In alcuni Paesi, la fattura fiscale è un documento formale emesso da un venditore a un acquirente che fornisce informazioni dettagliate sulla vendita di beni o servizi e include dati specifici relativi all'imposta applicata. Costituisce una registrazione della transazione ed è importante a fini fiscali, soprattutto nelle transazioni business-to-business (B2B).

Di seguito spiegheremo perché le fatture fiscali sono necessarie, quali informazioni devono contenere e come formattarle per le diverse giurisdizioni.

Di cosa tratta questo articolo?

• Perché occorre la fattura fiscale?
  
• Quali informazioni devono comparire su una fattura fiscale?
  
• Come formattare una fattura fiscale per giurisdizioni diverse
  
• Come distinguere tra fattura fiscale e fattura standard
  

Perché occorre la fattura fiscale?

Una fattura fiscale rappresenta un documento dettagliato di una transazione che mostra cosa è stato acquistato, quando e da chi. Può essere utilizzata per diversi scopi:

• Detrazioni fiscali: Le attività e i privati hanno spesso bisogno di una fattura fiscale per richiedere detrazioni sul reddito imponibile.

• Conservazione dei registri: Le fatture fiscali aiutano a mantenere registri accurati per il monitoraggio finanziario, la definizione del budget e la conformità alle normative fiscali.

• Audit e conformità: Durante gli audit, le autorità fiscali in genere richiedono le fatture fiscali per verificare le spese dell'attività e assicurarsi che l'importo corretto dell'imposta sia stato pagato o richiesto come credito.

Quali informazioni devono comparire su una fattura fiscale?

Una fattura fiscale in genere deve includere i dati del venditore e dell'acquirente, la data di emissione, una descrizione dei prodotti e una ripartizione dettagliata di quanto pagato. Diamo un'occhiata più da vicino:

• Informazioni sul venditore: Ragione sociale, indirizzo e dati di contatto dell'attività, insieme al numero di identificazione fiscale (TIN) della stessa, a seconda del Paese. Ad esempio, il TIN potrebbe essere un numero di partita IVA nell'Unione europea o un numero di identificazione dell'imposta sui beni e servizi (GSTIN) in India.

• Informazioni sull'acquirente: Nome o ragione sociale dell'acquirente, indirizzo e TIN in alcuni casi, ad esempio se l'importo della fattura supera una soglia specifica o se si tratta di una transazione B2B.

• Numero della fattura: Un numero sequenziale univoco a scopo di monitoraggio e riferimento.

• Data di emissione: Data di creazione della fattura.

• Descrizione dei beni o dei servizi: Informazioni dettagliate sui beni o i servizi venduti, tra cui quantità, prezzi unitari ed eventuali descrizioni applicabili.

• Importo totale al lordo delle imposte: Subtotale dovuto per i beni o i servizi al lordo delle imposte.

• Aliquota fiscale e importo dell'imposta: Aliquota fiscale applicata, ad esempio l'IVA, l'imposta sui beni e servizi (GST) o l'imposta sulle vendite, unitamente all'importo dell'imposta addebitata su ogni voce o sul totale, a seconda della struttura.

• Importo totale da pagare: Importo totale dovuto.

• Termini di pagamento e data di scadenza: Informazioni sui termini di pagamento e sulla scadenza del pagamento, ove applicabile.

• Firma (digitale o fisica): In alcune aree geografiche, per la convalida è necessaria una firma o una certificazione digitale.

Come formattare una fattura fiscale per giurisdizioni diverse

Paesi diversi hanno formati e requisiti diversi per le fatture. Ecco come formattare una fattura per Stati Uniti, Regno Unito, Australia e Canada.

Stati Uniti

Intestazione: Includi il nome, il logo, l'indirizzo e le informazioni di contatto della tua azienda nella parte superiore.

• Titolo della fattura: Assegna al documento il titolo "Fattura".

• Numero della fattura: Assegna alla fattura un numero di fattura univoco.

• Data di emissione: Includi la data di emissione della fattura.

• Informazioni sul cliente: Indica il nome, l'indirizzo e le informazioni di contatto pertinenti dell'acquirente.

• Descrizione dei beni o dei servizi: Fornisci un elenco dettagliato dei prodotti o dei servizi, inclusi quantità e prezzi. Ove applicabile, indica l'aliquota fiscale e l'imposta totale per ciascuna voce.

• Importo totale: Indica l'importo totale da pagare, tasse incluse.

• Termini di pagamento: Indica i tuoi termini di pagamento, ad esempio "Alla ricezione" o "Entro 30 giorni".

Regno Unito

• Intestazione: Includi la ragione sociale, l'indirizzo e la partita IVA della tua attività.

• Titolo della fattura: Assegna al documento il titolo "Fattura IVA".

• Numero della fattura: Assegna alla fattura un numero univoco.

• Data di emissione: Includi la data di emissione della fattura.

• Informazioni sul cliente: Includi il nome e l'indirizzo del cliente.

• Descrizione dei beni o dei servizi: Fornisci un elenco dettagliato dei prodotti o servizi, comprese le quantità, i prezzi e l'aliquota IVA applicabile.

• Importo totale: Mostra l'importo totale da pagare, IVA inclusa.

• Termini di pagamento: Indica i tuoi termini di pagamento ed eventuali coordinate bancarie pertinenti.

Australia

• Intestazione: Includi la ragione sociale, l'indirizzo e l'Australian Business Number (ABN) della tua attività.

• Titolo della fattura: Assegna al documento il titolo "Fattura fiscale".

• Numero della fattura: Assegna alla fattura un numero univoco.

• Data di emissione: Includi la data di emissione della fattura.

• Informazioni sul cliente: Includi il nome, l'indirizzo e il codice ABN del cliente per vendite pari o superiori a 1.000 $ (AUD).

• Descrizione dei beni o dei servizi: Fornisci un elenco dettagliato dei prodotti o dei servizi, tra cui quantità, prezzi e importo della GST. Per ogni voce, indica l'importo al netto e al lordo della GST.

• Importo totale: Indica l'importo totale dovuto, inclusa la GST.

• Termini di pagamento: Indica i tuoi termini di pagamento.

Canada

• Intestazione: Includi la ragione sociale, l'indirizzo e il numero di registrazione per la GST o l'imposta sulle vendite armonizzata (HST) della tua attività.

• Titolo della fattura: Assegna al documento il titolo "Fattura fiscale".

• Numero della fattura: Assegna alla fattura un numero univoco.

• Data di emissione: Includi la data di emissione della fattura.

• Informazioni sul cliente: Includi il nome e l'indirizzo del cliente.

• Descrizione dei beni o dei servizi: Fornisci un elenco dettagliato dei prodotti o dei servizi, tra cui quantità, prezzi, aliquota GST o HST e il totale delle imposte applicate.

• Importo totale: Indica l'importo totale dovuto, inclusa la GST.

• Termini di pagamento: Indica i tuoi termini di pagamento.

Come distinguere tra fattura fiscale e fattura standard

In alcuni Paesi, come quelli elencati sopra, la fattura fiscale differisce dalle fatture standard, e la differenza sta nel fatto che nelle prime è necessario inserire dati a fini fiscali e nelle modalità di utilizzo ai fini della contabilità e della conformità. Ecco come distinguerle:

Componente fiscale

La fattura fiscale mostra separatamente l'importo delle imposte per ogni articolo o servizio e include le aliquote applicabili delle imposte come l'IVA, la GST e l'imposta sulle vendite. Consente agli acquirenti di richiedere crediti d'imposta sull'imposta pagata, in particolare nelle transazioni B2B. Una fattura standard potrebbe non includere la ripartizione dell'imposta separata e viene spesso utilizzata quando il credito d'imposta non è applicabile.

Titolo della fattura

Una fattura fiscale è chiaramente contrassegnata dalla dicitura "Fattura fiscale" che ne indica l'idoneità al credito d'imposta. Una fattura standard viene semplicemente contrassegnata dalla dicitura "Fattura" e non ha diciture relative alle imposte.

TIN

La fattura fiscale include il TIN del venditore e dell'acquirente per soddisfare le normative fiscali. Normalmente, la fattura standard non include questi numeri di identificazione.

Utilizzo

La fattura fiscale viene utilizzata principalmente nelle transazioni B2B quando l'acquirente potrebbe richiedere crediti d'imposta sull'imposta addebitata. La fattura standard viene comunemente utilizzata nelle transazioni B2C, in cui l'acquirente non ha diritto a richiedere crediti d'imposta.

Informazioni obbligatorie

Per soddisfare gli standard delle autorità fiscali, la fattura fiscale deve includere aliquote fiscali, un importo dell'imposta e altre informazioni specifiche per la conformità. Una fattura standard in genere contiene una suddivisione più semplice incentrata sui dettagli del prodotto o servizio, sull'importo dovuto e sui termini di pagamento senza campi specifici per le imposte.

Esclusione di responsabilità: La differenza tra "fattura fiscale" e "fattura standard" menzionata nell'articolo non è applicabile a tutti i paesi, come ad esempio l'Italia.