Een belastingsfactuur is een formeel document dat door een verkoper aan een koper wordt afgegeven en dat gedetailleerde informatie bevat over de verkoop van goederen of diensten en specifieke details over de toegepaste belasting. Het dient als registratie van de transactie en is belangrijk voor btw-doeleinden, met name bij business-to-business (B2B)-transacties.

Hieronder leggen we uit waarom je een belastingsfactuur nodig hebt, welke informatie erin moet worden opgenomen en hoe je de factuur moet opmaken voor verschillende rechtsgebieden.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarom heb je een belastingsfactuur nodig?
  
• Welke informatie moet op een belastingsfactuur staan?
  
• Een belastingsfactuur opmaken voor verschillende rechtsgebieden
  
• Onderscheid maken tussen een belastingsfactuur en een gewone factuur
  

Waarom heb je een belastingsfactuur nodig?

Een belastingsfactuur is een gedetailleerde registratie van een transactie die laat zien wat wanneer en van wie is gekocht. Dit kan voor verschillende doeleinden worden gebruikt:

• Btw-aftrekposten: Bedrijven en particulieren hebben vaak een belastingsfactuur nodig om aftrek van belastbaar inkomen te claimen.

• Administratie: Met belastingsfacturen kun je een nauwkeurige administratie bijhouden voor financiële tracking, budgettering en compliance met belastingvoorschriften.

• Audits en naleving: Tijdens audits eisen belastingautoriteiten meestal belasttingsfacturen om de bedrijfskosten te verifiëren en ervoor te zorgen dat het juiste bedrag aan belasting is betaald of als krediet is geclaimd.

Welke informatie moet op een belastingsfactuur worden geplaatst?

Een belastingsfactuur moet doorgaans de gegevens van de verkoper, de informatie van de koper, een datum van uitgifte, een beschrijving van de goederen en een gedetailleerd overzicht van wat er is betaald bevatten. Hier is een nadere blik:

• Informatie van de verkoper: Bedrijfsnaam, adres en contactgegevens, samen met het belastingidentificatienummer (TIN) van het bedrijf, afhankelijk van het land. De TIN kan bijvoorbeeld een btw-nummer zijn in de Europese Unie of een Goods and Services Tax Identification Number (GSTIN) in India.

• Informatie van de koper: In sommige gevallen de naam of bedrijfsnaam, het adres en de TIN van de koper, bijvoorbeeld als het factuurbedrag een bepaalde drempel overschrijdt of als het om een B2B transactie gaat.

• Factuurnummer: Een uniek sequentieel nummer voor tracking en referentie.

• Uitgiftedatum: De datum waarop de factuur wordt gemaakt.

• Beschrijving van goederen of diensten Gedetailleerde informatie over de verkochte goederen of diensten, inclusief hoeveelheden, prijzen per eenheid en eventuele toepasselijke beschrijvingen.

• Totaalbedrag voor btw: Het subtotaal dat voor de goederen of diensten verschuldigd is vóór btw.

• Btw-tarief en -bedrag: Het toegepaste belastingstarief, zoals btw, Goods and Services Tax (GST) of omzetbelasting: en het bedrag van de belasting die op elk item of het totaal in rekening wordt gebracht, afhankelijk van de specificatiestructuur.

• Totaal te betalen bedrag: Het totale verschuldigde bedrag.

• Betalingsvoorwaarden en vervaldatum: Informatie over de betalingsvoorwaarden en de betalingstermijn, indien van toepassing.

• Handtekening (digitaal of fysiek): In sommige regio's is een handtekening of digitale certificering vereist voor validatie.

Een belastingsfactuur opmaken voor verschillende rechtsgebieden

Verschillende landen hebben verschillende formaten en vereisten voor facturen. Zo maak je een factuur op voor de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk, Australië en Canada.

ONS

Rubriek: Vermeld bovenaan je bedrijfsnaam, logo, adres en contactgegevens.

• Titel van de factuur: Geef het document de titel 'Factuur'.

• Factuurnummer: Geef de factuur een uniek factuurnummer.

• Uitgiftedatum: Vermeld de datum waarop de factuur is uitgegeven.

• Klantgegevens: Vermeld de naam, het adres en de relevante contactgegevens van de koper.

• Beschrijving van goederen of diensten Geef een gedetailleerde lijst van producten of diensten op, inclusief aantallen en prijzen. Geef indien van toepassing het btw-tarief en de totale btw voor elk item weer.

• Totaalbedrag: Toon het totaal te betalen bedrag, inclusief btw.

• Betalingstermijnen: Vermeld je betaalvoorwaarden, zoals 'Verschuldigd bij ontvangst' of 'Netto 30 dagen'.

Verenigd Koninkrijk

• Koptekst: Vermeld je bedrijfsnaam, adres en je btw-nummer registratienummer.

• Titel van de factuur: Geef het document de titel 'Btw-factuur'.

• Factuurnummer: Wijs de factuur een uniek factuurnummer toe.

• Uitgiftedatum: Vermeld de datum waarop de factuur is uitgegeven.

• Klantgegevens: Geef de naam en het adres van de klant op.

• Beschrijving van goederen of diensten Verstrek een gedetailleerde lijst van producten of diensten, inclusief hoeveelheden, prijzen en het toepasselijke btw-tarief.

• Totaalbedrag: Toon het totaal te betalen bedrag, inclusief BTW.

• Betalingstermijnen: Vermeld je betalingsvoorwaarden en eventuele relevante bankgegevens.

Australië

• Koptekst: Vermeld je bedrijfsnaam, adres en Australisch bedrijfsnummer (ABN).

• Titel van de factuur: Geef het document de titel 'Btw-factuur'.

• Factuurnummer: Wijs de factuur een uniek factuurnummer toe.

• Uitgiftedatum: Vermeld de datum waarop de factuur is uitgegeven.

• Klantgegevens: Geef de naam, het adres en de ABN van de klant op voor omzet van US$ 1000 (AUD) of meer.

• Beschrijving van goederen of diensten Geef een gedetailleerde lijst van producten of diensten op, inclusief hoeveelheden, prijzen en het GST-bedrag. Toon voor elk item het bedrag exclusief GST en het bedrag inclusief GST.

• Totaalbedrag: Toon het totale te betalen bedrag, inclusief GST.

• Betalingstermijnen: Vermeld je betalingsvoorwaarden.

Canada

• Koptekst: Vermeld je bedrijfsnaam, adres en GST-nummer (GST) of GST (Harmonized Sales Tax).

• Titel van de factuur: Geef het document de titel 'Btw-factuur'.

• Factuurnummer: Wijs de factuur een uniek factuurnummer toe.

• Uitgiftedatum: Vermeld de datum waarop de factuur is uitgegeven.

• Klantgegevens: Geef de naam en het adres van de klant op.

• Beschrijving van goederen of diensten Geef een gedetailleerde lijst van producten of diensten op, inclusief hoeveelheden, prijzen, het GST- of HST-tarief en de totale btw die in rekening is gebracht.

• Totaalbedrag: Toon het totale te betalen bedrag, inclusief GST.

• Betalingstermijnen: Vermeld je betalingsvoorwaarden.

Onderscheid maken tussen een belastingfactuur en een gewone factuur

Een belastingfactuur en een gewone factuur verschillen vooral voor wat betreft de vereiste gegevens voor belastingdoeleinden en de manier waarop ze worden gebruikt voor boekhouding en compliance. Hier lees je hoe je ze uit elkaar kunt houden:

Belastingcomponent

Op een belastingfactuur wordt het belastingbedrag voor elk artikel of elke dienst afzonderlijk vermeld, inclusief toepasselijke belastingtarieven zoals btw, GST en sales tax. Dit stelt kopers in staat om teruggave te vragen voor betaalde belasting, met name bij B2B-transacties. Een gewone factuur bevat mogelijk geen aparte belastingspecificatie en wordt vaak gebruikt wanneer er geen teruggave van toepassing is.

Titel van factuur

Een belastingfactuur wordt duidelijk aangeduid als 'belastingfactuur' om aan te geven dat deze in aanmerking komt voor belastingteruggave. Een gewone factuur wordt eenvoudig aangeduid als 'factuur' en heeft geen fiscale labels.

TIN's

Een belastingfactuur bevat de TIN's van de verkoper en de koper om te voldoen aan de belastingvoorschriften. Een gewone factuur bevat deze identificatienummers meestal niet.

Gebruik

Een belastingfactuur wordt vooral gebruikt bij B2B-transacties wanneer de koper aanspraak kan maken op teruggave van de in rekening gebrachte belasting. Een gewone factuur wordt vaak gebruikt bij B2C-transacties, waar de koper geen recht heeft op belastingvermindering.

Vereiste informatie

Een belastingfactuur moet belastingtarieven, een belastingbedrag en andere compliance-specifieke informatie bevatten om te voldoen aan de fiscale normen. Een gewone factuur bevat doorgaans een eenvoudiger overzicht dat is toegespitst op gegevens van producten of diensten, het verschuldigde bedrag en betaaltermijnen, zonder belastingspecifieke velden.

Disclaimer: Het verschil tussen 'belastingfactuur' en 'gewone factuur' dat in het artikel wordt genoemd, geldt niet voor bepaalde landen, zoals Italië.