发票和对账单是不同类型的交易记录。发票一般只涉及单笔交易，而对账单则汇总了多笔交易，并提供更广泛的账户状态信息。这些文档具有不同的目的和结构。

下面，我们讨论您应该了解的每种记录以及它们之间的区别。

目录

• 发票和对账单有什么区别？
  
• 何时使用发票，何时使用对账单？
  
• 如何安排发票与对账单的结构
  
• 发票和对账单如何影响现金流管理
  

发票和对账单有什么区别？

发票和对账单都是财务文档，但在商业交易中的用途不同。发票是对所提供的特定商品或服务的付款请求，而对账单则是特定时期内所有账户活动的汇总。

发票通常在提供货物或服务后立即开具。它将发送给客户，通知他们应付余额。发票包括：

• 唯一发票号码

• 开具日期

• 所交付商品或服务的详细清单

• 应支付的总金额

• 相关付款条款（如到期日、提前付款折扣等）

对账单通常定期发送（如每月一次），以提供账户状态概览。它发送给客户，告知他们账户的总体余额，通常包括逾期未付的金额或已支付的项目。声明包括：

• 期初余额

• 该期间所有发票、付款、贷记和调整的清单

• 期末结余

何时使用发票，何时使用对账单？

在发票和对账单之间做出选择，取决于具体情况和您需要向客户传达的信息。在进行单笔交易或要求为特定商品或服务付款时使用发票。开具对账单以管理正在进行的账户关系、汇总多项交易或处理未清余额。参考以下示例用例：

• 提供维修服务的水管工在工作完成后会寄来发票。

• 公用事业公司每月都会寄来对账单，显示当前余额和最近的付款情况。

• 批发商向零售商发送对账单，该零售商有几张未结发票。

一般来说，在下列情况下，您应该使用发票：

• 您已售出商品或服务，需要告知客户他们在交易中的欠款情况

• 您需要逐项提供所提供产品或服务的详细信息

• 出于法律或会计目的，您需要建立商业交易的法律记录

您应该在以下情况下使用对账单：

• 您需要提供一份账户摘要，显示设定时间段内的所有交易情况

• 您需要在设定的时间段内提醒客户有多个未付发票

• 客户需要确认其账户活动的详细信息，以确保不存在任何差异

如何安排发票与对账单的结构

发票通常显示单笔交易和该笔交易的应付款项。对账单提供多项交易和账户总余额的概览。以下是每份文档的结构。

发票

页眉

• 您的企业名称、徽标和联系信息

• 包含“发票”字样的抬头

• 发票号码

• 开具日期

客户信息

• 客户名称和联系方式

• 客户账单地址（如适用，还应包括送货地址）

交易明细

• 所提供商品或服务的明细清单

• 每个项目或服务的数量、单价和总价

• 小计、税款、折扣和应付款总额

付款条款

• 付款到期日

• 接受的付款方式（如银行转账、信用卡）

• 逾期付款的罚金或提前付款的折扣

注释或其他信息

• 可选部分，如“感谢您的业务”或附加说明等信息
  

页脚

• 查询或处理发票问题的详细联系方式
  

对账单

页眉

• 您的企业名称、徽标和联系信息

• 包含“对账单”字样的抬头

• 对账单期结日期

客户信息

• 客户名称和账号

• 客户账单地址

账户摘要

• 期初余额（期初欠款额）

• 交易清单，包括：

  • 发票号码、日期和金额
    
  • 收到的任何付款
    
  • 任何贷记或调整
    

• 期末余额（期末所欠金额）

未付发票

• 可选部分列出所有未付发票及其到期日
  

付款说明

• 客户付款的方式和地点
  

注释或补充信息

• （可选部分）有关逾期余额、即将到来的截止日期或账户维护提醒的信息
  

发票和对账单如何影响现金流管理

发票和对账单可以帮助企业管理现金流。

发票可让客户知道他们欠您多少钱以及正式要求付款。发票上设定了付款期限，如到期日，让您可以决定和预测何时付款。发票也是某人欠您钱的法律证明，如果客户对某项收费提出异议或忘记付款，发票就作为证据为您提供了安全网，帮助您确保收到付款。

对账单可以向客户显示他们有多少张逾期发票以及账户总余额。对账单可以帮助客户一次性结清所有未付余额，并提醒他们支付任何未付款项。对账单通过详细说明未付余额总额中的每笔费用来提高透明度，并向客户表明您正在跟踪其账户的费用并期待付款。

要鼓励通过发票和对账单付款，请遵循以下提示：

• 交易完成后立即发送发票，然后跟踪逾期付款情况，并使用对账单作为提醒。

• 包括关于何时以及如何支付发票的明确条款，以便客户清楚地知道下一步该怎么做。

• 使用软件持续发送发票和对账单，无需更多人工操作。

• 在发票上添加滞纳金，以防止延迟付款。