Las facturas y los extractos son diferentes tipos de registros de transacciones. Por lo general, una factura cubre una sola transacción, mientras que un extracto resume varias transacciones y ofrece una visión más amplia del estado de la cuenta. Estos documentos sirven para diferentes propósitos y tienen diferentes estructuras.

A continuación, trataremos lo que debes saber sobre cada uno de estos registros y cómo se diferencian.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cuál es la diferencia entre una factura y un estado de cuenta?
  
• ¿Cuándo se debe usar una factura en lugar de un extracto?
  
• Cómo estructurar una factura frente a un extracto
  
• Cómo afectan las facturas y los extractos de cuenta a la gestión del flujo de caja
  

¿Qué diferencia hay entre una factura y un extracto?

Una factura y un extracto son documentos financieros, pero tienen diferentes propósitos en las transacciones comerciales. Una factura es una solicitud de pago por bienes o servicios específicos prestados, mientras que un extracto es un resumen de toda la actividad de la cuenta durante un periodo específico.

Por lo general, una factura se emite inmediatamente después de que se hayan proporcionado los bienes o servicios. Se envía al cliente para notificarle el saldo adeudado. La factura incluye:

• Un número de factura único

• La fecha de emisión

• Una lista detallada de los artículos o servicios entregados

• El importe total adeudado

• Las condiciones de pago relevantes (p. ej., fecha de vencimiento, descuentos por pago anticipado)

Por lo general, se envía un extracto periódicamente (p. ej., mensualmente) para proporcionar un resumen del estado de la cuenta. Se envía al cliente para informarle sobre el saldo total de su cuenta y, a menudo, incluye importes vencidos o elementos ya pagados. El extracto incluye:

• El saldo inicial al inicio del periodo

• Una lista de todas las facturas, pagos, créditos y ajustes durante el periodo

• El saldo final al cierre del periodo

¿Cuándo debes usar una factura en lugar de un extracto?

La elección entre una factura y un extracto depende de la situación y de la información que necesitas comunicar al cliente. Usa una factura para una sola transacción o cuando solicites el pago de bienes o servicios específicos. Emite un extracto para gestionar las relaciones en curso con las cuentas, resumir varias transacciones o abordar los saldos pendientes. Considera los siguientes casos de uso:

• Un fontanero que ha proporcionado un servicio de mantenimiento envía una factura una vez finalizados los servicios.

• Una empresa de servicios públicos envía un extracto mensual que muestra el saldo actual y los pagos recientes.

• Un mayorista envía un extracto a un minorista que tiene varias facturas pendientes.

En general, debes usar una factura en los siguientes casos:

• Has vendido bienes o servicios y necesitas informar al cliente sobre lo que debe por esa transacción

• Debes proporcionar detalles pormenorizados sobre los artículos o los servicios prestados

• Necesitas establecer un registro legal de la transacción de la empresa a efectos legales o de contabilidad

Deberías usar un extracto en los siguientes casos:

• Necesitas proporcionar un resumen de cuenta que muestre todas las transacciones durante un periodo de tiempo determinado

• Tienes que recordarle al cliente varias facturas impagadas durante un periodo determinado

• El cliente debe confirmar los detalles de la actividad de su cuenta para asegurarse de que no haya discrepancias

Cómo estructurar una factura frente a un extracto

Una factura suele mostrar una sola transacción y el pago que se debe realizar por esa transacción. Un extracto ofrece un resumen de múltiples transacciones y del saldo total de la cuenta. A continuación, te explicamos cómo estructurar cada documento.

Factura

Encabezado

• El nombre, el logotipo y la información de contacto de tu empresa

• Título que incluya la palabra «Factura»

• Número de factura

• Fecha de emisión

Información del cliente

• Nombre y datos de contacto del cliente

• Dirección de facturación del cliente (y dirección de envío, si corresponde)

Detalles de la transacción

• Lista detallada de los bienes o servicios proporcionados

• Cantidad, precio unitario y precio total de cada artículo o servicio

• Subtotal, impuestos, descuentos e importe total adeudado

Condiciones de pago

• Fecha de vencimiento del pago

• Métodos de pago aceptados (p. ej., transferencia bancaria, tarjeta de crédito)

• Cualquier multa por pagos atrasados o descuentos por pagos anticipados

Notas o información adicional

• Sección opcional para mensajes como «Gracias por su confianza» o instrucciones adicionales
  

Pie de página

• Datos de contacto para consultas o incidencias con la factura
  

Extracto

Encabezado

• El nombre, el logotipo y la información de contacto de tu empresa

• Título que incluya la palabra «Extracto»

• Fecha de finalización del periodo del extracto

Información del cliente

• Nombre del cliente y número de cuenta

• Dirección de facturación del cliente

Resumen de cuenta

• Saldo inicial (el importe adeudado al comienzo del periodo)

• Lista de transacciones, incluyendo:

  • Números, fechas e importes de las facturas
    
  • Cualquier pago recibido
    
  • Cualquier crédito o ajuste
    

• Saldo final (el importe adeudado al cierre del periodo)

Facturas pendientes

• Sección opcional que enumera todas las facturas impagas con sus fechas de vencimiento
  

Instrucciones de pago

• Cómo y dónde debe realizar el cliente los pagos
  

Notas o información adicional

• Sección opcional para mensajes sobre saldos atrasados, fechas límite próximas o recordatorios de mantenimiento de la cuenta
  

Cómo afectan las facturas y los extractos a la gestión del flujo de caja

Las facturas y los extractos de cuenta pueden ayudar a tu empresa a gestionar el flujo de caja.

Las facturas son la forma de informar a los clientes de lo que te deben y de solicitar formalmente el pago. Establecen las condiciones de pago, como fechas de vencimiento, lo que te permite definir y prever cuándo llegará ese pago. Las facturas también son una prueba legal de que alguien te debe dinero, lo cual crea una red de seguridad para ayudarte a asegurar el pago si el cliente disputa un cargo o se olvida de pagar.

Los extractos pueden mostrar a los clientes cuántas facturas vencidas tienen y el saldo total de sus cuentas. Los extractos pueden ayudar a los clientes a liquidar todos los saldos adeudados de una vez y recordarles que realicen los pagos atrasados. Brindan transparencia al detallar cada cargo que compone el saldo total pendiente y demuestran a los clientes que estás llevando un registro de los cargos en sus cuentas y esperando el pago.

Para fomentar el pago mediante facturas y extractos, sigue estos consejos:

• Envía facturas tan pronto como se complete la transacción, luego realiza un seguimiento de los pagos vencidos y utiliza extractos como recordatorios.

• Incluye condiciones claras sobre cuándo y cómo pagar las facturas para que los clientes sepan exactamente qué hacer a continuación.

• Utiliza software para enviar facturas y extractos de forma constante sin necesidad de más esfuerzo manual.

• Añade comisiones por retrasos en las facturas para desalentar los retrasos en los pagos.