Quando você administra uma empresa, converter um orçamento em uma fatura é uma tarefa cotidiana que pode ser um fator decisivo para o seu fluxo de caixa. Você delineou os custos e ganhou a adesão do seu cliente. É hora de transformar esse orçamento em uma fatura para que você possa receber pagamentos.

A maioria dos processos para criar orçamentos e faturas está migrando para o ambiente online, e a taxa composta de crescimento anual (CAGR) do mercado de faturamento digital deve superar 22% de 2023 a 2031. Abaixo, explicamos como converter orçamentos em faturas oficiais, seja por conta própria ou usando softwares de faturamento, como o Stripe Invoicing.

Neste artigo:

• Qual a diferença entre um orçamento e uma fatura?
  
• Quando você deve converter um orçamento em uma fatura?
  
• Como converter um orçamento em uma fatura
  
• Como usar um softwares de faturamento para automatizar a conversão de orçamentos
  
• O que incluir na fatura após a conversão de um orçamento
  
• Como lidar com alterações de preço entre orçamentos e faturas
  
• Erros comuns a serem evitados na conversão de orçamentos em faturas
  

Qual é a diferença entre um orçamento e uma fatura?

Um orçamento é uma previsão dos gastos potenciais de um bem ou serviço antes do início do trabalho. O objetivo é ajudar os clientes a decidirem se querem ou não o produto, mostrando quanto podem pagar por ele. Você pode ajustar os orçamentos se o escopo do projeto mudar.

Uma fatura é uma solicitação de pagamento que é enviada assim que o trabalho é concluído ou as mercadorias são entregues. Ela detalha os custos finais, incluindo impostos ou descontos, e define as condições de pagamento (por exemplo, datas de vencimento, formas de pagamento). Pense nela como a conta oficial que fecha a transação.

Quando você deve converter um orçamento em uma fatura?

Você deve converter um orçamento em uma fatura assim que o trabalho estiver concluído ou as mercadorias estiverem prontas para serem entregues. Se você estiver fornecendo um serviço, aguarde até que o trabalho seja concluído e aprovado pelo cliente. Para produtos físicos, aguarde até que os itens estejam embalados e prontos para envio ou retirada. Em seguida, confirme os ajustes ao orçamento original para que a fatura reflita os custos finais com precisão.

Como converter um orçamento em uma fatura

Para converter um orçamento em uma fatura, primeiro verifique novamente os itens ou serviços, quantidades e custos no orçamento para garantir que correspondam aos que foram entregues. Se foram feitas alterações durante o projeto, atualize esses detalhes. Em seguida, confirme se todos os custos do orçamento estão corretos e incluem impostos, descontos ou tarifas adicionais.

Após a verificação dos números, atualize o título do documento de "Orçamento" para "Fatura" e adicione um número de fatura único. Adicione os termos de pagamento (por exemplo, data de vencimento, formas de pagamento) para que o cliente saiba como e quando pagar. Depois, entregue a fatura usando o método que preferir, como e-mail, plataforma de cobrança ou software de contabilidade. Acompanhe com instruções de pagamento, se necessário.

Se você estiver usando uma ferramenta ou plataforma de faturamento, isso normalmente automatiza o processo. Basta clicar em "converter em fatura", revisar os dados e enviar.

Como usar um softwares de faturamento para automatizar a conversão de orçamentos

Softwares de faturamento como o Stripe Invoicing podem facilitar a conversão de um orçamento em fatura. Veja como fazer isso:

• Use a Stripe para criar uma cotação que mostre antecipadamente os custos ao cliente. Este é seu orçamento. Ele expõe tudo o que o cliente precisa saber sobre preços antes de se comprometer.

• Uma vez que seu cliente se compromete, você pode finalizar a cotação em seu Stripe Dashboard. Isso confirma os detalhes, para que você esteja pronto para a próxima etapa sem precisar informar informações novamente.

• Converta sua cotação finalizada em uma fatura na Stripe clicando em "Converter em fatura".

• Envie a fatura ao seu cliente por e-mail. A fatura será exibida juntamente com as instruções de pagamento.

O que incluir na fatura após a conversão de um orçamento

Após converter um orçamento em uma fatura, você deve conferir e incluir:

• Número da fatura: Atribua um número de fatura único. Isso ajuda você e o cliente a rastrear a transação.

• Informações do cliente: Verifique se o nome, nome da empresa (se aplicável), endereço e dados de contato do cliente estão corretos.

• Lista detalhada de produtos ou serviços: Liste cada produto ou serviço com descrições, quantidades e preços individuais.

• Valor total devido: Adicione os custos, incluindo impostos, taxas ou descontos aplicáveis.

• Condições de pagamento: Indique as condições de pagamento com clareza, incluindo o vencimento e as tarifas por atraso, se houver.

• Formas de pagamento aceitas: Mencione as opções de pagamento disponíveis (por exemplo, cartão de crédito, transferência bancária) para que os clientes saibam como pagar.

• Observações ou instruções especiais: Se houver algum detalhe final ou lembrete, como instruções de entrega e links para baixar arquivos, adicione-os.

Como lidar com alterações de preço entre orçamentos e faturas

As empresas precisam comunicar claramente as mudanças de preço entre orçamentos e faturas. Veja como gerenciar alterações de preço:

• Atualize o cliente antecipadamente: Assim que souber que uma mudança de preço é necessária, seja por mudanças no escopo, nos materiais ou em outros fatores, entre em contato com o cliente. Explique por que o custo é diferente do orçamento para que eles não fiquem surpresos ao ver a fatura.

• Revise o orçamento: Se o trabalho não tiver começado, você pode ajustar o orçamento original para refletir os novos custos. Dessa forma, o orçamento ainda estará precisa e poderá servir como uma referência clara para a fatura final.

• Documente as alterações na fatura: Inclua uma breve observação sobre as alterações ao criar a fatura, como "preços atualizados com base em materiais adicionais solicitados" e "ajuste de custo para horas extras".

• Adicione uma linha "pedido de alteração" ou "ajuste": Se apenas parte do orçamento for alterada, considere adicionar um item de linha chamado "Ajuste" ou "Pedido de alteração" à fatura. Isso mostra a cobrança extra separadamente dos itens originais para esclarecer o que foi adicionado ou alterado.

• Confirme a aprovação antes de enviar: Se o aumento de preço for substancial, confirme se o cliente concorda com o novo total antes de enviar a fatura final. Isso pode evitar contestações posteriormente.

• Seja transparente sobre descontos ou isenções de tarifas: Se você decidiu abrir mão de tarifas para compensar a mudança, mostre essas tarifas como descontos na fatura. Isso ajuda a manter o processo transparente e mostra boa vontade.

Erros comuns a serem evitados na conversão de orçamentos em faturas

Ao converter orçamentos em faturas, erros podem causar confusão, atrasos nos pagamentos ou problemas no relacionamento com o cliente. Aqui estão os erros comuns a serem evitados:

• Deixar de fora detalhes importantes: Certifique-se de que todas as informações do orçamento sejam transferidas para a fatura. A falta de detalhes, como descrições dos itens, quantidades e preços acordados, pode confundir o cliente e atrasar o pagamento.

• Não atualizar as mudanças de escopo: Se o escopo ou os preços do projeto mudarem, atualize a fatura para refletir claramente esses ajustes. Esquecer-se de fazer isso pode causar discrepâncias e contestações quando o cliente analisar a fatura.

• Ignorar a aprovação do cliente para os ajustes: Antes de converter um orçamento com cobranças adicionais, confirme se você tem a aprovação explícita do cliente. Isso evita taxas surpresa na fatura, que podem afetar a confiança do cliente e atrasar o pagamento.

• Usar o mesmo número de documento: Sempre atribua um número de fatura único. Usar o mesmo número do orçamento pode criar problemas com o rastreamento e a manutenção de registros para ambas as partes. O uso de números exclusivos também ajuda na geração de relatórios e auditoria precisos.

• Omitir condições de pagamento: Se os termos de pagamento não estavam no orçamento, verifique se estão claramente definidos na fatura. Informações ausentes, como datas de vencimento, tarifas por atraso e formas de pagamento aceitas, podem atrasar o processamento.

• Não revisar para garantir precisão: Erros simples, como erros de digitação nos preços, quantidades incorretas e erros de cálculo de impostos, podem levar a idas e vindas com o cliente. Revise tudo na fatura antes de enviá-la.

• Esquecer-se de adicionar descontos ou créditos: Se você ofereceu descontos, isentou tarifas ou aplicou créditos, certifique-se de que esses ajustes sejam incluídos na fatura. Isso mostra que você honrou os contratos feitos durante a fase de orçamento.