En kvittomall är ett fördesignat dokument eller en digital layout som används för att skapa kvitton snabbt och konsekvent. Precis som en faktura innehåller det vanligtvis företagsnamn, kontaktinformation, kvittonummer, datum, specificerad lista över varor eller tjänster, totalt belopp, betalningsmetod och tillämpliga villkor. Till skillnad från fakturor, som ofta används som en begäran om betalning, skickas kvitton vanligtvis efter att en betalning har gjorts.

Kvittomallar kan anpassas för specifika branscher eller behov och finns ofta tillgängliga i olika format som Word, Excel, PDF och via specialiserad programvara. Mallar kan användas för både traditionella utskrivna kvitton och digitala alternativ, som blir alltmer populära. Till exempel föredrog 46 % av konsumenterna i USA, Storbritannien och Tyskland digitala framför papperskvitton.

Nedan förklarar vi fördelarna med en kvittomall, vad som ska ingå i den, hur du skapar en anpassningsbar mall och bästa praxis för både digitala och utskrivna kvittomallar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad som bör inkluderas i en kvittomall
  
• Vilka är fördelarna med en kvittomall?
  
• Så gör man för att skapa en anpassningsbar kvittomall för sitt företag
  
• Så gör man för att formatera ett kvitto för olika betalningstyper
  
• Bästa praxis för digitala och utskrivna kvittomallar
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Vad ska ingå i en kvittomall?

Kvittomallar ska vara heltäckande, praktiska och enkla. Följande bör inkluderas:

• Företagsinformation: Företagsnamnet, adress, kontaktuppgifter (t.ex. telefonnummer, e-post, webbplats), företagslogotyp och skatteregistreringsnummer (i förekommande fall).

• Kvittoinformation: Kvittonummer, transaktionsdatum och transaktionstid (om relevant).

• Information om varor eller tjänster: En specificerad lista över tillhandahållna produkter eller tjänster, artikelbeskrivningar, artikelkvantiteter, enhetspriser och delsumma före skatter eller rabatter.

• Betalningsinformation: Det totala beloppet som ska betalas, betalningsmetod, transaktionens referensnummer (för elektroniska betalningar) och eventuella skatter, rabatter eller kampanjer.

• Frivilliga tillägg: Utrymme för kundens eller företagsrepresentantens signatur (om så krävs), kundens namn och kontaktuppgifter, ett tackmeddelande till kunden, information om eventuella lojalitets- eller belöningsprogram, nästa mötes- eller leveransdatum (i förekommande fall), policy för återbetalning eller byte (i förekommande fall), samt eventuella garantier.

Även om traditionella eller digitala kvitton är den gyllene standarden för skatterapporteringsändamål, kan IRS och andra tillsynsmyndigheter även acceptera e-postbekräftelser i deras ställe. Om e-postbekräftelsen innehåller transaktionsdatum, betalat belopp, säljarens namn, beskrivning av artikeln och betalningsbevis kan den ofta fungera som ett kvitto för skatterapporteringsändamål.

Vilka är fördelarna med en kvittomall?

Kvittomallar krävs inte, men de ger många fördelar. Här är en översikt:

• Mallar säkerställer att alla kvitton följer samma format. Detta får ditt företag att se professionellt och organiserat ut.

• Att använda en färdig mall går snabbare än att skapa kvitton från grunden varje gång.

• Mallar säkerställer att du inkluderar alla lagstadgade uppgifter, såsom skatteinformation.

• Mallar med ett enhetligt format gör det enklare att organisera, spåra och referera till tidigare transaktioner.

• Återanvändbara mallar är mer kostnadseffektiva än att köpa eller designa anpassade kvitton varje gång.

• Du kan ofta anpassa mallar med din logotyp och dina varumärkesfärger, så du behöver inte offra ett personligt utseende.

Skapa en anpassningsbar kvittomall för ditt företag

Olika programvarutyper har olika processer för att skapa mallar, men det borde inte vara komplicerat att skapa en anpassad mall för ditt företag. Från designprogram till betalningsleverantörer finns det många digitala kvittolösningar för små företag.

Om du till exempel arbetar med Stripe kan du aktivera automatiska kvitton för onlinetransaktioner. Du kan anpassa kvitton till din profilering med din logotyp och dina färger, och skicka dem till kunder automatiskt när betalningen behandlas. Om du väljer att inaktivera denna funktion och istället bygga en anpassad mall, gör du så här.

1. Designa layouten

Skapa en layout som fungerar för ditt företag, som innehåller:

• Sidhuvud: Inkludera ditt företagsnamn, adress, kontaktuppgifter och logotyp. För att vara konsekvent bör dessa uppgifter stämma överens med vad du har konfigurerat på ditt Stripe-konto.

• Brödtext: Avsätt utrymme för specificerade transaktionsuppgifter, inklusive tillhandahållna varor eller tjänster, artikelkostnader, betalningsmetod, avgiftsuppdelning och länkar till Stripes onlinekvitton (t.ex. en knapp för "Visa hela kvittot"), om så önskas.

• Sidfot: Lägg till eventuella villkor, policyer eller ytterligare anteckningar.

2. Anpassa profileringen

Infoga din logotyp och ditt varumärkes färger i din mall. Se till att dessa matchar dina varumärkesinställningar för Stripe så att all kommunikation får ett enhetligt utseende.

3. Automatisera tillägget av uppgifter med Stripe

Om du vill ange information för varje kvitto i din anpassade kvittomall kan du:

• Använd Stripes API för att hämta transaktionsdata direkt in i mallen

• Använd verktyg som Zapier för att extrahera betalningsdata från Stripe och infoga den i Google Kalkylark eller din fördesignade mall

Stripe kan också tillhandahålla automatiska skatte- och totalberäkningar, vilket gör det enkelt för företag att ta emot betalningar och utfärda kvitton.

4. Testa och förfina

När du har designat din mall behandlar du ett par Stripe-betalningar och matar manuellt in uppgifterna i din mall för att testa användbarheten. För automatiserade arbetsflöden verifierar du att Stripes transaktionsuppgifter anges korrekt på kvittot. Kontrollera formateringen över plattformar för att säkerställa att din design ser bra ut både som utskrift och på skärmen.

Så här formaterar du ett kvitto för olika betalningstyper

När du formaterar ett kvitto för olika betalningstyper (t.ex. kontanter, kort, online) måste du samla in rätt uppgifter för varje metod. Förutom grundläggande uppgifter som företagsinformation, kvittonummer, datum och tid för köpet, köpinformation och betalningsmetod måste du inkludera information som är specifik för varje betalningstyp.

För kontantbetalningar inkluderar du:

• Betalningsmetoden (t.ex. "Betalt kontant")

• Kontantbeloppet som kunden gett

• Eventuell växel som kunden fått tillbaka

• En signaturrad (frivilligt)

För betalningar med kreditkort och bankkort inkluderar du:

• Betalningsmetoden, inklusive korttyp (t.ex. "Betalat med kreditkort [Visa]")

• De sista fyra siffrorna i kortnumret (t.ex. "Kort som slutar på 1234")

• Transaktionens auktoriseringskod

• En signaturrad (krävs av vissa branscher eller regioner, särskilt för transaktioner med höga värden)

För onlinebetalningar inkluderar du:

• Betalningsmetoden (t.ex. "Betalat via PayPal", "Betalat via Klarna")

• Transaktions-id-numret

• Betalningens status (t.ex. slutförd, väntande, misslyckad)

• Kunduppgifter som e-postadress och kontonamn, enligt vad som krävs

• En länk till hela onlinekvittot, om din plattform stöder det

För att få betalningsmetoden att framhävas på dina kvitton kan du använda fetstil för betalningsavsnittet (t.ex. "Betalat med: Kreditkort"), lägga till små ikoner som en dollarsedel för kontanter och en kortsymbol för kredit, eller inkludera frivilliga uppgifter som vilken anställd som behandlade transaktionen.

Bästa praxis för digitala och tryckta kvittomallar

När du skapar kvitton finns det visa universella metoder som du alltid bör följa, till exempel följande:

• Strukturera informationen logiskt. Börja med ditt företagsnamn och dina kontaktuppgifter. Låt dessa följas av transaktionsuppgifter och avsluta med betalningsinformation och eventuella ytterligare kommentarer.

• Specificera köp tydligt, inklusive skatt och rabatter.

• Lämna utrymme för unika fält som lojalitetsbelöningar, beställningsnummer och personliga meddelanden.

• Kontrollera lokala lagar för att säkerställa att dina kvitton innehåller nödvändiga uppgifter som skatte-id:n och friskrivningar.

• Dubbelkolla alltid mallarna för att säkerställa att de är korrekta.

Det finns dessutom särskilda metoder som rekommenderas för digitala kvitton respektive tryckta kvitton.

Här är vad du bör tänka på för digitala kvitton:

• Anpassa för mobil och skrivbord. Digitala kvitton bör vara enkla att läsa på alla enheter.

• Lägg till interaktiva element som länkar till support, återbetalningspolicyer och en detaljerad betalningssammanställning.

• Gör kvitton nedladdningsbara som PDF-filer och testa leveransen i olika e-postklienter för att undvika formateringsproblem.

• Skydda kunddata genom att ta bort känsliga uppgifter som hela kreditkortsnummer. Visa endast de fyra sista siffrorna i betalningsinformationen och se till att kvittot följer dataskyddsbestämmelser som dataskyddsförordningen (GDPR) och California Consumer Privacy Act (CCPA).

• Använd digitala kvitton som en kontaktpunkt genom att lägga till länkar till produktrekommendationer, lojalitetsprogram eller feedbackformulär.

• Använd din logotyp, dina varumärkesfärger och dina typsnitt för att skapa ett enhetligt utseende som matchar dina andra kundkontaktpunkter.

Här är vad du bör tänka på för försäljningskvitton:

• Prioritera läsbarhet. Använd en typsnittsstorlek som är lätt att läsa och håll dig till enkel formatering, även på mindre utskrifter.

• Finjustera avstånden för att inkludera all nödvändig information och samtidigt minimera pappersförbrukningen.

• Inkludera policyer som returtidsramar och eventuella returvillkor. Ett utskrivet kvitto är ofta den första referenspunkten för kunder som behöver hjälp.

• Använd hållbara utskriftsmetoder. Termisk utskrift är vanligt för kvitton, men bleknar med tiden. För långsiktiga register (som garantier) kan du överväga att tillhandahålla ytterligare dokumentation eller hänvisa kunder till en digital version.

• Lägg till information som inbjuder till ytterligare engagemang, såsom länkar till enkäter, rabattkoder och kommande kampanjer. Placera denna information där den inte överskuggar transaktionsuppgifterna.

• Testa på olika skrivare för att säkerställa ett konsekvent resultat och undvika avklippta texter eller konstiga avstånd. Formatet på ett kvitto beror ofta på ditt POS-system.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder, inklusive banköverföringar. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en självbetjänad kundportal.

• Minska arbetsbelastningen på kontoret: Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.