請求書と明細書は、異なるタイプの取引記録です。通常、請求書は 1 つの取引を対象としますが、明細書には複数の取引がまとめられており、アカウントのステータスを幅広く把握できます。これらのドキュメントは、さまざまな目的を果たし、構造は多様です。

以下では、これらの各レコードについて知っておくべきことと、それらがどのように異なるかについて説明します。

この記事の内容

• 請求書と明細書の違い
  
• 請求書と明細書: 使用すべきタイミング
  
• 請求書と明細書の構成方法
  
• 請求書と明細書がキャッシュフロー管理に与える影響
  

請求書と明細書の違い

請求書と明細書はどちらも財務書類ですが、業務取引では目的が異なります。請求書は提供された特定の商品またはサービスに対する支払いの要求であり、明細書は特定の期間におけるすべてのアカウントアクティビティの概要です。

請求書は通常、商品またはサービスが提供された直後に発行されます。これは、請求額を通知するために顧客に送信されます。請求書には次のものが含まれます。

• 一意の請求書番号

• 発行日

• 提供されたアイテムまたはサービスの詳細なリスト

• 合計請求額

• 関連する支払い条件 (期日、早期支払いの割引など)

通常、明細書は定期的 (毎月など) に送信され、アカウントのステータスの概要が示されます。これは、アカウント全体の残高を通知するために顧客に送信され、多くの場合、期日を過ぎた金額やすでに支払われたアイテムが含まれます。明細書には、次のものが含まれます。

• 期間の開始時点の期首残高

• 期間中のすべての請求書、支払い、クレジット、調整のリスト

• 期間の終了時点の期末残高

請求書と明細書: 使用すべきタイミング

請求書と明細書のどちらを選択するかは、状況と顧客に伝える必要がある情報によって異なります。請求書は、1 回の取引に使用する場合や、特定の商品やサービスの支払いをリクエストする場合に使用します。明細書は、進行中のアカウント関係を管理したり、複数の取引をまとめたり、未払い残高に対処したりするために発行します。次のユースケースの例を考えてみましょう。

• メンテナンスサービスを提供した配管工が、作業の完了後に請求書を送付する。

• ある公益事業会社が、現在の残高と最近の支払いを示す月次明細書を送付する。

• 卸売業者が、保留中の請求書が複数ある小売業者に明細書を送信する。

一般的に、請求書は次のような場合に使用します。

• 商品やサービスを販売しており、その取引に対して支払うべき金額を顧客に通知する必要がある

• 提供する商品またはサービスに関する項目別の詳細を提供する必要がある

• 法律上または会計上の目的で、商取引の法的記録を確立する必要がある

明細書を使用すべきタイミングは、次のとおりです。

• 設定した期間のすべての取引が記載されたアカウントの概要を提供する必要がある

• 設定した期間の複数の未払い請求書を顧客に通知する必要がある

• 顧客が、不一致がないことを確認するために、アカウントアクティビティの詳細を確認する必要がある

請求書と明細書の構成方法

通常、請求書には 1 つの取引と、その取引に対する支払いが表示されます。明細書は、複数の取引の概要とアカウント全体の残高を提供します。各ドキュメントの構成方法は次のとおりです。

請求書

ヘッダー

• ビジネス名、ロゴ、連絡先情報

• 「請求書」という単語を含むタイトル

• 請求書番号

• 発行日

顧客情報

• 顧客の名前と連絡先情報

• 顧客の請求先住所 (および該当する場合は配送先住所)

取引の詳細

• 提供された商品またはサービスの項目別リスト

• 各商品またはサービスの数量、単価、合計金額

• 小計、税金、割引、合計請求額

支払い条件

• 支払い期日

• 利用可能な支払い方法 (銀行振込、クレジットカードなど)

• 支払い遅延に対するペナルティまたは早期支払いに対する割引

メモまたは追加情報

• 「ご利用いただきありがとうございます」などのメッセージやその他の手順を記載するオプションのセクション
  

フッター

• 請求書に関する質問や問題に関する問い合わせ先の詳細
  

明細書

ヘッダー

• ビジネス名、ロゴ、連絡先情報

• 「明細書」という単語を含むタイトル

• 明細書の期間の終了日

顧客情報

• 顧客の名前とアカウント番号

• 顧客の請求先住所

アカウントの概要

• 期首残高 (期間の開始時点の未払い額)

• 以下を含む取引のリスト:

  • 請求書番号、日付、金額
    
  • 受け取った支払い
    
  • クレジットまたは調整
    

• 期末残高 (期間の終了時点の未払い額)

未払いの請求書

• すべての未払い請求書とその期日を一覧表示するオプションのセクション
  

支払い手順

• 顧客が支払いを行う方法と場所
  

注意事項または追加情報

• 期日を過ぎた残高や今後予定されている期限、アカウントメンテナンスのリマインダーに関するメッセージ用のオプションのセクション
  

請求書と明細書がキャッシュフロー管理に与える影響

請求書と明細書は、ビジネスのキャッシュフロー管理に役立ちます。

請求書は、支払うべき金額と、支払いを正式に要求する方法を顧客に知らせる手段です。期日などの支払い条件を設定し、その支払いがいつ到着するかを指示し、予測できるようにします。また、請求書は、誰かがあなたにお金を借りていることを示す法的証拠でもあり、顧客が支払いに異議を唱えたり、支払いを忘れたりした場合に、支払いを確保するためのセーフティネットとなります。

明細書は、期日を過ぎた請求書の数とアカウントの合計残高を顧客に示すことができます。明細書は、顧客がすべての未払い残高を一度に決済し、未払いの支払いを行うように促すのに役立ちます。未払いの合計残高に含まれる各請求を詳細に説明することで透明性を高め、アカウントへの請求を追跡し、支払いを待っていることを顧客に示します。

請求書や明細書で支払いを促すには、次のヒントを参考にしてください。

• 取引が完了したらすぐに請求書を送信し、期日を過ぎた支払いを追跡し、明細書をリマインダーとして使用します。

• 請求書の支払いの時期と支払い方法に関する明確な条件を記載し、顧客が次に何をすべきかを正確に把握できるようにします。

• ソフトウェアを使用して、手作業を増やすことなく、請求書と明細書を一貫して送信します。

• 請求書に延滞料を追加して、支払いの遅延を防ぎます。