Le fatture e i resoconti sono tipi diversi di record delle transazioni. Una fattura copre generalmente una singola transazione, mentre un resoconto riepiloga più transazioni e offre una visione più ampia dello stato dell'account. Questi documenti hanno scopi diversi e strutture diverse.

Di seguito, ti illustreremo ciò che dovresti sapere su ciascuno di questi record e come si differenziano.

Di cosa tratta questo articolo?

• Qual è la differenza tra fattura e resoconto?
  
• Quando dovresti usare una fattura e quando un resoconto?
  
• Come strutturare una fattura rispetto a un resoconto
  
• In che modo le fatture e i resoconti influiscono sulla gestione del flusso di cassa
  

Qual è la differenza tra fattura e resoconto?

Sia la fattura che il resoconto sono documenti finanziari, ma hanno scopi diversi nelle transazioni commerciali. La fattura è una richiesta di pagamento per beni o servizi specifici resi, mentre il resoconto è un riepilogo di tutte le attività dell'account in un determinato periodo.

In genere una fattura viene emessa immediatamente dopo la fornitura del bene o del servizio. Viene inviata al cliente per informarlo del saldo dovuto. La fattura comprende:

• Un numero di fattura univoco

• La data di emissione

• Un elenco dettagliato degli articoli consegnati o dei servizi erogati

• L'importo totale dovuto

• Termini di pagamento pertinenti (ad es. data di scadenza, sconti per pagamento anticipato)

Il resoconto viene inviato a cadenza periodica (ad esempio mensilmente) per fornire una panoramica dello stato dell'account. Viene inviato al cliente per informarlo del suo saldo complessivo e spesso include importi scaduti o voci già pagate. Il resoconto include:

• Il saldo iniziale all'inizio del periodo

• Un elenco di tutte le fatture, i pagamenti, i crediti e le rettifiche del periodo

• Il saldo finale alla chiusura del periodo

Quando dovresti usare una fattura e quando un resoconto?

La scelta tra fattura e resoconto dipende dalla situazione e dalle informazioni che devi comunicare al cliente. Usa una fattura per una transazione singola o per richiedere il pagamento di beni o servizi specifici. Genera un resoconto per gestire i rapporti con l'account, riepilogare più transazioni o gestire i saldi in sospeso. Considera i seguenti casi d'uso di esempio:

• Un idraulico che ha prestato un servizio di manutenzione invia una fattura al termine del lavoro.

• Una società di servizi pubblici invia un resoconto mensile che mostra il saldo corrente e i pagamenti recenti.

• Un grossista invia un resoconto a un venditore al dettaglio che ha diverse fatture in sospeso.

In generale, dovresti usare la fattura quando:

• Hai venduto beni o servizi e devi informare il cliente di quanto ti deve per quella transazione

• Devi fornire informazioni dettagliate sui prodotti o i servizi forniti

• Devi redigere un documento legale della transazione commerciale a fini legali o contabili

Dovresti utilizzare il resoconto quando:

• Devi fornire un riepilogo dell'account che mostri tutte le transazioni in un determinato periodo di tempo

• Devi ricordare a un cliente che ha diverse fatture non pagate in un determinato periodo

• Un cliente vuole verificare i dati dell'attività del proprio account per assicurarsi che non vi siano discrepanze

Come strutturare una fattura rispetto a un resoconto

In genere la fattura mostra una singola transazione e il pagamento dovuto per quella transazione. Il resoconto fornisce una panoramica di più transazioni e del saldo complessivo dell'account. Ecco come strutturare le due tipologie di documento.

Fattura

Intestazione

• Ragione sociale, logo e informazioni di contatto della tua attività

• Titolo che includa la parola "Fattura"

• Numero della fattura

• Data di emissione

Informazioni sul cliente

• Nome e dati di contatto del cliente

• Indirizzo di fatturazione (e indirizzo di spedizione, ove applicabile) del cliente

Dettagli della transazione

• Elenco dettagliato dei beni e servizi forniti

• Quantità, prezzo unitario e prezzo totale per ogni articolo o servizio

• Subtotale, imposte, sconti e importo totale dovuto

Termini di pagamento

• Data di scadenza del pagamento

• Metodi di pagamento accettati (ad esempio, bonifico bancario, carta di credito)

• Eventuali penali per ritardato pagamento o sconti per pagamento anticipato

Note o informazioni aggiuntive

• Sezione facoltativa per messaggi come "Grazie per il tuo acquisto" o istruzioni aggiuntive
  

Piè di pagina

• Dati di contatto a cui rivolgersi per domande o problemi con la fattura
  

Resoconto

Intestazione

• Ragione sociale, logo e informazioni di contatto della tua attività

• Titolo che includa la parola "Resoconto"

• Data di fine del periodo del resoconto

Informazioni sul cliente

• Nome e numero di account del cliente

• Indirizzo di fatturazione del cliente

Riepilogo dell'account

• Saldo iniziale (importo dovuto all'inizio del periodo)

• Elenco delle transazioni, tra cui:

  • Numeri, date e importi delle fatture
    
  • Eventuali pagamenti ricevuti
    
  • Eventuali crediti o rettifiche
    

• Saldo finale (importo dovuto alla chiusura del periodo)

Fatture in sospeso

• Sezione facoltativa con un elenco di tutte le fatture non pagate con le relative date di scadenza
  

Istruzioni di pagamento

• Come e dove il cliente deve effettuare il pagamento
  

Note o informazioni aggiuntive

• Sezione facoltativa per messaggi su saldi scaduti, scadenze imminenti o promemoria per la manutenzione dell'account
  

In che modo le fatture e i resoconti influiscono sulla gestione del flusso di cassa

Le fatture e i resoconti possono aiutare la tua attività a gestire il flusso di cassa.

Le fatture sono il modo in cui fai sapere ai clienti ciò che ti devono e il modo per richiedere formalmente il pagamento. Stabiliscono i termini di pagamento, come le date di scadenza, permettendoti di dettare e prevedere quando arriverà il pagamento. Le fatture sono anche una prova legale del fatto che qualcuno ti deve dei soldi, il che crea una rete di sicurezza che ti aiuta a garantire il pagamento se il cliente contesta un addebito o dimentica di pagare.

I resoconti possono mostrare ai clienti il numero di fatture scadute e il saldo totale dei loro account. I resoconti possono aiutare i clienti a saldare contemporaneamente tutti i saldi non pagati e fungere da promemoria per gli eventuali pagamenti mancati. Creano trasparenza dettagliando ogni addebito che rientra in un saldo totale non pagato e dimostrano ai clienti che stai monitorando gli addebiti sui loro account e ti aspetti il pagamento.

Per incoraggiare il pagamento tramite fatture e resoconti, segui questi suggerimenti:

• Invia le fatture dubito dopo il completamento di una transazione, quindi tieni traccia dei pagamenti scaduti e utilizza i resoconti come promemoria.

• Includi termini chiari su quando e come pagare le fatture in modo che i clienti sappiano esattamente cosa fare.

• Utilizza un software per inviare fatture e resoconti in modo coerente senza ulteriori operazioni manuali.

• Aggiungi penali per ritardato pagamento alle fatture per scoraggiare i ritardi nei pagamenti.