Eine Rechnung mit Steuerausweis ist ein formelles Dokument, das von einem Verkäufer an einen Käufer ausgestellt wird und detaillierte Informationen über die verkauften Waren oder Dienstleistungen sowie spezifische Details zur angewendeten Steuer enthält. Sie dient als Aufzeichnung der Transaktion und ist für steuerliche Zwecke wichtig, insbesondere bei Business-to-Business-Transaktionen (B2B).

Im Folgenden erfahren Sie, warum Sie eine Rechnung mit Steuerausweis benötigen, welche Informationen darin enthalten sein müssen und wie sie für verschiedene Länder formatiert werden.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wozu benötigen Sie eine Rechnung mit Steuerausweis?
  
• Welche Informationen müssen in einer Rechnung mit Steuerausweis enthalten sein?
  
• Wie werden Rechnungen mit Steuerausweis für verschiedene Länder formatiert?
  
• Wie unterscheidet man zwischen einer Rechnung mit Steuerausweis und einer regulären Rechnung?
  

Wozu benötigen Sie eine Rechnung mit Steuerausweis?

Eine Rechnung mit Steuerausweis enthält eine detaillierte Aufzeichnung einer Transaktion, die zeigt, was wann von wem gekauft wurde. Diese kann für verschiedene Zwecke verwendet werden:

• Steuerabzüge: Unternehmen und Privatpersonen benötigen häufig Rechnungen mit Steuerausweis, um Abzüge vom zu versteuernden Einkommen geltend zu machen.

• Aufzeichnungen: Rechnungen mit Steuerausweis helfen dabei, genaue Aufzeichnungen für die Finanzbuchhaltung, Budgetierung und die Einhaltung von Steuervorschriften zu führen.

• Audits und Compliance: Bei Betriebsprüfungen verlangen die Steuerbehörden in der Regel Rechnungen mit Steuerausweis, um die Betriebsausgaben zu verifizieren und sicherzustellen, dass der richtige Steuerbetrag gezahlt oder zurückgefordert wurde.

Welche Informationen müssen in einer Rechnung mit Steuerausweis enthalten sein?

Eine Rechnung mit Steuerausweis muss in der Regel die Daten des Verkäufers und des Käufers, das Ausstellungsdatum, eine Beschreibung der Waren und eine detaillierte Aufschlüsselung der Einzelbeträge enthalten. Hier die Details:

• Verkäuferdaten: Name, Adresse und Kontaktinformationen des Unternehmens sowie Steueridentifikationsnummer, die je nach Land unterschiedlich sein kann. Bei der TIN kann es sich beispielsweise um die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) in der EU oder um die Goods and Services Tax Identification Number (GSTIN) in Indien handeln.

• Käuferdaten: Name oder Firmenname und Adresse sowie die Steueridentifikationsnummer, wenn der Rechnungsbetrag einen bestimmten Höchstwert überschreitet oder wenn es sich um eine B2B-Transaktion handelt

• Rechnungsnummer: Eine eindeutige fortlaufende Nummer zur Identifizierung des Dokuments

• Ausstellungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde

• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen: Detaillierte Informationen über die verkauften Waren oder Dienstleistungen, einschließlich Mengen, Preis pro Einheit und Beschreibungen

• Nettorechnungsbetrag: Die Zwischensumme, die für die Waren oder Dienstleistungen vor Anwendung der Steuer geschuldet wird

• Steuersatz und Steuerbetrag: Die angewendete Steuer und der gültige Satz (z. B. VAT, Goods and Services Tax (GST) oder Sales Tax) sowie je nach Rechnungsstruktur der Steuerbetrag oder der Bruttogesamtbetrag jedes Einzelpostens.

• (Brutto-)Rechnungsbetrag: Der geschuldete Gesamtbetrag

• Zahlungsbedingungen und Fälligkeit: Informationen über die Zahlungsbedingungen und ggf. die Zahlungsfrist

• Unterschrift (digital oder manuell): In einigen Ländern ist für die Gültigkeit der Rechnung eine manuelle Unterschrift oder eine digitale Signatur erforderlich.

Wie werden Rechnungen mit Steuerausweis für verschiedene Länder formatiert?

Je nach Land gelten oft unterschiedliche Formate und Vorschriften für Rechnungen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie eine Rechnung für die USA, das Vereinigte Königreich, Australien und Kanada formatieren.

USA

Kopfzeile: Fügen Sie ganz oben Ihren Firmennamen, Ihr Logo, Ihre Adresse und Ihre Kontaktinformationen ein.

• Name des Dokuments: Benennen Sie das Dokument mit „Invoice".

• Rechnungsnummer: Weisen Sie der Rechnung eine eindeutige Rechnungsnummer zu.

• Ausstellungsdatum: Geben Sie das Ausstellungsdatum der Rechnung an.

• Kundeninformationen: Geben Sie den Namen, die Adresse und die relevanten Kontaktinformationen des Käufers ein.

• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen: Fügen Sie eine detaillierte Liste der Waren oder Dienstleistungen mit Mengen und Preisen hinzu. Falls zutreffend, geben Sie auch den Steuersatz und den Gesamtsteuerbetrag für jeden Posten an.

• Rechnungsbetrag: Tragen Sie den zu zahlenden Gesamtbetrag ein, inklusive Steuern.

• Zahlungsbedingungen: Geben Sie Ihre Zahlungsbedingungen an, z. B. „Due upon receipt“ oder „Net 30 days“.

Vereinigtes Königreich

• Kopfzeile: Geben Sie den Namen, die Adresse und die VAT Registration Number Ihres Unternehmens ein.

• Name des Dokuments: Benennen Sie das Dokument mit „VAT Invoice“.

• Rechnungsnummer: Weisen Sie der Rechnung eine eindeutige Rechnungsnummer zu.

• Ausstellungsdatum: Geben Sie das Ausstellungsdatum der Rechnung an.

• Kundeninformationen: Geben Sie den Namen und die Adresse des Kunden an.

• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen: Geben Sie eine detaillierte Liste der verkauften Waren oder Dienstleistungen samt Mengen, Preisen und anwendbaren Mehrwertsteuersätzen (VAT) an.

• Rechnungsbetrag: Tragen Sie den zu zahlenden Gesamtbetrag ein, inklusive VAT.

• Zahlungsbedingungen: Geben Sie die Zahlungsbedingungen und Ihre Bankverbindung an.

Australien

• Kopfzeile: Geben Sie den Namen, die Adresse und die Australian Business Number (ABN) Ihres Unternehmens an.

• Name des Dokuments: Benennen Sie das Dokument mit „Tax Invoice“.

• Rechnungsnummer: Weisen Sie der Rechnung eine eindeutige Rechnungsnummer zu.

• Ausstellungsdatum: Geben Sie das Ausstellungsdatum der Rechnung an.

• Kundeninformationen: Geben Sie den Namen und die Adresse sowie für Rechnungsbeträge ab 1.000 AUD auch die ABN des Kunden an.

• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen: Geben Sie eine detaillierte Liste der verkauften Waren oder Dienstleistungen samt Mengen, Preisen und Steuerbeträgen (GST) an. Weisen Sie für jede Position den Betrag mit und ohne GST aus.

• Rechnungsbetrag: Tragen Sie den zu zahlenden Gesamtbetrag ein, inklusive GST.

• Zahlungsbedingungen: Geben Sie Ihre Zahlungsbedingungen an.

Kanada

• Kopfzeile: Geben Sie den Namen, die Adresse und die GST bzw. HST (Harmonized Sales Tax) Registration Number Ihres Unternehmens an.

• Name des Dokuments: Benennen Sie das Dokument mit „Tax Invoice“.

• Rechnungsnummer: Weisen Sie der Rechnung eine eindeutige Rechnungsnummer zu.

• Ausstellungsdatum: Geben Sie das Ausstellungsdatum der Rechnung an.

• Kundeninformationen: Geben Sie den Namen und die Adresse des Kunden an.

• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen: Geben Sie eine detaillierte Liste der verkauften Waren oder Dienstleistungen samt Mengen, Preisen, GST- bzw.- HST-Sätzen und den Gesamtsteuerbeträgen an.

• Rechnungsbetrag: Tragen Sie den zu zahlenden Gesamtbetrag ein, inklusive GST.

• Zahlungsbedingungen: Geben Sie Ihre Zahlungsbedingungen an.

Wie unterscheidet man zwischen einer Rechnung mit Steuerausweis und einer regulären Rechnung?

Eine Rechnung mit Steuerausweis und eine reguläre Rechnung unterscheiden sich hauptsächlich in steuerlich und buchhalterisch relevanten Details. So unterscheiden Sie einen Rechnung mit Steuerausweis von einer ohne:

Aufschlüsselung der Steuerpositionen

Auf einer Rechnung mit Steuerausweis wird der Steuerbetrag für jede Rechnungsposition (Artikel oder Dienstleistung) separat mit den jeweils anwendbaren Steuern und Sätzen (z. B. VAT, GST oder Sales Tax) separat ausgewiesen. Sie ermöglicht Käufern, insbesondere bei B2B-Transaktionen, die bezahlte Steuer vom Finanzamt zurückzufordern. Eine reguläre Rechnung enthält unter Umständen keine Aufschlüsselung der einzelnen Steuerpositionen und wird meist dann verwendet, wenn sich der Käufer die Steuer nicht vom Finanzamt zurückholen kann.

Rechnungsname

Eine Rechnung mit Steuerausweis ist deutlich als „Tax Invoice“ oder ähnlich gekennzeichnet, um zu zeigen, dass sie zur Beantragung von Steuergutschriften geeignet ist. Eine reguläre Rechnung wird ohne Hinweis auf die Steuer einfach als „Invoice“ bezeichnet.

Steueridentifikationsnummern

Eine Rechnung mit Steuerausweis enthält die Steueridentifikationsnummern von Verkäufer und Käufer. Eine reguläre Rechnung enthält diese in der Regel nicht.

Verwendung

Die Rechnung mit Steuerausweis wird hauptsächlich bei B2B-Transaktionen verwendet, bei denen der Käufer die bezahlte Steuer vom Finanzamt zurückfordern kann. Reguläre Rechnungen werden häufig an Privatpersonen ausgestellt (B2C-Transaktionen), bei denen die Steuer nicht zurückgefordert werden kann.

Verpflichtende Angaben

Um den Auflagen der Steuerbehörden gerecht zu werden, muss eine Rechnung mit Steuerausweis den Steuersatz, den Steuerbetrag und andere steuerlich relevante Angaben enthalten. Eine reguläre Rechnung enthält in der Regel eine einfachere Aufschlüsselung mit Details zu den Waren oder Dienstleistungen, den Rechnungsbetrag und den Zahlungsbedingungen ohne steuerspezifische Felder.

Hinweis: Der im Artikel erwähnte Unterschied zwischen „Rechnung mit Steuerausweis“ und „regulärer Rechnung“ gilt nicht für alle Länder, etwa Italien.