ใบกํากับภาษีคือเอกสารทางการที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อซึ่งมีข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับการขายสินค้าหรือบริการ รวมทั้งรายละเอียดเฉพาะเกี่ยวกับภาษีที่บังคับใช้ โดยทําหน้าที่เป็นบันทึกธุรกรรมและมีความสําคัญต่อจุดประสงค์ทางภาษี โดยเฉพาะในธุรกรรมแบบธุรกิจกับธุรกิจ (B2B)

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายว่าเหตุใดคุณจึงต้องใช้ใบกำกับภาษี ข้อมูลใดบ้างที่จำเป็นต้องมีในใบกำกับภาษี และวิธีจัดรูปแบบใบกำกับภาษีสำหรับเขตอำนาจศาลต่างๆ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• เหตุใดคุณจึงต้องใช้ใบกํากับภาษี
  
• ต้องใช้ข้อมูลใดบ้างในใบกํากับภาษี
  
• วิธีจัดรูปแบบใบกํากับภาษีสําหรับเขตอํานาจศาลต่างๆ
  
• วิธีสร้างความแตกต่างระหว่างใบกํากับภาษีกับใบแจ้งหนี้ปกติ
  

เหตุใดคุณจึงต้องใช้ใบกํากับภาษี

ใบกำกับภาษีจะแสดงบันทึกอย่างละเอียดของธุรกรรมซึ่งแสดงการซื้อ สินค้าหรือบริการ ที่ชําระเมื่อใด และจากใคร ซึ่งสามารถใช้ได้เพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ ดังนี้

• การหักภาษี: ธุรกิจและบุคคลทั่วไปมักต้องการใบกำกับภาษีเพื่อขอหักลดหย่อนจากรายได้ที่ต้องเสียภาษี

• การเก็บบันทึก: ใบกํากับภาษีช่วยเก็บบันทึกข้อมูลที่ถูกต้องสําหรับการติดตามทางการเงิน การจัดงบประมาณ และการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านภาษี

• การตรวจสอบและการปฏิบัติตามข้อกําหนด ในระหว่างการตรวจสอบ หน่วยงานภาษีมักจะกําหนดให้ต้องมีใบกํากับภาษีเพื่อยืนยันค่าใช้จ่ายของธุรกิจ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ชําระหรืออ้างสิทธิ์ภาษีในจํานวนที่ถูกต้องเป็นเครดิตแล้ว

ต้องใช้ข้อมูลใดบ้างในใบกํากับภาษี

โดยปกติแล้ว ใบกํากับภาษีจะต้องระบุข้อมูลของผู้ขาย ข้อมูลของผู้ซื้อ วันที่ออก คําอธิบายสินค้า และการแจกแจงอย่างละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่ชําระไป รายละเอียดมีดังนี้

• ข้อมูลของผู้ขาย: ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ และรายละเอียดการติดต่อ รวมถึงหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษี (TIN) ของธุรกิจ ขึ้นอยู่กับประเทศ ตัวอย่างเช่น TIN อาจเป็นหมายเลขภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ในสหภาพยุโรปหรือหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีสินค้าและบริการ (GSTIN) ในอินเดีย

• ข้อมูลของผู้ซื้อ: ชื่อหรือชื่อธุรกิจของผู้ซื้อ ที่อยู่ และ TIN ในบางกรณี เช่น หากยอดในใบแจ้งหนี้เกินเกณฑ์ที่เจาะจง หรือหากเป็นธุรกรรม B2B

• หมายเลขใบแจ้งหนี้: หมายเลขลําดับที่ไม่ซ้ำกันสําหรับการติดตามและการอ้างอิง

• วันที่ออก: วันที่สร้างใบแจ้งหนี้

• คําอธิบายเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการ: ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการที่ขาย รวมถึงปริมาณ ราคาต่อหน่วย และคําอธิบายที่เกี่ยวข้อง

• ยอดรวมก่อนหักภาษี: ยอดรวมย่อยที่ต้องชําระสําหรับสินค้าหรือบริการก่อนที่จะคํานวณภาษี

• อัตราภาษีและจํานวน: อัตราภาษีที่ใช้ เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษีสินค้าและบริการ (GST) หรือภาษีการขาย และยอดภาษีที่เรียกเก็บสําหรับสินค้าแต่ละรายการหรือยอดรวม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับโครงสร้างการแยกรายการ

• ยอดรวมที่ต้องชําระ: ยอดรวมที่ค้างชําระ

• เงื่อนไขการชําระเงินและวันที่ครบกําหนดชําระ: ข้อมูลเกี่ยวกับเงื่อนไขการชําระเงินและวันครบกําหนดของการชําระเงิน

• ลายเซ็น (แบบดิจิทัลหรือแบบเซ็นจริง): ในบางภูมิภาคจำเป็นต้องมีลายเซ็นหรือการรับรองดิจิทัลเพื่อการตรวจสอบ

วิธีจัดรูปแบบใบกํากับภาษีสําหรับเขตอํานาจศาลต่างๆ

ประเทศต่างๆ มีรูปแบบและข้อกําหนดสําหรับใบแจ้งหนี้แตกต่างกันไป ต่อไปนี้เป็นวิธีจัดรูปแบบใบแจ้งหนี้สําหรับสหรัฐอเมริกา สหราชอาณาจักร ออสเตรเลีย และแคนาดา

สหรัฐอเมริกา

ส่วนหัว: ใส่ชื่อบริษัท โลโก้ ที่อยู่ และข้อมูลติดต่อของคุณด้านบน

• ชื่อใบแจ้งหนี้: ชื่อเอกสารเป็น "ใบแจ้งหนี้"

• หมายเลขใบแจ้งหนี้: กําหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกันให้ใบแจ้งหนี้

• วันที่ออก: ระบุวันที่ออกใบแจ้งหนี้

• ข้อมูลลูกค้า: ระบุชื่อผู้ซื้อ ที่อยู่ และข้อมูลติดต่อที่เกี่ยวข้อง

• คําอธิบายเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการ: ระบุรายการผลิตภัณฑ์หรือบริการโดยละเอียด รวมทั้งจํานวนและราคา แสดงอัตราภาษีและภาษีรวมสําหรับสินค้าแต่ละรายการ (หากมี)

• ยอดรวม: แสดงยอดรวมที่ต้องชําระรวมภาษี

• เงื่อนไขการชําระเงิน: ระบุเงื่อนไขการชําระเงินของคุณ เช่น "ครบกําหนดชําระเมื่อได้รับ" หรือ "สุทธิ 30 วัน"

สหราชอาณาจักร

• ส่วนหัว: ระบุชื่อธุรกิจ ที่อยู่ และหมายเลขจดทะเบียน VAT

• ชื่อใบแจ้งหนี้: ตั้งชื่อเอกสารว่า "ใบกํากับภาษีมูลค่าเพิ่ม"

• หมายเลขใบแจ้งหนี้: กําหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน

• วันที่ออก: ระบุวันที่ออกใบแจ้งหนี้

• ข้อมูลลูกค้า: ระบุชื่อและที่อยู่ของลูกค้า

• คําอธิบายเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการ: ระบุรายการผลิตภัณฑ์หรือบริการโดยละเอียด รวมถึงจํานวน ราคา และอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่เกี่ยวข้อง

• ยอดรวม: แสดงยอดรวมที่ต้องชําระ รวม VAT

• เงื่อนไขการชําระเงิน: ระบุเงื่อนไขการชําระเงินของคุณและรายละเอียดธนาคารที่เกี่ยวข้อง

ออสเตรเลีย

• ส่วนหัว: ระบุชื่อธุรกิจ ที่อยู่ และเลขหมายธุรกิจของออสเตรเลีย (ABN)

• ชื่อใบแจ้งหนี้: ตั้งชื่อเอกสารว่า "ใบกํากับภาษี"

• หมายเลขใบแจ้งหนี้: กําหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน

• วันที่ออก: ระบุวันที่ออกใบแจ้งหนี้

• ข้อมูลลูกค้า: ะบุชื่อ ที่อยู่ และ ABN ของลูกค้าสำหรับยอดขาย 1,000 ดอลลาร์ออสเตรเลียขึ้นไป

• คําอธิบายเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการ: ระบุรายการผลิตภัณฑ์หรือบริการโดยละเอียด รวมทั้งจํานวน ราคา และยอด GST แสดงยอดเงินที่ไม่รวม GST และยอดเงินรวม GST สําหรับสินค้าแต่ละรายการ

• ยอดรวม: แสดงยอดเงินรวมที่ต้องชําระ รวมทั้ง GST

• เงื่อนไขการชําระเงิน: ระบุเงื่อนไขการชําระเงินของคุณ

แคนาดา

• ส่วนหัว: ระบุชื่อธุรกิจ ที่อยู่ และ GST หรือหมายเลขจดทะเบียนภาษีการขาย (HST) แบบรวม

• ชื่อใบแจ้งหนี้: ตั้งชื่อเอกสารว่า "ใบกํากับภาษี"

• หมายเลขใบแจ้งหนี้: กําหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน

• วันที่ออก: ระบุวันที่ออกใบแจ้งหนี้

• ข้อมูลลูกค้า: ระบุชื่อและที่อยู่ของลูกค้า

• คําอธิบายเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการ: ระบุรายการผลิตภัณฑ์หรือบริการโดยละเอียด รวมถึงจํานวน ค่าบริการ อัตรา GST หรืออัตรา HST และภาษีทั้งหมดที่เรียกเก็บ

• ยอดรวม: แสดงยอดเงินรวมที่ต้องชําระ รวมทั้ง GST

• เงื่อนไขการชําระเงิน: ระบุเงื่อนไขการชําระเงินของคุณ

วิธีสร้างความแตกต่างระหว่างใบกํากับภาษีกับใบแจ้งหนี้ปกติ

ใบกํากับภาษีและใบแจ้งหนี้ปกติมีความแตกต่างกันหลักๆ ในส่วนของรายละเอียดที่ต้องการเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษี และวิธีใช้สำหรับการบัญชีและการปฏิบัติตามข้อกำหนด วิธีสังเกตความแตกต่างมีดังนี้

ส่วนประกอบภาษี

ใบกำกับภาษีจะแสดงจำนวนภาษีสำหรับแต่ละรายการหรือบริการแยกกันและรวมอัตราภาษีที่เกี่ยวข้อง เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษีสินค้าและบริการ และภาษีการขาย ช่วยให้ผู้ซื้อสามารถรับเครดิตภาษีจากภาษีที่ชําระแล้ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งในธุรกรรม B2B ใบแจ้งหนี้ปกติอาจไม่รวมการแจกแจงภาษีแยกต่างหากและมักจะใช้ในกรณีที่ไม่มีการลดภาษี

ชื่อใบแจ้งหนี้

ใบกํากับภาษีจะแสดงเป็น "ใบกํากับภาษี" อย่างชัดเจนเพื่อระบุสิทธิ์สําหรับการเครดิตภาษี ใบแจ้งหนี้ปกติจะติดป้ายกํากับว่าเป็น "ใบแจ้งหนี้" และไม่ติดป้ายกํากับที่เกี่ยวข้องกับภาษี

TIN

ใบกํากับภาษีมี TIN ของผู้ขายและ TIN ของผู้ซื้อเพื่อให้เป็นไปตามข้อบังคับด้านภาษี ใบแจ้งหนี้ปกติจะไม่มีหมายเลขประจำตัวเหล่านี้

การใช้งาน

ใบกำกับภาษีมักใช้ในธุรกรรม B2B เมื่อผู้ซื้ออาจอ้างสิทธิ์ในเครดิตภาษีจากภาษีที่เรียกเก็บได้ ใบแจ้งหนี้ปกติมักใช้ในธุรกรรม B2C ซึ่งผู้ซื้อไม่มีสิทธิ์อ้างสิทธิ์ในเครดิตภาษี

ข้อมูลที่ต้องระบุ

ใบกำกับภาษีจะต้องมีอัตราภาษี จำนวนภาษี และข้อมูลเฉพาะอื่นๆ ที่ต้องปฏิบัติตามเพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานของหน่วยงานภาษี ใบแจ้งหนี้ปกติโดยทั่วไปจะมีการแยกรายละเอียดแบบเรียบง่าย โดยเน้นไปที่รายละเอียดผลิตภัณฑ์หรือบริการ จำนวนเงินที่ต้องชำระ และเงื่อนไขการชำระเงินโดยไม่มีช่องข้อมูลเฉพาะด้านภาษี

ข้อจำกัดความรับผิดชอบ: ความแตกต่างระหว่าง "ใบกํากับภาษี" และ "ใบแจ้งหนี้ปกติ" ที่ระบุไว้ในบทความไม่สามารถใช้ได้กับทุกประเทศ เช่น อิตาลี