Kvittomall: Vad som ska inkluderas och mallar för olika användningsfall

Invoicing
Invoicing

Stripe Invoicing är en global programvaruplattform för fakturering utformad för att spara tid för dig och se till att du får betalt snabbare. Det tar bara några minuter att skapa och skicka en faktura till dina kunder – ingen kodning krävs.

Läs mer 
  1. Introduktion
  2. Vilka är fördelarna med en kvittomall?
  3. Vad ska ingå i en kvittomall?
  4. Skapa en anpassningsbar kvittomall för ditt företag
    1. Designa layouten
    2. Anpassa profilering
    3. Automatisera med Stripe
    4. Testa och förfina
  5. Så här formaterar du ett kvitto för olika betalningstyper
  6. Bästa praxis för digitala och tryckta kvittomallar

En kvittomall är ett fördesignat dokument eller en digital layout som används för att skapa kvitton snabbt och konsekvent. Det inkluderar vanligtvis företagsnamn, kontaktinformation, kvittonummer, datum, specificerad lista över varor eller tjänster, totalt belopp, betalningsmetod och tillämpliga villkor. Mallar kan anpassas för specifika branscher eller behov och är ofta tillgängliga i olika format, som Word, Excel, PDF och genom specialiserad programvara.

Företag använder kvittomallar för både digitala och utskrivna kvitton, även om digitala kvitton blir allt mer populära. Till exempel erbjöd 84 % av detaljhandlarna i Storbritannien digitala kvitton under 2023. Nedan förklarar vi fördelarna med en kvittomall, vad som ska ingå i den, hur du skapar en anpassningsbar mall och bästa praxis för både digitala och utskrivna kvittomallar.

Vad innehåller den här artikeln?

  • Vilka är fördelarna med en kvittomall?
  • Vad ska stå på kvittomallen?
  • Hur du skapar en anpassningsbar kvittomall för ditt företag
  • Hur man skapar ett kvitto för olika betalningstyper
  • Bästa praxis för digitala och utskrivna kvittomallar

Vilka är fördelarna med en kvittomall?

Kvittomallar krävs inte, men de ger många fördelar. Här är en översikt:

  • Mallar säkerställer att alla kvitton har samma format. Följande gör att ditt företag ser professionellt och organiserat ut.

  • Det går snabbare att använda en färdig mall än att skapa kvitton från grunden varje gång.

  • Mallar säkerställer att du inkluderar alla lagstadgade uppgifter, till exempel skatteinformation.

  • Mallar med ett enhetligt format gör det lättare att organisera, spåra och hänvisa till tidigare transaktioner.

  • Återanvändbara mallar är mer kostnadseffektiva än att köpa eller designa anpassade kvitton varje gång.

  • Du kan ofta anpassa mallar med din logotyp och varumärkesfärger, så att du inte behöver offra ett personligt utseende.

Vad ska ingå i en kvittomall?

Kvittomallar ska vara heltäckande, praktiska och enkla. Följande bör inkluderas:

  • Företagsuppgifter: Företagsnamn, adress, kontaktuppgifter (t.ex. telefonnummer, e-postadress, webbplats), företagslogotyp och momsregistreringsnummer (om tillämpligt).

  • Kvittouppgifter: Kvittonummer, transaktionsdatum och transaktionstid (om tillämpligt).

  • Uppgifter om varor eller tjänster: En specificerad lista över produkter eller tjänster som tillhandahållits, artikelbeskrivningar, artikelmängd, enhetspriser och delsumma före moms eller rabatter.

  • Betalningsinformation: Totalt belopp att betala, betalningsmetod, referensnummer för transaktion (för elektroniska betalningar) och eventuella skatter, rabatter eller kampanjer.

  • Valfria tillägg: Plats för kundens eller företagsrepresentantens underskrift (om tillämpligt), kundens namn och kontaktuppgifter, ett tackmeddelande till kunden, information om lojalitets- eller belöningsprogram, nästa möte eller leveransdatum (om tillämpligt), återbetalnings- eller bytespolicy (om tillämpligt) och eventuella garantier.

Skapa en anpassningsbar kvittomall för ditt företag

Olika programvarutyper kommer att ha olika processer för att skapa mallar, men det borde inte vara komplicerat att skapa en anpassad mall för ditt företag. Om du samarbetar med Stripe kan du aktivera automatiska kvitton för onlinetransaktioner. Du kan anpassa kvitton till ditt varumärke med din logotyp och färger och skicka dem till kunderna automatiskt när betalningen har behandlats. Om du väljer att inaktivera den här funktionen och skapa en anpassad mall i stället kan du göra så här:

Designa layouten

Skapa en layout som fungerar för ditt företag, som innehåller:

  • Rubrik: Ange företagets namn, adress, kontaktuppgifter och logotyp. För konsekvens bör dessa uppgifter matcha det du har konfigurerat på ditt Stripe-konto.

  • Brödtext: Avsätt utrymme för specificerade transaktionsuppgifter, inklusive tillhandahållna varor eller tjänster, artikelkostnader, betalningsmetod, avgiftsfördelning och länkar till Stripes onlinekvitton (t.ex. knappen "Visa fullständigt kvitto") om du vill.

  • Sidfot: Lägg till eventuella villkor, policyer eller ytterligare anteckningar.

Anpassa profilering

Infoga din logotyp och ditt varumärkes färger i din mall. Se till att dessa matchar dina varumärkesinställningar för Stripe så att all kommunikation får ett enhetligt utseende.

Automatisera med Stripe

Om du vill ange information för varje kvitto i din anpassade kvittomall kan du:

  • Använda Stripes API för att hämta transaktionsdata direkt till mallen

  • Använda verktyg som Zapier för att extrahera betalningsdata från Stripe och infoga dem i Google Sheets eller din fördesignade mall

Testa och förfina

När du har utformat mallen kan du behandla några Stripe betalningar och manuellt mata in dessa data i mallen för att testa användbarheten. För automatiserade arbetsflöden ska du kontrollera att Stripes transaktionsuppgifter är korrekt angivna på kvittot. Kontrollera formateringen på olika plattformar för att säkerställa att din design ser bra ut både som utskrift och på skärmen.

Så här formaterar du ett kvitto för olika betalningstyper

När du formaterar ett kvitto för olika betalningstyper (t.ex. kontanter, kort, online) måste du samla in rätt uppgifter för varje metod. Förutom grundläggande uppgifter som företagsinformation, kvittonummer, datum och tid för köpet, köpinformation och betalningsmetod måste du inkludera information som är specifik för varje betalningstyp.

För kontantbetalningar bör följande information inkluderas:

  • Betalningsmetoden (t.ex. "Kontantbetalning")

  • Det kontantbelopp som kunden betalat

  • Eventuell växel som gavs tillbaka till kunden

  • En rad för underskrift (valfritt)

För kredit- och bankkortsbetalningar, inkludera:

  • Betalningsmetoden, inklusive korttyp (t.ex. "Kreditkortsbetalning [Visakort]")

  • De fyra sista siffrorna i kortnumret (t.ex. "Kort som slutar på 1234")

  • Koden för transaktionsauktorisering

  • En signaturrad (krävs av vissa branscher eller regioner, särskilt för transaktioner med högt värde)

För onlinebetalningar ska du inkludera:

  • Betalningsmetoden (t.ex. "Betald via PayPal", "Betald via Klarna")

  • Transaktionens ID-nummer

  • Betalningsstatus (t.ex. slutförd, pågående, misslyckad)

  • Kunduppgifter som e-postadress och kontonamn, om nödvändigt

  • En länk till det fullständiga onlinekvittot, om din plattform stödjer det

För att få betalningsmetoden att synas tydligare på dina kvitton kan du använda fetstil för betalningsavsnittet (t.ex. "Betald med: Kreditkort"), lägg till små ikoner som en dollarsedel för kontanter och en kortsymbol för kredit, eller inkludera valfri annan information, som vilken anställd som behandlat transaktionen.

Bästa praxis för digitala och tryckta kvittomallar

När du skapar kvitton finns det visa universella metoder som du alltid bör följa, till exempel följande:

  • Strukturera informationen logiskt, utgå från ditt företagsnamn och dina kontaktuppgifter. Följ upp dem med transaktionsinformation och avsluta med betalningsspecifikationer och eventuella ytterligare anteckningar.

  • Specificera inköp tydligt, inklusive skatter och rabatter.

  • Ge utrymme för unika fält, som lojalitetsbelöningar, ordernummer och personliga meddelanden.

  • Kontrollera lokala lagar för att säkerställa att dina kvitton innehåller nödvändiga uppgifter som skatteregistreringsnummer och ansvarsfriskrivningar.

  • Dubbelkolla alltid att mallarna är korrekta.

Det finns dessutom särskilda metoder som rekommenderas för digitala kvitton respektive tryckta kvitton. Kom ihåg följande när det gäller digitala kvitton:

  • Förbättra för mobil och dator. Digitala kvitton ska vara lätta att läsa på alla enheter.

  • Lägg till interaktiva element som länkar till kundsupport, återbetalningspolicyer och en detaljerad betalningssammanfattning.

  • Gör kvitton nedladdningsbara som PDF-filer och testa leverans i olika e-postklienter för att undvika formateringsproblem.

  • Skydda kunddata genom att ta bort känsliga uppgifter, till exempel fullständiga kreditkortsnummer. Visa endast de fyra sista siffrorna i betalningsinformationen och se till att kvittot följer dataskyddsbestämmelser som General Data Protection Regulation (GDPR) och California Consumer Privacy Act (CCPA).

  • Använd digitala kvitton som en kontaktpunkt genom att lägga till länkar till produktrekommendationer, lojalitetsprogram eller återkopplingsformulär.

  • Använd din logotyp, dina varumärkesfärger och typsnitt för att skapa ett sammanhängande utseende som överensstämmer med dina andra kundkontaktpunkter.

Här är vad du bör komma ihåg vad gäller papperskvitton:

  • Prioritera läsbarhet. Använd en teckenstorlek som är lätt att läsa och håll dig till enkel formatering, även på mindre utskrifter.

  • Tänk på radavståndet för att inkludera all nödvändig information samtidigt som pappersanvändningen minimeras.

  • Inkludera policyer som tidsramar för retur och eventuella returvillkor. Ett utskrivet kvitto är ofta den första referenspunkten för kunder som behöver hjälp.

  • Använd hållbara tryckmetoder. Termotryck är vanligt för kvitton, men det bleknar med tiden. För långsiktiga register (t.ex. garantier) bör du överväga att tillhandahålla ytterligare dokumentation eller hänvisa kunderna till en digital version.

  • Lägg till information som inbjuder till ytterligare engagemang, till exempel länkar till marknadsundersökningar, rabattkoder och kommande kampanjer. Placera denna information så att den inte överskuggar transaktionsdetaljerna.

  • Testa på de olika skrivarna först för att säkerställa konsekventa utskrifter och undvika avskärningar eller svårlästa radavstånd. Formatet på ett kvitto beror ofta på din betalterminal (POS-system).

Innehållet i den här artikeln är endast avsett för allmän information och utbildningsändamål och ska inte tolkas som juridisk eller skatterelaterad rådgivning. Stripe garanterar inte att informationen i artikeln är korrekt, fullständig, adekvat eller aktuell. Du bör söka råd från en kompetent advokat eller revisor som är licensierad att praktisera i din jurisdiktion för råd om din specifika situation.

Är du redo att sätta i gång?

Skapa ett konto och börja ta emot betalningar – inga avtal eller bankuppgifter behövs – eller kontakta oss för att ta fram ett specialanpassat paket för ditt företag.
Invoicing

Invoicing

Skapa en faktura och skicka den till dina kunder på bara några minuter – ingen kod krävs.

Dokumentation om Invoicing

Skapa och hantera fakturor för engångsbetalningar med Stripe Invoicing.