Un modèle de reçu est un document préconçu ou une mise en page numérique que l'on utilise pour créer rapidement des reçus uniformisés. Ils comprennent généralement le nom de l'entreprise, ses coordonnées, un numéro de reçu, la date de la transaction, la liste détaillée des biens ou services concernés, le montant total, le moyen de paiement utilisé et les conditions générales applicables. Les modèles peuvent être personnalisés pour certains secteurs ou besoins spécifiques et sont souvent disponibles dans divers formats tels que Word, Excel, PDF et via des logiciels spécialisés.

Les entreprises utilisent des modèles à la fois pour les reçus numériques et papier, bien que les reçus numériques gagnent en popularité. À titre d'exemple, en 2023, 84 % des marchands du Royaume-Uni proposaient des reçus numériques. Nous vous expliquons ci-dessous les avantages que présentent les modèles de reçu, ce qu'il faut y inclure, comment créer un modèle personnalisable et les bonnes pratiques applicables aux modèles de reçus numériques et papier.

Sommaire de cet article

• Quels sont les avantages des modèles de reçus ?
  
• Éléments à inclure dans un modèle de reçu
  
• Comment créer un modèle de reçu personnalisable pour votre entreprise
  
• Comment formater un reçu pour différents types de paiement
  
• Bonnes pratiques pour les modèles de reçus numériques et papier
  

Quels sont les avantages d'un modèle de reçu ?

Bien qu'ils ne soient pas obligatoires, les modèles de reçus offrent de nombreux avantages. En voici un aperçu :

• Les modèles permettent de garantir que tous les reçus suivent le même format. Ils donnent à votre entreprise une image professionnelle et organisée.

• L'utilisation d'un modèle prédéfini est plus rapide que la création systématique de reçus de A à Z.

• Les modèles garantissent la mention de toutes les informations obligatoires, telles que les informations fiscales.

• Les modèles au format uniforme facilitent l'organisation, le suivi et le référencement des transactions passées.

• Les modèles réutilisables sont plus rentables que d'acheter ou de concevoir systématiquement des reçus personnalisés.

• Vous pouvez souvent personnaliser les modèles avec votre logo et les couleurs de votre marque.

Éléments à inclure dans un modèle de reçu

Les modèles de reçus doivent être complets, pratiques et simples. Voici ce que vous devez y inclure :

• Informations sur l'entreprise : le nom de l'entreprise, son adresse, ses coordonnées (par exemple, le numéro de téléphone, l'adresse e-mail, le site Web), le logo et le numéro fiscal (le cas échéant).

• Informations sur le reçu : le numéro de reçu et la date et l'heure de la transaction (le cas échéant).

• Informations relatives aux biens ou services : une liste détaillée des produits ou services fournis, la description des articles, les quantités d'articles, les prix unitaires et le sous-total avant l'application de taxes ou de réductions.

• Informations de paiement : le montant total dû, le moyen de paiement, le numéro de référence de la transaction (pour les paiements électroniques) et les taxes, remises ou promotions éventuelles.

• Ajouts facultatifs : un espace pour la signature du client ou du représentant de l'entreprise (le cas échéant), son nom et ses coordonnées, un message de remerciement pour le client, toute information concernant les programmes de fidélité ou de récompense, le prochain rendez-vous ou la date de livraison (le cas échéant), la politique de remboursement ou d'échange (le cas échéant) et toute garantie.

Comment créer un modèle de reçu personnalisable pour votre entreprise

Si le processus de création de modèles diffère en fonction du logiciel, créer un modèle personnalisé pour votre entreprise est généralement simple. Si vous utilisez Stripe, vous pouvez activer les reçus automatiques pour les transactions en ligne. Vous pouvez personnaliser les reçus en fonction de votre image de marque en ajoutant votre logo et vos couleurs, et les envoyer automatiquement à vos clients une fois le paiement traité. Si vous choisissez de désactiver cette fonctionnalité et de créer un modèle personnalisé, voici comment procéder.

Concevez la mise en page

Créez une mise en page adaptée à votre entreprise, en ajoutant notamment :

• Un en-tête : indiquez le nom, l'adresse, les coordonnées et le logo de votre entreprise. Par souci de cohérence, ces informations doivent correspondre à celles que vous avez configurées sur votre compte Stripe.

• Le corps du texte : si vous le souhaitez, prévoyez de l'espace pour les détails de la transaction, notamment les biens ou services fournis, le tarif des articles, le moyen de paiement, le détail des frais et les liens vers les reçus en ligne de Stripe (p. ex., un bouton « Afficher le reçu complet »).

• Un pied de page : ajoutez des conditions, politiques ou notes supplémentaires.

Personnalisez l'image de marque

Ajoutez votre logo et les couleurs de votre marque à votre modèle. Assurez-vous que ces éléments correspondent à vos paramètres de marque Stripe afin de conserver une certaine cohérence dans toutes vos communications.

Automatisez vos reçus avec Stripe

Pour saisir les informations de chaque reçu sur votre modèle de reçu personnalisé, vous pouvez :

• Utiliser l'API Stripe pour extraire les données de transaction directement dans le modèle

• Utiliser des outils comme Zapier pour extraire les données de paiement de Stripe et les insérer dans Google Sheets ou dans votre modèle préconçu.

Testez et affinez

Une fois votre modèle conçu, traitez quelques paiements Stripe et saisissez manuellement les données dans votre modèle pour en tester l'utilisation. Dans le cadre des workflows automatisés, vérifiez que les informations concernant les transactions Stripe sont correctement saisies sur le reçu. Vérifiez la mise en forme sur toutes les plateformes pour vous assurer que votre design est tout aussi attrayant sur papier qu'à l'écran.

Comment formater un reçu pour différents types de paiement

Lorsque vous formatez un reçu pour différents types de paiement (p. ex., espèces, carte bancaire, paiement en ligne), assurez-vous de saisir les bonnes informations pour chaque moyen de paiement. Outre les informations de base telles que les informations sur l'entreprise, le numéro de reçu, la date et l'heure de l'achat, les détails de l'achat et le moyen de paiement, vous devez inclure des informations spécifiques à chaque type de paiement.

Pour les paiements en espèces, incluez :

• Le moyen de paiement (p. ex., « Payé en espèces »)

• Le montant en espèces payé par le client

• Tout rendu de monnaie au client

• Une ligne de signature (facultatif)

Pour les paiements par carte de crédit et de débit, incluez :

• Le moyen de paiement, notamment le type de carte (p. ex. « Payé par carte bancaire [Visa] »)

• Les quatre derniers chiffres du numéro de carte (p. ex., « Carte se terminant par 1234 »)

• Le code d'autorisation de la transaction

• Une ligne de signature (exigée par certains secteurs d'activité ou certaines régions, en particulier pour les paiements élevés)

Pour les paiements en ligne, incluez :

• Le moyen de paiement (p. ex., « Payé via PayPal », « Payé via Klarna »)

• L'ID de la transaction

• L'état du paiement (p. ex, terminé, en attente, échoué)

• Les informations du client, telles que l'adresse e-mail et le nom du compte, le cas échéant

• Un lien vers le reçu en ligne complet, si votre plateforme prend en charge cette option

Pour que le moyen de paiement apparaisse sur vos reçus, vous pouvez utiliser du texte en gras dans la section du paiement (p. ex., « Payé par : carte bancaire »), ajouter de petites icônes telles qu'un billet en dollars pour les paiements en espèces et un symbole de carte pour les paiements par carte, ou inclure des informations facultatives telles que l'employé ayant traité la transaction.

Bonnes pratiques pour les modèles de reçus numériques et papier

Lorsque vous créez des reçus, vous devez suivre les bonnes pratiques universelles suivantes :

• Structurez l'information de manière logique, en commençant par le nom de votre entreprise et ses coordonnées. Indiquez ensuite les détails de la transaction et terminez par les détails du paiement et les notes supplémentaires.

• Détaillez clairement les achats, y compris les taxes et les réductions.

• Prévoyez de l'espace pour les champs spécifiques tels que les récompenses de fidélité, les numéros de commande et les messages personnalisés.

• Prenez connaissance des réglementations locales pour vous assurer que vos reçus contiennent les informations requises, telles que les numéros fiscaux et les clauses de non-responsabilité.

• Vérifiez toujours l'exactitude de vos modèles.

D'autres pratiques s'appliquent respectivement aux reçus numériques et aux reçus papier. Pour les reçus numériques :

• Adaptez vos reçus en fonction de l'appareil (mobiles ou ordinateurs de bureau). Les reçus numériques doivent être faciles à lire sur n'importe quel appareil.

• Ajoutez des éléments interactifs tels que des liens vers le service client, les politiques de remboursement et un récapitulatif détaillé des paiements.

• Proposez une version téléchargeable au format PDF et testez l'envoi sur différents services de messagerie pour éviter les problèmes de formatage.

• Protégez les données de vos clients en supprimant les informations sensibles telles que les numéros de carte de crédit complets. N'affichez que les quatre derniers chiffres des informations de paiement et assurez-vous que le reçu est conforme aux réglementations sur la confidentialité des données, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et la Loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA).

• Utilisez les reçus numériques comme élément de communication en ajoutant des liens vers des recommandations de produits, des programmes de fidélité ou des formulaires permettant de recueillir l'avis de vos clients.

• Utilisez votre logo, les couleurs de votre marque et vos polices de caractères pour créer un visuel cohérent correspondant à vos autres communications.

Pour les reçus papier :

• Privilégiez la lisibilité. Utilisez une taille de police facile à lire et choisissez une mise en forme simple, même dans des formats plus petits.

• Ajustez l'espacement pour inclure toutes les informations nécessaires tout en minimisant l'utilisation de papier.

• Incluez des politiques telles que les délais de retour et les conditions de retour. Lorsque vos clients ont besoin d'aide, ils consultent en premier lieu leur reçu imprimé.

• Utilisez des méthodes d'impression durables. L'impression thermique est courante pour les reçus, mais elle s'estompe avec le temps. Pour les documents à conserver (tels que les garanties), envisagez de fournir des documents supplémentaires ou d'orienter les clients vers une version numérique.

• Ajoutez des informations favorisant l'engagement, telles que des liens vers des sondages, des codes de réduction et des promotions à venir. Placez ces informations de manière à ce qu'elles ne prennent pas le pas sur les détails de la transaction.

• Effectuez des tests sur plusieurs imprimantes pour garantir un rendu cohérent et éviter les troncations de texte ou tout problème d'espacement. Le format d'un reçu dépend souvent de votre système de point de vente (PDV).