Facturen en uittreksels zijn verschillende typen transactierecords. Een factuur heeft over het algemeen betrekking op één transactie, terwijl een uittreksel een overzicht is van meerdere transacties en een breder beeld geeft van de status van het account. Deze documenten dienen verschillende doelen en hebben verschillende structuren.

Hieronder bespreken we wat je moet weten over elk van deze records en hoe ze verschillen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het verschil tussen een factuur en een uittreksel?
  
• Wanneer moet je een factuur gebruiken in plaats van een uittreksel?
  
• Hoe structureer je een factuur versus een uittreksel?
  
• Hoe facturen en uittreksels van invloed zijn op cashflowbeheer
  

Wat is het verschil tussen een factuur en een uittreksel?

Een factuur en een uittreksel zijn beide financiële documenten, maar dienen verschillende doelen bij zakelijke transacties. Een factuur is een verzoek om betaling voor specifieke geleverde goederen of diensten, terwijl een uittreksel een samenvatting is van alle accountactiviteiten gedurende een specifieke periode.

Een factuur wordt meestal direct uitgegeven nadat de goederen of diensten zijn geleverd. De informatie wordt naar de klant gestuurd om deze op de hoogte te stellen van het verschuldigde saldo. De factuur bevat:

• Een uniek factuurnummer

• De datum van uitgifte

• Een gedetailleerde lijst van geleverde artikelen of diensten

• Het totale verschuldigde bedrag

• Relevante betalingsvoorwaarden (bijv. vervaldatum, kortingen voor vervroegde betaling)

Een uittreksel wordt meestal periodiek verstuurd (bijv. maandelijks) om een overzicht te geven van de status van het account. De sjabloon wordt naar de klant verzonden om hem of haar te informeren over het totale saldo op zijn of haar rekening. Vaak gaat het om achterstallige bedragen of items die al zijn betaald. De verklaring omvat:

• Het beginsaldo aan het begin van de periode

• Een lijst met alle facturen, betalingen, kredieten en aanpassingen tijdens de periode

• Het eindsaldo aan het einde van de periode

Wanneer moet je een factuur gebruiken in plaats van een uittreksel?

De keuze tussen een factuur en een uittreksel hangt af van de situatie en de informatie die je aan de klant moet communiceren. Gebruik een factuur voor een enkele transactie of wanneer je betaling vraagt voor specifieke goederen of diensten. Geef een uittreksel uit om lopende accountrelaties te beheren, meerdere transacties samen te vatten of uitstaande saldo's aan te pakken. Beschouw de volgende voorbeelden van toepassingen:

• Een loodgieter die een onderhoudsservice heeft geleverd, stuurt een factuur nadat de werkzaamheden zijn voltooid.

• Een energiebedrijf stuurt maandelijks een uittreksel met het huidige saldo en recente betalingen.

• Een groothandel stuurt een uittreksel naar een detailhandelaar die meerdere openstaande facturen heeft.

In het algemeen gebruik je een factuur in de volgende gevallen:

• Je hebt goederen of diensten verkocht en moet de klant informeren over wat hij verschuldigd is voor die transactie

• Je moet gespecificeerde details verstrekken over de geleverde producten of diensten

• Je moet een juridisch verslag van de zakelijke transactie opstellen voor juridische of boekhoudkundige doeleinden

Je moet een uittreksel gebruiken wanneer:

• Je moet een accountoverzicht verstrekken met alle transacties over een bepaalde periode

• Je moet een klant herinneren aan meerdere onbetaalde facturen gedurende een bepaalde periode

• Een klant moet de details van zijn accountactiviteit bevestigen om er zeker van te zijn dat er geen verschillen zijn

Structuur van een factuur versus een uittreksel

Op een factuur wordt meestal één transactie vermeld en de betaling die voor die transactie verschuldigd is. Een uittreksel geeft een overzicht van meerdere transacties en het totale rekeningsaldo. Hier lees je hoe je elk document kunt structureren.

Factuur

Koptekst

• Je bedrijfsnaam, logo en contactgegevens

• Titel met het woord 'Factuur'

• Factuurnummer

• Uitgiftedatum

Klantinformatie

• Naam en contactgegevens van de klant

• het factuuradres van de klant (en verzendadres, indien van toepassing)

Transactiegegevens

• Gespecificeerde lijst van geleverde goederen of diensten

• Hoeveelheid, eenheidsprijs en totaalprijs voor elk artikel of elke dienst

• Subtotaal, belastingen, kortingen en het totale verschuldigde bedrag

Betaalvoorwaarden

• Vervaldatum betaling

• Geaccepteerde betaalmethoden (bijv. bankoverschrijving, creditcard)

• eventuele boetes voor te late betalingen of kortingen voor vroege betalingen

Opmerkingen of aanvullende informatie

• Optioneel gedeelte voor berichten zoals 'Bedankt voor je bestelling' of aanvullende instructies
  

Voettekst

• Contactgegevens voor vragen of problemen met de factuur
  

Verklaring

Koptekst

• Je bedrijfsnaam, logo en contactgegevens

• Titel die het woord 'Verklaring' bevat

• Einddatum van de uittrekselperiode

Klantinformatie

• Naam en rekeningnummer van de klant

• Factuuradres van de klant

Accountoverzicht

• Beginsaldo (het verschuldigde bedrag aan het begin van de periode)

• Lijst met transacties, waaronder:

  • Factuurnummers, -data en -bedragen
    
  • Ontvangen betalingen
    
  • Eventuele bijschrijvingen of aanpassingen
    

• Eindsaldo (het verschuldigde bedrag aan het einde van de periode)

Openstaande facturen

• Optionele sectie met alle onbetaalde facturen met hun vervaldatum
  

Betaalinstructies

• Hoe en waar de klant moet betalen
  

Opmerkingen of aanvullende informatie

• Optionele sectie voor berichten over achterstallige saldo's, aankomende deadlines of herinneringen voor accountonderhoud
  

Hoe facturen en uittreksels van invloed zijn op het cashflowbeheer

Facturen en uittreksels kunnen je bedrijf helpen bij het beheer van de cashflow.

Facturen zijn de manier waarop je klanten laat weten wat ze je verschuldigd zijn en hoe je formeel om betaling vraagt. Ze stellen betaaltermijnen vast, zoals vervaldatums, zodat je kunt bepalen wanneer de betaling wordt gestort. Facturen zijn ook het juridische bewijs dat iemand je geld schuldig is. Dat creëert een vangnet om de betaling veilig te stellen als de klant een chargeback aanvraagt of vergeet te betalen.

Op overzichten kunnen klanten zien hoeveel achterstallige facturen ze hebben en wat het totale saldo op hun rekeningen is. Met uittreksels kunnen klanten alle niet-betaalde saldo's in één keer betalen en ze eraan herinneren om gemiste betalingen te doen. Ze creëren transparantie door elke betaling die in een totaal onbetaald saldo wordt opgenomen gedetailleerd te beschrijven en ze laten klanten zien dat je betalingen naar hun rekeningen volgt en betaling verwacht.

Volg deze tips om betaling via facturen en uittreksels aan te moedigen:

• Verstuur facturen zodra de transactie is voltooid, volg achterstallige betalingen en gebruik uittreksels als herinnering.

• Voeg duidelijke voorwaarden toe over wanneer en hoe facturen moeten worden betaald, zodat klanten precies weten wat ze moeten doen.

• Gebruik software om consequent facturen en uittreksels te verzenden zonder dat er meer handmatige inspanningen nodig zijn.

• Voeg kosten voor late betaling toe aan facturen om late betalingen te ontmoedigen.