Les factures et les relevés sont différents types d’enregistrements de transactions. Une facture couvre généralement une seule transaction, tandis qu’un relevé récapitule plusieurs transactions et offre une vue plus large de l’état du compte. Ces documents ont des structures et des objectifs différents.

Nous abordons ci-dessous tout ce que vous devez savoir sur chacun de ces enregistrements et en quoi ils diffèrent.

Sommaire

• Quelle est la différence entre une facture et un relevé ?
  
• Quand devriez-vous utiliser une facture ou un relevé ?
  
• Comment structurer une facture et un relevé ?
  
• Impact des factures et des relevés sur la gestion des flux de trésorerie
  

Quelle est la différence entre une facture et un relevé ?

Une facture et un relevé sont tous deux des documents financiers, mais ils servent des objectifs différents dans les transactions commerciales. Une facture est une demande de paiement pour des biens ou services fournis, tandis qu’un relevé est un résumé de toutes les activités du compte sur une période donnée.

Une facture est généralement émise immédiatement après la fourniture des biens ou services. Elle est envoyée au client pour l’informer du solde dû. La facture comprend :

• Un numéro de facture

• La date d’émission

• Une liste détaillée des articles ou services fournis

• Le montant total dû

• Les conditions de paiement pertinentes (par ex. la date d’échéance ou les remises en cas de paiement anticipé)

Un relevé est généralement envoyé à intervalles réguliers (par exemple, une fois par mois) pour donner un aperçu de l'état du compte. Il est envoyé au client pour l'informer du solde global de son compte et inclut souvent les montants en souffrance ou les éléments déjà payés. Le relevé comprend :

• Le solde au début de la période

• Une liste des factures, paiements, crédits et ajustements relatifs à la période

• Le solde à la clôture de la période

Quand devriez-vous utiliser une facture ou un relevé ?

Le choix entre une facture et un relevé dépend de la situation et des informations que vous devez communiquer au client. Utilisez une facture pour une transaction unique ou lorsque vous demandez le paiement de biens ou de services spécifiques. Pour gérer des opérations en cours, résumer des transactions multiples ou traiter des soldes impayés, émettez plutôt un relevé. Prenons les exemples de cas d’utilisation suivants :

• Un plombier qui a fourni un service d’entretien envoie une facture une fois les travaux terminés.

• Une entreprise de services publics envoie un relevé mensuel indiquant le solde actuel et les paiements récents.

• Un grossiste envoie un relevé à un détaillant qui a plusieurs factures en attente.

En règle générale, vous devez utiliser une facture dans les cas suivants :

• Vous avez vendu des biens ou des services et devez informer votre client de ce qu’il doit régler pour cette transaction

• Vous devez fournir des détails sur les produits ou services fournis

• Vous devez établir un enregistrement légal de la transaction commerciale à des fins juridiques ou comptables

À l’inverse, le relevé sert dans les cas suivants :

• Vous devez fournir un récapitulatif de compte indiquant toutes les transactions effectuées sur une période donnée

• Vous devez rappeler à un client qu’il a plusieurs factures impayées sur une période donnée

• Un client doit confirmer les détails de l’activité de son compte pour s’assurer qu’il n’y a pas d’anomalies

Comment structurer une facture et un relevé ?

Une facture présente généralement une seule transaction et le paiement dû pour cette transaction. Un relevé donne une vue d'ensemble de plusieurs transactions et du solde global du compte. Voici comment structurer chaque document.

Facture

En-tête

• Nom, logo et coordonnées de votre entreprise

• Titre comprenant le mot « Facture »

• Numéro de facture

• Date d’émission

Informations client

• Nom et coordonnées du client

• Adresse de facturation du client (et adresse de livraison, le cas échéant)

Détails de la transaction

• Liste détaillée des biens ou services fournis

• Quantité, prix unitaire et prix total de chaque article ou service

• Sous-total, taxes, remises et montant total dû

Modalités de paiement

• Date d’échéance du paiement

• Moyens de paiement acceptés (par ex. virement bancaire, carte de crédit)

• Éventuelles pénalités de retard ou remises en cas de remboursement anticipé

Notes ou informations complémentaires

• Section facultative pour les messages tels que « Merci de votre confiance » ou des instructions supplémentaires
  

Pied de page

• Coordonnées des personnes à contacter en cas de questions ou de problèmes liés à la facture
  

Relevé

En-tête

• Nom, logo et coordonnées de votre entreprise

• Titre comprenant le mot « Relevé »

• Date de fin de la période couverte par le relevé

Informations client

• Nom et numéro de compte du client

• Adresse de facturation du client

Récapitulatif du compte

• Solde d’ouverture (le montant dû au début de la période)

• Liste des transactions, y compris :

  • Numéros, dates et montants des factures
    
  • Paiements reçus
    
  • Crédits et ajustements
    

• Solde de clôture (le montant dû à la fin de la période)

Factures impayées

• Section facultative listant toutes les factures impayées avec leur date d’échéance
  

Instructions de paiement

• Comment et où le client doit effectuer ses paiements
  

Notes ou informations complémentaires

• Section facultative pour les messages concernant les soldes impayés, les échéances à venir ou les rappels de maintenance du compte
  

Impact des factures et des relevés sur la gestion des flux de trésorerie

Les factures et les relevés peuvent aider votre entreprise à gérer ses flux de trésorerie.

Les factures vous permettent de faire savoir à vos clients ce qu'ils vous doivent et de leur demander officiellement de payer. Elles fixent les conditions de paiement, telles que les dates d'échéance, ce qui vous permet de déterminer et de prévoir la date à laquelle un paiement sera effectué. Les factures sont également la preuve juridique que quelqu'un vous doit de l’argent ; elles sont votre filet de sécurité garantissant le recouvrement des sommes dues si un client conteste un montant ou oublie de payer.

Les relevés peuvent indiquer aux clients le nombre de factures en souffrance et le solde total de leurs comptes. Ils peuvent aussi aider les clients à régler tous leurs soldes impayés en une seule fois et leur rappeler d’effectuer les paiements manqués. Ils favorisent la transparence en détaillant chaque frais entrant dans le calcul du solde total impayé, et montrent aux clients que vous suivez les frais imputés à leurs comptes et que vous attendez un paiement.

Pour inciter vos clients à payer grâce aux factures et aux relevés, suivez les conseils suivants :

• Envoyez les facture dès que les transactions sont terminées, puis suivez les paiements en retard et utilisez les relevés comme rappel.

• Indiquez clairement quand et comment payer les factures afin que les clients sachent exactement ce qu'ils doivent faire.

• Utilisez un logiciel pour envoyer des factures et des relevés de manière cohérente et sans effort manuel supplémentaire.

• Ajoutez des frais de retard aux factures pour décourager les retards de paiement.