Skillnad mellan faktura och kontoutdrag: Vad är skillnaden?

Invoicing
Invoicing

Stripe Invoicing är en global programvaruplattform för fakturering utformad för att spara tid för dig och se till att du får betalt snabbare. Det tar bara några minuter att skapa och skicka en faktura till dina kunder – ingen kodning krävs.

Läs mer 
  1. Introduktion
  2. Vad är skillnaden mellan en faktura och ett kontoutdrag?
  3. När ska man utfärda en faktura respektive ett kontoutdrag?
  4. Hur man utformar en faktura respektive ett kontoutdrag
    1. Faktura
    2. Kontoutdrag
    3. Kunduppgifter
    4. Kontosammanställning
    5. Utestående fakturor
    6. Betalningsinstruktioner
    7. Anteckningar eller ytterligare information
  5. Hur fakturor och kontoutdrag påverkar hanteringen av kassaflödet

Fakturor och kontoutdrag är olika typer av transaktionsunderlag. En faktura avser i allmänhet en enda transaktion, medan ett kontoutdrag summerar flera transaktioner och ger en mer detaljerad bild av kontots ställning. Dessa dokument tjänar olika syften och har olika utformning.

Nedan berättar vi vad du bör veta om var och en av dessa underlag och hur de skiljer sig åt.

Vad innehåller den här artikeln?

  • Vad är skillnaden mellan en faktura och ett kontoutdrag?
  • När ska man använda en faktura respektive ett kontoutdrag?
  • Hur man utformar en faktura respektive ett kontoutdrag
  • Hur fakturor och kontoutdrag påverkar hanteringen av kassaflödet

Vad är skillnaden mellan en faktura och ett kontoutdrag?

En faktura och ett kontoutdrag är båda finansiella dokument men tjänar olika syften i affärstransaktioner. En faktura är en begäran om betalning för specifika varor eller tjänster som levererats, medan ett kontoutdrag är en sammanställning av all kontoaktivitet under en viss period.

En faktura utfärdas vanligtvis omedelbart efter att varorna eller tjänsterna har tillhandahållits. Den skickas till kunden för att informera dem om vilket belopp de ska betala. I fakturan ingår:

  • Ett unikt fakturanummer

  • Datum för utfärdande

  • En detaljerad lista över levererade varor eller tjänster

  • Det totala beloppet som ska betalas

  • Relevanta betalningsvillkor (t.ex. förfallodag, rabatter vid tidig betalning)

Ett kontoutdrag skickas vanligtvis regelbundet (t.ex. månadsvis) för att ge en översikt över kontots ställning. Det skickas till kunden för att informera om det totala kontosaldot och innehåller ofta obetalda belopp eller redan betalda poster. Kontoutdraget innehåller:

  • Ingående saldo vid periodens början

  • En lista över alla fakturor, betalningar, krediteringar och justeringar under perioden

  • Utgående saldo vid periodens slut

När ska man utfärda en faktura respektive ett kontoutdrag?

Valet mellan en faktura och ett kontoutdrag beror på situation och den information man behöver förmedla till kunden. Utfärda en faktura för en enskild transaktion eller när du begär betalning för specifika varor eller tjänster. Utfärda ett kontoutdrag för att hantera pågående kontorelationer, summera flera transaktioner eller hantera utestående saldon. Tänk dig följande exempel på användningsområden:

  • En rörmokare som har utfört ett underhållsarbete skickar en faktura efter att arbetet är slutfört.

  • Ett allmännyttigt företag skickar ett månatligt kontoutdrag som visar det aktuella saldot och de senaste betalningarna.

  • En grossist skickar ett kontoutdrag till en återförsäljare som har flera utestående fakturor.

Generellt bör man utfärda en faktura när:

  • Man har sålt varor eller tjänster och behöver informera kunden om hur mycket denne är skyldig för transaktionen

  • Man behöver ange specificerad information om de produkter eller tjänster som tillhandahålls

  • Man behöver upprätta ett rättsligt bindande dokument över affärstransaktionen för juridiska ändamål eller som underlag till bokföringen

Man bör upprätta ett kontoutdrag när:

  • Man behöver tillhandahålla en kontosammanställning som visar alla transaktioner under en viss tidsperiod

  • Man behöver påminna en kund om flera obetalda fakturor under en viss period

  • En kund behöver bekräfta uppgifterna om sin kontoaktivitet för att säkerställa att det inte finns några avvikelser

Hur man utformar en faktura respektive ett kontoutdrag

En faktura visar vanligtvis en enskild transaktion och hur mycket man ska betala för den transaktionen. Ett kontoutdrag ger en översikt över flera transaktioner och det totala kontosaldot. Så här utformar du vart och ett av dokumenten.

Faktura

Rubrik

  • Ditt företagsnamn, din logotyp och dina kontaktuppgifter

  • Titel som innehåller ordet "Faktura"

  • Fakturanummer

  • Utfärdandedatum

Kunduppgifter

  • Kundens namn och kontaktuppgifter

  • Kundens faktureringsadress (och leveransadress, om tillämpligt)

Transaktionsuppgifter

  • Specificerad lista över levererade varor eller tjänster

  • Antal, enhetspris och totalpris för varje vara eller tjänst

  • Delsumma, skatter, rabatter och totalt belopp att betala

Betalningsvillkor

  • Förfallodatum

  • Godkända betalningsmetoder (t.ex. banköverföring, kreditkort)

  • Eventuella straffavgifter vid sena betalningar eller rabatter vid tidiga betalningar

Anteckningar eller ytterligare information

  • Valfritt avsnitt för meddelanden som "Tack för ditt köp" eller ytterligare anvisningar

Sidfot

  • Kontaktuppgifter vid frågor eller problem med fakturan

Kontoutdrag

Rubrik

  • Ditt företagsnamn, din logotyp och dina kontaktuppgifter

  • Titel som innehåller ordet ”Kontoutdrag"

  • Kontoutdragets slutdatum

Kunduppgifter

  • Kundens namn och kontonummer

  • Kundens faktureringsadress

Kontosammanställning

  • Ingående saldo (belopp att betala vid periodens början)

  • Förteckning över transaktioner, inklusive:

    • Fakturanummer, datum och belopp
    • Alla mottagna betalningar
    • Eventuella krediteringar eller justeringar
  • Utgående saldo (belopp att betala vid periodens slut)

Utestående fakturor

Betalningsinstruktioner

  • Hur och var kunden ska göra betalningar

Anteckningar eller ytterligare information

  • Valfritt avsnitt för meddelanden om förfallna saldon, kommande förfallodagar eller påminnelser om kontounderhåll

Hur fakturor och kontoutdrag påverkar hanteringen av kassaflödet

Fakturor och kontoutdrag kan vara till hjälp vid företagets hantering av kassaflödet.

Med fakturor informerar man kunderna om hur mycket de är skyldiga och det är det formenliga sättet att begära betalning på. Fakturor fastställer betalningsvillkor som förfallodatum så att man kan bestämma och förutsäga när betalning ska erhållas. Fakturor är också ett rättsligt bevis på att någon är skyldig dig pengar, vilket ger ett skydd som hjälper dig att säkra betalning om kunden bestrider en debitering eller glömmer att betala.

Kontoutdrag kan visa kunderna hur många förfallna fakturor de har och det totala saldot på deras konton. Kontoutdrag kan vara till hjälp för kunderna att reglera alla obetalda saldon på en gång och påminna dem om att betala belopp som eventuellt missats. De skapar transparens genom att alla debiteringar som ingår i ett totalt obetalt saldo specificeras, och de visar kunderna att du följer upp debiteringar på deras konton och att du förväntar dig betalning.

Följ de här tipsen för att få kunderna att betala med hjälp av fakturor och kontoutdrag:

  • Skicka fakturor så snart transaktionen är slutförd, följ sedan upp förfallna betalningar och använd kontoutdrag som påminnelser.

  • Inkludera tydliga villkor för när och hur fakturorna ska betalas så att kunderna vet exakt vad de ska göra härnäst.

  • Använd programvara för att konsekvent skicka fakturor och kontoutdrag utan att ytterligare manuellt arbete krävs.

  • Lägg till förseningsavgifter på fakturor för att motverka försenade betalningar.

Innehållet i den här artikeln är endast avsett för allmän information och utbildningsändamål och ska inte tolkas som juridisk eller skatterelaterad rådgivning. Stripe garanterar inte att informationen i artikeln är korrekt, fullständig, adekvat eller aktuell. Du bör söka råd från en kompetent advokat eller revisor som är licensierad att praktisera i din jurisdiktion för råd om din specifika situation.

Är du redo att sätta i gång?

Skapa ett konto och börja ta emot betalningar – inga avtal eller bankuppgifter behövs – eller kontakta oss för att ta fram ett specialanpassat paket för ditt företag.
Invoicing

Invoicing

Skapa en faktura och skicka den till dina kunder på bara några minuter – ingen kod krävs.

Dokumentation om Invoicing

Skapa och hantera fakturor för engångsbetalningar med Stripe Invoicing.