ใบแจ้งหนี้และใบแจ้งยอดเป็นบันทึกรายการธุรกรรมประเภทที่แตกต่างกัน โดยทั่วไปแล้วใบแจ้งหนี้จะครอบคลุมธุรกรรมเพียงรายการเดียว ในขณะที่ใบแจ้งยอดจะสรุปธุรกรรมหลายรายการและแสดงมุมมองสถานะสถานะบัญชีที่กว้างขึ้น เอกสารเหล่านี้ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันและมีโครงสร้างที่แตกต่างกัน

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายสิ่งที่คุณควรทราบว่าใบแจ้งหนี้และใบแจ้งยอดบันทึกข้อมูลออะไรและแตกต่างกันอย่างไร

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบแจ้งหนี้กับใบแจ้งยอดแตกต่างกันอย่างไร
  
• คุณควรใช้ใบแจ้งหนี้หรือใบแจ้งยอดเมื่อใด
  
• วิธีการจัดโครงสร้างใบแจ้งหนี้และใบแจ้งยอด
  
• ใบแจ้งหนี้และใบแจ้งยอดส่งผลต่อการจัดการกระแสเงินสดอย่างไร
  

ใบแจ้งหนี้กับใบแจ้งยอดแตกต่างกันอย่างไร

ทั้งใบแจ้งหนี้และใบแจ้งยอดเป็นเอกสารทางการเงิน แต่ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันในธุรกรรมของธุรกิจ ใบแจ้งหนี้คือคําขอให้ชําระเงินค่าสินค้าหรือบริการที่ให้บริการ ส่วนใบแจ้งยอดคือข้อมูลสรุปกิจกรรมของบัญชีทั้งหมดในช่วงเวลาหนึ่งๆ

โดยปกติแล้วจะมีการออกใบแจ้งหนี้ทันทีหลังจากมอบสินค้าหรือบริการ โดยจะส่งไปให้ลูกค้าเพื่อแจ้งยอดค้างชำระ ใบแจ้งหนี้ประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้

• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ํากัน

• วันที่ออก

• รายการสินค้าหรือบริการที่จัดส่งโดยละเอียด

• ยอดรวมที่ต้องชําระ

• ข้อกําหนดการชําระเงินที่เกี่ยวข้อง (เช่น วันครบกําหนด ส่วนลดสําหรับการชําระเงินก่อนกําหนด)

ส่วนใบแจ้งยอด โดยปกติแล้วระบบจะส่งเป็นระยะๆ (เช่น รายเดือน) เพื่อแสดงภาพรวมสถานะของบัญชี โดยส่งถึงลูกค้าเพื่อแจ้งให้ทราบยอดคงเหลือในบัญชีโดยรวม ซึ่งมักจะรวมถึงยอดเงินที่ค้างชำระหรือรายการที่ชำระไปแล้ว ใบแจ้งยอดประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้

• ยอดคงเหลือต้นงวด ณ วันเริ่มต้นงวด

• รายการใบแจ้งหนี้ การชําระเงิน เครดิต และการปรับยอดทั้งหมดระหว่างรอบบิล

• ยอดคงเหลือสุดท้ายเมื่อปิดรอบการชําระเงิน

คุณควรใช้ใบแจ้งหนี้หรือใบแจ้งยอดเมื่อใด

ตัวเลือกระหว่างใบแจ้งหนี้กับใบแจ้งยอดจะขึ้นอยู่กับสถานการณ์และข้อมูลที่คุณต้องการจะสื่อสารกับลูกค้า ใช้ใบแจ้งหนี้สําหรับธุรกรรมรายการเดียวหรือเมื่อคุณส่งคําขอให้ชําระเงินค่าสินค้าหรือบริการที่เฉพาะเจาะจง ออกใบแจ้งยอดเพื่อจัดการความสัมพันธ์ของบัญชีที่กําลังดําเนินอยู่ สรุปธุรกรรมหลายรายการ หรือจัดการยอดคงเหลือที่ค้างชําระ พิจารณาตัวอย่างกรณีการใช้งานต่อไปนี้:

• ช่างประปาที่ให้บริการบำรุงรักษาจะส่งใบแจ้งหนี้หลังจากงานเสร็จสิ้น

• บริษัทสาธารณูปโภคจะส่งใบแจ้งยอดรายเดือนซึ่งแสดงยอดคงเหลือปัจจุบันและการชำระเงินล่าสุด

• ผู้ค้าส่งใบแจ้งยอดไปให้ผู้ค้าปลีกที่มีใบแจ้งหนี้ที่รอดําเนินการหลายใบ

โดยทั่วไปแล้ว คุณควรใช้ใบแจ้งหนี้เมื่อดําเนินการต่อไปนี้

• คุณได้ขายสินค้าหรือบริการและจําเป็นต้องแจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับยอดที่ลูกค้าต้องชําระสําหรับธุรกรรมนั้น

• คุณต้องระบุรายละเอียดที่แยกเป็นรายการเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการ

• คุณต้องจัดทําบันทึกทางกฎหมายของธุรกรรมธุรกิจเพื่อวัตถุประสงค์ด้านกฎหมายหรือการบัญชี

คุณควรใช้ใบแจ้งยอดเมื่อดำเนินการต่อไปนี้

• คุณต้องจัดทำสรุปบัญชีที่แสดงธุรกรรมทั้งหมดในช่วงระยะเวลาที่กำหนด

• คุณจะต้องเตือนลูกค้าเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระหลายรายการในรอบเวลาที่กําหนด

• ลูกค้าต้องยืนยันรายละเอียดกิจกรรมของบัญชีเพื่อให้มั่นใจว่าไม่มีข้อมูลคลาดเคลื่อน

วิธีการจัดโครงสร้างใบแจ้งหนี้และใบแจ้งยอด

โดยทั่วไปแล้ว ใบแจ้งหนี้จะแสดงธุรกรรมเดียวและการชำระเงินสำหรับธุรกรรมนั้น ใบแจ้งยอดจะแสดงภาพรวมของธุรกรรมหลายรายการและยอดคงเหลือของบัญชีโดยรวม ต่อไปนี้คือวิธีการจัดโครงสร้างเอกสารแต่ละฉบับ

ใบแจ้งหนี้

ส่วนหัว

• ชื่อธุรกิจ โลโก้ และข้อมูลติดต่อของคุณ

• หัวเรื่องที่มีคําว่า "ใบแจ้งหนี้"

• หมายเลขใบแจ้งหนี้

• วันที่ออก

ข้อมูลลูกค้า

• ชื่อของลูกค้าและรายละเอียดการติดต่อ

• ที่อยู่ในการเรียกเก็บเงินของลูกค้า (และที่อยู่สําหรับจัดส่ง หากมี)

รายละเอียดธุรกรรม

• รายการสินค้าหรือบริการที่แจกแจงเป็นข้อๆ

• ปริมาณ ราคาต่อหน่วย และราคารวมสําหรับสินค้าหรือบริการแต่ละรายการ

• ยอดรวมย่อย ภาษี ส่วนลด และยอดรวมที่ครบกําหนดชําระ

ข้อกําหนดการชําระเงิน

• วันครบกําหนดชําระเงิน

• วิธีการชําระเงินที่ยอมรับ (เช่น การโอนเงินผ่านธนาคาร บัตรเครดิต)

• ค่าปรับสําหรับการชําระเงินที่ล่าช้าหรือส่วนลดสําหรับการชําระเงินก่อนกําหนด

หมายเหตุหรือข้อมูลเพิ่มเติม

• ส่วนเพิ่มเติมที่ไม่บังคับสําหรับข้อความ เช่น "ขอบคุณที่ใช้บริการ" หรือคําแนะนําเพิ่มเติม
  

ส่วนท้าย

• รายละเอียดการติดต่อสำหรับคำถามหรือปัญหาเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้
  

ใบแจ้งยอด

ส่วนหัว

• ชื่อธุรกิจ โลโก้ และข้อมูลติดต่อของคุณ

• หัวเรื่องที่มีคําว่า "ใบแจ้งยอด"

• วันที่สิ้นสุดรอบใบแจ้งยอด

ข้อมูลลูกค้า

• ชื่อของลูกค้าและหมายเลขบัญชี

• ที่อยู่ในการเรียกเก็บเงินของลูกค้า

ข้อมูลสรุปของบัญชี

• ยอดคงเหลือต้นงวด (จำนวนเงินที่ต้องชำระในช่วงต้นงวด)

• รายการธุรกรรม ซึ่งประกอบด้วย

  • หมายเลข ใบแจ้งหนี้ วันที่ และจํานวนเงิน
    
  • การชําระเงินใดๆ ที่ได้รับ
    
  • การลดหนี้หรือการปรับยอดใดๆ
    

• ยอดคงเหลือสุดท้าย (จํานวนเงินที่ค้างชําระเมื่อปิดรอบการชําระเงิน)

ใบแจ้งหนี้ที่ค้างชําระ

• ส่วนที่ไม่บังคับที่แสดงรายการใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระทั้งหมดพร้อมวันครบกําหนดชําระ
  

ขั้นตอนการชําระเงิน

• ลูกค้าควรชําระเงินอย่างไรและที่ไหน
  

หมายเหตุหรือข้อมูลเพิ่มเติม

• ส่วนเสริมสำหรับข้อความเกี่ยวกับยอดคงค้าง วันครบกำหนดชำระที่กำลังจะมาถึง หรือการแจ้งเตือนการบำรุงรักษาบัญชี
  

ใบแจ้งหนี้และใบแจ้งยอดส่งผลต่อการจัดการกระแสเงินสดอย่างไร

ใบแจ้งหนี้และใบแจ้งยอดจะช่วยธุรกิจของคุณจัดการกระแสเงินสดได้

ใบแจ้งหนี้คือวิธีที่คุณแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าพวกเขาเป็นหนี้คุณเท่าไร และวิธีที่คุณขอให้ชำระเงินอย่างเป็นทางการ โดยจะกําหนดข้อกําหนดการชําระเงิน เช่น วันที่ครบกําหนด ซึ่งจะช่วยให้คุณระบุและคาดการณ์ว่าจะได้รับการชําระเงินนั้นเมื่อใด นอกจากนี้ ใบแจ้งหนี้ถือเป็นหลักฐานทางกฎหมายว่ามีคนเป็นหนี้คุณ ซึ่งสร้างตาข่ายความปลอดภัยเพื่อช่วยให้คุณได้รับการชำระเงินหากลูกค้าโต้แย้งการเรียกเก็บเงินหรือลืมชำระเงิน

ใบแจ้งยอดแสดงให้ลูกค้าเห็นว่ามีใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระและยอดคงเหลือทั้งหมดในบัญชีของตัวเอง ใบแจ้งยอดสามารถช่วยให้ลูกค้าชำระยอดคงเหลือที่ยังไม่ได้ชำระทั้งหมดในคราวเดียว และเตือนให้พวกเขาชำระเงินที่ผิดนัด เป็นเอกสารที่สร้างความโปร่งใสด้วยการให้รายละเอียดของค่าใช้จ่ายแต่ละรายการที่รวมอยู่ในยอดคงเหลือที่ยังไม่ได้ชำระทั้งหมด และแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าคุณกำลังติดตามค่าใช้จ่ายในบัญชีของพวกเขาและรอรับการชำระเงินดังกล่าว

หากต้องการส่งเสริมการชำระเงินผ่านใบแจ้งหนี้และใบแจ้งยอด ให้ทำตามคำแนะนำเหล่านี้

• ส่งใบแจ้งหนี้ทันทีที่ธุรกรรมเสร็จสมบูรณ์ แล้วติดตามการชําระเงินที่เลยกําหนดชําระ และใช้ใบแจ้งยอดเป็นการแจ้งเตือน

• ระบุข้อกําหนดที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการชําระเงินตามใบแจ้งหนี้เพื่อให้ลูกค้าทราบว่าต้องดําเนินการอย่างไรต่อไป

• ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อส่งใบแจ้งหนี้และใบแจ้งยอดอย่างสม่ําเสมอโดยไม่เพิ่มงานที่ต้องทําด้วยตัวเอง

• เพิ่มค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าในใบแจ้งหนี้เพื่อหยุดการชําระเงินล่าช้า