Eine Rechnung mit Steuerausweis ist ein formelles Dokument, das von Verkäufer/innen an Käufer/innen ausgestellt wird. Es enthält detaillierte Informationen über den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen sowie spezifische Details zur berechneten Steuer. Es dient als Nachweis der Transaktion und ist für steuerliche Zwecke wichtig, insbesondere bei Business-to-Business-Transaktionen (B2B).

Im Folgenden erläutern wir, warum Sie eine Rechnung mit Steuerausweis benötigen, welche Informationen sie enthalten muss und wie sie für verschiedene Rechtsräume formatiert wird.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Rechnungen mit Steuerausweis sind in jedem großen Umsatzsteuer- oder GST-System wie der EU, dem Vereinigten Königreich, Australien, Kanada und vielen anderen erforderlich.
  
• Die USA haben kein formelles Konzept der „Rechnung mit Steuerausweis“: US-Unternehmen stellen in der Regel Standardrechnungen aus, bei denen die Sales Tax als separater Posten ausgewiesen wird.
  
• Zu den Pflichtfeldern gehören im Allgemeinen: die Worte „Rechnung mit Steuerausweis“, Angaben zu Verkäufer/in und Käufer/in, die Steueridentifikationsnummern beider Parteien (sofern zutreffend), eine eindeutige Rechnungsnummer, das Datum, eine detaillierte Aufschlüsselung der Posten, der Steuersatz und -betrag sowie der Gesamtbetrag.
  
• Eine Rechnung mit Steuerausweis unterscheidet sich von einem Zahlungsbeleg: Die Rechnung dokumentiert die Transaktion und die geschuldete Steuer, während der Zahlungsbeleg bestätigt, dass die Zahlung eingegangen ist.
  
• In vielen Rechtsräumen unterliegen Rechnungen mit Steuerausweis mittlerweile obligatorischen Regeln für E-Invoicing: strukturierte elektronische Formate, die über Regierungsplattformen eingereicht werden.
  

Was ist eine Rechnung mit Steuerausweis?

Eine Rechnung mit Steuerausweis ist ein gesetzlich vorgeschriebenes kaufmännisches Dokument, das von einer steuerlich registrierten Verkäuferin oder einem steuerlich registrierten Verkäufer an eine Käuferin oder einen Käufer ausgestellt wird, die bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen einzeln aufführt und den Betrag der berechneten Verbrauchssteuer ausdrücklich angibt. Im Gegensatz zu einer gewöhnlichen Rechnung oder einem Zahlungsbeleg dient eine Rechnung mit Steuerausweis als formeller rechtlicher Nachweis, der von den Steuerbehörden benötigt wird, um Steuerschulden nachzuverfolgen und es gewerblichen Käuferinnen und Käufern zu ermöglichen, Vorsteuerabzüge oder Ermäßigungen geltend zu machen.

Je nach Land und dessen indirektem Steuersystem hat eine Rechnung mit Steuerausweis verschiedene Bezeichnungen:

• Umsatzsteuerrechnung: Der Standardbegriff in Ländern mit einem Umsatzsteuersystem, einschließlich der Europäischen Union (EU), dem Vereinigten Königreich und Südafrika.

• Verkaufsrechnung / Steuerbeleg: Die gebräuchliche Terminologie in den USA. Obwohl es in den USA keine formelle bundesweite Vorgabe für Rechnungen mit Steuerausweis gibt, verlangen die staatlichen Steuerbehörden detaillierte Kaufbelege oder Rechnungen mit einzeln aufgeführter bundesstaatlicher und lokaler Sales Tax, um die Einhaltung von Prüfungsrichtlinien zu gewährleisten.

• Factura / Factura electrónica: Standard in ganz Lateinamerika und Spanien, wo Rechnungen oft als staatlich validierte XML-Dokumente strukturiert sind, die den Steuerbehörden in Echtzeit übermittelt werden.

Wozu benötigen Sie eine Rechnung mit Steuerausweis?

Eine Rechnung mit Steuerausweis bietet eine detaillierte Aufzeichnung einer Transaktion, die zeigt, was wann und von wem gekauft wurde. Dies kann für verschiedene Zwecke verwendet werden:

• Steuerabzüge: Unternehmen und Privatpersonen benötigen oft eine Rechnung mit Steuerausweis, um Abzüge vom steuerpflichtigen Einkommen geltend zu machen.

• Buchführung: Rechnungen mit Steuerausweis helfen bei der Pflege genauer Aufzeichnungen für die finanzielle Nachverfolgung, die Budgetierung und die Compliance mit Steuervorschriften.

• Prüfungen und Compliance: Bei Prüfungen verlangen Steuerbehörden in der Regel Rechnungen mit Steuerausweis, um Geschäftsausgaben zu verifizieren und sicherzustellen, dass der korrekte Steuerbetrag gezahlt oder als Gutschrift geltend gemacht wurde.

Welche Informationen müssen in einer Rechnung mit Steuerausweis enthalten sein?

Eine Rechnung mit Steuerausweis muss in der Regel die Daten des Verkäufers und des Käufers, das Ausstellungsdatum, eine Beschreibung der Waren und eine detaillierte Aufschlüsselung der Einzelbeträge enthalten. Hier die Details:

• Angaben zur Verkäuferin/zum Verkäufer: Unternehmensname, Adresse und Kontaktdaten sowie die Steueridentifikationsnummer (TIN) des Unternehmens, abhängig vom Land. Beispielsweise könnte die TIN in der Europäischen Union eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder in Indien eine Goods and Services Tax Identification Number (GSTIN) sein.

• Angaben zur Käuferin/zum Käufer: Der Name oder Unternehmensname der Käuferin/des Käufers, die Adresse und in einigen Fällen die TIN, beispielsweise wenn der Rechnungsbetrag einen bestimmten Schwellenwert überschreitet oder es sich um eine B2B-Transaktion handelt.

• Rechnungsnummer: Eine eindeutige fortlaufende Nummer zur Nachverfolgung und Referenz.

• Ausstellungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wird.

• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen: Detaillierte Informationen zu den verkauften Waren oder Dienstleistungen, einschließlich Mengen, Preise pro Einheit und aller zutreffenden Beschreibungen.

• Gesamtbetrag vor Steuern: Der geschuldete Zwischenbetrag für die Waren oder Dienstleistungen, bevor die Steuern angewendet werden.

• Steuersatz und Steuerbetrag: Der angewendete Steuersatz – wie Mehrwertsteuer, Goods and Services Tax (GST) oder Sales Tax – und der Steuerbetrag, der für jeden Posten oder den Gesamtbetrag berechnet wird, abhängig von der Struktur der Aufschlüsselung.

• Zu zahlender Gesamtbetrag: Der geschuldete Gesamtbetrag.

• Zahlungskonditionen und Fälligkeitsdatum: Informationen zu den Zahlungskonditionen und der Zahlungsfrist, falls zutreffend.

• Unterschrift (digital oder physisch): In einigen Regionen ist zur Validierung eine Unterschrift oder digitale Zertifizierung erforderlich.

Wie werden Rechnungen mit Steuerausweis für verschiedene Länder formatiert?

Verschiedene Länder haben unterschiedliche Formate und Anforderungen an Rechnungen. Hier erfahren Sie, wie Sie eine Rechnung für die USA, das Vereinigte Königreich, Australien und Kanada formatieren.

USA

• Kopfzeile: Geben Sie oben den Namen Ihres Unternehmens, Ihr Logo, Ihre Adresse und Ihre Kontaktinformationen an.

• Rechnungstitel: Betiteln Sie das Dokument als „Rechnung“.

• Rechnungsnummer: Weisen Sie der Rechnung eine eindeutige Rechnungsnummer zu.

• Ausstellungsdatum: Geben Sie das Datum an, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.

• Kundeninformationen: Geben Sie den Namen, die Adresse und die relevanten Kontaktinformationen der Käuferin oder des Käufers an.

• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen: Erstellen Sie eine detaillierte Liste der Produkte oder Dienstleistungen, einschließlich Mengen und Preisen. Geben Sie gegebenenfalls den Steuersatz und die Gesamtsteuer für jeden Posten an.

• Gesamtbetrag: Geben Sie den zu zahlenden Gesamtbetrag einschließlich Steuer an.

• Zahlungsbedingungen: Geben Sie Ihre Zahlungsbedingungen an, z. B. „Zahlbar bei Erhalt“ oder „30 Tage netto“.

Vereinigtes Königreich

• Kopfzeile: Geben Sie Ihren Unternehmensnamen, Ihre Adresse und Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer an.

• Rechnungstitel: Betiteln Sie das Dokument als „Umsatzsteuerrechnung“.

• Rechnungsnummer: Weisen Sie der Rechnung eine eindeutige Rechnungsnummer zu.

• Ausstellungsdatum: Geben Sie das Datum an, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.

• Kundeninformationen: Geben Sie den Namen und die Adresse der Kundin oder des Kunden an.

• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen: Erstellen Sie eine detaillierte Liste der Produkte oder Dienstleistungen, einschließlich Mengen, Preisen und dem geltenden Umsatzsteuersatz.

• Gesamtbetrag: Geben Sie den zu zahlenden Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer an.

• Zahlungsbedingungen: Geben Sie Ihre Zahlungsbedingungen und alle relevanten Bankdaten an.

• Vereinfachte Umsatzsteuerrechnungen: Für Einzelhandelsverkäufe unter 250 £ können Sie eine vereinfachte Rechnung ausstellen, die Kundendaten, Einzelpreise und Nettobeträge auslässt und nur die Verkäuferinformationen, die Beschreibung, den Umsatzsteuersatz und den Bruttogesamtbetrag enthält.

Australien

• Kopfzeile: Geben Sie Ihren Unternehmensnamen, Ihre Adresse und Ihre Australian Business Number (ABN) an.

• Rechnungstitel: Betiteln Sie das Dokument als „Rechnung mit Steuerausweis“.

• Rechnungsnummer: Weisen Sie der Rechnung eine eindeutige Rechnungsnummer zu.

• Ausstellungsdatum: Geben Sie das Datum an, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.

• Kundeninformationen: Geben Sie den Namen, die Adresse und die ABN der Kundin oder des Kunden für Verkäufe von 1.000 $ (AUD) oder mehr an. Für Verkäufe unter 1.000 $ AUD ist dies nicht erforderlich.

• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen: Erstellen Sie eine detaillierte Liste der Produkte oder Dienstleistungen, einschließlich Mengen, Preisen und dem GST-Betrag. Geben Sie für jeden Posten den Betrag ohne GST und den Betrag inklusive GST an.

• Gesamtbetrag: Geben Sie den zu zahlenden Gesamtbetrag einschließlich GST an.

• Zahlungsbedingungen: Geben Sie Ihre Zahlungsbedingungen an.

• Schwellenwert für geringfügige Beträge: Rechnungen sind für Verkäufe von 82,50 $ AUD oder weniger (einschließlich GST) gesetzlich nicht vorgeschrieben, es sei denn, dies wird von der Käuferin oder dem Käufer verlangt.

Kanada

• Kopfzeile: Geben Sie Ihren Unternehmensnamen, Ihre Adresse und Ihre GST- oder HST-Registrierungsnummer (Harmonized Sales Tax) an.

• Rechnungstitel: Betiteln Sie das Dokument als „Rechnung mit Steuerausweis“.

• Rechnungsnummer: Weisen Sie der Rechnung eine eindeutige Rechnungsnummer zu.

• Ausstellungsdatum: Geben Sie das Datum an, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.

• Kundeninformationen: Geben Sie den Namen und die Adresse der Kundin oder des Kunden an. Beachten Sie, dass für Transaktionen unter 500 $ CAD keine Käuferdaten erforderlich sind.

• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen: Erstellen Sie eine detaillierte Liste der Produkte oder Dienstleistungen, einschließlich Mengen, Preisen, dem GST- oder HST-Satz und der berechneten Gesamtsteuer.

• Gesamtbetrag: Geben Sie den zu zahlenden Gesamtbetrag einschließlich GST an.

• Zahlungsbedingungen: Geben Sie Ihre Zahlungsbedingungen an.

Wie unterscheidet man zwischen einer Rechnung mit Steuerausweis und einer regulären Rechnung?

Eine Rechnung mit Steuerausweis und eine reguläre Rechnung unterscheiden sich hauptsächlich in steuerlich und buchhalterisch relevanten Details. So unterscheiden Sie einen Rechnung mit Steuerausweis von einer ohne:

Unterschiede zwischen Rechnungen mit Steuerausweis und regulären Handelsrechnungen

Eine Rechnung mit Steuerausweis und eine reguläre Handelsrechnung unterscheiden sich hauptsächlich in den für die Steuerkonformität erforderlichen Details und darin, wie sie für die Buchhaltung verwendet werden:

• Steuerkomponente: Eine Rechnung mit Steuerausweis weist den Steuerbetrag für jeden Posten oder jede Dienstleistung separat aus und enthält anwendbare Steuersätze wie Umsatzsteuer, GST oder Sales Tax. Sie ermöglicht es Käufer/innen, Steuergutschriften für die gezahlte Steuer geltend zu machen, insbesondere bei B2B-Transaktionen. Eine reguläre Rechnung enthält möglicherweise keine separate Steueraufschlüsselung und wird häufig verwendet, wenn keine Steuergutschrift anwendbar ist.

• Rechnungstitel: Eine Rechnung mit Steuerausweis ist eindeutig als „Rechnung mit Steuerausweis“ gekennzeichnet, um ihre Berechtigung für Steuergutschriften anzuzeigen. Eine reguläre Rechnung ist einfach als „Rechnung“ gekennzeichnet und weist keine steuerspezifische Kennzeichnung auf.

• Steueridentifikationsnummern (TINs): Eine Rechnung mit Steuerausweis enthält die TIN, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder die GSTIN der Verkäuferinnen und Verkäufer (und oft auch der Käuferinnen und Käufer), um den gesetzlichen Steuervorschriften zu entsprechen. Eine reguläre Rechnung erfordert diese Identifikationsnummern in der Regel nicht.

• Nutzung: Eine Rechnung mit Steuerausweis wird in erster Linie für B2B-Transaktionen verwendet, bei denen Käufer/innen eine formelle Dokumentation benötigen, um Vorsteuergutschriften geltend zu machen oder lokale Steuergesetze zu erfüllen. Eine reguläre Rechnung wird üblicherweise für die Standard-Abrechnung und B2C-Transaktionen verwendet, bei denen Käufer/innen keinen Anspruch auf Steuergutschriften haben.

• Erforderliche Informationen: Eine Rechnung mit Steuerausweis muss strenge gesetzliche Angaben enthalten, wie detaillierte Steuersätze, die gesamte berechnete Steuer und rechtliche Registrierungsnummern, um den Standards einer Steuerbehörde zu entsprechen. Eine reguläre Rechnung enthält in der Regel eine einfachere Aufschlüsselung, die sich auf Produkt- oder Dienstleistungsbeschreibungen, den fälligen Betrag und die Zahlungskonditionen konzentriert.

Unterschiede zwischen Rechnungen mit Steuerausweis und E-Invoicing

Der Unterschied zwischen einer Rechnung mit Steuerausweis und E-Invoicing betrifft die Inhalte bzw. das Format:

• Rechnung mit Steuerausweis (Inhalte und rechtlicher Status): Eine Rechnung mit Steuerausweis ist das rechtliche Dokument, das obligatorische Steuer- und Transaktionsdaten enthält. Sie kann technisch gesehen in verschiedenen Formaten vorliegen, darunter als gedrucktes Papier, als per E-Mail gesendetes PDF oder als digitaler Datensatz.

• E-Invoicing (Methode und Übertragung): Die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) bezieht sich spezifisch auf die Ausstellung, das Senden, den Empfang und die Verarbeitung von strukturierten digitalen Rechnungsdaten (wie XML oder JSON) direkt zwischen Buchhaltungssystemen ohne manuelle Dateneingabe. In vielen Rechtsräumen mit obligatorischen Frameworks für E-Invoicing (wie Peppol in Europa oder CFDI in Mexiko) muss eine Rechnung mit Steuerausweis als E-Rechnung ausgestellt und in Echtzeit von der Steuerbehörde validiert werden, um rechtlich gültig zu sein.

Unterschiede zwischen Rechnungen mit Steuerausweis und Zahlungsbelegen

Obwohl sich beide Dokumente auf einen Kauf beziehen, erfüllen sie unterschiedliche Zwecke im Lifecycle der Transaktion:

• Zeitpunkt und Zweck: Eine Rechnung mit Steuerausweis ist eine Zahlungsaufforderung, die vor oder zum Zeitpunkt der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen ausgestellt wird und die Steuerschuld begründet. Ein Zahlungsbeleg ist ein Zahlungsnachweis, der ausgestellt wird, nachdem die Kundin/der Kunde bezahlt hat.

• Buchhaltung und Steuerrückerstattung: Ein Standard-Zahlungsbeleg bestätigt den Erhalt von Geldern, enthält jedoch selten die detaillierten Steuerinformationen der Käuferinnen und Käufer oder die gesetzliche Aufschlüsselung, die Unternehmen benötigen, um Umsatzsteuer/GST zurückzufordern. In Point-of-Sale-Umgebungen von Einzelhändler/innen können einige Zahlungsbelege als vereinfachte Rechnungen mit Steuerausweis fungieren, wenn sie die Steueridentifikationsnummer der Verkäuferinnen und Verkäufer und den detaillierten Steuersatz ausweisen, aber Standard-Zahlungsbelege allein gewähren keine Vorsteuergutschriften für B2B-Käufe.

Unterschiede zwischen Rechnungen mit Steuerausweis und Pro-forma-Rechnungen

Eine Rechnung mit Steuerausweis und eine Pro-forma-Rechnung spielen in Vertriebs- und Buchhaltungsabläufen völlig unterschiedliche Rollen:

• Rechtliche und finanzielle Verpflichtung: Eine Pro-forma-Rechnung vs. Rechnung mit Steuerausweis ist ein geschätztes Angebot oder eine vorläufige Rechnung, die an Käuferinnen und Käufer gesendet wird, bevor Waren oder Dienstleistungen geliefert werden, um die erwarteten Kosten, Versanddetails und Konditionen zu skizzieren. Sie ist keine rechtlich bindende Zahlungsaufforderung.

• Steuerliche Absetzbarkeit: Eine Pro-forma-Rechnung kann in Ihrem Hauptbuch nicht als Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung erfasst werden, begründet keine Steuerpflicht und kann von Käuferinnen und Käufern nicht zur Geltendmachung von Steuergutschriften verwendet werden. Eine Rechnung mit Steuerausweis wird ausgestellt, sobald der Verkauf bestätigt oder abgewickelt ist, wodurch eine formelle Steuerschuld entsteht und die Steuerrückerstattung ermöglicht wird.

Best Practices für Rechnungen mit Steuerausweis

Die Implementierung konsistenter Praktiken für Rechnungen mit Steuerausweis stellt die Steuerkonformität in mehreren Gerichtsbarkeiten sicher, minimiert Zahlungsanfechtungen und beschleunigt den Cashflow.

• Automatisieren Sie Steuerberechnungen und die Rechnungserstellung
  Die manuelle Berechnung von Sales Tax, Mehrwertsteuer oder GST in mehreren Gerichtsbarkeiten mit unterschiedlichen Steuersätzen und Regeln für Produktausnahmen ist fehleranfällig. Der Einsatz automatisierter Abrechnungs- und Steuersoftware ermittelt dynamisch den genauen Steuersatz basierend auf dem Standort der Käuferin/des Käufers, der Steuerpflichtkategorie des Produkts und der Art der Transaktion und erstellt beim Bezahlvorgang oder bei der Ausführung automatisch konforme Rechnungen.

• Verwenden Sie ein strenges, fortlaufendes Nummerierungssystem
  Steuerbehörden verlangen, dass Rechnungen einem lückenlosen, eindeutigen und fortlaufenden Nummerierungssystem folgen. Vermeiden Sie das Löschen von Rechnungen oder das Schaffen von Nummerierungslücken, da fehlende Nummern bei Steuerprüfungen zu genauen Untersuchungen führen können. Wenn eine Rechnung nach der Ausstellung storniert oder angepasst werden muss, stellen Sie eine formelle Stornorechnung oder Anpassungsmitteilung aus, die auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweist, anstatt den ursprünglichen Datensatz zu löschen.

• Validieren Sie Steueridentifikationsnummern von Kundinnen und Kunden in Echtzeit
  Bei grenzüberschreitenden B2B-Transaktionen, bei denen das Reverse-Charge-Verfahren (Steuerschuldumkehr) oder Steuerausnahmen gelten, überprüfen Sie die Steuerregistrierungsnummer der Käuferin/des Käufers (z. B. eine europäische USt-IdNr. über die VIES-Datenbank oder eine australische ABN), bevor Sie die Rechnung steuerfrei stellen (Zero-Rating). Wenn Sie den geschäftlichen Steuerstatus einer Käuferin/eines Käufers nicht validieren, haftet Ihr Unternehmen für nicht erhobene Steuern.

• Geben Sie alle obligatorischen gesetzlichen Details an
  Stellen Sie sicher, dass jede Rechnung mit Steuerausweis wichtige Compliance-Felder enthält: den Dokumenttitel („Tax Invoice“ oder „VAT Invoice“), den rechtsgültigen Namen und die eingetragene Adresse Ihres Unternehmens, Ihre Steuerregistrierungsnummer (EIN, USt-IdNr., GSTIN), das Ausstellungsdatum, den Steuerzeitpunkt (Zeitpunkt der Lieferung), eine aufgeschlüsselte Beschreibung der Waren/Dienstleistungen, Nettopreise, angewendete Steuersätze, die gesamte erhobene Steuer und den fälligen Bruttobetrag.

• Stellen Sie Rechnungen umgehend zum Zeitpunkt der Lieferung aus
  Senden Sie Rechnungen mit Steuerausweis sofort nach der Lieferung von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen. Die Abstimmung des Rechnungsdatums mit dem tatsächlichen „Steuerzeitpunkt“ stellt sicher, dass Transaktionsumsatz und Steuerverbindlichkeiten in der korrekten Abrechnungs- und Steuermeldeperiode erfasst werden.

• Geben Sie klare Zahlungskonditionen und direkte Zahlungsoptionen an
  Beseitigen Sie Unklarheiten, indem Sie das Fälligkeitsdatum (z. B. „Netto 30“ oder ein genaues Kalenderdatum), die akzeptierten Währungen, die Details für die Banküberweisung (IBAN, BIC/SWIFT, Routingnummern) und einen eingebetteten Link zu einem gehosteten Zahlungsportal eindeutig angeben. Die Bereitstellung digitaler Zahlungsmethoden mit nur einem Klick reduziert die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und senkt die Raten für verspätete Zahlungen.

• Pflegen Sie ein prüfungssicheres digitales Archiv
  Speichern Sie alle ausgestellten und empfangenen Rechnungen mit Steuerausweis für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist Ihrer lokalen Steuerbehörde (normalerweise 5 bis 10 Jahre) in einem sicheren, durchsuchbaren digitalen Repository. Eine zentralisierte digitale Datenspeicherung vereinfacht regelmäßige Steuermeldungen, Bankabgleiche und Finanzprüfungen.

• Übernehmen Sie strukturierte Standards für das E-Invoicing
  Da immer mehr Länder eine strukturierte elektronische Rechnungsstellung vorschreiben (z. B. Peppol-Frameworks in Europa und im asiatisch-pazifischen Raum oder von der Regierung genehmigte XML-Formate in Lateinamerika), sollten Sie Rechnungsplattformen einsetzen, die nativ maschinenlesbare, regierungskonforme E-Invoices direkt zwischen Buchhaltungssystemen generieren.

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Häufig gestellte Fragen zu Rechnungen mit Steuerausweis