Faturas e extratos são tipos diferentes de registros de transações. Uma fatura geralmente cobre uma única transação, enquanto um extrato resume várias transações e oferece uma visão mais ampla do status da conta. Esses documentos têm propósitos diferentes e estruturas diferentes.

Abaixo, mostramos o que você deve saber sobre cada um desses registros e como eles são distintos.

O que há neste artigo?

• Qual é a diferença entre fatura e extrato?
  
• Quando usar uma fatura ou um extrato?
  
• Como estruturar uma fatura e um extrato
  
• Como faturas e extratos impactam a gestão do fluxo de caixa
  

Qual é a diferença entra uma fatura e um extrato?

Faturas e extratos são documentos financeiros, mas têm finalidades diferentes em transações comerciais. Uma fatura é uma solicitação de pagamento para mercadorias ou serviços específicos prestados, enquanto um extrato é um resumo de todas as atividades da conta em um período específico.

Normalmente, uma fatura é emitida imediatamente após o fornecimento da mercadoria ou serviço. Ela é enviada ao cliente para notificá-lo sobre o saldo devido. A fatura inclui:

• Um número de fatura único

• A data de emissão

• Uma lista detalhada de itens ou serviços entregues

• O valor total devido

• Condições de pagamento relevantes (por exemplo, data de vencimento, descontos por pagamento antecipado)

Normalmente, um extrato é enviado periodicamente (ex.: mensalmente) para fornecer uma visão geral do status da conta. Ele é enviado ao cliente para informá-lo do saldo geral da conta e geralmente inclui valores vencidos ou itens já pagos. O extrato inclui:

• O saldo de abertura no início do período

• Uma lista de todas as faturas, pagamentos, créditos e ajustes durante o período

• O saldo final no fechamento do período

Quando usar uma fatura ou um extrato?

A escolha entre uma fatura e um extrato depende da situação e das informações que você precisa comunicar ao cliente. Use uma fatura para uma única transação ou quando solicitar pagamento de mercadorias ou serviços específicos. Emite um extrato para gerenciar relacionamentos de conta em andamento, resumir várias transações ou abordar saldos pendentes. Considere os seguintes exemplos de casos de uso:

• Um encanador que prestou um serviço de manutenção envia uma fatura após a conclusão da obra.

• Uma empresa de serviços públicos envia um extrato mensal que mostra o saldo atual e pagamentos recentes.

• Um atacadista envia um extrato para um varejista que tem várias faturas pendentes.

Normalmente, a fatura é usada quando:

• Você vendeu produtos ou serviços e precisa informar ao cliente o que ele deve por essa transação

• Você precisa fornecer detalhes detalhados sobre produtos ou serviços fornecidos

• Você precisa estabelecer um registro legal da transação comercial para fins legais ou contábeis

O extrato é usado quando:

• Você precisa fornecer um resumo da conta mostrando todas as transações em um período de tempo definido

• Você precisa lembrar o cliente de várias faturas não pagas durante um período definido

• O cliente precisa confirmar os detalhes da atividade da conta para garantir que não haja discrepâncias.

Como estruturar uma fatura e um extrato

Normalmente, uma fatura mostra uma única transação e o pagamento devido por essa transação. O extrato oferece uma visão geral de várias transações e do saldo geral da conta. Veja como estruturar cada documento.

Fatura

Cabeçalho

• O nome, o logotipo e os dados de contato da sua empresa

• Título que inclui a palavra "Fatura"

• Número da fatura

• Data de emissão

Dados do cliente

• Nome do cliente e dados de contato

• Endereço de cobrança do cliente (e endereço de entrega, se houver)

Dados da transação

• Lista detalhada de mercadorias ou serviços fornecidos

• Quantidade, preço unitário e preço total de cada item ou serviço

• Subtotal, impostos, descontos e valor total devido

Termos de pagamento

• Prazo para pagamento

• Formas de pagamento aceitas (por exemplo, transferência bancária, cartão de crédito)

• As penalidades por pagamentos em atraso ou descontos por pagamentos antecipados

Observações ou informações adicionais

• Seção opcional para mensagens como "Agradecemos sua compra" ou instruções adicionais
  

Rodapé

• Dados de contato para consultas ou problemas com a fatura
  

Extrato

Cabeçalho

• O nome, o logotipo e os dados de contato da sua empresa

• Título que inclui a palavra "Extrato"

• Data final do período do extrato

Dados do cliente

• Nome e número da conta do cliente

• Endereço de cobrança do cliente

Resumo da conta

• Saldo de abertura (o valor devido no início do período)

• Lista de transações, incluindo:

  • Números, datas e valores das faturas
    
  • Pagamentos recebidos
    
  • Créditos ou ajustes
    

• Saldo final (o valor devido no fechamento do período)

Faturas pendentes

• Seção opcional listando todas as faturas não pagas com suas datas de vencimento
  

Instruções de pagamento

• Como e onde o cliente deve fazer os pagamentos
  

Observações ou informações adicionais

• Seção opcional para mensagens sobre saldos vencidos, prazos futuros ou lembretes de manutenção de conta
  

Como faturas e extratos impactam a gestão do fluxo de caixa

Faturas e extratos podem ajudar sua empresa a gerenciar o fluxo de caixa.

As faturas são a maneira como você informa aos clientes o que eles devem a você e solicita formalmente o pagamento. Elas definem condições de pagamento como datas de vencimento, permitindo que você dite e preveja quando o pagamento chegará. As faturas também são a prova legal de que alguém deve dinheiro a você, o que cria uma rede de segurança para ajudar a garantir o pagamento se o cliente contestar uma cobrança ou esquecer de pagar.

Os extratos podem mostrar aos clientes quantas faturas vencidas eles têm e o saldo total das contas. Os extratos podem ajudar os clientes a liquidar todos os saldos não pagos de uma só vez e lembrá-los de fazer os pagamentos não pagos. Eles criam transparência ao detalhar cada cobrança que fica em um saldo total não pago e demonstram aos clientes que você está rastreando as cobranças para as contas deles e esperando o pagamento.

Para incentivar o pagamento por meio de faturas e extratos, siga estas dicas:

• Envie faturas assim que a transação for concluída, depois monitore pagamentos em atraso e use extratos como lembretes.

• Inclua termos claros sobre quando e como pagar faturas para que os clientes saibam exatamente o que fazer em seguida.

• Use um software para enviar faturas e extratos de forma consistente sem exigir mais esforço manual.

• Adicione tarifas por atraso às faturas para desestimular pagamentos atrasados.