領収書テンプレートは、領収書を迅速かつ一貫して作成するために使用される、事前に設計された文書またはデジタルレイアウトです。通常、会社名、連絡先情報、領収書番号、日付、商品またはサービスの項目別リスト、合計金額、支払い方法、および適用される利用規約が含まれます。テンプレートは、特定の業界やニーズに合わせてカスタマイズでき、多くの場合、Word、Excel、PDF などのさまざまな形式で、または専用のソフトウェアを介して利用できます。

企業は、デジタル領収書と印刷された領収書の両方に領収書テンプレートを使用していますが、デジタル領収書の人気が高まっています。たとえば、イギリスの小売業者の 84% は、2023 年にデジタル領収書を提供しました。以下では、領収書テンプレートの利点、領収書テンプレートに含める内容、カスタマイズ可能なテンプレートの作成方法、およびデジタルと印刷された領収書テンプレート両方のベストプラクティスについて説明します。

この記事の内容

• 領収書テンプレートの利点
  
• 領収書テンプレートに含める内容
  
• ビジネス向けのカスタマイズ可能な領収書テンプレートの作成方法
  
• さまざまな支払い方法に応じた領収書のフォーマット方法
  
• デジタルおよび印刷された領収書テンプレートのベストプラクティス
  

領収書テンプレートの利点

領収書テンプレートは必須ではありませんが、多くの利点があります。概要は次のとおりです。

• テンプレートは、すべての領収書が同じ形式に従っていることを保証します。これにより、ビジネスがプロフェッショナルで整理されているように見えます。

• 既成のテンプレートを使用すると、毎回領収書をゼロから作成するよりも高速です。

• テンプレートを使用すると、税務情報 など、法的に必要なすべての詳細を含めることができます。

• 統一された形式のテンプレートにより、過去の取引の整理、追跡、参照が容易になります。

• 再利用可能なテンプレートは、毎回カスタム領収書を購入またはデザインするよりも費用対効果が高くなります。

• 多くの場合、テンプレートはロゴやブランドカラーでカスタマイズできるため、パーソナライズされた外観を犠牲にする必要はありません。

領収書テンプレートに含める内容

領収書テンプレートは、包括的で実用的でわかりやすいものでなければなりません。以下を含める必要があります。

• 事業者情報: 会社名、住所、連絡先の詳細 (電話番号、メールアドレス、ウェブサイトなど)、ビジネスロゴ、納税者番号 (該当する場合)。

• 領収書情報: 領収書番号、取引日、取引時間 (該当する場合)。

• 商品・サービスの内容: 提供される商品またはサービス、商品の説明、商品の数量、単価、税または割引前の小計の項目別リスト。

• 支払い情報: 合計支払額、支払い方法、取引参照番号 (電子決済の場合)、税金、割引、プロモーション。

• オプションの追加: 顧客またはビジネス担当者の署名 (必要な場合)、顧客の名前と連絡先の詳細、顧客への感謝メッセージ、ロイヤルティまたは特典プログラムの詳細、次回の予約または配達日 (該当する場合)、返金または交換ポリシー (該当する場合)、および保証または保証のためのスペース。

ビジネス向けのカスタマイズ可能な領収書テンプレートの作成方法

ソフトウェアの種類が異なれば、テンプレートを作成するプロセスも異なりますが、ビジネス用にカスタマイズされたテンプレートを作成するのは複雑ではありません。Stripe を使用している場合は、オンライン取引の自動領収書を有効にすることができます。ロゴや色を使用してブランドに合わせて領収書をカスタマイズし、支払いが処理されたときに顧客に自動的に送信できます。この機能を無効にし、代わりにカスタムテンプレートを作成する場合は、次の方法で行うことができます。

レイアウトをデザインする

次のようなビジネスに適したレイアウトを作成します。

• ヘッダー: 会社名、住所、連絡先の詳細、ロゴを含めます。一貫性を保つため、これらの詳細は Stripe アカウントで設定した内容と一致する必要があります。

• 本体: 必要に応じて、提供された商品またはサービス、アイテムのコスト、支払い方法、手数料の内訳、Stripe のオンライン領収書へのリンク (「完全な領収書を表示」ボタンなど)、項目別の取引詳細用のスペースを確保します。

• フッター: 規約、ポリシー、または追加のメモを追加します。

ブランディングのカスタマイズ

テンプレートにロゴとブランドカラーを追加します。これらが Stripe のブランディング設定と一致していることを確認して、すべてのコミュニケーションが 1 つのまとまりのある外観になるようにします。

Stripe で自動化

カスタム領収書テンプレートの各領収書の情報を入力するには、次の操作を行います。

• Stripe の API を使用して、取引データをテンプレートに直接取り込む

• Zapier などのツールを使用して Stripe から支払いデータを抽出し、Google スプレッドシートまたは事前にデザインされたテンプレートに挿入

テストと改良

テンプレートをデザインしたら、Stripe Payments を数回処理し、そのデータをテンプレートに手動で入力してユーザビリティをテストします。自動化されたワークフローの場合は、Stripe の取引詳細が領収書に正しく入力されていることを確認します。プラットフォーム間でフォーマットをチェックして、デザインが印刷物と画面上の両方で適切に表示されることを確認します。

さまざまな支払い方法に応じた領収書のフォーマット

さまざまな支払いタイプ (現金、カード、オンラインなど) の領収書をフォーマットする場合、各方法の正しい詳細を取得する必要があります。ビジネス情報、領収書番号、購入日時、購入の詳細、支払い方法などの基本的な詳細に加えて、各支払いタイプに固有の情報を含める必要があります。

現金でお支払いの場合は、以下を含めます。

• 支払い方法 (「現金で支払う」など)

• 顧客から渡された現金の金額

• 顧客に返却された変更

• 署名欄 (オプション)

クレジットカードとデビットカードによる支払い の場合は、以下を含めます。

• カードの種類を含む支払い方法 (「クレジットカード[Visa]で支払う」など)

• カード番号の下 4 桁 (「1234で終わるカード」など)

• 取引承認コード

• 署名欄 (一部の業界や地域では、特に高額取引に必要)

オンライン決済の場合は、以下を含めます。

• 支払い方法 (「PayPal 経由で支払い」、「Klarna 経由で支払い」など)

• 取引 ID 番号

• 支払いステータス (完了、保留中、失敗など)

• 必要に応じて、メールアドレスやアカウント名などの顧客の詳細

• 完全なオンライン領収書へのリンク (プラットフォームが対応している場合)

領収書で支払い方法を目立たせるために、支払いセクションに太字のテキストを使用できます (「支払者: クレジットカード」など)、現金の場合はドル紙幣、クレジットの場合はカード記号などの小さなアイコンを追加するか、取引を処理した従業員などのオプションの詳細を含めます。

デジタルおよび印刷された領収書テンプレートのベストプラクティス

領収書を作成する際には、次のような標準的なベストプラクティスに常に従う必要があります。

• ビジネス名と連絡先の詳細から始めて、情報を論理的に構造化します。取引詳細を記入し、支払いの詳細と追加のメモで終了します。

• 税金や割引など、購入を明確に箇条書きにします。

• ロイヤルティ報酬、注文番号、パーソナライズされたメッセージなど一意のフィールド用スペースを確保します。

• 現地の法律を確認して、領収書に納税者番号や免責事項などの必要な詳細が含まれていることを確認してください。

• テンプレートの正確性を常に再確認してください。

さらに、デジタル領収書と印刷された領収書にそれぞれ適用される明確なベストプラクティスがあります。デジタル領収書について覚えておくべきことは次のとおりです。

• モバイルとデスクトップ向けに絞り込みます。デジタル領収書は、どのデバイスでも読みやすいものでなければなりません。

• カスタマーサポートへのリンク、返金ポリシー、詳細な支払いの概要など、インタラクティブな要素を追加します。

• 領収書を PDF としてダウンロード可能にし、さまざまなメールクライアント間で配信をテストして、フォーマットの問題を回避します。

• 完全なクレジットカード番号などの機密情報を削除して、顧客データを保護します。支払い情報の下 4 桁のみを表示し、領収書が一般データ保護規則 (GDPR) やカリフォルニア州消費者プライバシー法 (CCPA) などのデータプライバシー規制に準拠していることを確認します。

• デジタル領収書をタッチポイントとして使用し、製品推奨事項、ロイヤルティプログラム、フィードバックフォームへのリンクを追加します。

• ロゴ、ブランドカラー、フォントを使用して、他の顧客タッチポイントにマッチするまとまりのある外観を作成します。

紙の領収書について覚えておくべきことは次のとおりです。

• 読みやすさを優先します。読みやすいフォントサイズを使用し、小さな印刷物でもシンプルな書式にこだわってください。

• 用紙の使用量を最小限に抑えながら、必要な情報をすべて含めるように間隔を微調整します。

• 返品期間や返品条件などのポリシーを含めます。印刷された領収書は、多くの場合、サポートを必要とする顧客にとって最初の参照ポイントです。

• 耐久性のある印刷方法を使用してください。サーマル印刷は領収書では一般的ですが、時間の経過とともに色あせます。長期記録 (保証など) については、追加の文書を提供するか、顧客をデジタル版に誘導することを検討してください。

• アンケートのリンク、割引コード、今後のプロモーションなど、さらなるエンゲージメントを促す情報を追加します。この情報は、取引詳細の妨げにならない場所に配置します。

• プリンター間でテストして、出力の一貫性を確保し、切れ目や不自然な間隔を回避します。領収書の形式は、多くの場合、POS (販売時点情報管理) システム によって異なります。