Rechnungen und Auszüge aus dem Debitorenkonto sind verschiedene Arten von Transaktionsunterlagen. Eine Rechnung deckt in der Regel eine einzelne Transaktion ab, während ein Auszug mehrere Transaktionen zusammenfasst und einen umfassenderen Überblick über den aktuellen Stand des Debitorenkontos eines Kunden bietet. Diese Dokumente dienen unterschiedlichen Zwecken und haben unterschiedliche Strukturen.

Im Folgenden erörtern wir, was Sie diese Datensätze wissen sollten und wie sie sich unterscheiden.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einem Auszug aus dem Debitorenkonto?
  
• Wann verwenden Sie eine Rechnung und wann einen Auszug?
  
• Wie sind eine Rechnung und ein Auszug aufgebaut?
  
• Wie wirken sich Rechnungen und Auszüge auf das Cashflow-Management aus?
  

Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einem Auszug aus dem Debitorenkonto?

Rechnungen und Auszüge aus dem Debitorenkonto sind beides Finanzdokumente, die im Geschäftsverkehr jedoch unterschiedlichen Zwecken dienen. Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung für übergebene Waren oder erbrachte Dienstleistungen, während ein Auszug aus dem Debitorenkonto alle Kontoaktivitäten in einem bestimmten Zeitraum zusammenfasst.

Eine Rechnung wird in der Regel unmittelbar nach der Lieferung der Ware oder Erbringung der Dienstleistung ausgestellt. Sie wird an Kunden gesendet, um sie über den fälligen Betrag zu informieren. Die Rechnung enthält:

• eine eindeutige Rechnungsnummer

• das Ausstellungsdatum

• eine detaillierte Liste der verkauften Waren oder Dienstleistungen

• den zu zahlenden Gesamtbetrag

• die Zahlungsbedingungen (z. B. Fälligkeit, Skonto bei vorzeitiger Zahlung)

Ein Auszug aus dem Debitorenkonto wird gewöhnlich in regelmäßigen Abständen (z. B. monatlich) dem Kunden übermittelt. Er gibt ihm einen Überblick über Ihre aktuellen Forderungen dem Kunden gegenüber und enthält häufig nicht nur die offenen Forderungen, sondern auch die bezahlten Rechnungsbeträge. Der Auszug enthält:

• den Eröffnungssaldo zu Beginn der Periode

• eine Liste aller Rechnungen, Zahlungen, Gutschriften und Anpassungen während des Zeitraums

• den Endsaldo am Ende der Periode

Wann verwenden Sie eine Rechnung und wann einen Auszug?

Die Wahl zwischen einer Rechnung und einem Auszug aus dem Debitorenkonto hängt von der Situation und den Informationen ab, die Sie dem Kunden mitteilen müssen. Sie verwenden eine Rechnung, wenn Sie eine Zahlungsaufforderung für bestimmte Waren oder Dienstleistungen in einer Einzeltransaktion schicken möchten. Sie verwenden einen Auszug, um laufende Debitorenbeziehungen und offene Forderungen zu verwalten und mehrere Transaktionen zusammenzufassen. Betrachten Sie die folgenden Anwendungsbeispiele:

• Ein Klempner schickt nach Fertigstellung von Wartungsarbeiten eine Rechnung.

• Ein Versorgungsunternehmen sendet einen monatlichen Kontoauszug, der den aktuellen Saldo und die letzten Zahlungen ausweist.

• Ein Großhändler sendet einen Kontoauszug an einen Einzelhändler, der mehrere offene Rechnungen hat.

Generell sollten Sie in folgenden Fällen eine Rechnung verwenden:

• Sie haben Waren oder Dienstleistungen verkauft und müssen den Kunden darüber informieren, was er Ihnen dafür schuldet.

• Sie müssen detaillierte Angaben zu den verkauften Waren oder Dienstleistungen machen.

• Sie benötigen eine rechtsgültige Aufzeichnung einer Geschäftstransaktion für rechtliche oder buchhalterische Zwecke.

In folgenden Fällen sollten Sie einen Auszug verwenden:

• Sie müssen eine Kontoübersicht bereitstellen, die alle Transaktionen über einen bestimmten Zeitraum zeigt.

• Sie möchten einen Kunden an mehrere offene Rechnungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums erinnern.

• Ein Kunde möchte seine eigenen Aufzeichnungen mit seinem Debitorenkonto bei Ihnen abgleichen, um sicherzustellen, dass es keine Abweichungen gibt.

Wie sind eine Rechnung und ein Auszug aufgebaut?

Eine Rechnung bezieht sich in der Regel auf eine einzelne Transaktion und die dafür fällige Zahlung. Ein Auszug bietet einen Überblick über mehrere Transaktionen und den gesamten Debitorenkontostand. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie die jeweiligen Dokumente strukturieren.

Rechnung

Kopfzeile

• Ihr Firmenname, Ihr Logo und Ihre Kontaktinformationen

• Titel, der das Wort „Rechnung“ enthält

• Rechnungsnummer

• Ausstellungsdatum

Kundeninformationen

• Name und Kontaktdaten des Kunden

• Rechnungsadresse (und ggf. Lieferadresse) des Kunden

Transaktionsdetails

• Aufstellung der verkauften Waren oder Dienstleistungen

• Menge, Stückpreis und Gesamtpreis für alle Waren oder Dienstleistungen

• Zwischensumme, Steuern, Rabatte und Gesamtrechnungsbetrag

Zahlungsbedingungen

• Fälligkeit der Zahlung

• Akzeptierte Zahlungsmethoden (z. B. Banküberweisung, Kreditkarte)

• Eventuelle Zinsen für verspätete oder Skonti für vorzeitige Zahlungen

Hinweise oder Zusatzinformationen

• Optionaler Bereich für Mitteilungen wie „Vielen Dank für Ihr Vertrauen“ oder zusätzliche Anweisungen
  

Fußzeile

• Kontaktdaten bei Fragen oder Problemen mit der Rechnung
  

Auszug aus dem Debitorenkonto

Kopfzeile

• Ihr Firmenname, Ihr Logo und Ihre Kontaktinformationen

• Titel, der das Wort „Auszug“ enthält

• Enddatum der Periode

Kundeninformationen

• Name und Kontonummer des Kunden

• Rechnungsadresse des Kunden

Kontoübersicht

• Eröffnungssaldo (der zu Beginn der Periode geschuldete Betrag)

• Liste der Transaktionen, einschließlich:

  • Rechnungsnummern, -daten und -beträge
    
  • Alle eingegangenen Zahlungen
    
  • Gutschriften oder Anpassungen
    

• Endsaldo (der Betrag, der am Ende der Periode geschuldet wird)

Offene Rechnungen

• Optionaler Abschnitt zur Auflistung aller offenen Rechnungen mit Fälligkeitsdatum
  

Zahlungsanweisungen

• Wie und wo die Zahlungen erfolgen sollen
  

Hinweise oder Zusatzinformationen

• Optionaler Bereich für Mitteilungen zu überfälligen Forderungen, bevorstehenden Zahlungsterminen oder Erinnerungen zur Kontoführung
  

Wie wirken sich Rechnungen und Kontoauszüge auf das Cashflow-Management aus?

Rechnungen und Auszüge aus dem Debitorenkonto sind ein Instrument zur Cashflow-Verwaltung.

Mit Rechnungen fordern Sie formal Zahlungen an und lassen Sie Ihre Kunden wissen, was sie Ihnen schulden. Sie legen Zahlungsbedingungen, etwa Fälligkeitstermine, fest, sodass Sie planen können, wann eine Zahlung eintreffen wird. Rechnungen sind auch ein rechtsgültiger Nachweis, dass jemand Ihnen Geld schuldet. So sind Sie abgesichert, wenn ein Kunde eine Zahlung anficht oder vergisst.

In den Auszügen aus ihren Debitorenkonten können Kunden sehen, wie viele offene Rechnungen sie haben und wie hoch ihr Gesamtsaldo ist. Auszüge erinnern Kunden an versäumte Zahlungen und erlauben ihnen, mehrere unbezahlte Rechnungen auf einmal zu begleichen. Sie schaffen Transparenz, indem sie jede Zahlung, die in einen unbezahlten Gesamtsaldo fließt, detailliert auflisten, und zeigen dem Kunden, dass Sie Ihre Forderungen im Blick haben und Zahlungen erwarten.

Zur Verbesserung der Zahlungsmoral mit Rechnungen und Auszügen befolgen Sie diese Tipps:

• Senden Sie die Rechnung sofort nach Abschluss der Transaktion, verfolgen Sie überfällige Zahlungen und verschicken Sie einen Auszug als Erinnerung.

• Geben Sie klare Bedingungen vor, wann und wie Rechnungen bezahlt werden sollen.

• Nutzen Sie Software, um den Versand von Rechnungen und Auszügen konsistent zu planen und durchzuführen, ohne dass zusätzlicher manueller Aufwand anfällt.

• Arbeiten Sie mit Verzugsgebühren, um verspätete Zahlungen zu vermeiden.