Eine Vorlage für Zahlungsbelege ist ein vorgefertigtes Dokument oder digitales Layout, mit dem sich Belege schnell und einheitlich erstellen lassen. Ähnlich wie eine Rechnung enthält sie in der Regel den Unternehmensnamen, Kontaktinformationen, die Belegnummer, das Datum, eine detaillierte Liste der Waren oder Dienstleistungen, den Gesamtbetrag, die Zahlungsmethode sowie die geltenden Bedingungen. Im Gegensatz zu Rechnungen, die oft als Zahlungsaufforderung verwendet werden, werden Belege in der Regel nach erfolgter Zahlung ausgestellt.

Vorlagen für Zahlungsbelege können für bestimmte Branchen oder Anforderungen angepasst werden und sind oft in verschiedenen Formaten wie Word, Excel, PDF und über spezielle Software verfügbar. Vorlagen können sowohl für klassische gedruckte Belege als auch für digitale Optionen verwendet werden, die immer beliebter werden. So bevorzugen beispielsweise 46 % der Verbraucherinnen und Verbraucher in den USA, dem Vereinigten Königreich und Deutschland digitale Belege gegenüber Papierbelegen.

Im Folgenden erläutern wir die Vorteile Belegvorlagen und erklären, was darin enthalten sein sollte, wie Sie eine anpassbare Vorlage erstellen und was bei digitalen und gedruckten Belegvorlagen berücksichtigt werden sollte.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was in einer Vorlage für Zahlungsbelege enthalten sein sollte
  
• Welche Vorteile bietet eine Vorlage für Zahlungsbelege?
  
• So erstellen Sie eine anpassbare Vorlage für Zahlungsbelege für Ihr Unternehmen
  
• So formatieren Sie einen Zahlungsbeleg für verschiedene Zahlungsarten
  
• Best Practices für digitale und gedruckte Vorlagen für Zahlungsbelege
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Was sollte in eine Belegvorlage aufgenommen werden?

Belegvorlagen sollten umfassend, praktisch und unkompliziert sein. Folgendes sollten Sie einschließen:

• Unternehmensinformationen: Der Unternehmensname, die Adresse, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Website), das Unternehmenslogo und ggf. die Steueridentifikationsnummer.

• Beleginformationen: Die Belegnummer, das Transaktionsdatum und ggf. die Transaktionszeit.

• Details zu Waren oder Dienstleistungen: Eine detaillierte Liste der bereitgestellten Produkte oder Dienstleistungen, Beschreibungen der Posten, Mengen, Einzelpreise und die Zwischensumme vor Steuern oder Rabatten.

• Zahlungsinformationen: Der fällige Gesamtbetrag, die Zahlungsmethode, die Transaktionsreferenznummer (bei elektronischen Zahlungen) sowie etwaige Steuern, Rabatte oder Werbeaktionen.

• Optionale Ergänzungen: Platz für die Unterschrift des Kunden/der Kundin oder der Unternehmensvertretung (falls erforderlich), Name und Kontaktdaten des Kunden/der Kundin, eine Dankesnachricht an den Kunden/die Kundin, Details zu Treue- oder Prämienprogrammen, Datum des nächsten Termins oder der nächsten Lieferung (falls zutreffend), Rückerstattungs- oder Umtauschrichtlinien (falls zutreffend) sowie etwaige Garantien oder Gewährleistungen.

Während herkömmliche oder digitale Belege für Steuerberichtszwecke der Goldstandard sind, können das IRS und andere Aufsichtsbehörden an ihrer Stelle auch E-Mail-Bestätigungen akzeptieren. Wenn die E-Mail-Bestätigung das Transaktionsdatum, den gezahlten Betrag, den Namen des Anbieters, eine Beschreibung des Postens und einen Zahlungsnachweis enthält, kann sie oft als Beleg für Steuerberichtszwecke fungieren.

Was sind die Vorteile einer Belegvorlage?

Belegvorlagen sind nicht notwendig, bieten aber viele Vorteile. Hier ein Überblick:

• Vorlagen stellen sicher, dass alle Belege demselben Format folgen. Dadurch wirkt Ihr Unternehmen professionell und gut organisiert.

• Die Verwendung einer vorgefertigten Vorlage ist schneller, als Belege jedes Mal von Grund auf neu zu erstellen.

• Vorlagen gewährleisten, dass Sie alle gesetzlich vorgeschriebenen Details wie z. B. Steuerinformationen angeben.

• Vorlagen mit einem einheitlichen Format erleichtern das Organisieren, Nachverfolgen und Referenzieren vergangener Transaktionen.

• Wiederverwendbare Vorlagen sind kostengünstiger, als jedes Mal maßgeschneiderte Belege zu kaufen oder zu entwerfen.

• Sie können Vorlagen oft mit Ihrem Logo und Ihren Markenfarben anpassen, sodass Sie nicht auf einen personalisierten Look verzichten müssen.

Wie erstellen Sie eine anpassbare Belegvorlage für Ihr Unternehmen?

Verschiedene Softwaretypen haben unterschiedliche Prozesse zum Erstellen von Vorlagen, aber es sollte nicht kompliziert sein, eine individuelle Vorlage für Ihr Unternehmen zu erstellen. Von Designsoftware bis hin zu Zahlungsanbietern gibt es viele digitale Beleglösungen für Kleinunternehmen.

Wenn Sie beispielsweise mit Stripe arbeiten, können Sie automatische Belege für Online-Transaktionen aktivieren. Sie können Belege mit Ihrem Logo und Ihren Farben an Ihr Branding anpassen und sie nach der Zahlungsabwicklung automatisch an Ihre Kundinnen und Kunden senden. Wenn Sie diese Funktion deaktivieren und stattdessen eine benutzerdefinierte Vorlage erstellen möchten, gehen Sie wie folgt vor.

1. Entwerfen Sie das Layout

Erstellen Sie ein Layout, das für Ihr Unternehmen geeignet ist, einschließlich:

• Kopfzeile: Geben Sie Ihren Unternehmensnamen, Ihre Adresse, Kontaktdaten und Ihr Logo an. Aus Gründen der Einheitlichkeit sollten diese Details mit den Konfigurationen in Ihrem Stripe-Konto übereinstimmen.

• Textkörper: Reservieren Sie Platz für detaillierte Transaktionsdetails, einschließlich der bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen, der Kosten für die einzelnen Posten, der Zahlungsmethode, der Gebührenaufschlüsselung und ggf. Links zu den Online-Belegen von Stripe (z. B. eine Schaltfläche „Vollständigen Beleg anzeigen“).

• Fußzeile: Fügen Sie Bedingungen, Richtlinien oder zusätzliche Notizen hinzu.

2. Passen Sie das Branding an

Fügen Sie Ihr Logo und Ihre Markenfarben hinzu. Stellen Sie sicher, dass diese Ihren Stripe Branding-Einstellungen entsprechen, damit die gesamte Kommunikation ein einheitliches Erscheinungsbild hat.

3. Automatisieren Sie das Hinzufügen der Details mit Stripe

Damit die Daten spezifischer Zahlungsbelege in Ihre benutzerdefinierte Zahlungsbelegvorlage eingegeben werden, können Sie:

• Nutzen Sie die Stripe-API, um Transaktionsdaten per Pull-Methode direkt in die Vorlage zu importieren

• Verwenden Sie Tools wie Zapier, um Zahlungsdaten aus Stripe zu extrahieren und in Google Tabellen oder Ihre vorgefertigte Vorlage einzufügen

Stripe kann auch automatische Steuer- und Gesamtberechnungen bereitstellen, was es Unternehmen erleichtert, Zahlungen zu akzeptieren und Belege auszustellen.

4. Testen und optimieren Sie

Nachdem Sie Ihre Vorlage entworfen haben, wickeln Sie einige Stripe-Zahlungen ab und geben Sie die Daten manuell in Ihre Vorlage ein, um die Nutzbarkeit zu testen. Überprüfen Sie bei automatisierten Workflows, ob die Stripe-Transaktionsdetails korrekt in den Zahlungsbeleg eingegeben wurden. Überprüfen Sie die Formatierung plattformübergreifend, um sicherzustellen, dass Ihr Design sowohl als Ausdruck als auch auf dem Bildschirm ansprechend aussieht.

Wie formatieren Sie einen Zahlungsbeleg für verschiedene Zahlungsarten?

Bei der Formatierung eines Belegs für verschiedene Zahlungsarten (z. B. Bargeld, Karte, online) müssen Sie für jede Methode die richtigen Details erfassen. Neben grundlegenden Details wie Unternehmensinformationen, Belegnummer, Datum und Uhrzeit, Transaktionsdetails und Zahlungsmethode müssen Sie spezifische Informationen für jede Zahlungsart angeben.

Bei Barzahlungen geben Sie Folgendes an:

• Die Zahlungsmethode (z. B. „Bar bezahlt“)

• Den vom Kunden/von der Kundin übergebenen Barbetrag

• Etwaiges Rückgeld, das dem Kunden/der Kundin zurückgegeben wurde

• Eine Unterschriftszeile (optional)

Bei Kredit- und Debitkartenzahlungen geben Sie Folgendes an:

• Die Zahlungsmethode, einschließlich des Kartentyps (z. B. „Bezahlt mit Kreditkarte [Visa]“)

• Die letzten vier Ziffern der Kartennummer (z. B. „Karte mit der Endung 1234“)

• Den Autorisierungscode der Transaktion

• Eine Unterschriftszeile (wird in einigen Branchen oder Regionen verlangt, insbesondere bei Transaktionen mit hohem Wert)

Bei Online-Zahlungen geben Sie Folgendes an:

• Die Zahlungsmethode (z. B. „Bezahlt über PayPal“, „Bezahlt über Klarna“)

• Die ID-Nummer der Transaktion

• Den Status der Zahlung (z. B. abgeschlossen, ausstehend, fehlgeschlagen)

• Kundendaten wie E-Mail-Adresse und Kontoname, je nach Bedarf

• Einen Link zum vollständigen Online-Beleg, sofern Ihre Plattform dies unterstützt

Damit die Zahlungsmethode auf Ihren Belegen hervorsticht, können Sie den Zahlungsbereich fett formatieren (z. B. „Bezahlt mit: Kreditkarte“), kleine Symbole wie einen Dollarschein für Bargeld und ein Kartensymbol für Kreditkarten hinzufügen oder optionale Details wie den Namen des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin, der/die die Transaktion abgewickelt hat, aufnehmen.

Was sollte bei digitalen und gedruckten Belegvorlagen berücksichtigt werden?

Bei allen Arten von Belegen gibt es allgemeine Best Practices, die Sie immer befolgen sollten, z. B.:

• Strukturieren Sie die Informationen logisch: Beginnen Sie mit Ihrem Unternehmensnamen und den Kontaktangaben. Danach folgen die Transaktionsdetails und zum Schluss die Zahlungsinformationen sowie eventuelle Zusatzbemerkungen.

• Listen Sie Einkäufe klar auf, einschließlich Steuern und Rabatten.

• Lassen Sie Platz für spezielle Felder wie Treueprämien, Bestellnummern und personalisierte Nachrichten.

• Prüfen Sie die lokalen Gesetze, um sicherzustellen, dass Ihre Zahlungsbelege erforderliche Angaben wie Steuer-IDs und Haftungsausschlüsse enthalten.

• Überprüfen Sie Vorlagen immer genau auf ihre Richtigkeit.

Darüber hinaus gibt es weitere Punkte, die jeweils für digitale bzw. gedruckte Belege berücksichtigt werden sollten.

Das sollten Sie bei digitalen Zahlungsbelegen beachten:

• Optimieren Sie sie für Mobilgeräte und Desktops. Digitale Zahlungsbelege sollten auf jedem Gerät leicht lesbar sein.

• Fügen Sie interaktive Elemente wie Links zum Kundensupport, zu Rückerstattungsrichtlinien und zu einer detaillierten Zahlungszusammenfassung hinzu.

• Machen Sie Zahlungsbelege als PDF-Datei herunterladbar und testen Sie die Zustellung über verschiedene E-Mail-Clients hinweg, um Formatierungsprobleme zu vermeiden.

• Schützen Sie Kundendaten, indem Sie sensible Details wie vollständige Kreditkartennummern entfernen. Zeigen Sie nur die letzten vier Ziffern der Zahlungsinformationen an und stellen Sie sicher, dass der Zahlungsbeleg den Datenschutzbestimmungen entspricht, wie z. B. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem California Consumer Privacy Act (CCPA).

• Nutzen Sie digitale Zahlungsbelege als Touchpoint, indem Sie Links zu Produktempfehlungen, Treueprogrammen oder Feedback-Formularen hinzufügen.

• Verwenden Sie Ihr Logo, Ihre Markenfarben und Schriftarten, um ein einheitliches Erscheinungsbild zu schaffen, das zu Ihren anderen Kunden-Touchpoints passt.

Das sollten Sie bei Kaufbelegen beachten:

• Achten Sie vor allem auf die Lesbarkeit. Verwenden Sie eine gut lesbare Schriftgröße und halten Sie die Formatierung auch bei kleineren Ausdrucken einfach.

• Passen Sie die Abstände an, um alle erforderlichen Informationen unterzubringen und gleichzeitig den Papierverbrauch zu minimieren.

• Fügen Sie Richtlinien wie Rückgabefristen und etwaige Rückgabebedingungen hinzu. Ein gedruckter Zahlungsbeleg ist oft die erste Anlaufstelle für Kundinnen und Kunden, die Hilfe benötigen.

• Verwenden Sie langlebige Druckmethoden. Der Thermodruck ist bei Zahlungsbelegen weit verbreitet, verblasst aber mit der Zeit. Für langfristige Aufzeichnungen (wie z. B. Garantien) sollten Sie zusätzliche Dokumente bereitstellen oder Kundinnen und Kunden auf eine digitale Version verweisen.

• Fügen Sie Informationen hinzu, die zu weiterem Engagement einladen, z. B. Links zu Umfragen, Rabattcodes und bevorstehenden Werbeaktionen. Platzieren Sie diese Informationen so, dass sie die Transaktionsdetails nicht überschatten.

• Testen Sie den Druck auf verschiedenen Druckern, um eine gleichbleibende Ausgabe zu gewährleisten und abgeschnittene Ränder oder unpassende Abstände zu vermeiden. Das Format eines Zahlungsbelegs hängt oft von Ihrem Point of Sale (POS)-System ab.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing lässt sich die Debitorenbuchhaltung vereinfachen – vom Erstellen der Rechnung bis zum Zahlungseinzug. Unabhängig davon, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, hilft Stripe Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützte Tools zur Zahlungswiederherstellung, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Verbessern Sie das Kundenerlebnis: Bieten Sie ein modernes Zahlungserlebnis mit Unterstützung für über 25 Sprachen, über 135 Währungen und über 100 Zahlungsmethoden, einschließlich Banküberweisungen. Rechnungen sind leicht zugänglich und können über ein Self-Serve-Kundenportal bezahlt werden.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

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