Un modello di ricevuta è un documento predefinito o un layout digitale utilizzato per creare ricevute in modo rapido e coerente. In genere include la ragione sociale, le informazioni di contatto, il numero della ricevuta, la data, l'elenco dettagliato di beni o servizi, l'importo totale, il metodo di pagamento e i termini o le condizioni applicabili. I modelli possono essere personalizzati per settori o esigenze specifiche e sono spesso disponibili in vari formati come Word, Excel, PDF e tramite software specializzati.

Le attività utilizzano modelli di ricevuta sia per le ricevute digitali che per quelle stampate, anche se le ricevute digitali stanno diventando sempre più popolari. Ad esempio, nel 2023 l'84% delle attività del settore retail del Regno Unito ha offerto ricevute digitali. Di seguito spiegheremo i vantaggi di un modello di ricevuta, cosa includere, come creare un modello personalizzabile e le best practice per i modelli di ricevuta sia digitali che stampati.

Di cosa tratta questo articolo?

• Quali sono i vantaggi di un modello di ricevuta?
  
• Cosa includere in un modello di ricevuta
  
• Come creare un modello di ricevuta personalizzabile per la tua attività
  
• Come formattare una ricevuta per diversi tipi di pagamento
  
• Best practice per modelli di ricevuta digitali e stampati
  

Quali sono i vantaggi di un modello di ricevuta?

I modelli di ricevuta non sono obbligatori, ma offrono molti vantaggi. Ecco una panoramica:

• I modelli garantiscono che tutte le ricevute rispettino lo stesso formato, in modo da dare alla tua attività un aspetto professionale e organizzato.

• Utilizzare un modello predefinito è più veloce che creare ricevute da zero ogni volta.

• I modelli garantiscono la presenza di tutte le informazioni obbligatorie per legge, come i dati fiscali.

• I modelli con un formato uniforme facilitano l'organizzazione, la tracciabilità e la consultazione delle transazioni passate.

• I modelli riutilizzabili sono più convenienti rispetto all'acquisto o alla progettazione di ricevute personalizzate ogni volta.

• Spesso puoi personalizzare i modelli con il tuo logo e i colori del tuo marchio, in modo da non dover rinunciare a un aspetto personalizzato.

Cosa includere in un modello di ricevuta

I modelli di ricevuta devono essere completi, pratici e semplici. Ecco cosa dovresti includere:

• Informazioni sull'azienda: la ragione sociale, l'indirizzo, i dati di contatto (ad es. numero di telefono, email, sito web), il logo dell'azienda e il numero di identificazione fiscale (se applicabile).

• Informazioni sulla ricevuta: il numero della ricevuta, la data e l'ora della transazione (se pertinenti).

• Dettagli su beni o servizi: un elenco dettagliato dei prodotti o servizi forniti, le descrizioni degli articoli, le quantità degli articoli, i prezzi unitari e il subtotale al lordo di imposte o sconti.

• Informazioni sul pagamento: l'importo totale dovuto, il metodo di pagamento, il numero di riferimento della transazione (per i pagamenti elettronici) ed eventuali imposte, sconti o promozioni.

• Aggiunte facoltative: spazio per la firma del cliente o del rappresentante dell'azienda (se richiesta), il nome e i dati di contatto del cliente, un messaggio di ringraziamento per il cliente, eventuali dettagli sul programma fedeltà o a premi, il prossimo appuntamento o la data di consegna (se applicabile), la politica di rimborso o cambio (se applicabile) ed eventuali garanzie.

Come creare un modello di ricevuta personalizzabile per la tua attività

Tipi di software diversi avranno procedure diverse per la creazione di modelli, ma non dovrebbe essere complicato creare un modello personalizzato per la tua attività. Se lavori con Stripe, puoi abilitare le ricevute automatiche per le transazioni online. Puoi personalizzare le ricevute per il tuo brand con il tuo logo e i tuoi colori e inviarle automaticamente ai clienti durante l'elaborazione del pagamento. Se scegli di disabilitare questa funzionalità e creare invece un modello personalizzato, ecco come puoi farlo.

Progetta il layout

Crea un layout adatto alla tua attività, che includa:

• Intestazione: includi la ragione sociale, l'indirizzo, i dati di contatto e il logo della tua attività. Per coerenza, queste informazioni devono corrispondere a quanto configurato nel tuo account Stripe.

• Corpo: prevedi uno spazio per i dettagli delle transazioni, tra cui beni o servizi forniti, il costo degli articoli, il metodo di pagamento, il dettaglio delle commissioni e i link alle ricevute online di Stripe (ad es. un pulsante "Visualizza ricevuta completa"), se lo vuoi.

• Piè di pagina: aggiungi eventuali termini, politiche o note aggiuntive.

Personalizza il branding

Aggiungi il logo e i colori del tuo brand al modello. Assicurati che corrispondano alle impostazioni di branding di Stripe affinché tutte le comunicazioni abbiano un aspetto uniforme.

Automatizza con Stripe

Per inserire le informazioni relative a ogni ricevuta nel modello di ricevuta personalizzato:

• Utilizza l'API di Stripe per estrarre i dati delle transazioni direttamente nel modello

• Usa strumenti come Zapier per estrarre i dati di pagamento da Stripe e inserirli in Fogli Google o nel tuo modello predefinito

Testa e perfeziona

Una volta progettato il modello, elabora alcuni pagamenti Stripe e inserisci manualmente i dati nel modello per verificarne l'usabilità. Per i flussi di lavoro automatizzati, verifica che i dettagli delle transazioni Stripe vengano inseriti correttamente nella ricevuta. Controlla la formattazione su tutte le piattaforme per assicurarti che il design abbia un bell'aspetto sia come stampa che su schermo.

Come formattare una ricevuta per diversi tipi di pagamento

Quando formatti una ricevuta per diversi tipi di pagamento (ad es. contanti, carta, online), devi acquisire i dati corretti per ciascun metodo. Oltre ai dettagli di base, come le informazioni sull'attività, il numero della ricevuta, la data e l'ora dell'acquisto, i dettagli sull'acquisto e il metodo di pagamento, devi includere informazioni specifiche per ogni tipo di pagamento.

Per i pagamenti in contanti includi:

• Il metodo di pagamento (ad es. "Pagamento in contanti")

• L'importo in contanti dato dal cliente

• Qualsiasi resto restituito al cliente

• Una riga per la firma (facoltativa)

Per i pagamenti con carta di credito o di debito includi:

• Il metodo di pagamento, incluso il tipo di carta (ad es. "Pagamento con carta di credito [Visa]")

• Le ultime quattro cifre del numero della carta (ad es. "Carta che termina con 1234")

• Il codice di autorizzazione della transazione

• Una riga per la firma (richiesta da alcuni settori o in alcune aree geografiche, soprattutto per le transazioni di importo elevato)

Per i pagamenti online includi:

• Il metodo di pagamento (ad es. "Pagamento con PayPal", "Pagamento con Klarna")

• Il numero di identificazione della transazione

• Lo stato del pagamento (ad es. completato, in sospeso, non riuscito)

• I dati del cliente, come l'indirizzo email e il nome dell'account, se necessario

• Un link alla ricevuta online completa, se la tua piattaforma la supporta

Per mettere in evidenza il metodo di pagamento sulle ricevute, puoi utilizzare il grassetto nella sezione dedicata al pagamento (ad es. "Pagamento con: Carta di credito"), aggiungi piccole icone come una banconota da un dollaro per i contanti e il simbolo di una carta per il pagamento con carta di credito oppure includi dettagli facoltativi come il nome del dipendente che ha elaborato la transazione.

Best practice per modelli di ricevuta digitali e stampati

Quando crei le ricevute, devi sempre seguire alcune best practice universali, come le seguenti:

• Struttura le informazioni in modo logico, iniziando con la ragione sociale e i dati di contatto. Poi aggiungi i dettagli della transazione e termina con le specifiche del pagamento e le eventuali note aggiuntive.

• Descrivi gli acquisti in modo chiaro e dettagliato, incluse le imposte e gli sconti.

• Lascia spazio per campi univoci come premi fedeltà, numeri d'ordine e messaggi personalizzati.

• Controlla le leggi locali per assicurarti che le ricevute includano le informazioni necessarie, come gli ID fiscali e le esclusioni di responsabilità.

• Ricontrolla sempre i modelli per verificarne l'accuratezza.

Inoltre, esistono best practice distinte che si applicano rispettivamente alle ricevute digitali e alle ricevute stampate. Ecco cosa dovresti ricordare per le ricevute digitali:

• Perfeziona il layout per dispositivi mobili e computer desktop. Le ricevute digitali devono essere facili da leggere su qualsiasi dispositivo.

• Aggiungi elementi interattivi come link all'assistenza clienti, politiche di rimborso e un riepilogo dettagliato dei pagamenti.

• Rendi le ricevute scaricabili come PDF e verifica la consegna su diversi client di posta elettronica per evitare problemi di formattazione.

• Proteggi i dati dei clienti rimuovendo i dati sensibili, come i numeri completi delle carte di credito. Visualizza solo le ultime quattro cifre dei dati di pagamento e assicurati che la ricevuta sia conforme alle normative sulla privacy dei dati, come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e il California Consumer Privacy Act (CCPA).

• Utilizza le ricevute digitali come punto di contatto aggiungendo link a consigli sui prodotti, programmi fedeltà o moduli di feedback.

• Usa il logo, i colori e i caratteri del tuo brand per creare un aspetto coerente corrispondente agli altri punti di contatto con i tuoi clienti.

Ecco cosa dovresti ricordare per le ricevute stampate:

• Dai priorità alla leggibilità. Usa una dimensione del carattere facile da leggere e attieniti a una formattazione semplice, anche per stampe più piccole.

• Ottimizza la spaziatura per includere tutte le informazioni necessarie riducendo al minimo l'uso della carta.

• Includi politiche come i tempi di restituzione e le eventuali condizioni di reso. La ricevuta stampata è spesso il primo punto di riferimento per i clienti che hanno bisogno di assistenza.

• Utilizzare metodi di stampa durevoli. La stampa termica è comune per le ricevute, ma sbiadisce con il tempo. Per i documenti a lungo termine (come le garanzie), prendi in considerazione la possibilità di fornire documentazione aggiuntiva o di indirizzare i clienti a una versione digitale.

• Aggiungi informazioni che invitino a un ulteriore coinvolgimento, come link a sondaggi, codici sconto e promozioni imminenti. Posiziona queste informazioni in modo che non mettano in secondo piano i dettagli della transazione.

• Esegui test su diverse stampanti per garantire risultati uniformi ed evitare tagli o spaziature anomale. Il formato di una ricevuta dipende spesso dal tuo sistema POS.