Una factura de impuestos es un documento formal emitido por un vendedor a un comprador que proporciona información detallada sobre la venta de los bienes o servicios e incluye detalles específicos sobre el impuesto aplicado. Sirve como registro de la transacción y es importante a efectos fiscales, especialmente en las transacciones entre empresas (B2B).

A continuación, explicaremos por qué necesitas una factura de impuestos, qué información contiene y cuál es el formato que debe aplicarse a las distintas jurisdicciones.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Por qué necesitas una factura de impuestos?
  
• ¿Qué información se requiere en una factura de impuestos?
  
• Cómo dar formato a una factura de impuestos para diferentes jurisdicciones
  
• Cómo diferenciar entre una factura de impuestos y una factura normal
  

¿Por qué necesitas una factura de impuestos?

Una factura de impuestos proporciona un registro detallado de una transacción que muestra qué se compró, cuándo y a quién. Esto se puede utilizar para varios propósitos:

• Deducciones fiscales: Las empresas y las personas a menudo necesitan una factura de impuestos para reclamar deducciones sobre los ingresos imponibles.

• Mantenimiento de registros: Las facturas de impuestos ayudan a mantener registros precisos para el seguimiento financiero, la elaboración de presupuestos y el cumplimiento de la normativa fiscal.

• Auditorías y cumplimiento: Durante las auditorías, las autoridades fiscales suelen exigir facturas de impuestos para verificar los gastos de la empresa y garantizar que se haya pagado o reclamado el importe correcto de impuestos como crédito.

¿Qué información se requiere en una factura de impuestos?

Por lo general, una factura de impuestos debe incluir la información del vendedor, la información del comprador, una fecha de emisión, una descripción de los bienes y un desglose detallado de lo que se pagó. A continuación, echaremos un vistazo más de cerca:

• Información del vendedor: Nombre, dirección y datos de contacto de la empresa, junto con el número de identificación fiscal (TIN), según el país. Por ejemplo, el TIN puede ser un número de impuesto sobre el valor añadido (IVA) en la Unión Europea o un número de identificación fiscal sobre bienes y servicios (GSTIN) en la India.

• Información del comprador: El nombre del comprador o el nombre de la empresa, la dirección y el NIF en algunos casos, por ejemplo, si el importe de la factura supera un límite específico o si se trata de una transacción B2B.

• Número de factura: Un número secuencial único para el seguimiento y la referencia.

• Fecha de emisión: La fecha en la que se crea la factura.

• Descripción de bienes o servicios: Información detallada sobre los bienes o servicios vendidos, incluidas las cantidades, los precios por unidad y las descripciones aplicables.

• Importe total antes de impuestos: El subtotal del importe adeudado por los bienes o servicios antes de aplicar el impuesto.

• Tipo impositivo e importe: El tipo impositivo aplicado, como el IVA, el impuesto sobre bienes y servicios (GST) o el impuesto sobre las ventas, y el importe del impuesto que se cobra en cada elemento o en el total, en función de la estructura de desglose.

• Importe total a pagar: El importe total adeudado.

• Condiciones de pago y fecha de vencimiento: Información sobre las condiciones de pago y la fecha límite para el pago, si corresponde.

• Firma (digital o física): En algunas regiones, se necesita una firma o certificación digital para la validación.

Cómo dar formato a una factura de impuestos para diferentes jurisdicciones

Los formatos y los requisitos para las facturas de cada país son diferentes. Aquí te mostramos cómo se da formato a una factura para Estados Unidos, Reino Unido, Australia y Canadá.

EE. UU.

Encabezado: Incluye el nombre, el logotipo, la dirección y la información de contacto de tu empresa en la parte superior.

• Título de la factura: Titula el documento como «Factura».

• Número de factura: Asigna a la factura un número de factura único.

• Fecha de emisión: Incluye la fecha de emisión de la factura.

• Información al cliente: Pon el nombre del comprador, la dirección y la información de contacto relevante.

• Descripción de bienes o servicios: Proporciona una lista detallada de los productos o servicios, incluidas las cantidades y los precios. Si corresponde, muestra el tipo impositivo y el impuesto total de cada artículo.

• Importe total: Muestra el importe total a pagar, incluidos los impuestos.

• Condiciones de pago: Señala tus condiciones de pago, como «Pago al recibir la factura» o «A 30 días netos».

Reino Unido

• Encabezado: Incluye el nombre de tu empresa, la dirección y el número de registro de IVA.

• Título de la factura: Titula el documento como «Factura con IVA».

• Número de factura: Asigna a la factura un número de factura único.

• Fecha de emisión: Incluye la fecha de emisión de la factura.

• Información al cliente: Incluye el nombre y la dirección del cliente.

• Descripción de bienes o servicios: Proporciona una lista detallada de los productos o servicios, incluidas las cantidades, los precios y el tipo de IVA aplicable.

• Importe total: Muestra el importe total a pagar, IVA incluido.

• Condiciones de pago: Indica tus condiciones de pago y los datos bancarios relevantes.

Australia

• Encabezado: Incluye el nombre de tu empresa, la dirección y el número de empresa australiana (ABN).

• Título de la factura: Titula el documento como «Factura de impuestos».

• Número de factura: Asigna a la factura un número de factura único.

• Fecha de emisión: Incluye la fecha de emisión de la factura.

• Información al cliente: Incluye el nombre, la dirección y el ABN del cliente para ventas de 1.000 $ (AUD) o más.

• Descripción de bienes o servicios: Proporciona una lista detallada de los productos o servicios, incluidas las cantidades, los precios y el importe del impuesto sobre bienes y servicios (GST). Para cada artículo, muestra el importe sin GST y el importe con GST.

• Importe total: Muestra el importe total a pagar, incluido el GST.

• Condiciones de pago: Establece tus condiciones de pago.

Canadá

• Encabezado: Incluye el nombre de tu empresa, la dirección y el número de registro del GST o del impuesto armonizado sobre las ventas (HST).

• Título de la factura: Titula el documento como «Factura de impuestos».

• Número de factura: Asigna a la factura un número de factura único.

• Fecha de emisión: Incluye la fecha de emisión de la factura.

• Información al cliente: Incluye el nombre y la dirección del cliente.

• Descripción de bienes o servicios: Proporciona una lista detallada de los productos o servicios, incluidas las cantidades, los precios, el tipo del GST o el HST y el impuesto total cobrado.

• Importe total: Muestra el importe total a pagar, incluido el GST.

• Condiciones de pago: Establece tus condiciones de pago.

Cómo diferenciar entre una factura de impuestos y una factura normal

Una factura de impuestos y una factura normal se diferencian principalmente por los detalles que se requieren a efectos fiscales y por cómo se usan para la contabilidad y el cumplimiento de la normativa. A continuación, te explicamos cómo distinguirlas:

Componente fiscal

Una factura de impuestos muestra el importe del impuesto para cada artículo o servicio por separado e incluye los tipos impositivos aplicables, como el IVA, el GST y el impuesto sobre las ventas. Permite a los compradores reclamar créditos fiscales sobre el impuesto pagado, particularmente en transacciones B2B. Es posible que una factura normal no incluya un desglose de impuestos por separado y, a menudo, se utiliza cuando no se aplica ningún crédito fiscal.

Título de la factura

Una factura de impuestos está claramente etiquetada como «factura de impuestos» para indicar si cumple los requisitos para créditos fiscales. Una factura normal se etiqueta simplemente como «Factura» y carece de etiquetas relacionadas con los impuestos.

TIN

Una factura de impuestos incluye los TIN del vendedor y del comprador para cumplir con la normativa fiscal. Por lo general, una factura normal no incluirá estos números de identificación.

Uso

Una factura de impuestos se utiliza principalmente en transacciones B2B cuando el comprador puede reclamar créditos fiscales sobre el impuesto cobrado. Una factura normal se suele utilizar en las transacciones B2C, en las que el comprador no tiene derecho a reclamar créditos fiscales.

Información requerida.

Una factura de impuestos debe incluir las tasas impositivas, el monto del impuesto y otra información específica sobre el cumplimiento de la normativa para ajustarse a las normas de una autoridad fiscal. Una factura normal suele contener un desglose más simple que se centra en los detalles del producto o servicio, el importe adeudado y las condiciones de pago sin campos específicos de impuestos.

Exención de responsabilidad: La diferencia entre «factura de impuestos» y «factura ordinaria» mencionada en el artículo no es aplicable a todos los países, como Italia.