Een ontvangstbewijssjabloon is een vooraf ontworpen document of digitale lay-out die wordt gebruikt om snel en consistent ontvangstbewijzen te maken. Meestal gaat het om de bedrijfsnaam, contactgegevens, ontvangstnummer, datum, gespecificeerde lijst van goederen of diensten, totaalbedrag, betaalmethode en toepasselijke voorwaarden. Sjablonen kunnen worden aangepast voor specifieke sectoremn of behoeften en zijn vaak beschikbaar in verschillende formaten zoals Word, Excel, PDF en via gespecialiseerde software.

Bedrijven gebruiken ontvangstbewijssjablonen voor zowel digitale als gedrukte bonnen, hoewel digitale bonnen steeds populairder worden. Zo bood 84% van de detailhandels in het Verenigd Koninkrijk in 2023 digitale ontvangstbewijzen aan. Hieronder leggen we uit wat de voordelen zijn van een ontvangstbewijssjabloon, wat je erin moet opnemen, hoe je een aanpasbaar sjabloon maakt en de best practices voor zowel digitale als gedrukte bon sjablonen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn de voordelen van een ontvangstbewijssjabloon?
  
• Wat moet er op een ontvangstbewijssjabloon staan?
  
• Hoe maak je een aanpasbaar ontvangstbewijssjabloon voor je bedrijf?
  
• Een ontvangstbewijs opmaken voor verschillende soorten betalingen
  
• Best practices voor digitale en gedrukte ontvangstbewijssjablonen
  

Wat zijn de voordelen van een ontvangstbewijssjabloon?

Sjablonen voor ontvangstbewijzen zijn niet verplicht, maar bieden wel veel voordelen. Hier is een overzicht:

• Sjablonen zorgen ervoor dat alle bonnen hetzelfde formaat hebben. Hierdoor ziet je bedrijf er professioneel en georganiseerd uit.

• Het gebruik van een kant-en-klaar sjabloon is sneller dan elke keer opnieuw bonnen te maken.

• Sjablonen garanderen dat je alle wettelijk vereiste gegevens opneemt, zoals belastinggegevens.

• Sjablonen met een uniform formaat maken het gemakkelijker om transacties uit het verleden te organiseren, te volgen en ernaar te verwijzen.

• Herbruikbare sjablonen zijn kosteneffectiever dan elke keer aangepaste bonnen te kopen of te ontwerpen.

• Je kunt sjablonen vaak aanpassen met je logo en merkkleuren, zodat je geen persoonlijke look hoeft op te offeren.

Wat moet er op een sjabloon voor een ontvangstbewijs staan

Sjablonen voor ontvangstbewijzen moeten uitgebreid, praktisch en duidelijk zijn. Dit is wat je moet opnemen:

• Bedrijfsgegevens: De bedrijfsnaam, adres, contactgegevens (bijv. telefoonnummer, e-mailadres, website), bedrijfslogo en belastingidentificatienummer (indien van toepassing).

• Informatie over ontvangstbewijs: Het ontvangstnummer, de transactiedatum en het tijdstip van de transactie (indien van toepassing).

• Details van goederen of diensten: Een gespecificeerde lijst van geleverde producten of diensten, itembeschrijvingen, itemhoeveelheden, eenheidsprijzen en subtotaal vóór belastingen of kortingen.

• Betaalgegevens: Het totale verschuldigde bedrag, de betaalmethode, het transactiereferentienummer (voor elektronische betalingen) en eventuele belastingen, kortingen of promoties.

• Optionele toevoegingen: Ruimte voor de handtekening van de klant of bedrijfsvertegenwoordiger (indien vereist), de naam en contactgegevens van de klant, een bedankbericht voor de klant, eventuele details van loyaliteits- of beloningsprogramma's, de volgende afspraak of leverdatum (indien van toepassing), het terugbetalings- of omruilbeleid (indien van toepassing) en eventuele garanties of garanties.

Een sjabloon voor ontvangstbewijzen op maat maken voor je bedrijf

Verschillende softwaretypen hebben verschillende processen voor het maken van sjablonen, maar het zou niet ingewikkeld moeten zijn om een aangepast sjabloon voor je bedrijf te maken. Als je met Stripe werkt, kun je automatische ontvangstbewijzen voor online transacties inschakelen. Je kunt ontvangstbewijzen aanpassen aan je eigen huisstijl met je logo en kleuren en ze automatisch naar klanten versturen wanneer de betaling is verwerkt. Als je ervoor kiest om deze functie uit te schakelen en in plaats daarvan een aangepaste sjabloon te maken, kun je dat als volgt doen.

Ontwerp de lay-out

Maak een lay-out die geschikt is voor je bedrijf, inclusief:

• Koptekst: Vermeld je bedrijfsnaam, adres, contactgegevens en logo. Voor consistentie moeten deze gegevens overeenkomen met wat je in je Stripe-account hebt geconfigureerd.

• Lichaam: Maak ruimte vrij voor gespecificeerde transactiegegevens, waaronder de geleverde goederen of diensten, de kosten van het artikel, de betaalmethode, een uitsplitsing van de kosten en links naar de online ontvangstbewijzen van Stripe (bijvoorbeeld een knop 'Volledig ontvangstbewijs weergeven'), indien gewenst.

• Voettekst: Voeg voorwaarden, beleidsregels of aanvullende opmerkingen toe.

Merkbeeld aanpassen

Voeg je logo en merkkleuren toe aan je sjabloon. Zorg ervoor dat deze overeenkomen met de instellingen van je Stripe-merkbeeld, zodat alle communicatie er in één samenhangend uitziet.

Automatisering met Stripe

Je kunt de gegevens voor elk ontvangstbewijs op je eigen sjabloon voor ontvangstbewijzen invoeren:

• Gebruik de API van Stripe om transactiegegevens rechtstreeks in de sjabloon op te halen

• Gebruik tools zoals Zapier om betalingsgegevens uit Stripe te extraheren en in te voegen in Google Spreadsheets of je vooraf ontworpen sjabloon

Testen en verfijnen

Nadat je je sjabloon hebt ontworpen, verwerk je een paar Stripe-betalingen en voer je de gegevens handmatig in je sjabloon in om de bruikbaarheid te testen. Voor geautomatiseerde workflows moet je controleren of Stripe-transactiegegevens correct op het ontvangstbewijs zijn ingevoerd. Controleer de opmaak op verschillende platforms om er zeker van te zijn dat je ontwerp er goed uitziet, zowel als afdruk als op het scherm.

Een ontvangstbewijs opmaken voor verschillende soorten betalingen

Als je een ontvangstbewijs opmaakt voor verschillende soorten betalingen (bijvoorbeeld contant geld, betaalkaart, online), moet je voor elke methode de juiste gegevens vastleggen. Naast basisgegevens zoals bedrijfsgegevens, kassabonnummer, datum en tijd van aankoop, aankoopgegevens en betaalmethode, moet je informatie opnemen die specifiek is voor elk type betaling.

Neem voor contante betalingen het volgende op:

• De betaalmethode (bijvoorbeeld 'Contant betaald')

• Het contante bedrag dat door de klant wordt verstrekt

• Elke wijziging die is teruggegeven aan de klant

• Een handtekeningregel (optioneel)

Neem voor betalingen met creditcards en debitcards het volgende op:

• De betaalmethode, inclusief kaarttype (bijvoorbeeld 'Betaald met creditcard [Visa]')

• De laatste vier cijfers van het kaartnummer (bijvoorbeeld 'Kaart eindigend op 1234')

• De autorisatiecode van de transactie

• Een handtekeningregel (vereist door sommige branches of regio's, vooral voor transacties met een hoge waarde)

Neem voor online betalingen het volgende op:

• De betaalmethode (bijvoorbeeld 'Betaald via PayPal', 'Betaald via Klarna')

• Het transactie-ID-nummer

• De status van de betaling (bijv. voltooid, in behandeling, mislukt)

• Klantgegevens zoals het e-mailadres en de naam van het account, indien vereist

• Een link naar de volledige online kassabon, als je platform dit ondersteunt

Als je wilt dat de betaalmethode opvalt op je ontvangstbewijzen, kun je ook tekst vetgedrukt maken in het gedeelte over de betaling (bijvoorbeeld: Creditcard"), voeg kleine pictogrammen toe, zoals een dollarbiljet voor contant geld en een kaartsymbool voor krediet, of voeg optionele details toe, zoals welke medewerker de transactie heeft verwerkt.

Aanbevolen werkwijzen voor digitale en gedrukte sjablonen voor ontvangstbewijzen

Wanneer je ontvangstbewijzen maakt, zijn er enkele universele best practices die je altijd wilt volgen, zoals de volgende:

• Structureer informatie logisch, te beginnen met je bedrijfsnaam en contactgegevens. Volg deze met transactiedetails en eindig met betalingsspecificaties en eventuele aanvullende opmerkingen.

• Specificeer aankopen duidelijk, inclusief belastingen en kortingen.

• Maak ruimte vrij voor unieke velden zoals loyaliteitsbeloningen, bestelnummers en gepersonaliseerde berichten.

• Controleer de lokale wetgeving om er zeker van te zijn dat je bonnen de nodige gegevens bevatten, zoals belasting-ID's en disclaimers.

• Controleer sjablonen altijd nogmaals op juistheid.

Bovendien zijn er verschillende best practices die van toepassing zijn op respectievelijk digitale bonnen en gedrukte bonnen. Dit is wat je moet onthouden voor digitale bonnen:

• Verfijnen voor mobiel en desktop. Digitale ontvangstbewijzen moeten gemakkelijk te lezen zijn op elk apparaat.

• Voeg interactieve elementen toe, zoals links naar klantenondersteuning, restitutiebeleid en een gedetailleerd betalingsoverzicht.

• Maak ontvangstbewijzen downloadbaar als pdf's en test de levering in verschillende e-mailclients om opmaakproblemen te voorkomen.

• Bescherm klantgegevens door gevoelige gegevens zoals volledige creditcardnummers te verwijderen. Geef alleen de laatste vier cijfers van de betaalgegevens weer en controleer of het ontvangstbewijs voldoet aan de regelgeving inzake gegevensprivacy, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en California Consumer Privacy Act (CCPA).

• Gebruik digitale ontvangstbewijzen als contactpunt door links toe te voegen naar productaanbevelingen, loyaliteitsprogramma's of feedbackformulieren.

• Gebruik je logo, merkkleuren en lettertypen om een samenhangende look te creëren die past bij je andere klantcontactpunten.

Dit is wat je moet onthouden voor papieren ontvangstbewijzen:

• Geef prioriteit aan leesbaarheid. Gebruik een lettergrootte die gemakkelijk te lezen is en houd je aan eenvoudige opmaak, zelfs op kleinere afdrukken.

• Verfijn de spatiëring om alle benodigde informatie op te nemen en tegelijkertijd het papierverbruik tot een minimum te beperken.

• Neem beleid op, zoals retourtermijnen en eventuele retourvoorwaarden. Een afgedrukt ontvangstbewijs is vaak het eerste referentiepunt voor klanten die hulp nodig hebben.

• Gebruik duurzame afdrukmethoden. Thermisch printen is gebruikelijk voor bonnen, maar vervaagt na verloop van tijd. Voor langlopende registraties (zoals garanties) kun je overwegen aanvullende documentatie te verstrekken of klanten naar een digitale versie door te sturen.

• Voeg informatie toe die uitnodigt tot verdere betrokkenheid, zoals enquêtelinks, kortingscodes en aankomende promoties. Plaats deze informatie op een plek waar deze de transactiegegevens niet overschaduwt.

• Test op verschillende printers om een consistente uitvoer te garanderen en onderbrekingen of onhandige afstanden te voorkomen. Het formaat van een ontvangstbewijs hangt meestal af van je POS-systeem (POS.