Fakturor och kontoutdrag är olika typer av transaktionsunderlag. En faktura avser i allmänhet en enda transaktion, medan ett kontoutdrag summerar flera transaktioner och ger en mer detaljerad bild av kontots ställning. Dessa dokument tjänar olika syften och har olika utformning.
Nedan berättar vi vad du bör veta om var och en av dessa underlag och hur de skiljer sig åt.
Vad innehåller den här artikeln?
- Vad är skillnaden mellan en faktura och ett kontoutdrag?
- När ska man använda en faktura respektive ett kontoutdrag?
- Hur man utformar en faktura respektive ett kontoutdrag
- Hur fakturor och kontoutdrag påverkar hanteringen av kassaflödet
Vad är skillnaden mellan en faktura och ett kontoutdrag?
En faktura och ett kontoutdrag är båda finansiella dokument men tjänar olika syften i affärstransaktioner. En faktura är en begäran om betalning för specifika varor eller tjänster som levererats, medan ett kontoutdrag är en sammanställning av all kontoaktivitet under en viss period.
En faktura utfärdas vanligtvis omedelbart efter att varorna eller tjänsterna har tillhandahållits. Den skickas till kunden för att informera dem om vilket belopp de ska betala. I fakturan ingår:
Ett unikt fakturanummer
Datum för utfärdande
En detaljerad lista över levererade varor eller tjänster
Det totala beloppet som ska betalas
Relevanta betalningsvillkor (t.ex. förfallodag, rabatter vid tidig betalning)
Ett kontoutdrag skickas vanligtvis regelbundet (t.ex. månadsvis) för att ge en översikt över kontots ställning. Det skickas till kunden för att informera om det totala kontosaldot och innehåller ofta obetalda belopp eller redan betalda poster. Kontoutdraget innehåller:
Ingående saldo vid periodens början
En lista över alla fakturor, betalningar, krediteringar och justeringar under perioden
Utgående saldo vid periodens slut
När ska man utfärda en faktura respektive ett kontoutdrag?
Valet mellan en faktura och ett kontoutdrag beror på situation och den information man behöver förmedla till kunden. Utfärda en faktura för en enskild transaktion eller när du begär betalning för specifika varor eller tjänster. Utfärda ett kontoutdrag för att hantera pågående kontorelationer, summera flera transaktioner eller hantera utestående saldon. Tänk dig följande exempel på användningsområden:
En rörmokare som har utfört ett underhållsarbete skickar en faktura efter att arbetet är slutfört.
Ett allmännyttigt företag skickar ett månatligt kontoutdrag som visar det aktuella saldot och de senaste betalningarna.
En grossist skickar ett kontoutdrag till en återförsäljare som har flera utestående fakturor.
Generellt bör man utfärda en faktura när:
Man har sålt varor eller tjänster och behöver informera kunden om hur mycket denne är skyldig för transaktionen
Man behöver ange specificerad information om de produkter eller tjänster som tillhandahålls
Man behöver upprätta ett rättsligt bindande dokument över affärstransaktionen för juridiska ändamål eller som underlag till bokföringen
Man bör upprätta ett kontoutdrag när:
Man behöver tillhandahålla en kontosammanställning som visar alla transaktioner under en viss tidsperiod
Man behöver påminna en kund om flera obetalda fakturor under en viss period
En kund behöver bekräfta uppgifterna om sin kontoaktivitet för att säkerställa att det inte finns några avvikelser
Hur man utformar en faktura respektive ett kontoutdrag
En faktura visar vanligtvis en enskild transaktion och hur mycket man ska betala för den transaktionen. Ett kontoutdrag ger en översikt över flera transaktioner och det totala kontosaldot. Så här utformar du vart och ett av dokumenten.
Faktura
Rubrik
Ditt företagsnamn, din logotyp och dina kontaktuppgifter
Titel som innehåller ordet "Faktura"
Fakturanummer
Utfärdandedatum
Kunduppgifter
Kundens namn och kontaktuppgifter
Kundens faktureringsadress (och leveransadress, om tillämpligt)
Transaktionsuppgifter
Specificerad lista över levererade varor eller tjänster
Antal, enhetspris och totalpris för varje vara eller tjänst
Delsumma, skatter, rabatter och totalt belopp att betala
Betalningsvillkor
Förfallodatum
Godkända betalningsmetoder (t.ex. banköverföring, kreditkort)
Eventuella straffavgifter vid sena betalningar eller rabatter vid tidiga betalningar
Anteckningar eller ytterligare information
- Valfritt avsnitt för meddelanden som "Tack för ditt köp" eller ytterligare anvisningar
Sidfot
- Kontaktuppgifter vid frågor eller problem med fakturan
Kontoutdrag
Rubrik
Ditt företagsnamn, din logotyp och dina kontaktuppgifter
Titel som innehåller ordet ”Kontoutdrag"
Kontoutdragets slutdatum
Kunduppgifter
Kundens namn och kontonummer
Kundens faktureringsadress
Kontosammanställning
Ingående saldo (belopp att betala vid periodens början)
Förteckning över transaktioner, inklusive:
- Fakturanummer, datum och belopp
- Alla mottagna betalningar
- Eventuella krediteringar eller justeringar
- Fakturanummer, datum och belopp
Utgående saldo (belopp att betala vid periodens slut)
Utestående fakturor
- Valfritt avsnitt med en förteckning över alla obetalda fakturor med förfallodatum
Betalningsinstruktioner
- Hur och var kunden ska göra betalningar
Anteckningar eller ytterligare information
- Valfritt avsnitt för meddelanden om förfallna saldon, kommande förfallodagar eller påminnelser om kontounderhåll
Hur fakturor och kontoutdrag påverkar hanteringen av kassaflödet
Fakturor och kontoutdrag kan vara till hjälp vid företagets hantering av kassaflödet.
Med fakturor informerar man kunderna om hur mycket de är skyldiga och det är det formenliga sättet att begära betalning på. Fakturor fastställer betalningsvillkor som förfallodatum så att man kan bestämma och förutsäga när betalning ska erhållas. Fakturor är också ett rättsligt bevis på att någon är skyldig dig pengar, vilket ger ett skydd som hjälper dig att säkra betalning om kunden bestrider en debitering eller glömmer att betala.
Kontoutdrag kan visa kunderna hur många förfallna fakturor de har och det totala saldot på deras konton. Kontoutdrag kan vara till hjälp för kunderna att reglera alla obetalda saldon på en gång och påminna dem om att betala belopp som eventuellt missats. De skapar transparens genom att alla debiteringar som ingår i ett totalt obetalt saldo specificeras, och de visar kunderna att du följer upp debiteringar på deras konton och att du förväntar dig betalning.
Följ de här tipsen för att få kunderna att betala med hjälp av fakturor och kontoutdrag:
Skicka fakturor så snart transaktionen är slutförd, följ sedan upp förfallna betalningar och använd kontoutdrag som påminnelser.
Inkludera tydliga villkor för när och hur fakturorna ska betalas så att kunderna vet exakt vad de ska göra härnäst.
Använd programvara för att konsekvent skicka fakturor och kontoutdrag utan att ytterligare manuellt arbete krävs.
Lägg till förseningsavgifter på fakturor för att motverka försenade betalningar.
Innehållet i den här artikeln är endast avsett för allmän information och utbildningsändamål och ska inte tolkas som juridisk eller skatterelaterad rådgivning. Stripe garanterar inte att informationen i artikeln är korrekt, fullständig, adekvat eller aktuell. Du bör söka råd från en kompetent advokat eller revisor som är licensierad att praktisera i din jurisdiktion för råd om din specifika situation.