้งหนี้ที่ออกโดยซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างถูกต้อง แม้ว่ารหัสผู้รับจะหายไปหรือป้อนไม่ถูกต้องก็ตาม

ฉันจะค้นหารหัสผู้รับของลูกค้าได้จากที่ใด

ขอแนะนำให้ขอรหัสผู้รับจากลูกค้าหากลูกค้าไม่ได้ให้ข้อมูลไว้ หรือหากคุณมีหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม คุณสามารถไปที่พอร์ทัลใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินของหน่วยงานสรรพากรอิตาลี และเข้าสู่ระบบด้วยระบบข้อมูลประจำตัวดิจิทัลสาธารณะ (SPID), บัตรประจำตัวประชาชนอิเล็กทรอนิกส์ (Carta di Identità Elettronica, CIE) หรือบัตรบริการแห่งชาติ (Carta Nazionale dei Servizi, CNS) จากนั้นสร้างใบแจ้งหนี้ ใส่หมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มของลูกค้า แล้วคลิก "ดึงข้อมูลหลักและการลงทะเบียน" (Retrieve Master and Registration Data) ซอฟต์แวร์จะดึงรายละเอียดของลูกค้ารวมถึงรหัสผู้รับจากทะเบียนภาษีโดยอัตโนมัติ

รหัสเฉพาะและรหัสผู้รับแตกต่างกันอย่างไร

นอกเหนือจากรหัสผู้รับซึ่งใช้ในการส่งและรับใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างบุคคลแล้ว ยังมีรหัสเฉพาะที่ใช้สำหรับการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์อีกด้วย รหัสเฉพาะและรหัสผู้รับเหมือนกันหรือไม่ ไม่เหมือน รหัสเฉพาะนี้ใช้สําหรับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ให้แก่นิติบุคคลสาธารณะโดยเฉพาะ หมายเลขนี้เป็นลำดับตัวอักษรและตัวเลข 6 หลัก ที่ระบุสำนักงานเฉพาะภายในหน่วยงานสาธารณะอย่างชัดเจน รหัสนี้เรียกอีกอย่างหนึ่งว่า รหัสสํานักงานเฉพาะ หรือรหัส Index of Public Administrations (IPA)

รหัสเฉพาะนี้ช่วยให้ระบบการแลกเปลี่ยนของหน่วยงานสรรพากรของอิตาลีสามารถระบุหน่วยงานภาครัฐที่เหมาะสมสำหรับใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ และรับรองว่าที่อยู่ของหน่วยงานนั้นถูกต้อง หน่วยงานสาธารณะสามารถมีรหัสเฉพาะได้หลายรหัส โดยแต่ละรหัสจะสอดคล้องกับสำนักงานที่แตกต่างกันภายในองค์กร รหัสเฉพาะนี้เป็นสิ่งจําเป็นสําหรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ และต้องป้อนในช่องรหัสผู้รับ

ความแตกต่างหลักๆ ระหว่างรหัสเฉพาะกับรหัสผู้รับมีดังนี้

• รหัสผู้รับใช้สำหรับใบแจ้งหนี้แบบธุรกิจกับธุรกิจ (B2B) หรือธุรกิจกับผู้บริโภค (B2C) (ระหว่างบุคคลธรรมดา) ในขณะที่รหัสเฉพาะใช้สำหรับใบแจ้งหนี้ที่ส่งถึงฝ่ายบริหารสาธารณะ
  
• รหัสผู้รับประกอบด้วยตัวอักษรและตัวเลข 7 ตัว ในขณะที่รหัสผู้รับเฉพาะประกอบด้วยตัวอักษรและตัวเลข 6 ตัว
  
• สามารถใช้ที่อยู่ PEC แทนรหัสผู้รับได้ แต่ไม่สามารถทำเช่นนี้ได้สำหรับรหัสเฉพาะ
  
• รหัสผู้รับไม่ใช่รหัสระบุเฉพาะสำหรับธุรกิจใดธุรกิจหนึ่ง แต่จะระบุตัวกลางที่ธุรกิจเลือก เช่น ซอฟต์แวร์การจัดการหรือบริการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อรับใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ ดังนี้ ธุรกิจต่างๆ อาจมีรหัสผู้รับของเดียวกันหากใช้ซอฟต์แวร์เดียวกัน
  
• รหัสผู้รับนั้นต่างจากรหัสเฉพาะ เนื่องจากไม่ใช่ข้อมูลที่จำเป็น โดยธุรกิจสามารถเลือกที่จะรับใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่าน PEC หรือเข้าถึงได้ผ่านพอร์ทัลใบแจ้งหนี้และใบเสร็จบนเว็บไซต์ของหน่วยงานสรรพากรของอิตาลี