发票和对账单是不同类型的交易记录。发票一般只涉及单笔交易,而对账单则汇总了多笔交易,并提供更广泛的账户状态信息。这些文档具有不同的目的和结构。
下面,我们讨论您应该了解的每种记录以及它们之间的区别。
目录
- 发票和对账单有什么区别?
- 何时使用发票,何时使用对账单?
- 如何安排发票与对账单的结构
- 发票和对账单如何影响现金流管理
发票和对账单有什么区别?
发票和对账单都是财务文档,但在商业交易中的用途不同。发票是对所提供的特定商品或服务的付款请求,而对账单则是特定时期内所有账户活动的汇总。
发票通常在提供货物或服务后立即开具。它将发送给客户,通知他们应付余额。发票包括:
唯一发票号码
开具日期
所交付商品或服务的详细清单
应支付的总金额
相关付款条款(如到期日、提前付款折扣等)
对账单通常定期发送(如每月一次),以提供账户状态概览。它发送给客户,告知他们账户的总体余额,通常包括逾期未付的金额或已支付的项目。声明包括:
期初余额
该期间所有发票、付款、贷记和调整的清单
期末结余
何时使用发票,何时使用对账单?
在发票和对账单之间做出选择,取决于具体情况和您需要向客户传达的信息。在进行单笔交易或要求为特定商品或服务付款时使用发票。开具对账单以管理正在进行的账户关系、汇总多项交易或处理未清余额。参考以下示例用例:
提供维修服务的水管工在工作完成后会寄来发票。
公用事业公司每月都会寄来对账单,显示当前余额和最近的付款情况。
批发商向零售商发送对账单,该零售商有几张未结发票。
一般来说,在下列情况下,您应该使用发票:
您已售出商品或服务,需要告知客户他们在交易中的欠款情况
您需要逐项提供所提供产品或服务的详细信息
出于法律或会计目的,您需要建立商业交易的法律记录
您应该在以下情况下使用对账单:
您需要提供一份账户摘要,显示设定时间段内的所有交易情况
您需要在设定的时间段内提醒客户有多个未付发票
客户需要确认其账户活动的详细信息,以确保不存在任何差异
如何安排发票与对账单的结构
发票通常显示单笔交易和该笔交易的应付款项。对账单提供多项交易和账户总余额的概览。以下是每份文档的结构。
发票
页眉
您的企业名称、徽标和联系信息
包含“发票”字样的抬头
发票号码
开具日期
客户信息
客户名称和联系方式
客户账单地址(如适用,还应包括送货地址)
交易明细
所提供商品或服务的明细清单
每个项目或服务的数量、单价和总价
小计、税款、折扣和应付款总额
付款条款
付款到期日
接受的付款方式(如银行转账、信用卡)
逾期付款的罚金或提前付款的折扣
注释或其他信息
- 可选部分,如“感谢您的业务”或附加说明等信息
页脚
- 查询或处理发票问题的详细联系方式
对账单
页眉
您的企业名称、徽标和联系信息
包含“对账单”字样的抬头
对账单期结日期
客户信息
客户名称和账号
客户账单地址
账户摘要
期初余额(期初欠款额)
交易清单,包括:
- 发票号码、日期和金额
- 收到的任何付款
- 任何贷记或调整
- 发票号码、日期和金额
期末余额(期末所欠金额)
未付发票
- 可选部分列出所有未付发票及其到期日
付款说明
- 客户付款的方式和地点
注释或补充信息
- (可选部分)有关逾期余额、即将到来的截止日期或账户维护提醒的信息
发票和对账单如何影响现金流管理
发票和对账单可以帮助企业管理现金流。
发票可让客户知道他们欠您多少钱以及正式要求付款。发票上设定了付款期限,如到期日,让您可以决定和预测何时付款。发票也是某人欠您钱的法律证明,如果客户对某项收费提出异议或忘记付款,发票就作为证据为您提供了安全网,帮助您确保收到付款。
对账单可以向客户显示他们有多少张逾期发票以及账户总余额。对账单可以帮助客户一次性结清所有未付余额,并提醒他们支付任何未付款项。对账单通过详细说明未付余额总额中的每笔费用来提高透明度,并向客户表明您正在跟踪其账户的费用并期待付款。
要鼓励通过发票和对账单付款,请遵循以下提示:
交易完成后立即发送发票,然后跟踪逾期付款情况,并使用对账单作为提醒。
包括关于何时以及如何支付发票的明确条款,以便客户清楚地知道下一步该怎么做。
使用软件持续发送发票和对账单,无需更多人工操作。
在发票上添加滞纳金,以防止延迟付款。
本文中的内容仅供一般信息和教育目的,不应被解释为法律或税务建议。Stripe 不保证或担保文章中信息的准确性、完整性、充分性或时效性。您应该寻求在您的司法管辖区获得执业许可的合格律师或会计师的建议,以就您的特定情况提供建议。