Um modelo de recibo é um documento ou layout digital predefinido usado para criar recibos de forma rápida e consistente. Geralmente, inclui o nome da empresa, dados de contato, número de recibo, data, lista detalhada de produtos ou serviços, valor total, forma de pagamento e termos ou condições aplicáveis. Os modelos podem ser personalizados para setores ou necessidades específicas e geralmente estão disponíveis em vários formatos, como Word, Excel, PDF ou por meio de software especializado.

As empresas usam modelos para recibos digitais e impressos, embora os digitais estejam se tornando cada vez mais populares. Por exemplo, 84% dos varejistas no Reino Unido ofereceram recibos digitais em 2023. Abaixo, explicaremos os benefícios de um modelo de recibo, o que incluir nele, como criar um modelo personalizável e as práticas recomendadas para modelos de recibo digitais e impressos.

Neste artigo:

• Quais são os benefícios de um modelo de recibo?
  
• O que incluir em um modelo de recibo
  
• Como criar um modelo de recibo personalizável para a sua empresa
  
• Como formatar um recibo para tipos diferentes de pagamento
  
• Práticas recomendadas para modelos de recibos digitais e impressos
  

Quais são os benefícios de um modelo de recibo?

Os modelos de recibo não são obrigatórios, mas oferecem muitos benefícios. Aqui está uma visão geral:

• Os modelos garantem que todos os recibos sigam o mesmo formato. Dessa forma, sua empresa transmite uma imagem profissional e organizada.

• Usar um modelo predefinido é mais rápido do que criar recibos do zero todas as vezes.

• Os modelos garantem a inclusão de todos os dados exigidos por lei, como dados fiscais.

• Modelos com um formato uniforme facilitam a organização, o rastreamento e a referência a transações passadas.

• Modelos reutilizáveis são mais econômicos do que comprar ou projetar recibos personalizados a cada vez.

• Muitas vezes, você pode personalizar modelos com seu logotipo e cores da marca para não precisar sacrificar um visual personalizado.

O que incluir em um modelo de recibo

Os modelos de recibo devem ser abrangentes, práticos e diretos. Veja o que você deve incluir:

• Dados comerciais: o nome da empresa, endereço, dados de contato (por exemplo, número de telefone, e-mail, site), logotipo da empresa e número de identificação fiscal (se aplicável).

• Dados do recibo: o número do recibo, a data e a hora da transação (se relevante).

• Detalhes de produtos ou serviços: uma lista detalhada de produtos ou serviços fornecidos, descrições de itens, quantidades de itens, preços unitários e subtotal antes de impostos ou descontos.

• Dados de pagamento: o valor total devido, forma de pagamento, número de referência da transação (para pagamentos eletrônicos) e impostos, descontos ou promoções.

• Adições opcionais: espaço para a assinatura do cliente ou representante da empresa (se necessário), o nome e os detalhes de contato do cliente, uma mensagem de agradecimento para o cliente, detalhes de programas de fidelidade ou recompensa, a próxima data de compromisso ou entrega (se aplicável), política de reembolso ou troca (se aplicável) e eventuais garantias.

Como criar um modelo de recibo personalizável para a sua empresa

Tipos diferentes de software terão processos distintos para criar modelos, mas não deve ser complicado criar um modelo personalizado para sua empresa. Se estiver trabalhando com a Stripe, você poderá ativar recibos automáticos para transações online. Você pode personalizar os recibos da sua marca com seu logotipo e cores, e enviá-los automaticamente aos clientes durante o processamento do pagamento. Se você optar por desativar esse recurso e criar um modelo personalizado, veja como fazer isso.

Crie o layout

Crie um layout que funcione para sua empresa, incluindo:

• Cabeçalho: inclua o nome, endereço, dados de contato e logotipo da empresa. Por uma questão de consistência, esses dados devem corresponder aos que você configurou na sua conta Stripe.

• Corpo: reserve espaço para detalhes discriminados da transação, incluindo os produtos ou serviços fornecidos, os custos dos itens, a forma de pagamento, o detalhamento das tarifas e links para os recibos online da Stripe (por exemplo, um botão "Ver recibo completo"), se desejado.

• Rodapé: adicione eventuais termos, políticas ou observações adicionais.

Personalize a marca

Adicione o logotipo e cores da marca ao modelo. Verifique se elas correspondem às suas configurações de marca da Stripe para que todas as comunicações tenham um visual coerente.

Automatize com a Stripe

Para inserir os dados de cada recibo no modelo de recibo personalizado, você pode:

• Usar a API da Stripe para incluir dados de transação diretamente no modelo

• Usar ferramentas como o Zapier para extrair dados de pagamento da Stripe e inseri-los no Planilhas Google ou no seu modelo predefinido

Teste e refine

Depois de criar o modelo, processe alguns pagamentos com a Stripe e insira manualmente os dados no modelo para testar a usabilidade. Para fluxos de trabalho automatizados, verifique se os detalhes da transação da Stripe estão inseridos corretamente no recibo. Verifique a formatação em todas as plataformas para garantir a boa aparência do design, tanto para impressão quanto na tela.

Como formatar um recibo para tipos diferentes de pagamento

Ao formatar um recibo para tipos diferentes de pagamento (por exemplo, dinheiro, cartão ou online), você precisa capturar os detalhes corretos para cada método. Além dos dados básicos, como dados comerciais, número do recibo, data e hora da compra, detalhes da compra e forma de pagamento, é preciso incluir dados específicos de cada tipo de pagamento.

Para pagamentos em dinheiro, inclua:

• A forma de pagamento (por exemplo, "Pagamento em dinheiro")

• O valor em dinheiro dado pelo cliente

• O valor do troco devolvido ao cliente, se houver

• Uma linha de assinatura (opcional)

Para pagamentos com cartão de crédito e débito, inclua:

• A forma de pagamento, incluindo o tipo de cartão (por exemplo, "Pagamento com cartão de crédito [Visa]")

• Os quatro últimos dígitos do número do cartão (por exemplo, "Cartão terminado em 1234")

• O código de autorização da transação

• Uma linha de assinatura (exigida por alguns setores ou regiões, especialmente para transações de alto valor)

Para pagamentos online, inclua:

• A forma de pagamento (por exemplo, "Pagamento com PayPal", "Pagamento com Klarna")

• O número de identificação da transação

• O status do pagamento (por exemplo, concluído, pendente ou com falha)

• Dados do cliente, como e-mail e nome da conta, conforme necessário

• Um link para o recibo online completo, se oferecido pela sua plataforma

Para destacar a forma de pagamento nos recibos, você pode usar texto em negrito na seção de pagamento (por exemplo, "Pagamento com: cartão de crédito"), adicionar pequenos ícones, como uma nota de dólar para dinheiro e um símbolo de cartão para crédito, ou incluir dados opcionais, como qual funcionário processou a transação.

Práticas recomendadas para modelos de recibos digitais e impressos

Quando você cria recibos, recomendamos que você siga sempre algumas práticas recomendadas universais, como:

• Estruture os dados de forma lógica, começando com o nome da empresa e os dados de contato. Em seguida, os dados da transação e termine com os dados de pagamento e eventuais observações adicionais.

• Discrimine as compras com clareza, incluindo impostos e descontos.

• Deixe espaço para campos exclusivos, como recompensas de fidelidade, números de pedidos e mensagens personalizadas.

• Verifique a legislação local para garantir que os recibos incluem os dados necessários, como IDs fiscais e isenções de responsabilidade.

• Verifique sempre a precisão dos modelos.

Além disso, existem diferentes práticas recomendadas que se aplicam respectivamente a recibos digitais e recibos impressos. Veja o que você deve lembrar para os recibos digitais:

• Otimize para dispositivos móveis e desktops. Os recibos digitais devem ser fáceis de ler em qualquer dispositivo.

• Adicione elementos interativos, como links para atendimento ao cliente, políticas de reembolso e um resumo detalhado do pagamento.

• Disponibilize os recibos para download como PDFs e teste a entrega em diferentes clientes de e-mail para evitar problemas de formatação.

• Proteja os dados do cliente removendo dados confidenciais, como números completos de cartão de crédito. Exiba apenas os quatro últimos dígitos dos dados de pagamento e confira se o recibo cumpre normas de privacidade de dados, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) e a Lei de Privacidade dos Consumidores da Califórnia (CCPA).

• Use recibos digitais como ponto de contato, adicionando links para recomendações de produtos, programas de fidelidade ou formulários de feedback.

• Use seu logotipo, cores da marca e fontes para criar um visual coerente e integrado aos outros pontos de contato com os clientes.

Veja a seguir o que você deve lembrar para recibos impressos:

• Priorize a legibilidade. Use um tamanho de fonte que seja fácil de ler e mantenha a formatação simples, mesmo em impressões menores.

• Ajuste o espaçamento para incluir todos os dados necessários, minimizando o uso de papel.

• Inclua políticas como prazos de devolução e eventuais condições de devolução. Muitas vezes, um recibo impresso é o primeiro ponto de referência para os clientes que precisam de ajuda.

• Use métodos de impressão duráveis. A impressão térmica é comum para recibos, mas desaparece com o tempo. Para registros de longo prazo (como garantias), considere fornecer documentação adicional ou direcionar os clientes para uma versão digital.

• Adicione dados que incentivem mais engajamento, como links para pesquisas, códigos de desconto e promoções futuras. Posicione esses dados de forma a não prejudicar a visualização dos dados da transação.

• Teste em todas as impressoras para garantir uma saída consistente e evitar cortes ou espaçamento irregular. Normalmente, o formato de um recibo depende do sistema de ponto de venda (POS).