Un modèle de reçu est une mise en page numérique ou un document préconçu utilisé pour créer des reçus rapidement et de manière homogène. Il s’agit généralement du nom de l’entreprise, de ses coordonnées, du numéro de reçu, de la date, de la liste détaillée des biens ou services, du montant total, du moyen de paiement et des conditions générales applicables. Les modèles peuvent être personnalisés pour des industries ou des besoins spécifiques et sont souvent disponibles dans divers formats tels que Word, Excel, PDF et via des logiciels spécialisés.

Les entreprises utilisent des modèles de reçus pour les reçus numériques et imprimés, bien que les reçus numériques soient de plus en plus populaires. Par exemple, 84 % des détaillants au Royaume-Uni proposaient des reçus numériques en 2023. Vous trouverez ci-dessous les avantages d’un modèle de reçu, ce qu’il faut inclure, comment créer un modèle personnalisable et les pratiques exemplaires pour les modèles de reçus numériques et imprimés.

Que contient cet article?

• Quels sont les avantages d’un modèle de reçu?
  
• Ce qu’il faut inclure sur un modèle de reçu
  
• Comment créer un modèle de reçu personnalisable pour votre entreprise
  
• Comment formater un reçu pour différents types de paiement
  
• Pratiques exemplaires pour les modèles de reçus numériques et imprimés
  

Quels sont les avantages d’un modèle de reçu?

Les modèles de reçus ne sont pas obligatoires, mais ils offrent de nombreux avantages. En voici un aperçu :

• Les modèles garantissent que tous les reçus suivent le même format. Cela donne à votre entreprise un aspect professionnel et organisé.

• L’utilisation d’un modèle prédéfini est plus rapide que la création de reçus à partir de zéro à chaque fois.

• Les modèles veillent à inclure toutes les informations requises par la loi, telles que les informations fiscales.

• Les modèles au format uniforme facilitent l’organisation, le suivi et le référencement des transactions passées.

• Les modèles réutilisables sont plus rentables que d’acheter ou de concevoir des reçus personnalisés à chaque fois.

• Vous pouvez souvent personnaliser les modèles avec votre logo et les couleurs de votre marque, afin de ne pas avoir à sacrifier un look personnalisé.

Ce qu’il faut inclure sur un modèle de reçu

Les modèles de reçus doivent être complets, pratiques et simples. Voici ce que vous devez inclure :

• Informations sur l’entreprise : Le nom de l’entreprise, l’adresse, les coordonnées (par exemple, le numéro de téléphone, l’adresse courriel, le site Web), le logo de l’entreprise et le numéro d’identification fiscale (le cas échéant).

• Informations sur le reçu : Le numéro de reçu, la date de la transaction et l’heure de la transaction (le cas échéant).

• Détail des biens ou services : Une liste détaillée des produits ou services fournis, des descriptions des articles, des quantités d’articles, des prix unitaires et un sous-total avant taxes ou remises.

• Informations de paiement : Le montant total dû, le moyen de paiement, le numéro de référence de la transaction (pour les paiements électroniques) et les taxes, remises ou promotions éventuelles.

• Ajouts facultatifs : Un espace pour la signature du client ou de son représentant commercial (le cas échéant), son nom et ses coordonnées, un message de remerciement pour le client, les détails du programme de fidélité ou de récompense, le prochain rendez-vous ou la date de livraison (le cas échéant), la politique de remboursement ou d’échange (le cas échéant) et toute garantie.

Comment créer un modèle de reçu personnalisable pour votre entreprise

Différents types de logiciels auront des processus différents pour créer des modèles, mais il ne devrait pas être compliqué de créer un modèle personnalisé pour votre entreprise. Si vous utilisez Stripe, vous pouvez activer les reçus automatiques pour les transactions en ligne. Vous pouvez personnaliser les reçus à votre marque avec votre logo et vos couleurs, et les envoyer automatiquement aux clients lorsque le paiement est traité. Si vous choisissez de désactiver cette fonctionnalité et de créer un modèle personnalisé à la place, voici comment procéder.

Concevoir la mise en page

Créez une mise en page adaptée à votre entreprise, notamment :

• En-tête : Indiquez le nom, l’adresse, les coordonnées et le logo de votre entreprise. Par souci de cohérence, ces informations doivent correspondre à celles que vous avez configurées dans votre compte Stripe.

• Corps du texte : Si vous le souhaitez, prévoyez de l’espace pour les détails détaillés de la transaction, y compris les biens ou services fournis, le coût des articles, le mode de paiement, la répartition des frais et les liens vers les reçus en ligne de Stripe (par exemple, un bouton « Afficher le reçu complet »).

• Pied de page : Ajoutez des modalités, des politiques ou des notes supplémentaires.

Personnaliser l’image de marque

Ajoutez votre logo et les couleurs de votre marque à votre modèle. Assurez-vous qu’ils correspondent à vos paramètres de marque Stripe afin que toutes les communications soient cohérentes.

Automatisez avec Stripe

Pour saisir les informations de chaque reçu sur votre modèle de reçu personnalisé, vous pouvez :

• Utilisez l’API de Stripe pour extraire les données de transaction directement dans le modèle

• Utilisez des outils comme Zapier pour extraire les données de paiement de Stripe et les insérer dans Google Sheets ou dans votre modèle préconçu.

Tester et optimiser

Une fois que vous avez conçu votre modèle, traitez quelques paiements Stripe et saisissez manuellement les données dans votre modèle pour tester l’utilisabilité. Pour les flux de travail automatisés, vérifiez que les détails des transactions Stripe sont correctement saisis sur le reçu. Vérifiez la mise en forme sur toutes les plateformes pour vous assurer que votre design est attrayant à la fois à l’impression et à l’écran.

Comment formater un reçu pour différents types de paiement

Lorsque vous formatez un reçu pour différents types de paiement (p. ex. espèces, carte, en ligne), vous devez saisir les bonnes informations pour chaque méthode. Outre les informations de base telles que les informations sur l’entreprise, le numéro de reçu, la date et l’heure de l’achat, les détails de l’achat et le mode de paiement, vous devez inclure des informations spécifiques à chaque type de paiement.

Pour les paiements en espèces, incluez :

• Le moyen de paiement (p. ex. « Payé en espèces »)

• Le montant en espèces donné par le client

• Tout montant en espèces remis au client

• Une ligne de signature (facultatif)

Pour les paiements par carte de crédit et de débit, incluez :

• Le moyen de paiement, notamment le type de carte (p. ex. « Payé par carte de crédit [Visa] »)

• Les quatre derniers chiffres du numéro de carte (p. ex. « Carte se terminant par 1234 »)

• Le code d’autorisation de la transaction

• Une ligne de signature (exigée par certains secteurs ou certaines régions, en particulier pour les transactions de grande valeur)

Pour les paiements en ligne, incluez :

• Le moyen de paiement (par exemple, « Payé via PayPal », « Payé via Klarna »)

• Le numéro d’identification de la transaction

• L’état du paiement (par exemple, terminé, en attente, échoué)

• Les informations du client, telles que l’adresse courriel et le nom du compte, le cas échéant

• Un lien vers le reçu en ligne complet, si votre plateforme le prend en charge

Pour que le moyen de paiement apparaisse sur vos reçus, vous pouvez utiliser du texte en gras dans la section du paiement (p. ex. « Payé par : Carte de crédit »), ajoutez de petites icônes telles qu’un billet d’un dollar pour de l’argent comptant et un symbole de carte pour le crédit, ou incluez des détails facultatifs tels que l’employé qui a traité la transaction.

Pratiques exemplaires pour les modèles de reçus numériques et imprimés

Lorsque vous créez des reçus, il existe des pratiques exemplaires universelles que vous devriez toujours suivre, telles que les suivantes :

• Structurez l’information de manière logique, en commençant par le nom de votre entreprise et vos coordonnées. Faites-en suivre les détails de la transaction et terminez par les détails du paiement et les notes supplémentaires.

• Détaillez clairement les achats, y compris les taxes et les rabais.

• Prévoyez de l’espace pour des champs uniques tels que les récompenses de fidélité, les numéros de commande et les messages personnalisés.

• Vérifiez les lois locales pour vous assurer que vos reçus contiennent les informations nécessaires, telles que les numéros d’identification fiscale et les clauses de non-responsabilité.

• Vérifiez toujours l’exactitude des modèles.

De plus, il existe des pratiques exemplaires distinctes qui s’appliquent respectivement aux reçus numériques et aux reçus imprimés. Voici ce que vous devez retenir pour les reçus numériques :

• Optimisez-les pour les appareils mobiles et les ordinateurs de bureau. Les reçus numériques doivent être faciles à lire sur n’importe quel appareil.

• Ajoutez des éléments interactifs tels que des liens vers le service à la clientèle, les politiques de remboursement et un récapitulatif détaillé des paiements.

• Rendez les reçus téléchargeables au format PDF et testez la livraison sur différents clients de messagerie pour éviter les problèmes de formatage.

• Protégez les données des clients en supprimant les détails sensibles tels que les numéros de carte de crédit complets. N’affichez que les quatre derniers chiffres des informations de paiement et assurez-vous que le reçu est conforme aux réglementations sur la confidentialité des données, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et la Loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA).

• Utilisez les reçus numériques comme point de contact en ajoutant des liens vers des recommandations de produits, des programmes de fidélité ou des formulaires de commentaires.

• Utilisez votre logo, les couleurs de votre marque et vos polices de caractères pour créer un design cohérent qui correspond à vos autres points de contact avec les clients.

Voici ce que vous devez retenir pour les reçus papier :

• Privilégiez la lisibilité. Utilisez une taille de police facile à lire et tenez-vous-en à une mise en forme simple, même sur des impressions plus petites.

• Ajustez l’espacement pour inclure toutes les informations nécessaires tout en minimisant l’utilisation de papier.

• Incluez des politiques telles que les délais de retour et les conditions de retour. Un reçu imprimé est souvent le premier point de référence pour les clients qui ont besoin d’aide.

• Utilisez des méthodes d’impression durables. L’impression thermique est courante pour les reçus, mais elle s’estompe avec le temps. Pour les documents qui doivent être conservés à long terme (tels que les garanties), envisagez de fournir des documents supplémentaires ou d’orienter les clients vers une version numérique.

• Ajoutez des informations qui invitent à plus d’engagement, telles que des liens vers des sondages, des codes de réduction et des promotions à venir. Placez ces informations de manière à ce qu’elles n’éclipsent pas les détails de la transaction.

• Effectuez des tests sur plusieurs imprimantes pour garantir une impression optimale et éviter les coupures ou les écarts. Le format d’un reçu dépend souvent de votre système de point de vente (PDV).