Factura frente a extracto: ¿Cuál es la diferencia?

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Más información 
  1. Introducción
  2. ¿Cuál es la diferencia entre una factura y un extracto?
  3. ¿Cuándo se debe usar una factura o un extracto?
  4. Cómo estructurar una factura y un extracto
    1. Factura
    2. Extracto
    3. Información del cliente
    4. Resumen de la cuenta
    5. Facturas pendientes
    6. Instrucciones de pago
    7. Notas o información adicional
  5. Cómo afectan las facturas y los extractos a la gestión del flujo de caja

Las facturas y los extractos son diferentes tipos de registros de transacciones. Por lo general, una factura abarca una sola transacción, mientras que un extracto resume varias transacciones y ofrece una visión más amplia del estado de la cuenta. Estos documentos tienen diferentes propósitos y estructuras.

A continuación, analizaremos lo que debes saber sobre cada uno de estos registros y cómo se distinguen.

¿Qué contiene este artículo?

  • ¿Cuál es la diferencia entre una factura y un extracto?
  • ¿Cuándo se debe usar una factura en lugar de un extracto?
  • Cómo estructurar una factura frente a un extracto
  • Cómo afectan las facturas y los extractos a la gestión del flujo de caja

¿Cuál es la diferencia entre una factura y un extracto?

Tanto la factura como el extracto son documentos financieros, pero tienen diferentes propósitos en las transacciones comerciales. Una factura es una solicitud de pago por bienes o servicios específicos prestados, mientras que un extracto es un resumen de toda la actividad de la cuenta durante un período específico.

Por lo general, la factura se emite inmediatamente después de que se proporcionan los bienes o servicios. Se envía al cliente para notificarle el saldo adeudado. La factura incluye:

  • Un número de factura único

  • La fecha de emisión

  • Una lista detallada de los artículos o servicios entregados

  • El importe total adeudado

  • Condiciones de pago relevantes (p. ej., fecha de vencimiento, descuentos por pago anticipado)

Por lo general, se envía un extracto periódicamente (por ejemplo, de forma mensual) para proporcionar un resumen del estado de la cuenta. Se envía al cliente para informarle del saldo total de su cuenta y, a menudo, incluye importes vencidos o partidas ya pagadas. El extracto incluye:

  • El saldo de apertura al inicio del período

  • Una lista de todas las facturas, pagos, créditos y ajustes realizados durante el período

  • El saldo final al cierre del período

¿Cuándo se debe usar una factura o un extracto?

La elección entre una factura y un extracto depende de la situación y de la información que necesites comunicar al cliente. Usa una factura para una sola transacción o cuando solicites el pago de bienes o servicios específicos. Emite un extracto para gestionar las relaciones de cuentas en curso, resumir varias transacciones o abordar saldos pendientes. Considera los siguientes ejemplos de casos de uso:

  • Un plomero que brindó un servicio de mantenimiento envía una factura después de que se completa el trabajo.

  • Una compañía de servicios públicos envía un extracto de cuenta mensual que muestra el saldo actual y los pagos recientes.

  • Un mayorista envía un extracto a un minorista que tiene varias facturas pendientes.

Por lo general, debes usar una factura cuando:

  • Has vendido bienes o servicios y necesitas informar al cliente el monto adeudado por esa transacción.

  • Debes proporcionar detalles sobre los productos o servicios prestados.

  • Debes establecer un registro legal de la transacción comercial con fines legales o contables.

Debes usar un extracto cuando:

  • Debes proporcionar un resumen de la cuenta que muestre todas las transacciones durante un período de tiempo determinado.

  • Debes recordarle al cliente varias facturas impagas durante un período determinado.

  • Un cliente debe confirmar los detalles de la actividad de su cuenta para asegurarse de que no haya discrepancias.

Cómo estructurar una factura y un extracto

Por lo general, una factura muestra una sola transacción y el pago que se debe realizar por ella. Un extracto proporciona un resumen de varias transacciones y el saldo general de la cuenta. A continuación, te explicamos cómo estructurar cada documento.

Factura

Encabezado

  • El nombre, el logotipo y la información de contacto de tu empresa

  • Título que incluya la palabra "Factura"

  • Número de factura

  • Fecha de emisión

Información del cliente

  • Nombre y datos de contacto del cliente

  • Dirección de facturación del cliente (y dirección de envío, si corresponde)

Detalles de la transacción

  • Lista detallada de los bienes o servicios prestados

  • Cantidad, precio unitario y precio total de cada artículo o servicio

  • Subtotal, impuestos, descuentos e importe total adeudado

Condiciones de pago

  • Fecha de vencimiento del pago

  • Métodos de pago aceptados (p. ej., transferencia bancaria, tarjeta de crédito)

  • Cualquier multa por pagos atrasados o descuentos por pagos anticipados

Notas o información adicional

  • Sección opcional para mensajes como "Gracias por su transacción" o instrucciones adicionales

Pie de página

  • Datos de contacto para consultas o problemas con la factura

Extracto

Encabezado

  • El nombre, el logotipo y la información de contacto de tu empresa

  • Título que incluya la palabra "Extracto"

  • Fecha de finalización del período del extracto

Información del cliente

  • Nombre y número de cuenta del cliente

  • Dirección de facturación del cliente

Resumen de la cuenta

  • Saldo inicial (el monto adeudado al inicio del período)

  • Lista de transacciones, que incluye:

    • Números, fechas e importes de las facturas
    • Todos los pagos recibidos
    • Cualquier crédito o ajuste
  • Saldo final (el monto adeudado al cierre del período)

Facturas pendientes

  • Sección opcional que enumera todas las facturas impagas con sus fechas de vencimiento

Instrucciones de pago

  • Cómo y dónde debe realizar los pagos el cliente

Notas o información adicional

  • Sección opcional para mensajes sobre saldos vencidos, plazos próximos o recordatorios de mantenimiento de la cuenta

Cómo afectan las facturas y los extractos a la gestión del flujo de caja

Las facturas y los extractos pueden ayudar a tu empresa a gestionar el flujo de caja.

Las facturas son la forma de informar a los clientes el importe adeudado y solicitar formalmente el pago. Establecen condiciones de pago, como las fechas de vencimiento, lo que te permite establecer y predecir cuándo llegará ese pago. Las facturas también son una prueba legal de que alguien te debe dinero, lo que crea una red de seguridad para ayudarte a garantizar el pago si el cliente disputa un cargo o se olvida de pagar.

Los extractos pueden mostrar a los clientes cuántas facturas vencidas tienen y el saldo total de sus cuentas. Asimismo, pueden ayudarlos a saldar todos los saldos impagos de una sola vez y recordarles que deben realizar los pagos faltantes. Generan transparencia al detallar cada cargo que entra en un saldo total impago y demuestran a los clientes que estás haciendo un seguimiento de los cargos en sus cuentas y que esperas el pago.

Para incentivar el pago a través de facturas y extractos, sigue estos consejos:

  • Envía las facturas apenas se complete la transacción, luego haz un seguimiento de los pagos vencidos y usa los extractos como recordatorios.

  • Incluye condiciones claras sobre cuándo y cómo pagar las facturas para que los clientes sepan exactamente qué hacer a continuación.

  • Usa software para enviar facturas y extractos de forma coherente sin necesidad de realizar más esfuerzos manuales.

  • Agrega cargos por pagos atrasados a las facturas para desalentar la demora en los pagos.

El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, adecuación o vigencia de la información incluida en el artículo. Si necesitas asistencia para tu situación particular, te recomendamos consultar a un abogado o un contador competente con licencia para ejercer en tu jurisdicción.

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