Una plantilla de recibo es un documento prediseñado o un diseño digital que se utiliza para crear recibos de forma rápida y consistente. Suele incluir el nombre de la empresa, la información de contacto, el número de recibo, la fecha, la lista detallada de bienes o servicios, el importe total, el método de pago y las condiciones aplicables. Las plantillas se pueden personalizar para sectores o necesidades específicas y, a menudo, están disponibles en varios formatos, como Word, Excel, PDF y a través de software especializado.

Las empresas utilizan plantillas de recibos tanto para los recibos digitales como para los impresos, aunque los recibos digitales son cada vez más populares. Por ejemplo, el 84 % de los minoristas del Reino Unido ofrecieron recibos digitales en 2023. A continuación, explicaremos los beneficios de una plantilla de recibo, qué incluir en ella, cómo crear una plantilla personalizable y las mejores prácticas para plantillas de recibos digitales e impresas.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cuáles son los beneficios de una plantilla de recibo?
  
• Qué incluir en una plantilla de recibo
  
• Cómo crear una plantilla de recibo personalizable para tu negocio
  
• Cómo dar formato a un recibo para diferentes tipos de pago
  
• Prácticas recomendadas para las plantillas de recibos digitales e impresos
  

¿Cuáles son los beneficios de una plantilla de recibo?

Las plantillas de recibos no son obligatorias, pero ofrecen muchas ventajas. A continuación, se muestra una descripción general:

• Las plantillas garantizan que todos los recibos tengan el mismo formato. Esto hace que tu empresa parezca profesional y organizada.

• Usar una plantilla predefinida es más rápido que crear recibos desde cero cada vez.

• Las plantillas garantizan que incluyas todos los datos legalmente requeridos, como la información fiscal.

• Las plantillas con un formato uniforme facilitan la organización, el seguimiento y la referencia de transacciones pasadas.

• Las plantillas reutilizables son más rentables que comprar o diseñar recibos personalizados cada vez.

• A menudo puedes personalizar las plantillas con tu logotipo y los colores de tu marca, para que no tengas que sacrificar un aspecto personalizado.

Qué incluir en una plantilla de recibo

Las plantillas de recibos deben estar completas, ser prácticas y sencillas. Esto es lo que debes incluir:

• Información de la empresa: El nombre de la empresa, la dirección, los datos de contacto (por ejemplo, número de teléfono, correo electrónico, sitio web), el logotipo de la empresa y el número de identificación fiscal (si corresponde).

• Información del recibo: El número de recibo, la fecha y hora de la transacción (si corresponde).

• Datos de bienes o servicios: Una lista detallada de los productos o servicios proporcionados, las descripciones de los artículos, las cantidades de los artículos, los precios unitarios y el subtotal antes de impuestos o descuentos.

• Información de pago: El importe total adeudado, el método de pago, el número de referencia de la transacción (para pagos electrónicos) y los impuestos, descuentos o promociones.

• Adiciones opcionales: Espacio para la firma del cliente o del representante comercial (si es necesario), el nombre y los datos de contacto del cliente, un mensaje de agradecimiento para el cliente, cualquier detalle del programa de fidelización o recompensa, la próxima cita o la fecha de entrega (si corresponde), la política de reembolso o cambio (si corresponde) y cualquier garantía.

Cómo crear una plantilla de recibo personalizable para tu empresa

Los diferentes tipos de software tendrán diferentes procesos para crear plantillas, pero no debería ser complicado crear una plantilla personalizada para tu empresa. Si trabajas con Stripe, puedes habilitar los recibos automáticos para las transacciones en línea. Puedes personalizar los recibos de tu marca con tu logotipo y colores, y enviarlos a los clientes automáticamente cuando se procese el pago. Si decides desactivar esta función y crear una plantilla personalizada, a continuación te explicamos cómo hacerlo.

Crea el diseño

Crea un diseño que funcione para tu empresa, incluyendo lo siguiente:

• Encabezado: Incluye el nombre, la dirección, los datos de contacto y el logotipo de tu empresa. Por coherencia, estos datos deben coincidir con los que has configurado en tu cuenta de Stripe.

• Cuerpo: Reserva espacio para los detalles pormenorizados de la transacción, incluidos los bienes o servicios proporcionados, los costes de los artículos, el método de pago, el desglose de tarifas y los enlaces a los recibos en línea de Stripe (por ejemplo, un botón «Ver recibo completo»), si lo deseas.

• Pie de página: Añade condiciones, políticas o notas adicionales.

Personaliza tu imagen de marca

Añade tu logotipo y los colores de tu marca a tu plantilla. Asegúrate de que coincidan con la configuración de tu imagen de marca de Stripe para que todas las comunicaciones tengan un aspecto coherente.

Automatiza con Stripe

Para introducir la información de cada recibo en tu plantilla de recibo personalizada, puedes hacer lo siguiente:

• Utiliza la API de Stripe para extraer datos de transacciones directamente en la plantilla

• Utiliza herramientas como Zapier para extraer datos de pago de Stripe e insertarlos en hojas de cálculo de Google o en tu plantilla prediseñada

Prueba y perfecciona

Una vez que hayas diseñado tu plantilla, procesa unos cuantos pagos de Stripe e introduce manualmente los datos en tu plantilla para probar la facilidad de uso. Para flujos de trabajo automatizados, verifica que los datos de las transacciones de Stripe estén correctamente introducidos en el recibo. Comprueba el formato en todas las plataformas para asegurarte de que tu diseño se ve bien tanto como impresión como en pantalla.

Cómo dar formato a un recibo para diferentes tipos de pago

Cuando formatees un recibo para distintos tipos de pago (por ejemplo, en efectivo, con tarjeta, en Internet), necesitas tener los detalles adecuados para cada método. Además de los detalles básicos, como la información de la empresa, el número de recibo, la fecha y hora de la compra, los detalles de la compra y el método de pago, debes incluir información específica para cada tipo de pago.

En el caso de pagos en efectivo, incluye lo siguiente:

• El método de pago (p. ej., «Pagado en efectivo»)

• El importe en efectivo entregado por el cliente

• Cualquier cambio que se le devuelva al cliente

• Una línea para la firma (opcional)

Para pagos con tarjeta de crédito y débito, incluye lo siguiente:

• El método de pago, incluyendo el tipo de tarjeta (p. ej., «Pagado con tarjeta de crédito [Visa]»)

• Los últimos cuatro dígitos del número de la tarjeta (p. ej., «Tarjeta terminada en 1234»)

• El código de autorización de la transacción

• Una línea para la firma (requerida por algunos sectores o regiones, especialmente para transacciones de alto valor)

En el caso de pagos por Internet, incluye lo siguiente:

• El método de pago (p. ej., «Pagado a través de PayPal», «Pagado a través de Klarna»)

• El número de ID de la transacción

• El estado del pago (p. ej., completado, pendiente, fallido)

• Los datos del cliente, como el correo electrónico y el nombre de la cuenta, según sea necesario

• El enlace al recibo completo en Internet, si tu plataforma lo admite

Para que el método de pago destaque en tus recibos, puedes usar texto en negrita para la sección de pago (p. ej., «Pagado con: Tarjeta de crédito»), añade pequeños iconos como un billete de un dólar para el efectivo y un símbolo de tarjeta para el crédito o incluye detalles opcionales como el nombre del empleado que procesó la transacción.

Prácticas recomendadas para las plantillas de recibos digitales e impresos

A la hora de elaborar recibos, hay algunas prácticas recomendadas universales que siempre debes seguir, como las siguientes:

• Estructura la información de manera lógica, comenzando con el nombre de tu empresa y los datos de contacto. A continuación, incluye los detalles de la transacción y termina con los detalles del pago y las notas adicionales.

• Detalla claramente las compras, incluyendo impuestos y descuentos.

• Deja espacio para campos únicos, como recompensas por fidelidad, números de pedido y mensajes personalizados.

• Consulta las leyes locales para asegurarte de que tus recibos incluyan los datos necesarios, como los ID fiscales y las exenciones de responsabilidad.

• Comprueba siempre la precisión de las plantillas.

Además, existen distintas prácticas recomendadas que se aplican a los recibos digitales y a los impresos, respectivamente. Esto es lo que debes recordar para los recibos digitales:

• Optimiza para dispositivos móviles y de sobremesa. Los recibos digitales deben ser fáciles de leer en cualquier dispositivo.

• Añade elementos interactivos, como enlaces al servicio de atención al cliente, políticas de reembolso y un resumen detallado del pago.

• Haz que los recibos se puedan descargar como PDF y prueba la entrega en diferentes clientes de correo electrónico para evitar problemas de formato.

• Protege los datos de los clientes eliminando los datos confidenciales, como los números completos de las tarjetas de crédito. Muestra solo los últimos cuatro dígitos de la información de pago y asegúrate de que el recibo cumpla con las normativas de privacidad de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA).

• Utiliza los recibos digitales como punto de contacto añadiendo enlaces a recomendaciones de productos, programas de fidelización o formularios de comentarios.

• Utiliza tu logotipo, los colores de tu marca y las fuentes para crear un aspecto coherente que coincida con los demás puntos de contacto con tus clientes.

Esto es lo que debes recordar para los recibos en papel:

• Prioriza la legibilidad. Utiliza un tamaño de letra que sea fácil de leer y mantén un formato sencillo, incluso en las impresiones más pequeñas.

• Ajusta el espaciado para incluir toda la información necesaria mientras minimizas el uso de papel.

• Incluye políticas como los plazos de devolución y cualquier condición de devolución. Un recibo impreso suele ser el primer punto de referencia para los clientes que necesitan ayuda.

• Utiliza métodos de impresión duraderos. La impresión térmica es común para los recibos, pero se desvanece con el tiempo. En el caso de los registros a largo plazo (como las garantías), considera la posibilidad de proporcionar documentación adicional o de dirigir a los clientes a una versión digital.

• Añade información que invite a una mayor participación, como enlaces a encuestas, códigos de descuento y próximas promociones. Sitúa esta información donde no eclipse los detalles de la transacción.

• Haz pruebas en todas las impresoras para asegurar un resultado consistente y evitar cortes o espaciados extraños. El formato de un recibo a menudo depende de tu sistema POS.