Uma fatura fiscal é um documento formal emitido por um vendedor a um comprador que fornece dados detalhados sobre a venda de produtos ou serviços e inclui detalhes específicos sobre o imposto aplicado. Ela serve como um registro da transação e é importante para fins fiscais, especialmente em transações entre empresas (B2B).

A seguir, veremos por que você precisa de uma fatura fiscal, quais dados ela deve ter e como formatá-la para diferentes jurisdições.

Neste artigo:

• Por que você precisa de uma fatura fiscal?
  
• Quais dados são necessários em uma fatura fiscal?
  
• Como formatar uma fatura fiscal para diferentes jurisdições
  
• Como diferenciar entre uma fatura fiscal e uma fatura comum
  

Por que você precisa de uma fatura fiscal?

Uma fatura fiscal fornece um registro detalhado de uma transação que mostra o que foi comprado, quando e de quem. Ela pode ser usada para várias finalidades:

• Deduções fiscais: muitas vezes, empresas e pessoas físicas precisam de uma fatura fiscal para reivindicar deduções sobre rendimentos tributáveis.

• Manutenção de registros: as faturas fiscais ajudam a manter registros precisos de controle financeiro, orçamento e conformidade com regulamentos fiscais.

• Auditorias e conformidade: durante as auditorias, as autoridades fiscais costumam exigir faturas fiscais para verificar as despesas comerciais e assegurar que o valor correto dos impostos foi pago ou reivindicado como crédito.

Quais dados são necessários em uma fatura fiscal?

Normalmente, uma fatura fiscal precisa incluir dados do vendedor, dados do comprador, data de emissão, descrição dos produtos e detalhamento do que foi pago. A seguir, um exame mais detalhado:

• Dados do vendedor: nome da empresa, endereço, dados de contato e o TIN (número de identificação fiscal) da empresa, dependendo do país. Por exemplo, o TIN pode ser um número de imposto sobre valor agregado (IVA) na União Europeia ou um Número de Identificação Fiscal de Bens e Serviços (GSTIN) na Índia.

• Dados do comprador: nome ou nome da empresa, endereço e TIN do comprador em alguns casos, como quando o valor da fatura excede um limite específico ou se trata de uma transação B2B.

• Número da fatura: um número sequencial único para rastreamento e referência.

• Data de emissão: a data de criação da fatura.

• Descrição dos produtos ou serviços: dados detalhados sobre os produtos ou serviços vendidos, incluindo quantidades, preços por unidade e as descrições aplicáveis.

• Valor total antes de impostos: o subtotal devido pelos produtos ou serviços antes da aplicação do imposto.

• Alíquota e valor: a alíquota aplicada, como IVA, imposto sobre bens e serviços (GST) ou imposto sobre vendas, e o valor do imposto cobrado sobre cada item ou o total, dependendo da estrutura de discriminação.

• Valor total a pagar: o valor total devido.

• Termos de pagamento e data de vencimento: dados sobre os termos de pagamento e o prazo de pagamento, se houver.

• Assinatura (digital ou física): em algumas regiões, é necessário ter uma assinatura ou certificação digital para validação.

Como formatar uma fatura fiscal para diferentes jurisdições

Países diferentes têm formatos e requisitos diferentes para faturas. Veja como formatar uma fatura para os Estados Unidos, Reino Unido, Austrália e Canadá.

EUA

Cabeçalho: inclua o nome, logotipo, endereço e dados de contato da empresa na parte superior.

• Título da fatura: defina o título do documento como "Fatura".

• Número da fatura: atribua um número de fatura único.

• Data de emissão: inclua a data de emissão da fatura.

• Dados do cliente: liste o nome, o endereço e os dados de contato relevantes do comprador.

• Descrição dos produtos ou serviços: forneça uma lista detalhada de produtos ou serviços, incluindo quantidades e preços. Se for o caso, mostre a alíquota e o total de impostos de cada item.

• Valor total: mostrar o valor total a pagar, incluindo impostos.

• Condições de pagamento: informe os termos de pagamento, como "Vence após o recebimento" ou "30 dias líquidos".

Reino Unido

• Cabeçalho: inclua o nome, endereço e número de cadastro do IVA da empresa.

• Título da fatura: defina o título do documento como "Fatura de IVA".

• Número da fatura: atribua um número único à fatura.

• Data de emissão: inclua a data de emissão da fatura.

• Dados do cliente: inclua o nome e o endereço do cliente.

• Descrição dos produtos ou serviços: forneça uma lista detalhada de produtos ou serviços, incluindo quantidades, preços e a alíquota de IVA aplicável.

• Valor total: mostre o valor total a pagar, incluindo IVA.

• Condições de pagamento: declare suas condições de pagamento e todos os dados bancários relevantes.

Austrália

• Cabeçalho: inclua o nome da empresa, o endereço e o Australian Business Number (ABN).

• Título da fatura: defina o título do documento como "Fatura fiscal".

• Número da fatura: atribua um número único à fatura.

• Data de emissão: inclua a data de emissão da fatura.

• Dados do cliente: inclua o nome, endereço e ABN do cliente para vendas de 1.000 AUD ou mais.

• Descrição dos produtos ou serviços: forneça uma lista detalhada de produtos ou serviços, incluindo quantidades, preços e o valor do GST. Para cada item, mostre o valor sem GST e o valor incluindo GST.

• Valor total: mostre o valor total a pagar, incluindo GST.

• Condições de pagamento: declare seus termos de pagamento.

Canadá

• Cabeçalho: inclua o nome da empresa, o endereço e o número de cadastro do GST ou imposto sobre vendas harmonizado (HST).

• Título da fatura: defina o título do documento como "Fatura fiscal".

• Número da fatura: atribua um número único à fatura.

• Data de emissão: inclua a data de emissão da fatura.

• Dados do cliente: inclua o nome e o endereço do cliente.

• Descrição dos produtos ou serviços: forneça uma lista detalhada de produtos ou serviços, incluindo quantidades, preços, alíquota de GST ou HST e total de impostos cobrados.

• Valor total: mostre o valor total a pagar, incluindo GST.

• Condições de pagamento: declare seus termos de pagamento.

Como diferenciar entre uma fatura fiscal e uma fatura normal

Uma fatura fiscal e uma fatura normal diferem principalmente nos detalhes exigidos para finalidades fiscais e na forma como são usadas para contabilidade e conformidade. Veja como diferenciá-las:

Componente de impostos

Uma fatura fiscal mostra o valor dos impostos para cada item ou serviço separadamente e inclui as alíquotas aplicáveis, como IVA, GST e imposto sobre vendas. Ela permite que os compradores reivindiquem créditos fiscais sobre o imposto pago, especialmente em transações B2B. Uma fatura normal pode não incluir uma discriminação fiscal separada e é frequentemente usada quando não há crédito fiscal aplicável.

Título da fatura

Uma fatura fiscal é claramente rotulada como "Fatura fiscal" para indicar sua qualificação para créditos fiscais. Uma fatura normal é simplesmente rotulada como "Fatura" e não tem rótulos relacionados a impostos.

TINs

Uma fatura fiscal inclui os TINs do vendedor e do comprador para cumprir os regulamentos fiscais. Uma fatura normal normalmente não inclui esses números de identificação.

Uso

Uma fatura fiscal é usada principalmente em transações B2B quando o comprador pode reivindicar créditos fiscais sobre o imposto cobrado. Já uma fatura normal costuma ser usada em transações B2C, quando o comprador não tem o direito de reivindicar créditos fiscais.

Dados necessários

Uma fatura fiscal precisa incluir alíquotas, um valor de imposto e outros dados específicos de conformidade para cumprir as normas de uma autoridade fiscal. Geralmente, uma fatura normal contém um detalhamento mais simples, com foco nos dados do produto ou serviço, no valor devido e nos termos de pagamento, sem campos específicos de impostos.

Isenção de responsabilidade: a diferença entre "fatura fiscal" e "fatura normal" mencionada no artigo não se aplica a todos os países, como a Itália.