Eine Belegvorlage ist ein vorgefertigtes Dokument oder digitales Layout, mit dem Belege schnell und konsistent erstellt werden können. Es enthält gewöhnlich den Firmennamen, die Kontaktinformationen, die Belegnummer, das Datum, eine Aufstellung der Waren oder Dienstleistungen, den Gesamtbetrag, die Zahlungsmethode und die geltenden Geschäftsbedingungen. Vorlagen können für bestimmte Branchen oder Anforderungen angepasst werden und sind häufig in verschiedenen Formaten wie Word, Excel oder PDF und in speziellen Softwareprogrammen verfügbar.

Unternehmen verwenden Belegvorlagen sowohl für digitale als auch für gedruckte Belege, wobei digitale Belege immer beliebter werden. So haben beispielsweise 84 % der Einzelhändler im Vereinigten Königreich 2023 digitale Kassenbons ausgegeben. Im Folgenden erläutern wir die Vorteile Belegvorlagen und erklären, was darin enthalten sein sollte, wie Sie eine anpassbare Vorlage erstellen und was bei digitalen und gedruckten Belegvorlagen berücksichtigt werden sollte.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind die Vorteile einer Belegvorlage?
  
• Was sollte in eine Belegvorlage aufgenommen werden?
  
• Wie erstellen Sie eine anpassbare Belegvorlage für Ihr Unternehmen?
  
• Wie formatieren Sie einen Zahlungsbeleg für verschiedene Zahlungsarten?
  
• Was sollte bei digitalen und gedruckten Belegvorlagen berücksichtigt werden?
  

Was sind die Vorteile einer Belegvorlage?

Belegvorlagen sind nicht notwendig, bieten aber viele Vorteile. Hier ein Überblick:

• Vorlagen stellen sicher, dass alle Belege das gleiche Format haben. Dadurch wirkt Ihr Unternehmen professionell und organisiert.

• Die Verwendung einer vorgefertigten Vorlage ist schneller, als jedes Mal Belege von Grund auf neu zu erstellen.

• Vorlagen stellen sicher, dass Sie alle gesetzlich erforderlichen Details enthalten, z. B. Steuerinformationen.

• Vorlagen mit einem einheitlichen Format erleichtern das Organisieren, Verfolgen und Verweisen auf vergangene Transaktionen.

• Wiederverwendbare Vorlagen sind kostengünstiger, als jedes Mal individuelle Belege zu kaufen oder zu entwerfen.

• Sie können Vorlagen meist mit Ihrem Logo und Ihren Unternehmensfarben anpassen, sodass Sie nicht auf ein personalisiertes Aussehen verzichten müssen.

Was sollte in eine Belegvorlage aufgenommen werden?

Belegvorlagen sollten umfassend, praktisch und unkompliziert sein. Folgendes sollten Sie einschließen:

• Informationen über das Unternehmen: Firmenname, Adresse, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Website), Firmenlogo und gegebenenfalls die Steueridentifikationsnummer

• Informationen über den Beleg: Belegnummer, Transaktionsdatum und Transaktionszeit (falls relevant)

• Informationen über Waren und Dienstleistungen: detaillierte Auflistung der verkauften Produkte oder Dienstleistungen, Artikelbeschreibungen, Artikelmengen, Stückpreise und Zwischensumme vor und/Steuern oder Rabatten

• Informationen zur Zahlung: Gesamtbetrag, Zahlungsmethode, Transaktionsreferenznummer (für elektronische Zahlungen) sowie alle Steuern, Rabatte oder Promotionen

• Optionale Ergänzungen: Platz für die Unterschrift des Kunden oder des Unternehmensvertreters (falls erforderlich), Namen und Kontaktdaten des Kunden, Dankesnachricht für den Kunden, alle Details zu einem eventuellen Treue- oder Prämienprogramm, den nächsten Termin oder das nächste Lieferdatum (falls zutreffend), die Rückerstattungs- oder Umtauschrichtlinie (falls zutreffend) und alle Gewährleistungen oder Garantien

Wie erstellen Sie eine anpassbare Belegvorlage für Ihr Unternehmen?

Verschiedene Softwareprogramme haben unterschiedliche Prozesse zum Erstellen von Vorlagen, aber es sollte nicht kompliziert sein, eine benutzerdefinierte Vorlage für Ihr Unternehmen zu erstellen. Wenn Sie mit Stripe arbeiten, können Sie automatische Belege für Online-Transaktionen aktivieren. Sie können die Belege mit Logo und Farben an Ihre Marke anpassen und automatisch an Kunden senden, wenn die Zahlung abgewickelt ist. Wenn Sie diese Funktion deaktivieren und stattdessen eine benutzerdefinierte Vorlage erstellen möchten, können Sie dies wie folgt tun.

Layout gestalten

Erstellen Sie ein Layout, das für Ihr Unternehmen geeignet ist, einschließlich:

• Kopfzeile: Geben Sie Namen, Adresse, Kontaktinformationen und Logo Ihres Unternehmens ein. Diese Details mit den Einstellungen in Ihrem Stripe-Konto übereinstimmen.

• Haupttext: Reservieren Sie Platz für detaillierte Einzelaufstellungen: die verkauften Waren oder Dienstleistungen, Einzelpreise, Zahlungsmethode, Gebührenaufschlüsselung und Links zu den Online-Belegen von Stripe (z. B. die Schaltfläche "Vollständigen Beleg anzeigen"), falls gewünscht.

• Fußzeile: Fügen Sie Bedingungen, Richtlinien oder zusätzliche Hinweise ein.

Branding anpassen

Fügen Sie Ihr Logo und Ihre Markenfarben hinzu. Stellen Sie sicher, dass diese Ihren Stripe Branding-Einstellungen entsprechen, damit die gesamte Kommunikation ein einheitliches Erscheinungsbild hat.

Mit Stripe automatisieren

Damit die Daten spezifischer Zahlungsbelege in Ihre benutzerdefinierte Zahlungsbelegvorlage eingegeben werden, können Sie:

• mit der Stripe-API die Transaktionsdaten direkt in die Vorlage ziehen.

• mit Tools wie Zapier die Zahlungsdaten aus Stripe extrahieren und in Google Sheets oder Ihre vorgefertigte Vorlage einfügen.

Testen und feinanpassen

Nachdem Sie Ihre Vorlage entworfen haben, verarbeiten Sie einige Stripe Zahlungen und geben Sie die Daten manuell in Ihre Vorlage ein, um die Benutzerfreundlichkeit zu testen. Überprüfen Sie bei automatisierten Workflows, ob die Transaktionsdetails von Stripe korrekt in den Zahlungsbeleg eingetragen wurden. Überprüfen Sie die Formatierung auf allen Plattformen, um sicherzustellen, dass Ihr Design sowohl als Ausdruck als auch auf dem Bildschirm gut aussieht.

Wie formatieren Sie einen Zahlungsbeleg für verschiedene Zahlungsarten?

Bei der Formatierung eines Belegs für verschiedene Zahlungsarten (z. B. Bargeld, Karte, online) müssen Sie für jede Methode die richtigen Details erfassen. Neben grundlegenden Details wie Unternehmensinformationen, Belegnummer, Datum und Uhrzeit, Transaktionsdetails und Zahlungsmethode müssen Sie spezifische Informationen für jede Zahlungsart angeben.

Bei Barzahlung:

• die Zahlungsmethode (z. B. „In bar gegeben")

• den vom Kunden gegebenen Barbetrag

• das Rückgeld

• eine Zeile für die Unterschrift (optional)

Bei Kredit- und Debitkartenzahlungen:

• die Zahlungsmethode, einschließlich Kartentyp (z. B. „Bezahlt mit Kreditkarte [Visa]“)

• die letzten vier Ziffern der Kartennummer (z. B. „Karte mit den Endziffern 1234“)

• den Autorisierungscode für die Transaktion

• eine Zeile für die Unterschrift (Vorschrift in einigen Branchen und Ländern, insbesondere bei Transaktionen mit hohem Wert)

Bei Online-Zahlung:

• die Zahlungsmethode (z. B. „Bezahlt mit PayPal“, „Bezahlt mit Klarna“)

• die Transaktions-ID

• den Zahlungsstatus (z. B. abgeschlossen, ausstehend, fehlgeschlagen)

• Kundendaten wie E-Mail-Adresse und Kontoname, je nach Bedarf

• einen Link zum vollständigen Online-Beleg, sofern Ihre Plattform dies unterstützt

Um die Zahlungsmethode auf Ihren Zahlungsbelegen hervorzuheben, können Sie fetten Text für den Abschnitt „Zahlung“ verwenden (z. B. „Bezahlt mit Kreditkarte“), fügen Sie kleine Icons (z. B. einen Geldschein für Bargeld, ein Kartensymbol für Kreditkarte) oder optionale Details hinzu, z. B. welcher Mitarbeiter die Transaktion bearbeitet hat.

Was sollte bei digitalen und gedruckten Belegvorlagen berücksichtigt werden?

Bei allen Arten von Belegen gibt es allgemeine Best Practices, die Sie immer befolgen sollten, z. B.:

• Strukturieren Sie Informationen logisch. Beginnen Sie mit Firmennamen und Kontaktdaten, gefolgt von den Transaktionsdetails und zum Schluss den Zahlungsdetails und den zusätzlichen Hinweisen.

• Geben Sie eine detaillierte Aufstellung der gekauften Waren oder Dienstleistungen, einschließlich Steuern und Rabatte.

• Lassen Sie Platz für Treueprämien, Bestellnummern und personalisierte Nachrichten.

• Informieren Sie sich über die lokalen Rechtsvorschriften, um sicherzustellen, dass Ihre Belege alle erforderliche Angaben enthalten, z. B. Steueridentifikationsnummern oder Haftungsausschlüsse.

• Überprüfen Sie die Vorlagen auf Richtigkeit.

Darüber hinaus gibt es weitere Punkte, die jeweils für digitale bzw. gedruckte Belege berücksichtigt werden sollten. Für digitale Belege:

• Passen Sie sie für die Anzeige auf Mobilgeräten und Desktops an. Digitale Belege sollten auf allen Geräten gut lesbar sein.

• Fügen Sie interaktive Elemente hinzu, z. B. Links zum Kundensupport, zu den Rückerstattungsrichtlinien und zu einer detaillierten Zahlungsübersicht.

• Machen Sie Zahlungsbelege als PDF herunterladbar und testen Sie sie mit verschiedenen E-Mail-Clients, um Formatierungsprobleme zu vermeiden.

• Schützen Sie die Kundendaten, indem Sie sensible Daten wie vollständige Kreditkartennummern entfernen. Zeigen Sie nur die letzten vier Ziffern der Zahlungsinformationen an und stellen Sie sicher, dass der Beleg den Datenschutzbestimmungen wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder dem California Consumer Privacy Act (CCPA) entspricht.

• Nutzen Sie digitale Belege als Touchpoint, indem Sie Links zu Produktempfehlungen, Treueprogrammen oder Feedback-Formularen hinzufügen.

• Verwenden Sie das Logo, die Farben und die Schriftarten Ihrer Marke, um ein einheitliches Erscheinungsbild mit Ihren anderen Kunden-Touchpoints zu schaffen.

Für Papierbelege:

• Achten Sie auf gute Lesbarkeit. Verwenden Sie eine Schriftgröße, die gut lesbar ist, und halten Sie sich auch bei kleineren Ausdrucken an eine einfache Formatierung.

• Passen Sie die Abstände und Leerbereiche genau an, um Platz für alle notwendigen Informationen zu bieten und gleichzeitig den Papierverbrauch zu minimieren.

• Fügen Sie Richtlinien wie Rückgabefristen und Rückgabebedingungen hinzu. Ein ausgedruckter Beleg ist oft die erste Anlaufstelle für Kunden, die Hilfe benötigen.

• Verwenden Sie langlebige Druckverfahren. Thermodruck ist üblich für Belege, verblasst aber mit der Zeit. Für Dokumente mit langen Aufbewahrungszeiten (z. B. Garantien) sollten Sie überlegen, zusätzliche Unterlagen bereitzustellen oder Ihre Kunden auf eine digitale Version zu verweisen.

• Fügen Sie Informationen hinzu, die die Kundenbindung fördern, z. B. Umfragelinks, Rabattcodes und Werbeaktionen. Platzieren Sie sie Informationen so, dass sie nicht von den Transaktionsdetails ablenken.

• Testen Sie auf mehreren Druckermodellen, um eine konsistente Druckausgabe zu gewährleisten und Darstellungsprobleme zu vermeiden. Das Belegformat hängt häufig von Ihrem POS-System ab.