Les factures et les relevés sont différents types d’enregistrements de transactions. Une facture couvre généralement une seule transaction, tandis qu’un relevé récapitule plusieurs transactions et offre une vue plus large de l’état du compte. Ces documents ont des objectifs différents et des structures différentes.

Dans cet article, nous discuterons de ce que vous devez savoir sur chacun de ces enregistrements et en quoi ils sont distincts.

Sommaire

• Quelle est la différence entre une facture et un relevé?
  
• Quand devriez-vous utiliser une facture plutôt qu’un relevé?
  
• Comment structurer une facture par rapport à un relevé?
  
• Incidence des factures et des relevés sur la gestion des flux de trésorerie
  

Quelle est la différence entre une facture et un relevé?

Une facture et un relevé sont tous deux des documents financiers, mais qui ont des objectifs différents dans les transactions commerciales. Une facture est une demande de paiement pour des biens ou services spécifiques rendus, tandis qu’un relevé est un résumé de toutes les activités du compte sur une période donnée.

Une facture est généralement émise immédiatement après la fourniture des biens ou services. Elle est envoyée au client pour l’informer du solde dû. La facture comprend :

• un numéro de facture unique

• la date d’émission

• une liste détaillée des articles ou services livrés

• le montant total dû

• les conditions de paiement pertinentes (p. ex. date d’échéance, réductions en cas de paiement anticipé)

Un relevé est généralement envoyé périodiquement (par exemple, tous les mois) pour donner un aperçu de l’état du compte. Il est envoyé au client pour l’informer du solde global de son compte et inclut souvent des montants en souffrance ou des postes déjà payés. Un relevé comprend :

• le solde d’ouverture au début de la période

• une liste de toutes les factures, paiements, crédits et ajustements au cours de la période

• le solde de clôture à la clôture de la période

Quand devriez-vous utiliser une facture plutôt qu’un relevé?

Le choix entre une facture et un relevé dépend de la situation et des informations que vous devez communiquer au client. Utilisez une facture pour une transaction unique ou lorsque vous demandez le paiement de biens ou de services spécifiques. Émettez un relevé pour gérer les relations courantes avec les comptes, résumer plusieurs transactions ou régler un problème de solde impayé. Voici quelques exemples de cas d’utilisation.

• Un plombier qui a fourni un service d’entretien envoie une facture une fois les travaux terminés.

• Une entreprise de services publics envoie un relevé mensuel indiquant le solde actuel et les paiements récents.

• Un grossiste envoie un relevé à un détaillant qui a plusieurs factures en attente.

En règle générale, vous devez utiliser une facture dans les cas ci-dessous.

• Vous avez vendu des biens ou des services et devez informer le client de ce qu’il doit pour cette transaction

• Vous devez fournir des détails détaillés sur les produits ou services fournis

• Vous devez établir un enregistrement légal de la transaction commerciale à des fins juridiques ou comptables

Vous devez utiliser un relevé dans les cas suivants.

• Vous devez fournir un récapitulatif de votre compte indiquant toutes les transactions effectuées sur une période donnée.

• Vous devez rappeler à un client qu’il y a plusieurs factures impayées sur une période donnée.

• Le client doit confirmer les détails de l’activité de son compte pour s’assurer qu’il n’y a pas d’anomalies.

Comment structurer une facture par rapport à un relevé?

En règle générale, une facture indique une transaction unique et le paiement dû pour cette transaction. Un relevé donne une vue d’ensemble des transactions multiples et du solde global du compte. Voici comment structurer chacun de ces documents.

Facture

En-tête

• Nom, logo et coordonnées de votre entreprise

• Titre qui comprend le mot « Facture »

• Numéro de facture

• Date d’émission

Informations client

• Nom et coordonnées du client

• L’adresse de facturation du client (et son adresse de livraison, le cas échéant)

Détails de la transaction

• Liste détaillée des biens ou services fournis

• Quantité, prix unitaire et prix total de chaque article ou service

• Sous-total, taxes, remises et montant total dû

Modalités de paiement

• Date d’échéance du paiement

• Moyens de paiement acceptés (p. ex. virement bancaire, carte de crédit)

• Les éventuelles pénalités de retard ou escomptes en cas de paiement anticipé

Notes ou informations complémentaires

• Section facultative pour les messages tels que « Merci de votre confiance » ou des instructions supplémentaires
  

Pied de page

• Les coordonnées des personnes à contacter en cas de questions ou de problèmes liés à la facture
  

Relevé

En-tête

• Nom, logo et coordonnées de votre entreprise

• Titre qui comprend le mot « Relevé »

• Date de fin de la période couverte par le relevé

Informations client

• Nom et numéro de compte du client

• Adresse de facturation du client

Récapitulatif du compte

• Solde d’ouverture (le montant dû au début de la période)

• Liste des transactions, incluant :

  • les numéros, les dates et les montants des factures
    
  • les paiements reçus
    
  • tout crédit ou ajustement
    

• solde de clôture (le montant dû à la clôture de la période)

Factures impayées

• Section facultative énumérant toutes les factures impayées avec leur date d’échéance
  

Instructions de paiement

• Comment et où le client doit effectuer ses paiements
  

Notes ou informations complémentaires

• Section facultative pour les messages concernant les soldes impayés, les échéances à venir ou les rappels de maintenance du compte
  

Incidence des factures et des relevés sur la gestion des flux de trésorerie

Les factures et les relevés peuvent aider votre entreprise à gérer ses flux de trésorerie.

Les factures constituent la façon dont vous informez les clients de ce qu’ils vous doivent et la façon dont vous demandez officiellement le paiement. Elles fixent les conditions de paiement, telles que les dates d’échéance, ce qui vous permet de déterminer et de prédire la date d’arrivée du paiement. Les factures sont également une preuve légale que quelqu’un vous doit de l’argent, ce qui crée un filet de sécurité pour vous aider à sécuriser le paiement si le client conteste un paiement ou oublie de payer.

Les relevés peuvent indiquer aux clients le nombre de factures en retard et le solde total de leurs comptes. Les relevés peuvent aider les clients à régler tous les soldes impayés en une seule fois et leur rappeler d’effectuer les paiements manqués. Ils créent de la transparence en détaillant chaque paiement qui entre dans un solde impayé total, et ils montrent aux clients que vous suivez les paiements sur leurs comptes et que vous attendez un paiement.

Pour encourager le paiement par le biais de factures et de relevés, suivez les conseils ci-dessous

• Envoyez les factures dès que la transaction est terminée, puis suivez les paiements en retard et utilisez les relevés comme rappel.

• Incluez des conditions claires sur le moment et la manière de payer les factures afin que les clients sachent exactement quoi faire ensuite.

• Utilisez un logiciel pour envoyer des factures et des relevés de manière cohérente sans nécessiter plus d’efforts manuels.

• Ajoutez des frais de retard aux factures pour décourager les retards de paiement.