เทมเพลตใบเสร็จคือเอกสารที่ออกแบบไว้ล่วงหน้า หรือเค้าโครงดิจิทัลที่ใช้สร้างใบเสร็จอย่างรวดเร็วและสอดคล้องกัน โดยปกติแล้ว มักประกอบด้วยชื่อธุรกิจ ข้อมูลติดต่อ หมายเลขใบเสร็จ วันที่ รายการสินค้าหรือบริการ ยอดรวม วิธีการชําระเงิน และข้อกําหนดหรือเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง สามารถปรับแต่งเทมเพลตให้เหมาะกับอุตสาหกรรมหรือความต้องการเฉพาะได้ และมักจะมีให้เลือกใช้ในรูปแบบต่างๆ เช่น Word, Excel, PDF และซอฟต์แวร์เฉพาะทาง

ธุรกิจต่างๆ ใช้เทมเพลตใบเสร็จสําหรับทั้งใบเสร็จแบบดิจิทัลและใบเสร็จแบบพิมพ์ แม้ว่าใบเสร็จแบบดิจิทัลจะได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อยๆ ตัวอย่างเช่น 84% ของผู้ค้าปลีกในสหราชอาณาจักรนำเสนอใบเสร็จแบบดิจิทัลในปี 2023 ด้านล่างนี้เราจะอธิบายประโยชน์ของเทมเพลตใบเสร็จ ข้อมูลที่ต้องระบุ วิธีสร้างเทมเพลตที่กําหนดเอง และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับทั้งเทมเพลตใบเสร็จแบบดิจิทัลและแบบพิมพ์

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• เทมเพลตใบเสร็จมีประโยชน์อะไรบ้าง
  
• ข้อมูลที่ต้องระบุในเทมเพลตใบเสร็จ
  
• วิธีสร้างเทมเพลตใบเสร็จที่ปรับแต่งได้สําหรับธุรกิจของคุณ
  
• วิธีจัดรูปแบบใบเสร็จสําหรับการชําระเงินประเภทต่างๆ
  
• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับเทมเพลตใบเสร็จแบบดิจิทัลและแบบพิมพ์
  

เทมเพลตใบเสร็จมีประโยชน์อย่างไร

ไม่มีข้อกำหนดให้ต้องใช้เทมเพลตใบเสร็จ แต่ก็ให้ประโยชน์มากมาย ต่อไปนี้คือภาพรวม

• เทมเพลตช่วยให้มั่นใจว่าใบเสร็จทั้งหมดเป็นรูปแบบเดียวกัน วิธีนี้จะทําให้ธุรกิจของคุณดูเป็นมืออาชีพและเป็นระเบียบ

• การใช้เทมเพลตสําเร็จรูปนั้นเร็วกว่าการสร้างใบเสร็จตั้งแต่เริ่มต้นทุกครั้ง

• เทมเพลตช่วยให้คุณระบุรายละเอียดทั้งหมดที่จําเป็นตามกฎหมาย เช่น ข้อมูลภาษี

• เทมเพลตที่มีรูปแบบเหมือนกันช่วยให้จัดการ ติดตาม และอ้างอิงธุรกรรมที่ผ่านมาได้ง่ายขึ้น

• เทมเพลตที่ใช้ซ้ำได้จะคุ้มค่ามากกว่าการซื้อหรือออกแบบใบเสร็จแบบกำหนดเองในแต่ละครั้ง

• คุณสามารถปรับแต่งเทมเพลตด้วยโลโก้และสีของแบรนด์ของคุณได้ ดังนั้นคุณจึงยังคงได้รูปลักษณ์ของใบเสร็จที่ปรับให้เหมาะกับคุณได้

ข้อมูลที่ต้องระบุในเทมเพลตใบเสร็จ

เทมเพลตใบเสร็จควรครอบคลุม นําไปใช้ได้จริง และตรงไปตรงมา สิ่งที่คุณควรระบุมีมีดังนี้

• ข้อมูลธุรกิจ: ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ รายละเอียดการติดต่อ (เช่น หมายเลขโทรศัพท์ อีเมล เว็บไซต์) โลโก้ของธุรกิจ และหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษี (หากมี)

• ข้อมูลใบเสร็จ: หมายเลขใบเสร็จ วันที่ธุรกรรม และเวลาธุรกรรม (ถ้าเกี่ยวข้อง)

• รายละเอียดของสินค้าหรือบริการ: ผลิตภัณฑ์หรือบริการที่แจกแจงรายการ คําอธิบายสินค้า ปริมาณสินค้า ราคาต่อหน่วย และยอดรวมย่อยก่อนหักภาษีหรือส่วนลด

• ข้อมูลการชําระเงิน: ยอดครบกําหนดชําระ วิธีการชําระเงิน หมายเลขอ้างอิงธุรกรรม (สําหรับการชําระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์) และภาษี ส่วนลด หรือโปรโมชันใดๆ

• ส่วนเพิ่มที่จะระบุหรือไม่ก็ได้: พื้นที่สำหรับลายเซ็นของลูกค้าหรือตัวแทนธุรกิจ (ถ้าจำเป็น) ชื่อลูกค้าและรายละเอียดการติดต่อ ข้อความขอบคุณลูกค้า รายละเอียดโปรแกรมความภักดีหรือรางวัล การนัดหมายครั้งต่อไปหรือวันที่จัดส่ง (ถ้ามี) นโยบายการคืนเงินหรือการแลกเปลี่ยน (ถ้ามี) และการรับประกันหรือการรับรองใดๆ

วิธีสร้างเทมเพลตใบเสร็จที่ปรับแต่งได้สําหรับธุรกิจของคุณ

ซอฟต์แวร์ประเภทต่างๆ จะมีกระบวนการที่แตกต่างกันสําหรับการสร้างเทมเพลต แต่การสร้างเทมเพลตที่เหมาะกับธุรกิจของคุณไม่ใช่เรื่องซับซ้อนแต่อย่างใด หากคุณทํางานร่วมกับ Stripe คุณสามารถเปิดใช้ใบเสร็จอัตโนมัติสําหรับธุรกรรมออนไลน์ได้ คุณปรับแต่งใบเสร็จให้แบรนด์ของคุณด้วยโลโก้และสี แล้วส่งให้ลูกค้าโดยอัตโนมัติเมื่อระบบประมวลผลการชําระเงิน หากคุณเลือกปิดใช้งานฟีเจอร์นี้และสร้างเทมเพลตแบบกำหนดเองแทน คุณสามารถทำได้ดังนี้

ออกแบบเค้าโครง

สร้างเลย์เอาต์ที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ ซึ่งประกอบด้วย:

• ส่วนหัว: ใส่ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ รายละเอียดการติดต่อ และโลโก้ของคุณ รายละเอียดเหล่านี้ควรตรงกับข้อมูลที่คุณกําหนดค่าไว้ในบัญชี Stripe เพื่อให้สอดคล้องกัน

• เนื้อหา: จัดสรรพื้นที่สำหรับรายละเอียดธุรกรรมแบบแยกรายการ รวมถึงสินค้าหรือบริการที่ให้บริการ ต้นทุนรายการ วิธีการชำระเงิน การแยกรายละเอียดค่าธรรมเนียม และลิงก์ไปยังใบเสร็จออนไลน์ของ Stripe (เช่น ปุ่ม "ดูใบเสร็จฉบับเต็ม") หากต้องการ

• ส่วนท้าย: เพิ่มข้อกําหนด นโยบาย หรือหมายเหตุเพิ่มเติม

ปรับแต่งการสร้างแบรนด์

เพิ่มโลโก้และสีของแบรนด์ในเทมเพลต ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลเหล่านี้ตรงกับการตั้งค่าการสร้างแบรนด์ Stripe ของคุณ เพื่อให้การสื่อสารทั้งหมดมีรูปลักษณ์ที่สอดคล้องกัน

สร้างการทํางานอัตโนมัติด้วย Stripe

ในการป้อนข้อมูลสำหรับใบเสร็จแต่ละใบบนเทมเพลตใบเสร็จที่กำหนดเองของคุณ คุณทำได้ดังนี้:

• ใช้ API ของ Stripe เพื่อดึงข้อมูลธุรกรรมลงในเทมเพลตโดยตรง

• ใช้เครื่องมืออย่าง Zapier เพื่อดึงข้อมูลการชําระเงินจาก Stripe แล้วแทรกข้อมูลดังกล่าวเข้าไปใน Google Sheets หรือเทมเพลตที่ออกแบบไว้ล่วงหน้า

ทดสอบและปรับปรุง

เมื่อคุณออกแบบเทมเพลตเสร็จแล้ว ให้ประมวลผลการชำระเงิน Stripe สองสามรายการและป้อนข้อมูลด้วยตนเองลงในเทมเพลตของคุณเพื่อทดสอบการใช้งาน สําหรับขั้นตอนการทํางานอัตโนมัติ ให้ตรวจสอบว่าป้อนรายละเอียดธุรกรรม Stripe ลงในใบเสร็จอย่างถูกต้อง ตรวจสอบการจัดรูปแบบในแพลตฟอร์มต่างๆ เพื่อให้การออกแบบของคุณดูดีทั้งในรูปแบบงานพิมพ์และบนหน้าจอ

วิธีจัดรูปแบบใบเสร็จสําหรับการชําระเงินประเภทต่างๆ

เมื่อจัดรูปแบบใบเสร็จสำหรับรูปแบบการชำระเงินที่แตกต่างกัน (เช่น เงินสด บัตร ออนไลน์) คุณจะต้องบันทึกรายละเอียดที่ถูกต้องสำหรับแต่ละวิธี นอกจากรายละเอียดพื้นฐานอย่างข้อมูลธุรกิจ หมายเลขใบเสร็จ วันที่และเวลาซื้อ รายละเอียดการซื้อ และวิธีการชําระเงินแล้ว คุณยังต้องระบุข้อมูลเกี่ยวกับการชําระเงินแต่ละประเภทด้วย

สําหรับการชําระเงินด้วยเงินสด ให้ระบุข้อมูลดังนี้

• วิธีการชําระเงิน (เช่น "ชําระโดยเงินสด")

• ยอดเงินสดที่ลูกค้าชำระ

• เงินทอนที่ได้รับจากลูกค้า

• บรรทัดลายเซ็น (ระบุหรือไม่ก็ได้)

สําหรับการชําระเงินด้วยบัตรเครดิตและบัตรเดบิต ระบุข้อมูลต่อไปนี้:

• วิธีการชําระเงิน ซึ่งรวมถึงประเภทบัตร (เช่น "ชําระโดยบัตรเครดิต [Visa]")

• เลข 4 หลักสุดท้ายของหมายเลขบัตร (เช่น "บัตรที่ลงท้ายด้วย 1234")

• รหัสการอนุมัติธุรกรรม

• บรรทัดลายเซ็น (ต้องมีในบางอุตสาหกรรมหรือบางภูมิภาค โดยเฉพาะสําหรับธุรกรรมที่มีมูลค่าสูง)

สําหรับการชําระเงินออนไลน์ ระบุข้อมูลต่อไปนี้:

• วิธีการชําระเงิน (เช่น "ชําระผ่าน PayPal" "ชําระผ่าน Klarna")

• หมายเลข ID ธุรกรรม

• สถานะการชําระเงิน (เช่น เสร็จสมบูรณ์ รอดําเนินการ ไม่สําเร็จ)

• รายละเอียดลูกค้า เช่น อีเมลและชื่อบัญชี ตามที่กําหนด

• ลิงก์ไปยังใบเสร็จออนไลน์แบบเต็ม หากแพลตฟอร์มของคุณรองรับ

หากต้องการให้วิธีการชําระเงินดูโดดเด่นในใบเสร็จ คุณสามารถใช้ข้อความตัวหนาสําหรับส่วนการชําระเงินได้ (เช่น "ชําระเงินโดย: บัตรเครดิต”) เพิ่มไอคอนเล็กๆ เช่น ธนบัตรดอลลาร์สำหรับเงินสด และสัญลักษณ์บัตรสำหรับเครดิต หรือระบุรายละเอียดเพิ่มเติม เช่น พนักงานที่ดำเนินการธุรกรรม

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับเทมเพลตใบเสร็จแบบดิจิทัลและแบบพิมพ์

เมื่อคุณสร้างใบเสร็จ มีแนวทางปฏิบัติที่ดีสากลบางประการที่คุณควรปฏิบัติตามอยู่เสมอ เช่น

• จัดโครงสร้างข้อมูลตามหลักตรรกะ โดยเริ่มจากชื่อธุรกิจและรายละเอียดการติดต่อของคุณ ดําเนินการตามรายละเอียดธุรกรรมและดําเนินการให้เสร็จสิ้นโดยระบุข้อมูลการชําระเงินและหมายเหตุเพิ่มเติมต่างๆ

• แจกแจงการซื้ออย่างชัดเจน รวมถึงภาษีและส่วนลด

• เว้นช่องว่างสำหรับช่องข้อมูลเฉพาะ เช่น รางวัลความภักดี หมายเลขคําสั่งซื้อ และข้อความเฉพาะบุคคล

• ตรวจสอบกฎหมายท้องถิ่นเพื่อให้มั่นใจว่าใบเสร็จของคุณมีรายละเอียดที่จําเป็น เช่น หมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีและข้อความปฏิเสธความรับผิด

• ตรวจสอบเทมเพลตซ้ำให้ถูกต้องทุกครั้ง

นอกจากนี้ยังมีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่แตกต่างกัน ซึ่งใช้กับใบเสร็จแบบดิจิทัลและใบเสร็จที่พิมพ์ตามลําดับ สิ่งที่คุณควรจดจําไว้สําหรับใบเสร็จแบบดิจิทัล มีดังนี้

• ปรับแต่งสําหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่และเดสก์ท็อป ใบเสร็จแบบดิจิทัลควรอ่านบนอุปกรณ์ทุกประเภทได้ง่าย

• เพิ่มองค์ประกอบแบบอินเทอร์แอกทีฟ เช่น ลิงก์ไปยังฝ่ายสนับสนุนลูกค้า นโยบายการคืนเงิน และข้อมูลสรุปการชําระเงินอย่างละเอียด

• ทําให้ใบเสร็จสามารถดาวน์โหลดเป็นไฟล์ PDF และทดสอบการจัดส่งในไคลเอ็นต์อีเมลต่างๆ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาการจัดรูปแบบ

• ปกป้องข้อมูลของลูกค้าด้วยการลบรายละเอียดที่ละเอียดอ่อน เช่น หมายเลขบัตรเครดิตแบบเต็ม แสดงเพียงตัวเลข 4 หลักสุดท้ายของข้อมูลการชําระเงิน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบเสร็จเป็นไปตามข้อบังคับด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูล เช่น กฎระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้ทั่วไป (GDPR) และ กฎหมายความเป็นส่วนตัวของผู้บริโภคแห่งรัฐแคลิฟอร์เนีย (CCPA)

• ใช้ใบเสร็จดิจิทัลเป็นจุดติดต่อโดยการเพิ่มลิงก์ไปยังคำแนะนำผลิตภัณฑ์ โปรแกรมความภักดี หรือแบบฟอร์มข้อเสนอแนะ

• ใช้โลโก้ สีของแบรนด์ และแบบอักษรเพื่อสร้างรูปลักษณ์ที่สอดคล้องกับจุดติดต่อลูกค้าอื่นๆ ของคุณ

สิ่งที่คุณควรจดจําไว้สําหรับใบเสร็จแบบกระดาษ มีดังนี้

• ต้องอ่านได้ชัดเจนเสมอ ใช้ขนาดของแบบอักษรที่อ่านได้ง่าย และใช้การจัดรูปแบบที่เรียบง่ายแม้ในงานพิมพ์ขนาดเล็ก

• ปรับแต่งระยะห่างอย่างละเอียดเพื่อให้มีข้อมูลที่จําเป็นทั้งหมดขณะลดขนาดการใช้กระดาษให้เหลือน้อยที่สุด

• ระบุนโยบาย ต่างๆ เช่น ระยะเวลาการคืนสินค้าและเงื่อนไขการคืนสินค้า ใบเสร็จแบบพิมพ์มักเป็นจุดอ้างอิงแรกสําหรับลูกค้าที่ต้องการความช่วยเหลือ

• ใช้วิธีพิมพ์ที่คงทน ปกติใบเสร็จจะพิมพ์ด้วยระบบความร้อน แต่ความคมชัดในใบเสร็จจะค่อยๆ จางลงไปเมื่อเวลาผ่านไป สําหรับระเบียนระยะยาว (เช่น การรับประกัน) คุณควรส่งเอกสารประกอบเพิ่มเติมหรือแนะนำให้ลูกค้าใช้เวอร์ชันดิจิทัล

• เพิ่มข้อมูลที่เชิญชวนให้มีส่วนร่วมเพิ่มเติม เช่น ลิงก์แบบสำรวจ โค้ดส่วนลด และโปรโมชันที่กำลังจะมีขึ้น ใส่ข้อมูลนี้ไว้ในที่ที่ไม่บดบังรายละเอียดธุรกรรม

• ทดสอบเครื่องพิมพ์ทุกเครื่องเพื่อให้แน่ใจว่าได้ผลลัพธ์ที่สม่ำเสมอและหลีกเลี่ยงการตัดขาดหรือระยะห่างที่ไม่เหมาะสม รูปแบบของใบเสร็จมักจะขึ้นอยู่กับระบบระบบบันทึกการขาย (POS) ของคุณ