Una plantilla de recibo es un documento prediseñado o un diseño digital que se utiliza para crear recibos de forma rápida y uniforme. Por lo general, incluye el nombre de la empresa, la información de contacto, el número de recibo, la fecha, una lista detallada de bienes o servicios, el importe total, el método de pago y los términos o condiciones aplicables. Las plantillas se pueden personalizar para industrias o necesidades específicas y, a menudo, están disponibles en varios formatos, como Word, Excel, PDF y a través de software especializado.
Las empresas utilizan plantillas de recibos tanto para los recibos digitales como para los impresos, aunque los recibos digitales son cada vez más populares. Por ejemplo, el 84 % de los minoristas en el Reino Unido ofrecieron recibos digitales en 2023. A continuación, explicaremos los beneficios de una plantilla de recibo, qué incluir en ella, cómo crear una personalizable y las mejores prácticas para plantillas de recibos digitales e impresas.
¿Qué contiene este artículo?
- ¿Cuáles son los beneficios de una plantilla de recibo?
- Qué incluir en una plantilla de recibo
- Cómo crear una plantilla de recibo personalizable para tu negocio
- Cómo formatear un recibo para diferentes tipos de pago
- Prácticas recomendadas para plantillas de recibos digitales e impresas
¿Cuáles son los beneficios de una plantilla de recibo?
Las plantillas de recibos no son obligatorias, pero proporcionan muchos beneficios. A continuación encontrarás una descripción general:
Las plantillas garantizan que todos los recibos sigan el mismo formato. Esto hace que tu negocio se vea profesional y organizado.
Usar una plantilla prediseñada es más rápido que crear recibos desde cero cada vez.
Las plantillas garantizan que incluyas todos los datos exigidos por la ley, como información fiscal.
Las plantillas con un formato uniforme facilitan la organización, el seguimiento y la referencia de transacciones pasadas.
Las plantillas reutilizables ofrecen una mejor relación costo-beneficio que comprar o diseñar recibos personalizados cada vez.
A menudo puedes personalizar las plantillas con tu logotipo y los colores de tu marca, para que no tengas que sacrificar un aspecto personalizado.
Qué incluir en una plantilla de recibo
Las plantillas de recibos deben ser integrales, prácticas y sencillas. Esto es lo que debes incluir:
Información de la empresa: El nombre de la empresa, dirección, datos de contacto (p. ej., número de teléfono, correo electrónico, sitio web), logotipo de la empresa y número de identificación fiscal (si corresponde).
Información del recibo: El número de recibo, la fecha de la transacción y la hora de la transacción (si corresponde).
Datos de bienes o servicios: Una lista detallada de los productos o servicios proporcionados, las descripciones de los artículos, las cantidades de los artículos, los precios unitarios y el subtotal antes de impuestos o descuentos.
Información de pago: El importe total adeudado, el método de pago, el número de referencia de la transacción (para pagos electrónicos) y los impuestos, descuentos o promociones.
Adiciones opcionales: Espacio para la firma del cliente o representante comercial (si se requiere), el nombre y los datos de contacto del cliente, un mensaje de agradecimiento para el cliente, cualquier dato del programa de lealtad o recompensas, la próxima cita o fecha de entrega (si corresponde), la política de reembolso o cambio (si corresponde) y cualquier garantía.
Cómo crear una plantilla de recibo personalizable para tu negocio
Los diferentes tipos de software tendrán diferentes procesos para crear plantillas, pero no debería ser complicado crear una plantilla personalizada para tu negocio. Si trabajas con Stripe, puedes activar los recibos automáticos para las transacciones en línea. Puedes personalizar los recibos de tu marca con tu logotipo y colores, y enviarlos a los clientes automáticamente cuando se procese el pago. Si decides desactivar esta función y crear una plantilla personalizada, a continuación te explicamos cómo puedes hacerlo.
Planifica el diseño
Crea un diseño que funcione para tu empresa e incluye:
Encabezado: Incluye el nombre, la dirección, los datos de contacto y el logotipo de tu empresa. Para mantener la uniformidad, estos detalles deben coincidir con los que configuraste en tu cuenta de Stripe.
Cuerpo: Reserva espacio para los detalles de la transacción, incluidos los bienes o servicios proporcionados, los costos de los artículos, el método de pago, el desglose de comisiones y los enlaces a los recibos en línea de Stripe (por ejemplo, un botón que indique "Ver recibo completo"), si lo deseas.
Pie de página: Agrega cualquier término, política o nota adicional.
Personaliza la imagen de marca
Añade tu logotipo y los colores de tu marca a tu plantilla. Asegúrate de que coincidan con la configuración de imagen de marca de Stripe para que todas las comunicaciones tengan un aspecto uniforme.
Automatiza con Stripe
Para ingresar la información de cada recibo en tu plantilla de recibo personalizada, puedes:
Utilizar la API de Stripe para extraer los datos de las transacciones directamente en la plantilla
Utiliza herramientas como Zapier para extraer datos de pago de Stripe e insertarlos en Hojas de cálculo de Google o en tu plantilla prediseñada.
Prueba y realiza ajustes
Una vez que hayas diseñado tu plantilla, procesa algunos pagos de Stripe e ingresa manualmente los datos en tu plantilla para probar la capacidad de uso. Para flujos de trabajo automatizados, verifica que los detalles de las transacciones de Stripe se ingresen correctamente en el recibo. Comprueba el formato en todas las plataformas para asegurarte de que tu diseño se ve bien tanto en formato de impresión como en pantalla.
Cómo formatear un recibo para diferentes tipos de pago
Al formatear un recibo para diferentes tipos de pago (por ejemplo, efectivo, tarjeta, en línea), debes capturar los detalles correctos para cada método. Además de los detalles básicos, como la información de la empresa, el número de recibo, la fecha y hora de la compra, los detalles de la compra y el método de pago, debes incluir información específica para cada tipo de pago.
Para pagos en efectivo, incluye:
El método de pago (p. ej., "Pagado en efectivo")
El importe en efectivo entregado por el cliente
Cualquier cambio que se le haya devuelto al cliente
Una línea de firma (opcional)
Para pagos con tarjeta de crédito y débito, incluye:
El método de pago, incluido el tipo de tarjeta (p. ej., "Pagado con tarjeta de crédito [Visa]")
Los últimos cuatro dígitos del número de la tarjeta (p. ej., "Tarjeta terminada en 1234")
El código de autorización de la transacción
Una línea de firma (requerida por algunos sectores o regiones, especialmente para transacciones de alto valor)
Para pagos en línea, incluye:
El método de pago (p. ej., "Pagado a través de PayPal", "Pagado a través de Klarna")
El número de identificación de la transacción
El estado del pago (p. ej., completado, pendiente, fallido)
Datos del cliente, como el correo electrónico y el nombre de la cuenta, según sea necesario
Un enlace al recibo completo en línea, si tu plataforma lo admite.
Para que el método de pago se destaque en tus recibos, puedes usar texto en negrita para la sección de pago (por ejemplo, "Pagado por: Tarjeta de crédito"), agregar pequeños íconos como un billete de un dólar para efectivo y un símbolo de tarjeta para crédito, o incluir detalles opcionales como qué empleado procesó la transacción.
Prácticas recomendadas para plantillas de recibos digitales e impresas
A la hora de elaborar recibos, hay algunas prácticas recomendadas universales que siempre debes seguir, como las siguientes:
Estructura la información de forma lógica, empezando por el nombre de tu empresa y los datos de contacto. Luego incluye los detalles de la transacción y termina con los detalles del pago y las notas adicionales.
Detalla las compras con claridad, incluidos los impuestos y los descuentos.
Deja espacio para campos únicos, como recompensas por fidelidad, números de pedido y mensajes personalizados.
Verifica las leyes locales para asegurarte de que tus recibos incluyan los detalles necesarios, como las identificaciones fiscales y las exenciones de responsabilidad.
Comprueba siempre la precisión de las plantillas.
Además, existen distintas prácticas recomendadas que se aplican a los recibos digitales y a los recibos impresos, respectivamente. Esto es lo que debes recordar para los recibos digitales:
Realiza ajustes para dispositivos móviles y computadoras de escritorio. Los recibos digitales deben ser fáciles de leer en cualquier dispositivo.
Agrega elementos interactivos como enlaces al servicio de atención al cliente, políticas de reembolso y un resumen detallado del pago.
Haz que los recibos se puedan descargar como PDF y prueba la entrega en diferentes clientes de correo electrónico para evitar problemas de formato.
Protege los datos de los clientes eliminando los datos confidenciales, como los números completos de las tarjetas de crédito. Muestra solo los últimos cuatro dígitos de la información de pago y asegúrate de que el recibo cumpla con las normativas de privacidad de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA).
Utiliza los recibos digitales como punto de contacto añadiendo enlaces a recomendaciones de productos, programas de fidelización o formularios de comentarios.
Utiliza tu logotipo, los colores de tu marca y las fuentes para crear un aspecto cohesivo que coincida con los demás puntos de contacto con tus clientes.
Esto es lo que debes recordar para los recibos en papel:
Prioriza la legibilidad. Utiliza un tamaño de letra que sea fácil de leer y cíñete a un formato sencillo, incluso en impresiones más pequeñas.
Ajuste el espaciado para incluir toda la información necesaria y minimizar el uso de papel.
Incluye políticas como los plazos de devolución y las condiciones de devolución. Un recibo impreso suele ser el primer punto de referencia para los clientes que necesitan asistencia.
Usa métodos de impresión duraderos. La impresión térmica es común para los recibos, pero se desvanece con el tiempo. En el caso de los registros a largo plazo (como las garantías), considera la posibilidad de proporcionar documentación adicional o dirigir a los clientes a una versión digital.
Agrega información que invite a una mayor participación, como enlaces de encuestas, códigos de descuento y próximas promociones. Coloca esta información en un lugar donde no opaque los detalles de la transacción.
Realiza pruebas en todas las impresoras para garantizar una salida uniforme y evitar cortes o espaciados incómodos. El formato de un recibo a menudo depende de su sistema de punto de venta (POS).
El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, adecuación o vigencia de la información incluida en el artículo. Si necesitas asistencia para tu situación particular, te recomendamos consultar a un abogado o un contador competente con licencia para ejercer en tu jurisdicción.